Cómo establecer relaciones duraderas con sus contratistas internacionales

La contratación de contratistas internacionales puede aportar conocimientos especializados, flexibilidad y rapidez a las empresas internacionales. Sin embargo, aunque es fácil firmar un contrato y poner en marcha un proyecto, construir relaciones sólidas y duraderas es más difícil, y mucho más valioso.

Las empresas que invierten en asociaciones sostenidas con sus contratistas ganan en coherencia y generan confianza y conocimientos institucionales que reducen el tiempo de incorporación y disminuyen el riesgo a largo plazo.

Sin embargo, la gestión de contratistas transfronterizos presenta retos únicos, como el cumplimiento de la normativa, la superación de los husos horarios y el mantenimiento de una comunicación clara entre culturas. La buena noticia es que estos retos pueden superarse con prácticas bien pensadas que hagan que los contratistas se sientan respetados, confiados y motivados para seguir participando.

Principales conclusiones:

• El éxito a largo plazo con los contratistas empieza por la claridad, con expectativas claramente definidas sobre el alcance, los resultados, los pagos y la comunicación.
• Estandarizar los procesos de incorporación, gestión y baja de los contratistas garantiza la coherencia, reduce los malentendidos y ayuda a que las asociaciones funcionen sin problemas.
• Respetar el tiempo de los contratistas y pagarles de forma justa y puntual demuestra confianza, lo que genera lealtad y genera referencias, repetición del trabajo y mejores resultados.

Establezca expectativas claras desde el principio

Las relaciones sólidas con los contratistas empiezan por la claridad. La ambigüedad en torno al alcance, los pagos o la propiedad intelectual (PI) puede erosionar la confianza incluso antes de que empiece el trabajo. Las empresas que se toman el tiempo necesario para definir las expectativas por adelantado evitan malentendidos y sientan las bases para la colaboración.

Entre las formas de establecer los parámetros del compromiso con antelación figuran las siguientes:

• Definir el alcance, los plazos y los resultados. Un contrato bien estructurado debe especificar claramente el trabajo que se va a realizar, los plazos y los criterios de éxito. Incluso con contratistas de confianza, dejar vagos estos detalles puede provocar el incumplimiento de plazos y la ampliación del alcance.
  
  
• Establecer por adelantado las condiciones y métodos de pago. Acuerde las tarifas, los procedimientos de facturación y la divisa antes de empezar a trabajar. La transparencia sobre cómo y cuándo se pagará a los contratistas transmite respeto y fiabilidad, cualidades que los contratistas tienen muy en cuenta a la hora de decidir si van a trabajar con una empresa a largo plazo.
  
  
• Proteger la propiedad intelectual. En muchas jurisdicciones, la propiedad intelectual creada por un contratista no se transfiere automáticamente a la empresa. Incluir cláusulas claras sobre propiedad intelectual garantiza que la empresa es propietaria del producto del trabajo y evita posibles malentendidos con el contratista.
  
  
• Ponerlo por escrito. Aunque los acuerdos verbales pueden ser legalmente vinculantes en algunos países, son difíciles de hacer cumplir. Un contrato escrito aporta claridad a ambas partes y tiene más probabilidades de ser ratificado en los tribunales si surgen disputas.

Garantizar el cumplimiento y la tranquilidad jurídica

Uno de los riesgos más importantes de trabajar con contratistas internacionales es la clasificación errónea. Lo que califica a alguien como empleado frente a contratista puede variar según el país. Si aplicas normas erróneas, puedes enfrentarte a multas, impuestos atrasados o incluso responsabilidad personal como director de empresa.

Esquiva estos posibles escollos legales:

• Clasificar correctamente a los trabajadores. Las pruebas de clasificación del empleo varían según el país y examinan factores como el control sobre el trabajo, la propiedad de herramientas y la independencia económica. Por ejemplo, el Departamento de Trabajo de EE.UU. aplica una prueba de"realidad económica", la CRA de Canadá hace hincapié en el control y la posibilidad de beneficios o pérdidas, el Reino Unido utiliza la herramienta CEST de HMRC para la clasificación fiscal y Australia emplea una pruebade "relación completa". Equivocarse en la clasificación puede acarrear multas, impuestos atrasados y responsabilidad legal.
  
  
• Aclarar las responsabilidades fiscales. La mayoría de los contratistas son responsables de declarar y pagar sus propios impuestos. Sin embargo, es posible que las empresas necesiten recabar documentación del contratista. Por ejemplo, las empresas estadounidenses deben recoger un formulario W-8BEN de cualquier contratista internacional para confirmar que el trabajador no es un contribuyente estadounidense. Las empresas que contratan a contratistas deben asegurarse de que estas obligaciones se entienden claramente y están documentadas para evitar lagunas en el cumplimiento.
  
  
• Reducir el riesgo con asistencia para el cumplimiento. Navegar por la clasificación, los formularios fiscales y las obligaciones de información en docenas de países es una tarea pesada para los equipos internos. Aquí es donde las plataformas de gestión de contratistas globales y los empleadores de registro (EOR ) añaden valor: se mantienen al día con las leyes locales, crean contratos conformes y pueden gestionar las nóminas y los informes en múltiples jurisdicciones. 

Normalice su proceso de gestión de contratistas

Cuando cada contratista se gestiona de forma diferente, se genera confusión, se pierden detalles y se pierde tiempo. Racionalice su enfoque para que cada colaboración sea más fluida y, al mismo tiempo, transmita profesionalidad a los contratistas, demostrándoles que se toma su trabajo tan en serio como el de un empleado.

He aquí algunas formas de asegurarse de que sigue los mismos procedimientos con cada contratista:

• Crear una lista de control de incorporación coherente. Los contratistas no deberían tener que buscar documentos o esperar días para acceder a las herramientas necesarias. Crear un proceso de incorporación bien definido, con una lista de comprobación que incluya contratos, cuentas, herramientas y presentaciones, ayuda a los contratistas a empezar con buen pie.
  
  
• Documentar los procesos en un centro compartido. En lugar de depender de explicaciones ad hoc, centralice los materiales de referencia, como directrices de marca, flujos de trabajo y normas de proyecto. Así se reducen las preguntas repetitivas y se facilita que los contratistas en distintas zonas horarias encuentren lo que necesitan sin tener que esperar respuestas.
  
  
• Utilizar indicadores clave de rendimiento o evaluaciones basadas en resultados. Unos criterios de evaluación claros garantizan la coherencia entre proyectos. Los contratistas deben saber no solo qué es el éxito, sino también cómo se medirá, ya sea cumpliendo los plazos, alcanzando puntuaciones de calidad o cumpliendo los entregables específicos del proyecto.
  
  
• Estandarizar la incorporación. La finalización de un proyecto o de un contrato debe seguir la misma estructura que la incorporación. Las listas de comprobación pueden incluir la devolución de equipos, la revocación del acceso al sistema, la entrega de pagos finales y el ofrecimiento de comentarios constructivos para garantizar una transición fluida. Los expertos en gestión de proveedores señalan que una desvinculación estructurada reduce el riesgo al garantizar que no queden cabos sueltos.

Dar prioridad a una comunicación transparente y frecuente

Una comunicación clara y respetuosa es la base de la confianza en cualquier relación laboral, y es aún más importante cuando los contratistas están repartidos entre distintas zonas horarias y culturas. Los malentendidos pueden hacer descarrilar los proyectos, pero establecer normas de comunicación desde el principio ayuda a prevenir los problemas antes de que surjan.

Entre las formas de evitar las desconexiones en la comunicación se incluyen:

• Empezar con claridad. Comienza cada nueva colaboración con una llamada inicial para definir el alcance, las herramientas y las expectativas. Decidan juntos qué plataformas utilizar para charlas rápidas (p. ej., Slack), seguimiento de proyectos (p. ej., Trello, Asana) y aprobaciones formales (p. ej., correo electrónico). 
• Utilizar un lenguaje claro y sencillo. Evitar jerga, argot o modismos que puedan no traducirse bien entre culturas.
  
  
• Sobrecomunicar al principio, calibrar después. Al principio, es mejor pecar de actualizaciones frecuentes. Esto genera alineación y confianza, especialmente en equipos globales en los que los contratistas pueden sentirse "fuera de la vista, fuera de la mente". A medida que aumente la confianza, podrás adaptar la comunicación al ritmo que más te convenga.
  
  
• Compartir los comentarios de forma constructiva. Los contratistas quieren saber cómo lo están haciendo, pero no quieren sentirse microdirigidos. Un marco útil es el modelo "Situación-Comportamiento-Impacto" (SBI): describa la situación, explique lo que ha observado y comparta el impacto. Este enfoque hace que los comentarios sean específicos y aplicables, sin dejar de ser respetuosos con los contextos culturales.
  
  
• Designar un punto de contacto. Los contratistas nunca deben preguntarse a quién dirigirse para plantear sus dudas. Asignar un gestor o enlace específico evita confusiones y garantiza que la información fluya sin problemas en ambas direcciones.

Respetar los husos horarios y el equilibrio entre vida personal y profesional

Los equipos globales a menudo abarcan continentes, lo que significa que la jornada laboral de una persona es la medianoche de otra. Si las empresas ignoran esta realidad, corren el riesgo de quemar a los contratistas o de hacerles sentir como socios de segunda clase. Respetar los husos horarios es crucial para mantener relaciones laborales duraderas.

Otras formas de establecer relaciones sólidas y fidelizar a los contratistas son:

• Programar las reuniones de forma equitativa. Utiliza herramientas como World Time Buddy o Google Calendar para identificar los solapamientos. Cuando las reuniones caigan fuera del horario habitual de alguien, rotar los inconvenientes para que el mismo grupo no esté siempre haciendo sacrificios.
  
  
• No esperar respuestas instantáneas. Los contratistas establecen sus propios horarios, e incluso durante las horas de trabajo acordadas, las respuestas pueden no ser inmediatas. Establece plazos de respuesta aceptables durante la incorporación para que nadie se sienta presionado a estar "siempre disponible".
  
  
• Apoyarse en herramientas asíncronas. Las plataformas de gestión de proyectos (por ejemplo, Trello, Asana), los documentos compartidos y las actualizaciones de vídeo grabadas permiten colaborar sin necesidad de responder en tiempo real.
  
  
• Proteger el equilibrio entre trabajo y vida privada. Respetar los límites no programando llamadas nocturnas innecesarias ni exigiendo disponibilidad los fines de semana demuestra que considera a los contratistas como personas y no como simples recursos. Con el tiempo, esto fomenta la lealtad y la voluntad de hacer un esfuerzo adicional cuando surgen necesidades urgentes.

Confianza en su capacidad para realizar el trabajo

La confianza es la base de toda relación sólida con un contratista. Si las empresas contratan a profesionales cualificados pero luego microgestionan todos sus movimientos, envían el mensaje de que en realidad no creen en la experiencia del contratista. Peor aún, un control excesivo puede desdibujar la línea legal entre contratista y empleado, creando riesgos de incumplimiento.

Algunas formas de evitar pisar a los contratistas son:

• Centrarse en los resultados, no en las tareas. En lugar de dictar cómo debe realizarse el trabajo, defina el resultado deseado y deje que los contratistas determinen el mejor camino. Este enfoque no solo respeta su criterio profesional, sino que también garantiza que la empresa siga cumpliendo las leyes de clasificación de contratistas.
  
  
• Respetar su experiencia. Los contratistas suelen aportar diversas experiencias de trabajo con múltiples clientes y sectores. Si sugieren métodos alternativos o se oponen a un enfoque, escuche. Su punto de vista puede reforzar el resultado final y ayudar a la empresa a evitar puntos ciegos.
  
  
• Darles responsabilidades significativas. La confianza a largo plazo se construye cuando se confía a los contratistas algo más que pequeñas tareas aisladas. Asignarles partes importantes del trabajo demuestra confianza y crea un sentimiento de colaboración. 

Asegúrese de que los contratistas reciben una remuneración justa y puntual

Pocas cosas destruyen más rápido la confianza que un retraso en el pago o un pago por debajo de lo esperado. Los contratistas quieren fiabilidad de un cliente y, si no la obtienen, se irán a otra parte, y puede que adviertan a los demás de que se alejen de su empresa. Garantizar un pago competitivo, puntual y transparente es una de las formas más claras de demostrar respeto y fidelizar.

Puede hacerlo de varias maneras, entre ellas:

• Ofrecer tarifas competitivas. Infórmese de lo que suelen ganar los contratistas en las distintas regiones por sus conocimientos. Por ejemplo, los mínimos por hora varían mucho: Canadá impone salarios mínimos de entre 15 y 18 dólares canadienses según la provincia, mientras que las tarifas en los mercados emergentes pueden ser más bajas, pero deben reflejar la experiencia del contratista y las normas salariales locales.
  
  
• Pagar siempre a tiempo. Del mismo modo que no retrasaría el pago de la nómina de un empleado a tiempo completo, asegúrese de que sus contratistas cobran de forma constante y puntual. Las empresas que pagan puntualmente de forma fiable destacan inmediatamente como socios que merece la pena conservar.
  
  
• Simplificar los pagos transfronterizos. Las transacciones internacionales son conocidas por sus retrasos, errores y elevadas comisiones. El uso de una plataforma global unificada minimiza estos riesgos, garantiza transferencias más rápidas y ofrece a los contratistas claridad sobre los importes tras la conversión de divisas.
  
  
• Ser transparente. Ofrezca un desglose claro de los pagos, incluidas las conversiones de divisas y los honorarios. Esto evita sorpresas desagradables y tranquiliza a los contratistas, que saben que reciben una remuneración justa por su trabajo.

Invierta en establecer relaciones personales

Las relaciones sólidas con los contratistas no se basan únicamente en contratos y pagos. Crecen cuando las empresas muestran un interés genuino por las personas que hay detrás del trabajo. Puede que los contratistas no sean empleados, pero cuando se sienten respetados y valorados personalmente, es mucho más probable que se mantengan comprometidos y leales.

Hay varias formas de cultivar estas relaciones:

• Conozca a sus contratistas más allá del proyecto. Conozca sus intereses, objetivos y estilos de trabajo preferidos. Incluso pequeños gestos -como preguntarles por un hito que hayan mencionado o felicitarles por un logro personal- pueden tener un impacto significativo.
  
  
• Tratar a los contratistas como parte del equipo ampliado. Inclúyalos en las comunicaciones clave, invítelos a las reuniones pertinentes y hágales sentir que sus contribuciones son importantes para el conjunto. Esto no significa difuminar los límites legales entre contratistas y empleados, pero sí evitar una mentalidad transaccional.
  
  
• Respetar las diferencias culturales. Los contratistas suelen tener orígenes y normas de trabajo diferentes. Los estudios de Erin Meyer sobre comunicación intercultural ponen de manifiesto que las actitudes hacia la retroalimentación, la jerarquía y la colaboración varían enormemente. Abordar estas diferencias con curiosidad y respeto evita fricciones y facilita la colaboración.

Mostrar aprecio y reconocimiento

El reconocimiento es una de las formas más poderosas de convertir una relación transaccional en una asociación duradera. Cuando los contratistas sienten que sus contribuciones son vistas y valoradas, están más motivados para seguir comprometidos y es más probable que recomienden tu empresa a otros autónomos.

Para ello:

• Celebrar los logros y los hitos. Una nota rápida de agradecimiento después de un lanzamiento con éxito o una mención en una reunión de equipo sirven de mucho. En el caso de los contratistas a largo plazo, el reconocimiento de aniversarios o cumpleaños demuestra que los valoras como personas y no solo como ejecutores de tareas.
  
  
• Ofrecer primas o incentivos. Puede que los contratistas no tengan derecho a los beneficios tradicionales de los empleados, pero las primas por rendimiento, las recompensas al final del proyecto o los incentivos por pago anticipado pueden comunicar que valoras un trabajo excepcional. Los estudios sobre reconocimiento demuestran que los trabajadores que se sienten apreciados tienen muchas menos probabilidades de abandonar una relación de colaboración.
  
  
• Proporcionar testimonios y referencias. Para muchos contratistas, las referencias son su canal de crecimiento más importante. Ofrecer un testimonio o recomendarles a otros no solo es un gesto de buena voluntad, sino que refuerza su reputación como socio solidario.
  
  
• Darles prioridad en los nuevos proyectos. Ofrecer a los contratistas la oportunidad de aceptar nuevos trabajos antes de publicarlos en otro sitio demuestra confianza y fideliza. Los contratistas que saben que tendrán oportunidades constantes son mucho más propensos a dar prioridad a tus proyectos frente a las ofertas de la competencia.

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