Los principales retos de la gestión de empleados remotos (y cómo superarlos)

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de una gestión eficaz en las empresas.

En primer lugar, la gestión eficaz de los empleados les permite convertirse en miembros productivos y autosuficientes de su organización, altamente comprometidos. Esto es especialmente importante si se tiene en cuenta que una plantilla altamente comprometida aumenta la rentabilidad en un 23%, mientras que la falta de compromiso de los empleados cuesta a la economía mundial la friolera de 7,8 billones de dólares en pérdida de productividad cada año.

Dicho esto, la gestión de empleados es una tarea ingente con su propio conjunto de complejidades únicas, sobre todo en un entorno remoto. Pero, como ocurre con la mayoría de los problemas, es posible salir adelante con algo de orientación, diligencia y trabajo. A continuación, analizamos los cuatro principales retos de la gestión de empleados remotos y cómo superarlos.

1. Comunicación

La comunicación es uno de los mayores retos de la gestión de equipos remotos, y se vio exacerbado por el hecho de que muchas empresas tuvieron que hacer rápidamente la transición y aclimatarse al trabajo remoto debido a la pandemia. El 20% de los trabajadores encuestados para el informe "2020 State of Remote Work " destacaron que la colaboración y la comunicación eran las mayores dificultades de trabajar a distancia. 

Con un equipo disperso geográficamente, puede resultar difícil mantener líneas de comunicación coherentes con los empleados y garantizar que todos tengan acceso a toda la información pertinente. Este reto puede provocar dificultades en la colaboración y el cumplimiento de los plazos, así como fallos de comunicación o malas interpretaciones entre los miembros del equipo.

Además, cuando los miembros de un equipo trabajan a distancia, es posible que, por diversos motivos, no se comuniquen con la misma frecuencia o eficacia que en una oficina tradicional:

•  Falta de interacción cara a cara: En los equipos remotos, es posible que los miembros no tengan la oportunidad de comunicarse en persona, lo que puede dificultar la creación de confianza y la compenetración entre ellos. Esto, a su vez, puede dificultar el establecimiento de canales de comunicación claros y garantizar que todos estén de acuerdo.
• Diferentes zonas horarias: Los equipos remotos pueden estar repartidos en distintas zonas horarias, lo que puede dificultar la programación de reuniones y la colaboración en tiempo real.
• Dependencia excesiva de la tecnología: Los equipos remotos suelen depender de la tecnología, como el correo electrónico, el chat o las videoconferencias, para comunicarse. Sin embargo, a veces la tecnología puede fallar o ser poco fiable, lo que puede provocar fallos de comunicación o retrasos.
• Falta de señales no verbales: en los equipos remotos, es posible que las personas no tengan acceso a señales no verbales como el lenguaje corporal y las expresiones faciales. Esto puede dificultar la interpretación del tono y la intención, contribuyendo así a la ruptura de la comunicación.

Para superar estos problemas, considera:

• Establecer protocolos claros de comunicación en equipo. Por ejemplo, establecer reuniones periódicas por videoconferencia o teléfono puede ayudar a mantener el rumbo de los proyectos y, al mismo tiempo, dar la oportunidad de intercambiar opiniones.
• Utilizar diversos canales de comunicación, como videoconferencias, chat y correo electrónico. Por ejemplo, combinar el correo electrónico con herramientas como Slack y Asana ayudará a agilizar las conversaciones internas y a gestionar mejor las tareas dentro de la organización para que todo el mundo esté siempre al día. Tratar de mantener todo en correos electrónicos muy probablemente se volverá caótico y difícil de seguir.
• Lo que mejor se adapte a las necesidades de cada empleado. Algunos empleados necesitan un contacto más frecuente que otros, algunos pueden responder mejor a mensajes de texto que a correos electrónicos, etc. Dedicar tiempo a comprender estos matices permite establecer relaciones más sólidas en los equipos remotos, lo que en última instancia se traduce en una mayor productividad.
• Animar a los miembros del equipo a entablar relaciones entre sí para poder comunicarse con mayor eficacia.
• Celebrar reuniones periódicas de control y retroalimentación para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo y de que la comunicación es eficaz.

2. Incapacidad para realizar un seguimiento del trabajo y la productividad

En un entorno remoto, la imposibilidad de hacer un seguimiento del trabajo y la productividad puede conducir a una falta de responsabilidad y transparencia.

Cuando los empleados trabajan a distancia, a los directores y jefes de equipo puede resultarles difícil hacer un seguimiento de las tareas que se están completando, el tiempo que llevan y el progreso general de los proyectos. Además, sin visibilidad de la productividad del equipo, los directivos pueden tener dificultades para identificar áreas en las que podrían mejorarse los procesos o flujos de trabajo. Esta desconexión puede dar lugar a ineficiencias, así como a una pérdida de tiempo y otros recursos.

Para superar estos problemas, considera:

• Establecer metas y objetivos claros y fijar expectativas para los entregables. De este modo, puedes hacer un seguimiento de la productividad y controlar el rendimiento con mayor precisión a medida que avanza el trabajo y se cumplen los objetivos.
• Utilizar programas informáticos de gestión de proyectos y realizar comprobaciones periódicas para hacer un seguimiento de los progresos, proporcionar información periódica y ofrecer apoyo cuando sea necesario.

3. Aislamiento social y falta de trabajo en equipo

El trabajo a distancia implica intrínsecamente un cierto nivel de separación física de los compañeros, lo que puede provocar sentimientos de soledad. 

Un estudio realizado por la psicóloga organizativa Lynn Holdsworth reveló que el trabajo a distancia a tiempo completo aumenta la soledad en un 67% en comparación con el trabajo en la oficina. Trabajar a distancia puede causar varios problemas que conducen a la desvinculación de los empleados y a dificultades para gestionarlos:

• Falta de interacción cara a cara: Sin un contacto regular cara a cara con los compañeros de trabajo, puede ser difícil para los trabajadores a distancia entablar relaciones y sentir que forman parte de un equipo cohesionado. Esta desconexión con los compañeros puede provocar sentimientos de aislamiento y soledad. La alienación se amplifica aún más si no existe una cultura de empresa que fomente la colaboración en un entorno remoto. 
• Oportunidades limitadas para la socialización y la creación de equipos: Los trabajadores a distancia pueden tener menos oportunidades de socializar con sus compañeros fuera del horario laboral. Pueden perderse conversaciones informales, eventos de la oficina y otras actividades sociales que pueden ayudar a crear camaradería entre los compañeros de trabajo.
• Falta de límites entre el trabajo y la vida personal: Los trabajadores a distancia pueden tener dificultades para separar su vida laboral de la personal cuando trabajan desde casa. Esto puede provocar sentimientos de aislamiento, ya que pasan más tiempo trabajando y menos participando en actividades sociales fuera del trabajo.

Para superar estos problemas, considera:

• Fomentar la comunicación y la conexión animando a los trabajadores remotos a comunicarse con sus colegas con regularidad y programando reuniones periódicas para garantizar que se sientan conectados e incluidos.
• Crear oportunidades de socialización organizando eventos virtuales, como actividades de creación de equipos, happy hours o juegos en línea. Esto ayudará a los trabajadores remotos a establecer conexiones con sus compañeros. Asimismo, anime a los empleados remotos a participar en eventos de networking o conferencias locales para ayudarles a ampliar sus redes profesionales.
• Fomentar el equilibrio entre trabajo y vida privada. Esto implica animar a los empleados remotos de a tomarse descansos y establecer límites entre el trabajo y el tiempo personal. De este modo, los empleados pueden tener tiempo para participar en actividades sociales fuera del trabajo, como pasar tiempo con la familia y los amigos para ayudar a combatir los sentimientos de aislamiento.

4. Falta de cultura organizativa positiva

Debido a los problemas de comunicación que dificultan el establecimiento de la confianza, así como a cuestiones como el aislamiento social y la falta de creación de equipos, a menudo resulta difícil para los equipos remotos crear una cultura organizativa positiva.

Además, sin una oficina física ni reuniones periódicas con los compañeros, crear y mantener un sentimiento de camaradería se hace difícil, al igual que fomentar una cultura de trabajo positiva y gestionar eficazmente el equipo.

Para superar estos problemas, considera:

• Tener una visión clara por la que todos trabajen y establecer expectativas y directrices claras sobre cómo deben interactuar y trabajar juntos los miembros del equipo.
• Crear intencionadamente un sentido compartido de objetivos y valores. Por ejemplo, es una buena idea crear canales de comunicación sólidos, establecer actividades periódicas de creación de equipos y crear oportunidades de interacción social.

A la hora de implantar todas estas soluciones, es importante recordar que se necesita tiempo para desarrollar relaciones sólidas entre los miembros de equipos remotos; la paciencia será esencial durante este proceso, a medida que los individuos aprendan más unos de otros y se sientan cómodos interactuando virtualmente en lugar de cara a cara.

Sin embargo, con un esfuerzo concienzudo tanto por parte de los directivos como de los empleados, las empresas pueden cultivar con éxito una atmósfera de creatividad y apoyo incluso sin haberse reunido nunca físicamente en persona. También hay que tener en cuenta que contar con ayuda profesional puede simplificar la gestión de equipos remotos.

Cómo un EOR facilita la gestión de los retos de los equipos remotos

Si bien hay muchos detalles involucrados en la gestión de empleados remotos, las tediosas y a menudo lentas tareas administrativas, de cumplimiento y de recursos humanos no tienen que competir con las funciones principales de su negocio por su tiempo y atención. Aquí es donde entra en juego un EOR como RemoFirst, que permite simplificar la gestión de los empleados remotos. ¿Cómo lo hace un EOR?

Cumplimiento de las leyes y reglamentos locales

Con la ayuda de un EOR, las empresas pueden cumplir las leyes y normativas laborales locales del país en el que se encuentran los empleados remotos. Esto incluye el cumplimiento de los impuestos sobre nóminas, los contratos de trabajo y la legislación laboral.

Incorporación y baja de empleados

Un EOR puede encargarse del proceso de incorporación y desvinculación de los empleados remotos, incluidos los contratos de trabajo, la comprobación de antecedentes y la inscripción en las prestaciones. Por ejemplo, RemoFirst ofrece la incorporación en el mismo día y puede ayudar con la comprobación de antecedentes a través de sus socios. Esto ayuda a garantizar un proceso fluido y eficiente tanto para la empresa como para el empleado remoto.

Gestión de nóminas y prestaciones

Utilizando un EOR, puede gestionar el procesamiento de nóminas y la administración de beneficios para empleados remotos. RemoFirst, por ejemplo, le ayudará con la nómina global y la gestión de beneficios, como el seguro médico, las opciones sobre acciones y la provisión de equipos. Esto puede ayudar a la exactitud y puntualidad del pago a los empleados remotos, así como al cumplimiento de la normativa local.

Apoyo a RRHH y gestión de riesgos

Un EOR puede proporcionar apoyo de RR.HH. a las empresas, incluida la asistencia en cuestiones de relaciones con los empleados, como visados, prestaciones y todo lo relacionado con el empleo internacional. Contar con un EOR también significa obtener un apoyo sólido que le ayude a gestionar los riesgos asociados a la contratación de trabajadores remotos, como el cumplimiento de la legislación laboral (evitar clasificaciones erróneas) y la seguridad de los trabajadores. Todo esto puede ayudar a garantizar que los empleados remotos se sientan apoyados y comprometidos con su trabajo, al tiempo que se reducen los riesgos legales y financieros asociados al trabajo remoto.

Ampliación de la empresa

Asociarse con un EOR es especialmente útil cuando se amplía una organización, ya que ofrece varias ventajas, como reducir los costes administrativos, disminuir el coste de contratación de nuevos empleados y obtener ayuda para trabajar eficazmente en varias zonas horarias.  

Superar los retos de la gestión de empleados remotos sin complicaciones

Es cierto que gestionar un equipo remoto requiere mucho trabajo, pero externalizar el aspecto administrativo del empleo remoto a un EOR como RemoFirst le ayudará a cuidar y gestionar a sus empleados remotos de forma eficiente y rentable.  

Sin embargo, es importante recordar que no todos los EOR son iguales. Mientras que algunos le ayudarán a gestionar su equipo remoto y a hacer crecer su negocio de forma más eficaz, otros pueden hacer exactamente lo contrario. ¿No está seguro de cómo elegir el EOR adecuado? Aquí tienes un resumen de las preguntas que tendrás que hacerte antes de elegir.