Glosario global de RRHH

¿Qué es la paga retroactiva? 

La paga retroactiva, comúnmente conocida como retropago, es un ajuste retributivo que se da a un empleado para corregir pagos indebidos anteriores. Es la diferencia entre lo que se pagó a un empleado y lo que se le debería haber pagado durante un periodo concreto, a menudo debido a aumentos salariales, ajustes por ascensos o errores en los cálculos de la tasa salarial.

Situaciones que dan lugar al pago retroactivo

1. Aumentos salariales: Si se aprueba un aumento salarial con efecto a partir de una fecha pasada, cualquier pago procesado después de esa fecha pero antes de que se aplicara el aumento deberá ajustarse retroactivamente.
2. Ajustes por promoción: Cuando los ascensos se retrotraen, la diferencia salarial desde la fecha efectiva del ascenso hasta el momento en que se tramita efectivamente se abona como retro salario.
3. Correcciones de las horas extraordinarias: Si las horas extraordinarias no se calcularon o abonaron correctamente, la diferencia se compensa mediante el pago retroactivo.
4. Corrección de errores: Cualquier error administrativo en el tratamiento de las nóminas, como la introducción incorrecta de datos o la interpretación errónea de los contratos que den lugar a un pago insuficiente.

Cómo se calcula la paga retroactiva: 

El cálculo de la paga retroactiva consiste en determinar el importe por el que un trabajador ha recibido una paga insuficiente. Esto implica:

• Identificar el periodo durante el cual se produjo el pago indebido.
• Calcular la diferencia entre lo que se ha pagado y lo que se debería haber pagado por ese periodo.
• Ajuste de cualquier impuesto o deducción que se aplique a la paga adicional.

Tratamiento de la retroactividad:

• Ajuste de la nómina: La paga retroactiva suele añadirse a la nómina normal del empleado como una partida independiente, claramente identificada para evitar confusiones.

• Implicaciones fiscales: Al igual que los ingresos ordinarios, la paga retroactiva está sujeta a impuestos federales, estatales y, a veces, locales. También puede afectar a las cotizaciones a la Seguridad Social y Medicare.

• Comunicación: Los empresarios deben comunicar claramente a los empleados afectados el motivo de la paga retroactiva, cómo se ha calculado y cuándo se abonará.

Buenas prácticas para la gestión de los pagos retroactivos

• Mantener registros precisos: Mantener registros detallados de todos los acuerdos de empleo, cambios en las tarifas salariales y comunicaciones de nóminas puede evitar muchos problemas de pagos retroactivos.

• Auditorías periódicas de las nóminas: Realizar auditorías periódicas del proceso de nóminas puede ayudar a identificar y rectificar discrepancias antes de que se conviertan en problemas mayores.

• Comunicación transparente: Mantener informados a los empleados sobre su estructura salarial y cualquier cambio en ella fomenta la transparencia y la confianza.