Muchos empresarios ven el crecimiento internacional como el siguiente paso lógico cuando su empresa está floreciendo. Sin embargo, la expansión global no es tan sencilla como podría parecer.
Hay muchas consideraciones a tener en cuenta, desde la contratación transfronteriza hasta la gestión de las nóminas en varios países, pasando por el cumplimiento de los requisitos locales.
Una planificación cuidadosa es esencial para garantizar una expansión fluida y satisfactoria. Esto incluye la evaluación de posibles nuevas estrategias para agilizar las operaciones, como la externalización de las funciones de nómina global mediante el uso de un software de nómina global o un Empleador de Registro (EOR).
Principales conclusiones:
- La externalización global de las nóminas es beneficiosa para las empresas desde el punto de vista financiero, logístico y administrativo.
- Las empresas deben considerar sus necesidades empresariales para determinar qué solución global de nóminas se adapta a su estructura actual, sus objetivos futuros y su presupuesto.
- Además de prestar servicios globales completos de nóminas, los EOR también se ocupan de la gestión internacional de los empleados y minimizan la responsabilidad de las empresas.
Cuándo externalizar la nómina global de su empresa
Si su empresa emplea actualmente o tiene previsto contratar a miembros de su equipo en países en los que no tiene entidad jurídica, puede que haya llegado el momento de plantearse la externalización de sus nóminas.
Este enfoque es especialmente beneficioso en escenarios como:
- Una estructura de personal compleja: Cuando su empresa tiene empleados que trabajan en varios países, zonas horarias y divisas, el procesamiento de las nóminas puede resultar confuso y complejo.
- Pequeña empresa o start-up: Si su empresa es de nueva creación y/o dispone de recursos internos limitados para gestionar las funciones de RRHH, la externalización de las nóminas puede ser una forma eficaz de gestionar las operaciones esenciales.
- Falta de experiencia local: ¿Se expande a otros países? Es posible que sus empleados internos de RRHH no tengan los conocimientos jurídicos y administrativos necesarios para gestionar las nóminas en todas las jurisdicciones.
Otras ventajas de externalizar la gestión de nóminas son el ahorro potencial en mano de obra y una mayor eficacia operativa.
Diferencias entre un software global de nóminas y un empleador registrado (EOR)
Tanto los programas globales de cálculo de nóminas como los EOR se encargan del procesamiento general de las nóminas, incluido el cálculo y el pago de los salarios de los empleados.
Sin embargo, hay algunas diferencias clave.
Alcance de los servicios prestados
Software de nómina global: Esta herramienta le ayuda principalmente a gestionar el procesamiento de nóminas en varios países. Suele incluir funciones para calcular salarios, retener impuestos, convertir divisas y generar informes de nóminas, pero su equipo interno sigue encargándose de la administración diaria.
Empleador registrado (EOR): Un EOR actúa como empleador legal de sus empleados internacionales, ocupándose no sólo de las nóminas sino también de los contratos de los empleados, el cumplimiento de la legislación fiscal local, las prestaciones de los empleados y la conformidad con la normativa local. Proporciona una solución de servicio completo para pagar y gestionar a los empleados internacionales.
Responsabilidades administrativas y operativas
Software global de nóminas: el departamento de RR.HH. o de nóminas de su empresa supervisa el sistema de nóminas y se asegura de que todo funcione correctamente.
Empleador de registro (EOR): El EOR gestiona todos los aspectos de la administración de nóminas, liberando a su empresa de tener que ocuparse directamente de la logística de gestionar y pagar a los empleados en otros países.
Responsabilidad
Software de Nómina Global: Su empresa conserva toda la responsabilidad de la gestión de la nómina, incluida la garantía del cumplimiento de la legislación laboral local, la normativa fiscal y las conversiones de divisas. Cualquier incumplimiento u otros errores recaen sobre su empresa.
Empleador registrado (EOR): El EOR asume todas las responsabilidades relacionadas con las nóminas, incluido el cumplimiento, los impuestos, las prestaciones y la observancia de la legislación laboral local. Si surge algún problema, el responsable es el EOR, no su empresa.
Software de nómina global o EOR: ¿cuál elijo?
Una vez que haya tomado la decisión de externalizar la nómina global de su empresa, debe decidir si comprar un software de nómina global o trabajar con un EOR. Algunos factores a tener en cuenta son:
- Responsabilidad: Considere si su empresa desea conservar toda la responsabilidad del cumplimiento, la administración de las nóminas y las responsabilidades legales, o si prefiere que el EOR asuma estas responsabilidades.
- Requisitos de cumplimiento: Evalúe la complejidad de las leyes laborales locales, las normativas fiscales y los posibles problemas de cumplimiento en los países en los que contrata empleados, incluido el seguimiento de las leyes de protección de datos que rigen la información de los empleados. Los EOR se encargan del cumplimiento normativo, mientras que el software de nóminas requiere que lo gestiones internamente.
- Escalabilidad: Determine la escalabilidad de cada solución a medida que crece su empresa. Un software de nóminas global puede requerir más recursos internos a medida que se expande, mientras que un EOR puede ofrecer más flexibilidad para un crecimiento rápido sin añadir complejidad administrativa.
- Costes: Compare los costes del software global de nóminas y de los servicios EOR. El software de nóminas suele conllevar cuotas de suscripción o licencia. En cambio, un EOR cobra una cuota por empleado, lo que puede resultar más rentable para equipos pequeños o cuando se amplía a varios países.
- Alcance mundial: Evalúe el alcance global que ofrece cada opción. Los EOR suelen tener una cobertura más amplia en distintos países, mientras que el software de nóminas puede necesitar proveedores externos para gestionar regiones o países específicos.
- Capacidad de integración: Considere la facilidad con la que el software de nóminas se integra con sus sistemas existentes de RR.HH., contabilidad y finanzas. Los EOR suelen ofrecer una solución más integrada para gestionar las nóminas internacionales y los procesos de RRHH sin necesidad de herramientas independientes.
- Asistencia al cliente: Considere el nivel de atención al cliente que ofrece cada opción. Los proveedores de EOR suelen ofrecer un servicio de atención al cliente específico para resolver problemas relacionados con las nóminas, el cumplimiento normativo y los empleados, mientras que el software de nóminas global puede requerir más autoservicio o recurrir a representantes de atención al cliente externos para la resolución de problemas y la asistencia.
- Tiempo y recursos necesarios: Determine la cantidad de tiempo y recursos que su empresa está dispuesta y es capaz de dedicar a la gestión de nóminas internacionales. Un EOR se encargará de la mayor parte del trabajo administrativo, mientras que el software de nómina global puede requerir importantes recursos internos para gestionar las operaciones de nómina.
- Flexibilidad en la contratación: Considere el tipo de estructura de empleo que desea establecer. Si necesita poder contratar empleados rápidamente en distintos países sin crear una entidad jurídica, un EOR le ofrece una solución fácil y flexible. Por otro lado, el software de nóminas requiere que usted mismo gestione todos los aspectos relacionados con el empleo.
- Gestión del riesgo: Evalúe la tolerancia al riesgo de su empresa. Con el software de nóminas, su empresa asume el riesgo de cometer errores de cumplimiento, errores de cálculo o problemas normativos. Un EOR asume este riesgo, garantizando que todas las tareas relacionadas con las nóminas cumplen las normas y reglamentos locales.
Sopesar cuidadosamente estos factores -y cualquier otro que pueda ser específicamente relevante para las necesidades de su negocio- ayudará a su equipo a decidir qué opción es la más adecuada para su empresa.
Planificar la transición
Una vez tomada la decisión, es hora de crear un plan y un calendario para migrar al nuevo sistema.
Un calendario general de transición de la nómina global incluye lo siguiente:
- Adquirir el software de nóminas o firmar un acuerdo con un EOR para formalizar la asociación e iniciar la transición.
- Programar una reunión con el proveedor de software o el representante del EOR para realizar un recorrido en profundidad y abordar cualquier pregunta o duda.
- Formar al personal de RRHH sobre el nuevo software o el proceso de transición a un EOR, asegurándose de que entienden cómo afectará a sus operaciones diarias.
- Notificar a los empleados los cambios que se avecinan, incluyendo lo que pueden esperar, las medidas necesarias que deben tomar (como actualizar la documentación) y los plazos para la transición.
- Realizar la transición implantando completamente el nuevo software o EOR, asegurándose de que todos los sistemas están instalados y funcionan.
- Supervisar el rendimiento y la precisión mediante la revisión periódica de los informes de nóminas, el análisis de datos y la recopilación de opiniones de los empleados para garantizar el buen funcionamiento y resolver los problemas con prontitud.
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