Puntos clave
- La gestión de las nóminas de una plantilla internacional conlleva una serie de aspectos específicos que influyen en los totales de las nóminas a nivel mundial.
- Los impuestos locales sobre las nóminas, las cotizaciones obligatorias del empleador y las comisiones por conversión de divisas se suman al coste total de la contratación internacional.
- Cuando se contrata personal en distintos países y con diferentes monedas, hay que adaptarse a las fluctuaciones de los tipos de cambio, a los tipos de conversión y a las modificaciones legislativas que afectan al cumplimiento normativo.
- A la hora de evaluar a los proveedores de servicios de nóminas a nivel mundial, es importante tener en cuenta cómo gestionan los recargos por cambio de divisa, la transparencia en la facturación, los pagos a los colaboradores externos y los pagos fuera de ciclo.
La gestión global de nóminas es el proceso de calcular, financiar y abonar los salarios a los empleados y colaboradores en varios países, teniendo en cuenta los impuestos locales, las cotizaciones obligatorias a cargo del empleador, la conversión de divisas, las comisiones de gestión de nóminas y los requisitos laborales específicos de cada país.
El coste total de la nómina suele ser superior al de los sueldos de los empleados por sí solos, ya que también incluye los costes obligatorios a cargo del empresario y los gastos de infraestructura de pago.
La gestión de las nóminas a nivel mundial plantea complicaciones adicionales. Pagar a los empleados en distintos países y divisas implica tener en cuenta los recargos por cambio de divisa, los requisitos fiscales locales, los días festivos locales, la legislación laboral y las normas específicas de cada país en materia de nóminas.
Tanto si ya gestionas una plantilla internacional como si quieres empezar a ampliar tu equipo, es fundamental tener en cuenta el impacto que esto tiene en las operaciones de nómina. Un proceso centralizado de gestión de nóminas a nivel mundial facilita la previsión de costes, minimiza las ineficiencias operativas y mejora la experiencia de pago tanto para los empleados como para los colaboradores.
Sigue leyendo para obtener más información sobre la gestión de nóminas a nivel mundial, los costes de las nóminas a nivel mundial y la importancia de elegir un proveedor de servicios de nóminas a nivel mundial que ofrezca flexibilidad.
Qué incluye realmente la facturación de nóminas internacionales
La gestión global de nóminas abarca los costes y los procesos administrativos necesarios para pagar a los empleados y a los colaboradores en varios países. Aúna la gestión de nóminas, el cambio de divisas, los impuestos a cargo del empleador, las prestaciones legales, la infraestructura bancaria y el cumplimiento de la normativa laboral local en un único flujo de trabajo.
Por ello, la gestión de nóminas a nivel internacional implica mucho más que la remuneración base de un empleado. Las facturas de nóminas también incluyen comisiones de cambio, cotizaciones obligatorias a cargo del empleador, gastos bancarios y otros gastos específicos de cada país que influyen en el coste total de contratar a trabajadores a nivel internacional.
Esto es lo que incluye el paquete completo de facturación de nóminas internacionales:
Remuneración, impuestos y cotizaciones obligatorias
Cada país establece sus propios requisitos en materia de cotizaciones patronales y programas de seguridad social obligatorios. Algunos países exigen que el coste se reparta a partes iguales entre el empresario y el trabajador, mientras que otros exigen que el empresario asuma la totalidad del coste.
En tu factura de nóminas aparecerá lo siguiente:
- Salario, bonificaciones y comisiones de los empleados
- Cotizaciones sociales a cargo del empleador
- Cotizaciones a la Seguridad Social y a las pensiones
- Obligaciones en materia de asistencia sanitaria y seguros
- Acumulación de vacaciones retribuidas obligatorias
Pagos a contratistas y costes de los pagos internacionales
Si contratas a trabajadores extranjeros, ya sea para un proyecto puntual o para un trabajo de carácter continuado, el proceso de gestión de nóminas —y los aspectos normativos que hay que tener en cuenta— serán diferentes a los de un empleado fijo.
En la mayoría de los países, los empresarios no están obligados a ofrecer prestaciones laborales a los autónomos, por lo que probablemente no tendrás que incluir el seguro médico ni la indemnización por despido prevista por la ley en la facturación de la nómina de los autónomos.
Dicho esto, tendrás que prepararte para:
- Tramitación de facturas: Es fundamental establecer un sistema ágil y coherente para las facturas de los contratistas. Tendrás que determinar quién recibe y aprueba las facturas, cómo se pagan y en qué plazo.
- Comisiones por transferencias internacionales: si pagas a los contratistas mediante transferencia bancaria directa o una aplicación de transferencia de dinero, normalmente tendrás que pagar por cada transacción. Las comisiones por transferencia y por cambio de divisa varían según el país y pueden suponer un gasto considerable, sobre todo en trabajos que requieran pagos por adelantado o varias facturas.
- Conversión de divisas: Se recomienda pagar a los contratistas en su moneda local, lo que significa que podrías perder o ganar dinero según fluctúen los tipos de cambio.
- Métodos de pago locales y plazos de pago: en el caso de los colaboradores externos, debes comprobar si el método de pago local y el plazo de recepción del pago se ajustan a tu calendario habitual de gestión de nóminas a nivel mundial. Algunos países no aceptan pagos a través de determinadas aplicaciones de transferencia de dinero, mientras que otros tienen horarios bancarios estrictos o más días festivos, lo que hay que tener en cuenta a la hora de planificar.
Requisitos específicos de cada país en materia de nóminas
Muchos países exigen a las empresas que ofrezcan prestaciones específicas a sus empleados, como el permiso parental remunerado o las pagas extras. Si no planificas estos costes adicionales con antelación, te encontrarás con picos inesperados en la nómina a lo largo del año.
Dependiendo del lugar en el que contrates, es posible que tengas que prever en tu presupuesto:
- Paga extra de diciembre: En muchos países del mundo (entre ellos, Argentina y Filipinas), se exige a los empresarios que abonen a los trabajadores un mes extra de salario cada año, conocido como «paga extra de diciembre», que se abona como una cantidad única a final de año, se divide en dos plazos o se incorpora a las nóminas mensuales habituales.
- Paga extra de vacaciones: En algunos países, entre ellos Alemania, se exige a los empresarios que abonen una paga extra de vacaciones, que se paga dos veces al año o a lo largo del año en cuotas iguales.
- Subsidios de transporte o de comida: Muchos países exigen que se ofrezcan prestaciones adicionales a los empleados, como subsidios de transporte o de comida. En los Países Bajos, por ejemplo, las empresas están obligadas a ofrecer subsidios para el uso de la bicicleta en los desplazamientos al trabajo; en Portugal, los empleados reciben subsidios de comida.
- Programas de seguro obligatorio: La mayoría de los países cuentan con al menos uno, y a menudo varios, fondos de seguro obligatorio a los que deben contribuir los empleadores, entre los que se incluyen el seguro de desempleo, el seguro de accidentes de trabajo y el seguro médico. China, por ejemplo, cuenta con cinco programas de seguro social obligatorio, además de un fondo de vivienda obligatorio al que contribuyen tanto los empleadores como los empleados.
- Provisiones para indemnizaciones por despido: Algunos países, entre ellos Colombia, exigen a los empresarios que reserven fondos para las indemnizaciones por despido previstas por la ley en caso de cese laboral.
Costes de gestión de nóminas y operaciones bancarias
La nómina consta de dos componentes:
- Costes directos: el dinero que pagas a los empleados (sueldos, primas, pagas de vacaciones, cotizaciones a la Seguridad Social, etc.)
- Costes indirectos: el dinero que tienes que gastar para pagar a tus empleados
Los costes indirectos se reflejan como:
- Comisiones por la gestión de nóminas
- Costes de conversión de divisas
- Tasas de traspaso internacional
- Cargos de nómina fuera de ciclo
- Solicitudes de pago de emergencia
Ten en cuenta que algunos proveedores de servicios de nóminas internacionales agrupan estos costes, por lo que es posible que no sepas a qué corresponde cada uno, mientras que otros los desglosan.
Cómo afectan los tipos de cambio a las nóminas a nivel mundial
Los tipos de cambio son uno de los factores más importantes que determinan el importe total de tu nómina internacional en cada período de pago. Ten en cuenta los siguientes puntos:
Los costes salariales pueden variar de un mes a otro
Dado que los tipos de cambio varían constantemente, en función de los tipos de interés y la inflación, los importes totales de la nómina pueden fluctuar aunque el número de empleados y los salarios se mantengan iguales. Supongamos, por ejemplo, que tu empresa tiene empleados en Francia, el Reino Unido y México; observarás que los importes totales de la nómina varían a medida que cambia el valor del euro, la libra y el peso.
El momento y los tipos de cambio son importantes
Algunos proveedores fijan por adelantado los tipos de cambio para las nóminas, lo que hace que los importes totales de las mismas sean más predecibles. Otros proveedores utilizan los tipos de cambio del mismo día o en tiempo real, lo que reduce la consistencia, pero puede resultar ventajoso si el tipo de cambio es más bajo.
Pagar a los trabajadores en moneda local aporta mayor estabilidad
Pagar a los empleados en su moneda local ayuda a cumplir con los requisitos locales en materia de nóminas y a adaptarse a la infraestructura de pagos, al tiempo que hace que el día de pago sea más predecible. Los empleados saben exactamente cuánto van a recibir, pueden gestionar sus finanzas con mayor facilidad y evitan comisiones innecesarias por conversión de divisas o trámites adicionales.
No todos los proveedores de servicios de nóminas gestionan los recargos por cambio de divisa de la misma manera
Los recargos por cambio de divisa son una parte habitual de la gestión de nóminas internacionales y los pagos transfronterizos —los proveedores los utilizan para compensar sus costes operativos—, pero las estructuras de precios pueden variar considerablemente. En general, hay tres formas en que los proveedores gestionan estos recargos:
- Aplicar un pequeño recargo por cambio de divisa (normalmente entre el 0,5 % y el 1 %), que se detalle claramente en las facturas de nóminas.
- Utiliza márgenes de margen más amplios, entre el 2 % y el 4 %, y ocúltalos dentro de un rango de tipos de cambio.
- Utiliza tipos de cambio reales del mercado medio y no apliques ningún margen de beneficio, obteniendo beneficios en su lugar a través de un modelo de suscripción «por empleado» o de comisiones por tramitación.
Ten en cuenta que incluso pequeñas diferencias porcentuales pueden suponer enormes pérdidas mensuales y anuales para las empresas con una nómina internacional elevada. Echa un vistazo al siguiente ejemplo hipotético.
- Total de la nómina: 600 000 USD
- Margen de cambio: 3 %
- Coste mensual de tramitación: 18 000 USD
- Coste anual: 216 000 USD
Un margen del 3 % puede parecer modesto, pero, como se puede ver, supone un total de 216 000 dólares a lo largo del año.
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Por qué varían con el tiempo los costes de las nóminas internacionales
Los costes de nómina, tanto nacionales como internacionales, varían debido al aumento del coste de la vida, a la nueva legislación y a la situación económica. Tu nómina global fluctuará de forma natural con el paso del tiempo como consecuencia de cambios operativos y normativos, tales como:
- Variación del tipo de cambio
- Modificaciones de la legislación fiscal o laboral local
- Primas y comisiones
- Procesos de nómina fuera de ciclo
- Ajustes retroactivos en las nóminas
- Pagos obligatorios anuales
- Expansión a otros países
Por eso resulta rentable (literalmente) implantar un sistema de nóminas centralizado y escalable que tenga en cuenta los cambios entre países y divisas.
Cómo gestionan los proveedores de nóminas globales los pagos internacionales
Los proveedores de servicios de nóminas a nivel mundial ofrecen diferentes métodos de pago y modelos operativos. La mayoría de los proveedores cobran una cuota de suscripción mensual por empleado o fijan los tipos de cambio, mientras que otros basan todo en los tipos de cambio en tiempo real.
A la hora de evaluar a un proveedor de gestión de nóminas a nivel mundial, tómate tu tiempo para ir más allá de los precios que aparecen en la página principal y analiza en profundidad cómo gestiona realmente el proveedor los pagos entre bastidores. La infraestructura y el flujo de trabajo específicos de un proveedor pueden influir en:
- La rapidez con la que los empleados reciben los pagos
- Qué métodos de pago regionales puedes utilizar
- Costes de divisas
- Gastos de transferencia
- Transparencia en la facturación
Preguntas que hay que plantearse antes de elegir un proveedor de gestión de nóminas a nivel internacional
Cuando compares proveedores de servicios de gestión de nóminas, no dudes en preguntar por los detalles más concretos sobre los recargos y la facturación. Ten en cuenta estas preguntas:
¿Cómo se fijan los tipos de cambio?
Las políticas de tipos de cambio de un proveedor influyen en la precisión de las previsiones y los presupuestos salariales. Pregúntales si sus tipos de cambio son:
- Reservado con antelación
- Calculado en tiempo real
- Basado en indicadores de referencia específicos del mercado
¿Se detallan claramente las comisiones por operaciones de divisas y bancarias?
Los equipos de finanzas y operaciones necesitan una facturación transparente para clasificar los costes y distribuir el flujo de caja de forma estratégica. Los proveedores que desglosan las comisiones por cambio de divisas, las comisiones por transferencia y las comisiones por gestión de nóminas facilitan la comprensión del gasto total en nóminas, lo que permite optimizarlo o ajustarlo.
¿Cómo se gestionan los pagos y ajustes fuera de ciclo?
No todos los proveedores gestionan los pagos fuera de ciclo o los ajustes de nómina de forma gratuita. Averigua si un proveedor cobra comisiones adicionales por:
- Procesos de nómina fuera de ciclo
- Pagos de bonificaciones
- Correcciones en las nóminas
- Solicitudes de pago de emergencia
Si estableces unas expectativas claras desde el principio, podrás prever las fluctuaciones en la nómina y evitar confusiones durante el proceso.
¿Puede el proveedor prestar apoyo tanto a los empleados como a los autónomos?
Para algunas empresas, encontrar un proveedor de servicios de nóminas capaz de dar soporte tanto a los empleados como a los colaboradores internacionales no es una prioridad. Sin embargo, si tienes previsto contratar a ambos, o si ya lo has hecho, es recomendable buscar un proveedor que agilice el proceso para cada uno de ellos.
Cómo un «empleador de referencia» simplifica la gestión de nóminas a nivel internacional
Las empresas pueden gestionar la nómina internacional de forma interna, recurrir a un proveedor especializado en nóminas internacionales o utilizar los servicios de un «empleador de referencia» (EOR), dependiendo de si ya cuentan con entidades jurídicas en cada país.
Una EOR actúa como empleador legal, lo que permite a las empresas contratar a empleados en otros países sin necesidad de constituir una entidad local, al tiempo que se encarga de los trámites administrativos relacionados con el empleo.
Además de gestionar los contratos de trabajo y la administración de las prestaciones, un EOR suele encargarse de la gestión de nóminas y de las obligaciones de cumplimiento normativo de los trabajadores contratados en otro país. Esto incluye:
- Procesamiento de nóminas
- Retención fiscal
- Contribuciones a las prestaciones obligatorias
- Requisitos de cumplimiento
Las empresas de externalización de recursos humanos (EOR) gestionan las diferencias en la legislación laboral y los requisitos de nóminas de los distintos países, lo que reduce su carga administrativa y garantiza al mismo tiempo que su empresa cumpla con la normativa.
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Cuando se gestiona la nómina con una serie de sistemas fragmentados, es posible que surjan más cuellos de botella, errores y lagunas en la elaboración de informes. El uso de una única plataforma universal de gestión de nóminas puede eliminar las inconsistencias y reducir el trabajo adicional.
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