Emplear a un equipo global tiene numerosas ventajas, y hoy en día los equipos remotos que se extienden por países y continentes se han convertido en la norma más que en la excepción.
Sin embargo, colaborar con compañeros de trabajo de distintas zonas horarias no está exento de dificultades. Puede resultar difícil programar reuniones a las que todos puedan asistir, la moral de la empresa puede verse afectada negativamente si los empleados se sienten desconectados de sus compañeros, etc.
Vamos a echar un vistazo a nueve consejos prácticos, métodos probados y hábitos inteligentes para ayudar a los empleados a colaborar sin problemas con sus compañeros de equipo, independientemente de la zona horaria en la que se encuentren.
Principales conclusiones:
- Trabajar con un equipo distribuido por todo el mundo tiene muchas ventajas, pero también presenta retos como la coordinación de husos horarios, los problemas de comunicación y la disminución de la moral.
- La comunicación asíncrona y modelos como "seguir al sol" ayudan a mantener la productividad en distintos husos horarios sin necesidad de interacciones constantes en tiempo real.
- Fomentar la cohesión del equipo, establecer límites claros en torno a las horas de trabajo y centrarse en los resultados por encima de las horas trabajadas es esencial para gestionar eficazmente los equipos remotos.
Los retos de trabajar con un equipo distribuido
Trabajar en distintos husos horarios conlleva dificultades innatas. Pueden surgir conflictos de horarios y malentendidos debido a métodos de comunicación asíncronos. Además, las dificultades para conectar con los compañeros pueden afectar a la productividad y a la moral de los empleados.
"Trabajar desde cualquier lugar tiene muchas ventajas para el individuo y la empresa", explica a Harvard Business School Prithwiraj Choudhury, profesor que investiga el trabajo a distancia. "Pero también hay retos, y uno de ellos es que cuando la gente está dispersa por zonas horarias, la comunicación se ve afectada".
Sin embargo, hay medidas que puede tomar para resolver estos retos. De hecho, un estudio del McKinsey Global Institute concluyó que las empresas pueden aumentar la productividad de los equipos globales hasta en un 25 % aplicando las herramientas y estrategias de comunicación adecuadas.
Cómo sacar el máximo partido de los equipos distribuidos
1. Aprovechar las herramientas adecuadas
Existen numerosas herramientas que pueden ayudar a los equipos globales a cooperar y trabajar de forma más eficaz. Herramientas de comunicación y gestión de proyectos como Slack, Microsoft Teams, Asana y Jira pueden agilizar la gestión de tareas y la comunicación diaria.
Compartir el calendario a través de Google o Outlook permite a los miembros del equipo ver la disponibilidad de sus compañeros en distintas zonas horarias. Además, existen herramientas de husos horarios, como Meeting Planner de TimeandDate o Every Time Zone, que facilitan la coordinación. También puedes aprovechar una calculadora de solapamiento de zonas horarias como World Time Buddy.
2. Adoptar la comunicación asíncrona
Fomente las actualizaciones asíncronas a través de herramientas como Slack, Loom y Google Docs, y establezca normas de comunicación para que sus empleados las sigan definiendo los tiempos de respuesta esperados, cómo marcar los mensajes urgentes y cuándo es necesario reunirse cara a cara.
Sigue los ejemplos de empresas como Buffer y GitLab, que dan prioridad a las reuniones asincrónicas frente a las reuniones en directo. También puedes consultar el Remote Playbook de GitLab para obtener más consejos.
3. Aplicar el modelo "Seguir al Sol
Cree flujos de trabajo de 24 horas distribuyendo los equipos por zonas horarias para garantizar el impulso continuo del proyecto. Por ejemplo, una tarea puede empezar con un ingeniero de Estados Unidos, ser perfeccionada por un empleado de la India y, a continuación, revisada por un compañero de Portugal.
Este modelo aprovecha las ventajas de trabajar en distintos husos horarios, mejorando la cobertura de la asistencia y acelerando el tiempo de respuesta.
4. Alinear estratégicamente el personal en función de las zonas horarias
Coloque a los responsables clave de la toma de decisiones o a los jefes de equipo en cada zona horaria importante, para que puedan gestionar los problemas urgentes localmente. Esto reduce los cuellos de botella y ayuda a los equipos distribuidos a sentirse respaldados en cada una de sus zonas horarias.
5. Establecer límites claros y expectativas de comunicación
Los empleados deben designar sus horas de trabajo y reservar tiempo para compromisos personales en calendarios compartidos, de modo que quede claro cuándo está disponible cada miembro del equipo (y cuándo no).
Los directivos también deben modelar horarios de trabajo saludables y animar a los trabajadores a actualizar sus calendarios o estados de Slack para comunicar cuándo están almorzando o no deben ser molestados.
6. Cohesión transfronteriza
Existen numerosas formas de ayudar a los empleados distribuidos internacionalmente a sentirse parte de un equipo cohesionado.
- Organice eventos sociales virtuales con regularidad, como charlas de café, juegos de trivial, salas de escape virtuales o quedadas temáticas en franjas horarias rotativas.
- Utiliza una herramienta como Donut para emparejar aleatoriamente a los empleados para chatear.
- Organice retiros anuales en persona o reuniones regionales para que los empleados tengan la oportunidad de interactuar cara a cara.
- Crea canales asíncronos de "watercooler" en Slack, como #pets, #bookclub, etc. para mantener la conexión más allá de las tareas laborales.
7. Redefinir la productividad y evitar la microgestión
Confíe en su equipo. Céntrese en los resultados más que en las horas trabajadas, y comunique claramente que el rendimiento importa más que estar disponible 24 horas al día, 7 días a la semana.
Puedes utilizar herramientas como Trello, ClickUp o Notion para hacer un seguimiento transparente del progreso del proyecto sin tener que hacer constantes comprobaciones.
8. Apoyarse en la documentación y el intercambio de conocimientos
Haz hincapié en la importancia de compartir conocimientos y comprométete a documentarlo todo, incluidos los flujos de trabajo, las notas de las reuniones y mucho más. Utiliza wikis compartidos, manuales internos y repositorios de búsqueda como Confluence, Slate y Notion.
También es buena idea fomentar la cultura de "documentarse antes de debatir", que permite contribuciones asíncronas y evita repetir información.
9. Revise regularmente a sus empleados
Celebre reuniones individuales periódicas con los empleados para abordar cualquier problema que puedan tener, celebrar sus victorias y mantener un contacto humano a pesar de las diferencias horarias.
Utilice herramientas como Calendly para que los miembros del equipo puedan reservar el tiempo que mejor se adapte a sus horarios. También puedes aprovechar las encuestas de opinión para controlar el compromiso y la moral de los empleados.
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Trabajar en distintos husos horarios no está exento de dificultades, pero con las estrategias, herramientas y mentalidad adecuadas, un equipo disperso por todo el mundo puede ser ventajoso. Al fin y al cabo, la contratación transfronteriza permite acceder a los mejores talentos del mundo, y un equipo diverso e internacional puede aumentar la productividad y la innovación, entre otras ventajas.
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