Principales conclusiones:
- Las empresas suelen externalizar la gestión de nóminas para simplificar la presentación de declaraciones fiscales, los pagos obligatorios y la administración de nóminas.
- Las empresas de gestión de nóminas pueden variar considerablemente en cuanto a los servicios que ofrecen: algunas se centran exclusivamente en la tramitación de nóminas, mientras que otras ofrecen opciones más amplias, como recursos humanos, prestaciones sociales, gestión de contratistas y servicios de «empleador oficial».
- Vamos a echar un vistazo a algunas de las principales empresas del sector de la gestión de nóminas, entre las que se incluyen: RemoFirst, Deel, Gusto, ADP, Rippling, Paychex y Papaya Global.
- A la hora de elegir un proveedor de servicios de nóminas, algunos de los criterios que las empresas deben tener en cuenta son la cobertura geográfica, la experiencia en materia de cumplimiento normativo, la transparencia en los precios, la automatización, la atención al cliente y la escalabilidad.
Un buen proveedor de externalización de nóminas hace mucho más que tramitar las nóminas. Puede automatizar las tareas rutinarias, reducir el trabajo administrativo y ayudar a las empresas a cumplir con la normativa a medida que crecen.
El problema es que no todos los proveedores de externalización de nóminas ofrecen los mismos servicios. Algunos se encargan únicamente de la gestión de nóminas, mientras que otros también ofrecen servicios de «empleador oficial» (EOR), software de recursos humanos, gestión de prestaciones y funciones más amplias de gestión de la plantilla.
Entonces, ¿cómo sabes cuál es la opción más adecuada para tu empresa?
Analizaremos en profundidad algunas de las principales opciones del mercado, entre las que se incluyen RemoFirst, Deel, Gusto, ADP, Rippling, Paychex y Papaya Global, para que puedas comparar sus características y servicios y determinar qué empresa se adapta mejor a tus necesidades.
Algunos de los proveedores que se indican a continuación se especializan en la externalización de la gestión de nóminas, mientras que otros combinan la gestión de nóminas con servicios de EOR, recursos humanos, gestión de contratistas y herramientas de gestión de la plantilla.
A quién va dirigida esta guía
Esta guía está dirigida a:
- empresas que evalúan proveedores de externalización de nóminas
- empresas que pagan a sus empleados en varios países
- empresarios que comparan programas de gestión de nóminas con servicios de gestión de nóminas gestionados
- organizaciones que estén considerando la opción de un «empleador oficial»
En qué consisten los servicios de externalización de nóminas
Servicios básicos de nóminas
La mayoría de los proveedores de externalización de nóminas ofrecen una gama básica de servicios similar, que incluye:
- Cálculo y gestión de nóminas: cálculo del salario bruto, las deducciones y el salario neto
- Retenciones fiscales y presentación de declaraciones: Cálculo y pago del impuesto sobre la renta, la Seguridad Social y otras retenciones obligatorias
- Gestión de prestaciones obligatorias: gestión de las cotizaciones exigidas por ley, como las pensiones, el seguro de desempleo y la cobertura sanitaria
- Pagos a los empleados: Tramitación de los pagos a los empleados
- Generación de nóminas: Emisión de nóminas detalladas y conformes con la normativa en cada ciclo
- Documentación fiscal de fin de año: preparación de la documentación fiscal de los empleados y presentación de las declaraciones obligatorias ante las autoridades fiscales locales
- Informes y análisis de nóminas: proporcionar a los equipos de finanzas y recursos humanos una visión clara de los costes laborales y las obligaciones fiscales
- Supervisión del cumplimiento normativo en materia de nóminas: seguimiento de los cambios normativos y realización de los ajustes necesarios en las nóminas
Servicios adicionales de gestión de nóminas
Muchos proveedores van más allá de los servicios estándar de gestión de nóminas y ofrecen opciones como:
- Integraciones de control de horarios y asistencia para sincronizar las horas trabajadas directamente con los procesos de nómina
- Gestión de gastos para reembolsos
- Integraciones con sistemas de información de recursos humanos (HRIS ) que sincronizan automáticamente los datos de nóminas con los sistemas de RR. HH.
- Gestión de nóminas en varios países para empresas con empleados en distintos países
- Pagos multidivisa para abonar a los empleados internacionales en su moneda local
- Gestión de prestaciones, desde la cobertura obligatoria hasta las prestaciones opcionales
- Gestión de contratistas para empresas que también contratan a autónomos
- Servicios de «empleador oficial», que permiten a una empresa contratar a empleados en países en los que no tiene una entidad jurídica propia
Cómo elegir el servicio adecuado de externalización de nóminas
Cobertura geográfica
Antes de comparar proveedores, planifica dónde tienes previsto contratar personal en los próximos años. Algunos proveedores de gestión de nóminas se centran en un solo país o región, mientras que otros ofrecen sus servicios en más de 100 países.
Asegúrate de que el proveedor cubra todos los mercados que necesitas actualmente y pueda dar respuesta a una futura expansión. Pregunta si la gestión de nóminas se realiza directamente o a través de socios locales, ya que esto puede afectar a la uniformidad del servicio y la asistencia.
Experiencia en cumplimiento de la normativa
Busca un proveedor con experiencia contrastada en los países en los que operas. Debe estar al día en materia de normativa fiscal, obligaciones de información legal, legislación laboral y plazos de presentación.
Averigua cómo mantiene el proveedor esa experiencia. Pregunta si cuenta con especialistas locales en nóminas, socios consolidados en el país y asistencia disponible en caso de que surjan problemas de cumplimiento normativo. Estas capacidades cobran cada vez más importancia a medida que te expandes a nuevos mercados.
Estructura de precios
Los precios de los servicios de gestión de nóminas no siempre son tan sencillos como la tarifa mensual anunciada. Compara la cuota por empleado junto con los costes de implementación, las tarifas de alta y cualquier gasto administrativo adicional. Algunos proveedores publican sus precios de forma transparente, mientras que otros requieren un presupuesto personalizado.
Pregunta exactamente qué incluye el precio base y qué servicios conllevan un coste adicional. La implementación, la asistencia técnica, las integraciones, las nóminas fuera de ciclo, las correcciones y los informes de fin de año son servicios que pueden conllevar costes adicionales.
Precisión y automatización de la gestión de nóminas
Una buena plataforma de gestión de nóminas debe automatizar las tareas rutinarias y, al mismo tiempo, ayudar a evitar errores costosos. Busca funciones como el cálculo de impuestos y deducciones, la gestión de nóminas periódicas, los flujos de trabajo de aprobación, el autoservicio para empleados y las integraciones con tus sistemas actuales de recursos humanos y contabilidad.
También conviene preguntarse cómo se revisan los cambios en las nóminas antes de abonar los salarios a los empleados, qué medidas de seguridad ayudan a detectar errores y cómo se gestionan las correcciones en caso de que se produzca algún error.
Integraciones
Una plataforma de gestión de nóminas no debería suponer más trabajo manual para tu equipo. Busca un proveedor que se integre con tu sistema de información de recursos humanos (HRIS), tu software de contabilidad, tu sistema de control de horarios y otros sistemas de la empresa, para que la información de los empleados se mantenga sincronizada en todas las plataformas.
Antes de tomar una decisión, comprueba que el proveedor sea compatible con el software que ya utilizas y pregunta si las integraciones están incluidas o si conllevan costes adicionales. Las integraciones adecuadas pueden agilizar la gestión de nóminas y reducir el trabajo administrativo a medida que tu empresa crece.
Atención al cliente
Los problemas relacionados con las nóminas suelen tener que resolverse con rapidez, sobre todo cuando afectan a la remuneración de los empleados. Pregunta qué tipo de asistencia hay disponible, cuándo está disponible y con quién vas a trabajar. Algunos proveedores asignan un gestor de cuentas específico, mientras que otros derivan las consultas a un equipo de asistencia general.
Si contratas personal en varios países o tienes que lidiar con requisitos complejos en materia de nóminas, contar con especialistas en nóminas con experiencia puede resultar más valioso que elegir al proveedor más barato.
Escalabilidad
Piensa más allá de tus planes de contratación inmediatos. A medida que tu plantilla crezca, es posible que necesites asistencia tanto para empleados como para colaboradores externos, informes más avanzados y la gestión de nóminas en varios países.
Elegir un proveedor que pueda adaptarse al crecimiento de tu negocio reduce la probabilidad de que tengas que migrar los sistemas de nóminas a medida que tu empresa crezca.
Cómo hemos evaluado a estos proveedores
Hemos evaluado a los proveedores que figuran a continuación teniendo en cuenta sus capacidades en materia de nóminas, el apoyo al cumplimiento normativo, la automatización, la transparencia en los precios, las integraciones, la escalabilidad, la cobertura geográfica y las opiniones de los clientes. Las empresas se presentan sin ningún orden en particular.
Los mejores servicios de externalización de nóminas para empresas
1. RemoFirst
RemoFirst es una plataforma de empleo global que combina la gestión de nóminas a nivel mundial con servicios de «empleador oficial», lo que la convierte en una opción ideal para startups, pymes y empresas en expansión que contratan personal a nivel internacional.
RemoFirst se encarga de la gestión mensual de nóminas, tramita las declaraciones fiscales obligatorias, gestiona las prestaciones obligatorias y supervisa el cumplimiento de la normativa laboral local a través de su red de socios en cada país. Las empresas también pueden contratar y pagar a trabajadores autónomos en más de 150 países.
RemoFirst destaca por su política de precios transparente, con servicios de EOR a partir de 199 dólares al mes por empleado. La plataforma incluye la gestión gratuita de los colaboradores externos, con pagos a estos a partir de 25 dólares al mes por colaborador. No hay cuotas de alta, incorporación ni cancelación.
Para obtener más información, consulta las reseñas de RemoFirst en G2.
Ideal para: Startups, pymes y empresas en expansión que buscan una solución de gestión de nóminas que también simplifique la contratación internacional y el cumplimiento normativo
2. Deel
Deel es una plataforma global de gestión de personal que combina la gestión de nóminas a nivel mundial, los pagos a autónomos, los servicios de EOR y las herramientas de recursos humanos en una única plataforma.
Ofrece servicios de gestión de nóminas a nivel mundial en más de 130 países. El servicio EOR de Deel también permite a las empresas contratar a empleados a tiempo completo sin necesidad de constituir una entidad local, ya que se encarga de los contratos de trabajo, la gestión de nóminas y el cumplimiento de la normativa local. La empresa cuenta además con un servicio de atención al cliente disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y una amplia gama de integraciones en materia de recursos humanos y finanzas.
Deel ofrece uno de los conjuntos de funciones más amplios de su categoría, aunque su precio es más elevado que el de algunos competidores. Es posible que las empresas más pequeñas no necesiten todas las funciones, y algunos críticos señalan que la complejidad de la plataforma puede resultar abrumadora.
Para obtener más información, visita la página web de Deel o lee las opiniones sobre la empresa en G2.
Ideal para: Empresas que buscan una plataforma global «todo en uno» para la gestión de su plantilla
3. Gusto
Gusto es una plataforma de nóminas y recursos humanos basada en la nube, diseñada principalmente para pequeñas y medianas empresas. Además de la gestión de nóminas, ofrece herramientas para la incorporación de empleados, la gestión de prestaciones, el control de horarios y la contratación, todo ello en una única plataforma.
Su servicio de nóminas automatiza el cálculo de los salarios, las retenciones fiscales, la presentación de declaraciones de impuestos y los ingresos directos en los 50 estados de EE. UU. Gusto también incluye un servicio de autoservicio para empleados, informes de nóminas y funciones de recursos humanos que ayudan a las empresas a gestionar todo el ciclo de vida de los empleados. Para las empresas que contratan personal a nivel internacional, Gusto se integra con socios globales para ofrecer servicios de «empleador de referencia» (EOR) y gestionar los pagos a contratistas internacionales.
Gusto resulta especialmente adecuado para empresas con empleados en Estados Unidos que desean gestionar la nómina y los recursos humanos en una única plataforma fácil de usar. Sin embargo, las organizaciones con una plantilla internacional numerosa pueden considerar que sus funciones de gestión de nóminas a nivel mundial son menos completas que las de los proveedores diseñados específicamente para la gestión de nóminas en varios países.
Para obtener más información, visita la página web de Gusto o lee las opiniones sobre Gusto en G2.
Ideal para: Pequeñas y medianas empresas que buscan gestionar la nómina y los recursos humanos en EE. UU. en una única plataforma
4. ADP
ADP es uno de los mayores proveedores de servicios de gestión de nóminas del mundo y ofrece servicios de gestión de nóminas en más de 140 países.
El punto fuerte de ADP es la gestión de operaciones complejas de nóminas a gran escala. La plataforma permite la presentación de declaraciones fiscales en múltiples jurisdicciones, la elaboración de informes de nóminas certificados, el cumplimiento de normas salariales específicas de los sindicatos y otros requisitos empresariales en materia de nóminas que muchos proveedores más pequeños no ofrecen. Además, proporciona amplios recursos de cumplimiento normativo, junto con herramientas de generación de informes y análisis para gestionar las nóminas en varios países.
El enfoque empresarial de ADP hace que sea más adecuado para organizaciones de mayor tamaño que para pequeñas empresas. Los precios se establecen mediante un presupuesto personalizado y varían en función del número de empleados, los módulos y la complejidad de sus necesidades en materia de nóminas.
Para obtener más información, visita la página web de ADP o lee las opiniones sobre la empresa en G2.
Ideal para: Empresas medianas y grandes con necesidades complejas en materia de nóminas
5. Rippling
Rippling combina la gestión de nóminas, recursos humanos y TI en una única plataforma y ofrece servicios de nóminas en más de 85 países, con pagos en más de 50 divisas y cálculos fiscales automatizados. Las empresas que cuentan con sus propias entidades pueden utilizar el servicio de nóminas globales de Rippling en los mercados en los que está disponible, mientras que aquellas que no disponen de una entidad local pueden contratar personal a través de su servicio EOR.
La automatización es uno de los principales puntos fuertes de Rippling. Un único flujo de trabajo puede generar una carta de oferta, dar de alta a un nuevo empleado en las prestaciones sociales, configurarle su ordenador portátil e incluirlo en la nómina. La plataforma también se integra con una amplia gama de sistemas de RR. HH., finanzas y TI.
La contrapartida es el precio. Rippling ofrece presupuestos personalizados, y su modelo de precios modular implica que los costes pueden ir aumentando a medida que se incorporan empleados y productos adicionales.
Para obtener más información, visita la página web de Rippling o lee las opiniones sobre la empresa en G2.
Ideal para: Empresas que desean gestionar la nómina, los recursos humanos y las tecnologías de la información en una única plataforma
6. Paychex
Paychex lleva prestando servicios de gestión de nóminas desde 1971, y su plataforma es fruto de décadas de experiencia prestando apoyo a empresas estadounidenses de todos los tamaños.
Su servicio principal de gestión de nóminas se encarga del cálculo de los salarios, la retención de impuestos y la presentación de declaraciones fiscales en todo el territorio de Estados Unidos. Paychex también cuenta con especialistas internos en cumplimiento normativo que supervisan los cambios en la normativa federal, estatal y local en materia de nóminas. Además de la gestión de nóminas, la empresa ofrece apoyo en recursos humanos, administración de prestaciones sociales, planes de jubilación y un servicio certificado de Organización Profesional de Empleadores (PEO).
Paychex se centra principalmente en el mercado estadounidense, por lo que resulta menos adecuado para empresas con necesidades de gestión de nóminas a nivel mundial. Aunque colabora con proveedores internacionales para dar respuesta a las necesidades de gestión de nóminas a nivel internacional, no ofrece las mismas capacidades de gestión de nóminas a nivel mundial que muchos otros proveedores de esta lista. Los precios se facilitan mediante presupuesto personalizado y dependen del número de empleados, los servicios seleccionados y el nivel de asistencia.
Para obtener más información, visita la página web de Paychex o lee las opiniones sobre la empresa en G2.
Ideal para: pequeñas y medianas empresas con sede en EE. UU.
7. Papaya Global
Papaya Global se especializa en la gestión de nóminas a nivel mundial, con especial énfasis en la automatización de pagos, el análisis de nóminas y la elaboración de informes centralizados sobre la plantilla.
La plataforma agrupa la gestión de nóminas de más de 160 países en un único panel de control, con cálculos fiscales automatizados, asistencia en materia de cumplimiento normativo, seguimiento de pagos en tiempo real y análisis de la plantilla. Las empresas también pueden contratar personal a nivel internacional a través de los servicios de «empleador oficial» (Employer of Record) de Papaya, que se prestan a través de una red de socios locales.
Papaya resulta especialmente adecuada para organizaciones que gestionan nóminas en numerosos países y que desean una mayor visibilidad de las operaciones de nómina. Los servicios de EOR tienen un precio a partir de 499 USD por empleado al mes, mientras que Payroll Plus tiene un precio a partir de 29 USD por empleado al mes.
Para obtener más información, visita la página web de Papaya Global o lee las opiniones sobre la empresa en G2.
Ideal para: Empresas que gestionan nóminas en varios países
¿Qué servicio de externalización de nóminas es el más adecuado para ti?
Externalización de la gestión de nóminas frente al «empleador oficial»
Cuándo basta con externalizar la gestión de nóminas
La externalización de la gestión de nóminas funciona bien cuando una empresa ya cuenta con una entidad jurídica en el país donde se encuentran sus empleados. En ese caso, el proveedor se encarga de gestionar las nóminas —calcular los salarios, retener los impuestos y presentar la documentación reglamentaria—, mientras que la empresa sigue siendo el empleador legal.
Si solo contratas personal dentro de un mismo país y necesitas un apoyo más amplio en materia de recursos humanos, además de la gestión de nóminas, quizá también te interese considerar la posibilidad de recurrir a una organización profesional de empleadores (PEO). A diferencia de un proveedor de servicios de nóminas, una organización profesional de empleadores (PEO) asume responsabilidades adicionales en materia de recursos humanos y cumplimiento normativo a través de un acuerdo de coempleo.
Cuándo resulta más conveniente recurrir a un empleador oficial
Un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) suele ser la mejor opción cuando se desea contratar personal en un país en el que no se dispone de una entidad jurídica. En lugar de dedicar meses y decenas de miles de dólares a constituir una filial local, el EOR contrata legalmente al trabajador en tu nombre. El EOR se encarga de gestionar el contrato de trabajo, la nómina, las prestaciones legales, las declaraciones fiscales y el cumplimiento de la normativa local, mientras que tú sigues gestionando el trabajo diario del empleado.
Para las empresas que quieren probar un nuevo mercado, contratar a un solo empleado en el extranjero o, simplemente, evitar los gastos que conlleva la constitución de una sociedad, asociarse con un proveedor de servicios de EOR suele ser la opción más rápida y sencilla.
Simplifica la gestión de nóminas a nivel mundial con RemoFirst
El mejor servicio de externalización de nóminas depende, en última instancia, del lugar en el que contrates personal, de si ya cuentas con entidades locales, de la rapidez con la que tengas previsto crecer y del nivel de asistencia que necesites.
Si buscas una plataforma que combine la gestión de nóminas a nivel mundial, la gestión de autónomos y los servicios de EOR, RemoFirst te ofrece una opción asequible.
Con una estructura de precios transparente para el EOR a partir de 199 USD por empleado al mes, cobertura en más de 185 países y sin gastos de alta, incorporación ni cancelación, está diseñado para ayudar a las empresas a contratar y pagar a sus empleados en todo el mundo sin complicaciones innecesarias.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la externalización de la gestión de nóminas?
La externalización de la gestión de nóminas consiste en que una empresa contrate a un proveedor externo para que se encargue de gestionar parte o la totalidad de sus responsabilidades en materia de nóminas. Dependiendo del proveedor, esto puede incluir el cálculo de los salarios de los empleados, la retención y la declaración de impuestos, la tramitación de las transferencias bancarias, la gestión de las deducciones legales y la elaboración de los informes de nóminas obligatorios.
A diferencia de la gestión interna de las nóminas, la externalización de este servicio permite a las empresas acceder a especialistas en nóminas y a software específico sin tener que desarrollar ni mantener esos conocimientos a nivel interno. Además, puede reducir la carga administrativa y ayudar a las empresas a mantenerse al día con los cambios en la normativa sobre nóminas.
¿Cuánto cuesta externalizar la gestión de nóminas?
Los costes de la externalización de la gestión de nóminas varían en función del proveedor, el número de empleados, los países en los que opera la empresa y los servicios que necesite. Algunos proveedores cobran una cuota mensual fija por empleado, mientras que otros ofrecen presupuestos personalizados en función del tamaño de la plantilla, la complejidad de la gestión de nóminas y los servicios adicionales, como el apoyo en materia de recursos humanos o la gestión de prestaciones sociales.
Si estás comparando proveedores, no te fijes solo en el precio mensual anunciado. Las cuotas de alta, la gestión de nóminas fuera del ciclo habitual, los informes de fin de año, las integraciones y los niveles de asistencia pueden influir en el coste total.
¿Debería externalizar la gestión de nóminas?
La externalización de la gestión de nóminas suele merecer la pena si tu empresa dedica mucho tiempo a tramitar las nóminas, opera en varios países, carece de personal especializado en la gestión de nóminas o desea reducir las tareas administrativas. Para las empresas con pocos empleados en un solo país, un programa informático de gestión de nóminas puede ser suficiente, mientras que las organizaciones más grandes o internacionales suelen beneficiarse más de los servicios de un proveedor especializado en la gestión de nóminas.
¿La externalización de la gestión de nóminas permite gestionar a empleados internacionales?
Sí, muchos proveedores de externalización de nóminas prestan servicio a empleados en varios países. Los proveedores de nóminas a nivel mundial pueden calcular los salarios, tramitar los pagos en monedas locales, gestionar las retenciones fiscales y elaborar informes de nóminas específicos para cada país, al tiempo que ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos locales en materia de nóminas.
Sin embargo, la externalización de la gestión de nóminas supone que tu empresa ya cuenta con una entidad jurídica en los países en los que trabajan tus empleados. Si deseas contratar a empleados en un país en el que no tienes una entidad, normalmente necesitarás recurrir a un «Employer of Record» (EOR).
¿Cuál es la diferencia entre la externalización de la gestión de nóminas y el software de nóminas?
El software de nóminas proporciona a tu empresa las herramientas necesarias para gestionar las nóminas de forma interna. Tu equipo sigue siendo responsable de introducir los datos de las nóminas, calcular los salarios, presentar las declaraciones de impuestos y garantizar que la gestión de las nóminas cumpla con la legislación local.
La externalización de la gestión de nóminas, por su parte, traslada gran parte de esa responsabilidad a una empresa especializada en nóminas. En lugar de limitarse a proporcionar un programa informático, esta empresa se encarga de gestionar las nóminas en tu nombre y también puede ocuparse de la presentación de declaraciones fiscales, la elaboración de informes y la asistencia continua en materia de nóminas.
¿Cuál es la diferencia entre la externalización de la gestión de nóminas y un «empleador oficial»?
La externalización de la gestión de nóminas ayuda a las empresas a pagar a los empleados que ya tienen contratados legalmente. El proveedor se encarga de la tramitación de las nóminas, la presentación de declaraciones fiscales y las tareas administrativas relacionadas, pero tu empresa sigue siendo el empleador legal.
Un EOR se diferencia porque actúa como empleador legal en tu nombre. Un EOR se encarga de los contratos de trabajo, la nómina, los impuestos, las prestaciones legales y el cumplimiento de la normativa laboral local, lo que permite a las empresas contratar a empleados en países en los que no cuentan con una entidad jurídica. Tu empresa sigue gestionando el trabajo diario del empleado, mientras que el EOR se encarga de la relación laboral legal.
