El negocio fluye y refluye. Algunos meses, su equipo puede estar a tope. Otras veces, son plantas rodadoras.
Puede que estés trabajando en un proyecto que necesita una habilidad muy específica que, por muy bueno que sea tu equipo, nadie tiene en su kit de herramientas. O simplemente no encuentras a la persona adecuada para incorporarla a tiempo completo, pero aun así hay que hacer el trabajo.
La solución a estos problemas suele ser la más sencilla: contratar a un contratista independiente.
Le explicaremos la diferencia entre empleados y contratistas, los pros y los contras de contratar a un contratista y las mejores prácticas a tener en cuenta.
Principales conclusiones:
- Empleados y contratistas no son lo mismo, y conocer la diferencia es esencial.
- Los contratistas ofrecen muchas ventajas, como conocimientos especializados, costes reducidos y flexibilidad.
- Un empresario registrado puede simplificar el proceso y reducir los riesgos asociados a la contratación de contratistas.
Contratista independiente frente a empleado: ¿Cuál es la diferencia?
En primer lugar, veamos qué es un contratista independiente y en qué se diferencia de un empleado.
Contratistas independientes
Un contratista independiente trabaja por cuenta propia y funciona como una entidad empresarial. Pueden trabajar para más de un cliente a la vez y normalmente:
- Fijar su propio horario
- Pagar sus propios impuestos empresariales
- No reciben prestaciones de las empresas para las que trabajan
- Utilizar su propio equipo
- Se les paga de acuerdo con los términos de los contratos con los clientes
Empleados
En cambio, un empleado trabaja directamente para un empresario. También:
- Están obligados a trabajar las horas específicas establecidas por su empleador
- No tiene que pagar impuestos sobre la nómina
- Recibir prestaciones, como seguro médico o un plan 401(k)
- Utilizar el equipo proporcionado por su empleador
- Se les paga por horas o como asalariados
Ventajas de contratar a contratistas independientes
1. Reserva mundial de talentos
Una de las ventajas más significativas de trabajar con contratistas es que no estás limitado por la zona geográfica.
Literalmente, puedes contratar a alguien de cualquier parte del mundo para que haga el trabajo, siempre que tenga las aptitudes que buscas.
Si el contratista vive en otro país, también se beneficiará de una perspectiva diferente.
Esto no sólo contribuirá a diversificar los puntos de vista y las percepciones de su equipo, sino que el contratista también podría aportar información sobre un mercado que su empresa esté considerando para una posible expansión futura.
2. Acceso a competencias especializadas
Supongamos que su empresa está trabajando en un proyecto que requiere un análisis de datos en profundidad, conocimientos de desarrollo backend o redacción publicitaria. Básicamente, cualquier cosa que supere el ámbito de trabajo habitual de sus empleados.
Contratar a un contratista te da acceso instantáneo a alguien con estas habilidades específicas que puede venir, realizar el trabajo necesario para ese proyecto en particular, y luego pasar a su siguiente trabajo.
3. Capacidad de adaptarse a las necesidades de la empresa
Contratar contratistas en lugar de empleados ofrece a las empresas la flexibilidad necesaria para adaptarse rápidamente a las fluctuaciones de la carga de trabajo sin los compromisos a largo plazo que conllevan las contrataciones a tiempo completo.
Esto es especialmente beneficioso en periodos de mayor demanda, como los picos estacionales, o cuando se abordan grandes proyectos a corto plazo.
Por ejemplo, si su empresa prevé un aumento temporal de la actividad durante una temporada concreta o asume un proyecto que requiere horas adicionales sólo durante un periodo limitado, contratar a un contratista puede ser una solución más eficaz que contratar a un empleado.
4. Rápida incorporación
Aunque sigue siendo importante definir claramente las expectativas de los contratistas, dado que normalmente se les contrata para trabajar en un proyecto específico, suele ser mucho más rápido incorporar a un contratista que a un empleado.
A diferencia de los empleados, los contratistas no tienen que pasar por la inscripción de beneficios ni por largos procesos de RR.HH., como sesiones de orientación. Dado que los contratistas ya están familiarizados con la gestión de su propia organización del trabajo, las herramientas y los plazos, deberían poder integrarse rápidamente en los proyectos.
5. Fácil reincorporación
Una ventaja que las empresas no suelen tener en cuenta al contratar a contratistas independientes es la posibilidad de volver a contratarlos fácilmente para futuros trabajos.
Como el contratista ya se ha aclimatado a la empresa, entiende cómo se gestionan las entregas y lo tiene en su sistema de nóminas , puede evitar todas esas tediosas tareas.
Ahora el contratista puede retomar el trabajo donde lo dejó y empezar el proyecto mucho antes.
6. Ahorro de costes
Los contratistas funcionan como una entidad empresarial, por lo que su empresa no tendrá los mismos gastos que tendría con un empleado a tiempo completo, como prestaciones, asistencia sanitaria, cotizaciones para la jubilación y tiempo libre retribuido.
Los empresarios también ahorran en impuestos sobre las nóminas, ya que los contratistas gestionan y pagan sus propios impuestos.
7. Prueba como posible empleado a tiempo completo
Dependiendo del país, puede haber muchas leyes y normativas en torno al despido de un empleado.
Francia es un buen ejemplo. Así que, si contratas a alguien y no funciona, rescindir su contrato puede llevar tiempo y resultar costoso.
Contratar a alguien inicialmente como contratista te permite "probarlo" para el trabajo antes de contratarlo como empleado a tiempo completo. Luego, si es compatible, puedes convertir al contratista en empleado a tiempo completo.
Buenas prácticas para la contratación de contratistas
Antes de contratar a un contratista, hay varios pasos que debe dar para asegurarse de que la persona que contrata es la adecuada para el trabajo y para proteger a su empresa de posibles riesgos.
Revisar su cartera
Pida muestras de tareas realizadas para otros clientes. Así podrá ver ejemplos de su trabajo anterior y evaluar si poseen las aptitudes necesarias para su proyecto.
La cartera también debe poner de relieve la diversidad de las competencias del contratista y dar una idea de su capacidad para adaptarse a distintos tipos de trabajo o retos.
Compruebe sus referencias
Solicite una lista de antiguos clientes y póngase en contacto con ellos para conocer su opinión sincera sobre su experiencia con el contratista.
Algunas de las preguntas que hay que hacer son si el contratista ha sido capaz de:
- Cumplir los plazos
- Comunicar con eficacia
- Resultados de calidad
Además, pregunte a las referencias si volverían a contratar al contratista y por qué o por qué no.
Comprobación de antecedentes
Aunque no se incorpore como empleado a tiempo completo, querrá asegurarse de que el contratista es digno de confianza, fiable y cumple los requisitos legales para trabajar en su proyecto.
Una comprobación de antecedentes también verificará su identidad, sus cualificaciones profesionales y si tiene algún antecedente de inestabilidad financiera o antecedentes penales.
Verificar la cobertura del seguro
Compruebe que cualquier contratista que esté considerando contratar tiene cobertura de seguro para proteger su negocio de posibles responsabilidades.
Por ejemplo, supongamos que un contratista se lesiona en el trabajo o comete un error que provoca una pérdida financiera. En ese caso, su seguro puede cubrir esos costes, protegiendo a tu empresa de responsabilidades legales o financieras.
Su empresa podría ser responsable de accidentes o daños sin un seguro adecuado, lo que podría dar lugar a costosas demandas judiciales. Verificar el seguro de un contratista garantiza la protección de ambas partes y reduce el riesgo de costes imprevistos y complicaciones legales.
Definir el alcance del trabajo
Sea lo más detallado posible al describir el trabajo que se espera que realice el contratista, y compruebe que ambos están de acuerdo.
Esbozar las tareas específicas, los plazos y la calidad del trabajo que se espera ayudará a evitar malentendidos y a reducir el riesgo de que el proyecto se desborde o se retrase.
También servirá como punto de referencia para hacer un seguimiento de los progresos y garantizar que el contratista se mantiene centrado en los objetivos acordados, lo que aumenta las posibilidades de éxito del proyecto.
Crear un contrato
Al contratar a un contratista, hay varios elementos que es imprescindible incluir en el contrato para garantizar la claridad y la protección de ambas partes.
El contrato debe estipular lo siguiente:
- Alcance del trabajo
- Detalles de la tarea
- Entregables
- Calendario del proyecto
- Plazos
- Tasas de pago
- Condiciones de pago
Incluir acuerdos de confidencialidad o cláusulas de no divulgación es vital si se trata de información sensible.
El contrato también debe especificar que cualquier trabajo creado por el contratista para su empresa será propiedad exclusiva de su empresa, y que usted conservará los derechos de propiedad intelectual.
El contrato también debe incluir requisitos de responsabilidad y seguros, así como disposiciones sobre rescisión, es decir, especificar cómo y en qué condiciones cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo.
Establecer expectativas de comunicación
Sea proactivo a la hora de fijar las expectativas de comunicación al principio del contrato. Esto podría incluir el establecimiento de controles periódicos para responder a preguntas, evaluar el progreso del contratista, etc.
También es esencial hablar de los tiempos de respuesta. Al no ser tu empleado, un contratista puede trabajar con su propio horario.
Si se encuentran en una zona horaria diferente que requiere una comunicación asíncrona, conviene establecer parámetros de antemano. Por ejemplo, puedes estipular que necesitas una respuesta en un plazo de 24 horas desde que te pongas en contacto con ellos.
Mantener registros de todos los pagos a contratistas
Aunque las empresas no estén obligadas a retener impuestos de la nómina de un contratista, es esencial llevar un registro detallado de todos los pagos efectuados a los contratistas. A menudo, las empresas deben facilitar a los contratistas información específica para ayudarles a declarar sus impuestos con exactitud.
Por ejemplo, las empresas que contratan a contratistas con sede en EE.UU. deben expedir el formulario 1099-NEC. Al contratar a contratistas internacionales, las empresas estadounidenses deben cumplimentar el formulario W-8 BEN del IRS, que certifica la condición de extranjero del contratista y le permite reclamar los beneficios de los convenios fiscales aplicables.
Posibles desventajas de trabajar con contratistas
Aunque hay muchas razones por las que trabajar con contratistas puede ser beneficioso para su empresa, también hay que tener en cuenta algunas desventajas potenciales, como:
- Menos control sobre el trabajo y el horario: Un contratista puede fijar su propio horario, ya que no es tu empleado. También puede tener que hacer malabarismos con varios clientes, lo que puede retrasar el progreso o la comunicación.
- Posibilidad de dejadez: Los riesgos son menores para un contratista que para un empleado, y existe el riesgo de que desaparezca de la faz de la tierra en mitad del proyecto, sobre todo porque probablemente no sienta la misma lealtad hacia la empresa que un empleado.
- Dificultades de comunicación: Si trabajan de forma asíncrona, la comunicación puede ser difícil. Dependiendo de la ubicación del contratista, también puede haber barreras lingüísticas o culturales que impidan la comunicación.
- Escasa integración cultural: aunque los contratistas ofrezcan valiosas competencias especializadas, puede resultarles difícil integrarse en el equipo o en la cultura de la empresa debido a su participación limitada y al trabajo a distancia. Si no se dispone de un proceso, esto puede afectar a la moral y hacer que los contratistas no se integren tan fácilmente en los flujos de trabajo diarios.
- Riesgo de clasificación errónea: Los distintos países -y, en el caso de EE.UU., los distintos estados- suelen tener leyes estrictas para determinar si alguien es un empleado o un contratista. Por ejemplo, un trabajador debe superar la prueba ABC en California para ser considerado contratista. La clasificación errónea puede acarrear graves sanciones económicas.
Contratar a contratistas con Remofirst
La contratación de contratistas puede ser una ventaja real para su empresa, pero puede llevar mucho tiempo y requerir mucha diligencia debida. Una forma de ahorrar tiempo y minimizar el riesgo es asociarse con un Empleador de Registro (EOR) como Remofirst para satisfacer sus necesidades de contratación de contratistas.
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También ofrecemos una opción de servicio completo que le permite pagar a sus contratistas a través de Remofirst con una sola factura, y los contratistas recibirán los pagos en sus monedas locales.
Otra ventaja es que si alguno de sus contratistas reside en EE.UU., Remofirst presentará los formularios 1099-NEC en su nombre.
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