Con un 98% de empleados que afirman que preferirían trabajar a distancia, al menos parte del tiempo, está claro que el deseo de trabajar a distancia sigue siendo fuerte.
Sin embargo, una plantilla remota no está exenta de retos, y uno de los mayores puede ser crear una experiencia de incorporación satisfactoria.
Si no ayuda a los nuevos trabajadores remotos a asentarse, entablar relaciones y sentirse parte de la cultura de la empresa, aumenta la probabilidad de que no se queden mucho tiempo. De hecho, algunos estudios sugieren que una quinta parte de la rotación de empleados se produce a los 45 días de empezar un nuevo trabajo.
Un proceso de incorporación virtual sólido para los miembros de equipos remotos aumentará la retención al garantizar que los empleados que contrate querrán formar parte de su empresa a largo plazo. Por eso es tan importante desarrollar un plan de incorporación eficaz.
Mi propia experiencia de incorporación remota
Dado que en Remofirst somos una empresa global que da prioridad a las operaciones remotas, la experiencia de incorporación ha sido una de las principales prioridades para los nuevos empleados.
Queremos asegurarnos de que todos los nuevos empleados (o contratistas) se sientan cómodos, entusiasmados e informados sobre el funcionamiento de la empresa.
Cuando me incorporé a la empresa hace unas semanas, enseguida tuve comunicación directa con nuestro equipo de personas. Y mi jefe me dio una calurosa bienvenida en nuestro canal de Slack a toda la organización, lo que fue una agradable introducción al equipo.
Aunque estas cosas parezcan de sentido común, te sorprendería saber que el proceso de incorporación de los empleados remotos puede seguir siendo deficiente.
Pasemos ahora a algunos consejos y mejores prácticas de incorporación remota para ayudar a su empresa a ofrecer una experiencia de incorporación fluida a los nuevos empleados.
1. Enviar un paquete de bienvenida
Prepare a los empleados para el éxito en su primer día enviándoles un paquete de bienvenida antes de la fecha de incorporación.
Este envío debe incluir todo el hardware tecnológico que su nuevo empleado necesitará para empezar a trabajar desde el primer día, como un ordenador, un monitor, un ratón, un teclado, cables, un soporte para el portátil, adaptadores, etc.
Para empezar a integrar a los recién contratados en la cultura de la empresa, el paquete debe incluir también un obsequio de la empresa, como una gorra, una camiseta o una taza de café. Si quieres ir un paso más allá, incluye algunos extras divertidos, como aperitivos o una bolsa de café.
Antes del primer día de la nueva contratación, avisa a los empleados en tus herramientas de comunicación interna, como Slack, de que un nuevo empleado se une al equipo y anímales a darle una cálida bienvenida.
La introducción debe incluir información de fondo, como nombre, función y ubicación, pero también algunos detalles más personales, como aficiones e intereses. Esto facilitará que empleados con intereses similares se pongan en contacto virtualmente.
2. Facilitar la instalación de tecnología
Evite retrasos el primer día asegurándose de que los empleados remotos reciben por adelantado sus contraseñas y credenciales para el correo electrónico, la intranet de la empresa y otras plataformas o aplicaciones esenciales, como una plataforma HRIS como HiBob o BambooHR o sistemas de gestión de proyectos como Jira o monday.com.
Incluso los empleados más expertos en tecnología pueden tener preguntas sobre la configuración de sus equipos. Para que el proceso de incorporación a distancia sea lo más fluido posible, ten a alguien de TI preparado para ayudar al nuevo empleado a resolver cualquier problema técnico.
3. Orientación RRHH
Programe una llamada para que los nuevos empleados remotos se pongan en contacto con un miembro del equipo de RR.HH. como parte de su programa de incorporación.
Los empleados pueden aprovechar este tiempo para facilitar toda la documentación necesaria, como el DNI, rellenar los formularios fiscales, los detalles del depósito directo, etc., y hacer preguntas.
Durante esta reunión, RRHH debe proporcionar a los empleados un enlace al manual del empleado, así como una visión general de:
- Calendario de nóminas
- Vacaciones
- Prestaciones, como seguro médico y planes de jubilación
- Proceso de solicitud de PTO
Explicar a fondo las políticas de RR.HH. durante la incorporación es crucial para los equipos globales que trabajan en otros países, sobre todo porque es probable que varíen de un país a otro.
4. Llamada de bienvenida con el Director
El jefe del empleado debe programar una videollamada con su nuevo miembro del equipo para su primer día.
Esta reunión debe ofrecer al empleado que se incorpora un espacio informal para conocer a su supervisor, hablar del papel del empleado en el equipo y responder a sus preguntas.
También es útil realizar comprobaciones periódicas a lo largo del proceso de incorporación.
Por ejemplo, si un empleado empieza el lunes, programa un check-in para el miércoles para ver cómo van las cosas. Los directivos también deben animar a los empleados a que se comuniquen con ellos a través de canales más informales, como Slack o Microsoft Teams, si tienen alguna duda.
Después, los jefes deben programar reuniones semanales con el nuevo empleado para mantener el contacto, ofrecerle apoyo y responder a sus preguntas.
5. Presentar al equipo
Uno o dos días antes de su incorporación, programe una llamada introductoria de Zoom o Google Meet para que los empleados puedan conocer y saludar virtualmente a sus nuevos compañeros y empezar a hacerse una idea de las funciones de cada uno.
Pida a los recién contratados que programen reuniones individuales con sus compañeros de trabajo para que puedan conocerse mejor, aunque trabajen en zonas horarias diferentes. Estas reuniones individuales introductorias no deben limitarse al equipo inmediato.
Anime al nuevo empleado a reunirse también con las principales partes interesadas de otros departamentos y de la alta dirección.
Pida a los miembros del equipo que se mantengan en contacto durante las primeras semanas del empleado para saludarle, preguntarle cómo se está adaptando, si pueden responder a alguna pregunta, etc. Esto contribuirá en gran medida a que el recién contratado se sienta menos solo, más conectado con sus compañeros y a reducir la ansiedad por ser "el nuevo".
Asigna a alguien del equipo para que actúe como mentor/amigo al que el empleado pueda acudir con preguntas mientras aprende los entresijos de su nueva función.
La comunicación frecuente es una forma inestimable de crear una cultura de empresa y equipos eficaces y solidarios. Las reuniones individuales y de equipo son vitales para conseguirlo en un entorno remoto.
6. Establecer expectativas de comunicación
Comparta las mejores prácticas de comunicación de la empresa, incluidas las expectativas de tiempo de respuesta, especialmente si su equipo trabaja en varias zonas horarias.
También puede ser útil crear una guía de comunicación de mensajes.
Por ejemplo, especifique que los empleados deben utilizar el correo electrónico para la comunicación con los clientes y las actualizaciones internas formales, Slack para las conversaciones cotidianas con los compañeros, etc. Esta guía también debe establecer expectativas sobre cuándo y cómo informar a los compañeros de cualquier ausencia inminente.
Otra forma de ayudar a conectar a los empleados remotos es a través de los canales sociales. Por ejemplo, puedes crear canales de Slack donde los empleados puedan compartir fotos de sus mascotas, recetas, consejos de viaje, etc.
7. Crear objetivos e hitos para los empleados
Para apoyar a los nuevos empleados en el aprendizaje de sus funciones, proporcióneles una hoja de ruta con objetivos temporales y establezca expectativas claras, como:
- Primer día: Completar la orientación y el papeleo de RRHH; reunirse con el director.
- Primera semana: Programar llamadas introductorias con los miembros del equipo; confirmar el acceso al software necesario, ver los vídeos de formación obligatorios, como los procesos de seguridad informática y las políticas contra el acoso.
- 30 días: Fijar objetivos de rendimiento con su jefe y empezar a ser una parte más integrante del equipo.
- 60 días: Revisa y analiza los dos primeros meses de trabajo del empleado y fija objetivos a más largo plazo.
- 90 días: Aumente la autonomía, fomente la participación activa en proyectos de equipo y empiece a pensar en el desarrollo futuro. Pide opiniones sobre el proceso de incorporación y cómo podría mejorarse.
Además, los primeros 30 días deben incluir el establecimiento de expectativas claras sobre las responsabilidades y los resultados del empleado. También es el momento de repasar las normas de trabajo ya establecidas con el equipo.
8. Fomentar el compromiso
Una vez que su empleado esté plenamente integrado en el equipo, siga ofreciéndole oportunidades para que se conecte más profundamente con la empresa y su misión, como por ejemplo
- Aprendizaje continuo: Promueva las oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional, como la asistencia a seminarios web, cursos en línea, sesiones de formación y conferencias.
- Conexiones sociales: Organice horas sociales virtuales, rompehielos, comidas o ejercicios de creación de equipos, como noches de trivia o un ciclo de conferencias, para ayudar a los empleados remotos a conectar y mejorar su salud mental.
Fácil incorporación de empleados remotos
Para las empresas que contratan a un equipo remoto global, la incorporación de nuevos empleados puede suponer un reto.
Establecer una tecnología transfronteriza, gestionar una nómina global en varias divisas y cumplir la legislación laboral internacional puede ser complicado, por no decir confuso.
Pero la navegación no tiene por qué ser difícil ni costosa.
Asociarse con un Employer of Record (EOR ) como Remofirst facilita mucho el proceso. Un EOR actúa como empleador legal de los empleados, lo que incluye asumir todas las tareas de recursos humanos para las contrataciones remotas que pueden hacer que la gestión de equipos globales sea un reto.
