Los avances tecnológicos y el impacto de COVID-19 han facilitado a las organizaciones la creación y el mantenimiento de equipos distribuidos. La idea de trabajar sin una oficina central a la que rendir cuentas se ha convertido en una perspectiva atractiva tanto para los empresarios como para los empleados, ya que esta estructura es fiable, eficiente y rentable para ambas partes.
Cuando los miembros de un equipo trabajan a distancia desde distintos lugares, están en mejores condiciones para mejorar la productividad. En primer lugar, el modelo de plantilla distribuida libera a los empleados de interrupciones innecesarias en el transporte, por lo que dedican menos tiempo a viajar y más al trabajo real. En segundo lugar, los empleados tienen más espacio para conectar con amigos y familiares, lo que resultaba más difícil en los modelos de plantilla tradicionales.
En resumen, los equipos distribuidos proporcionan un equilibrio entre vida laboral y personal relativamente superior, mientras que las empresas disfrutan de una plantilla motivada y satisfecha.
¿Qué es un "equipo distribuido"?
Los equipos distribuidos pueden definirse como modelos de lugar de trabajo en los que los miembros del equipo operan individualmente desde distintas ubicaciones. Cuando los trabajadores de una empresa están dispersos por distintos lugares del mundo y la organización carece de un espacio de trabajo físico, tiene un equipo distribuido internacionalmente. Estos equipos también suelen valorar los estilos de trabajo asíncronos.
Los equipos distribuidos también son diversos: por ejemplo, los empleados pueden trabajar desde sus casas, cafeterías o espacios de co-working. Mientras no se compartan oficinas, estos modelos cumplen el perfil de "equipo distribuido".
La diferencia entre equipos remotos y distribuidos
El trabajo a distancia es aquel en el que un equipo de trabajadores colabora desde distintos lugares del mundo, incluso en un espacio de oficina compartido. Aunque los equipos remotos existen desde hace tiempo, su importancia ha crecido con la proliferación de aplicaciones de trabajo digital y herramientas de colaboración.
En la actualidad, las principales ventajas de los equipos remotos son una mayor flexibilidad y autonomía para el empleado, y una reducción de los gastos generales para el empleador. Las empresas que aprovechan este modelo de espacio de trabajo también se benefician de la capacidad de innovación de sus empleados gracias a una mayor motivación derivada de la conciliación de la vida laboral y familiar.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre los equipos distribuidos y los remotos? En pocas palabras, la única diferencia es que los miembros de un equipo remoto pueden trabajar desde una oficina compartida cuando lo deseen, mientras que los miembros de un equipo distribuido no pueden.
Los equipos remotos tienen una sede central donde los empleados dispuestos pueden trabajar a tiempo parcial o completo. Un ejemplo es cuando una empresa de software con oficina en Nueva York contrata a agentes del centro de llamadas que viven en Arizona. Aunque estos empleados pueden trabajar desde donde quieran, la empresa sigue manteniendo su sede central.
Si la organización de software no tuviera oficinas físicas en Nueva York (ni en ningún otro lugar), se diría que tiene una plantilla distribuida.
Ventajas de trabajar con equipos distribuidos
Estas son algunas de las ventajas de trabajar con equipos distribuidos:
- Mejor retención de los empleados: El lugar de trabajo distribuido es una fuente de satisfacción para los empleados. Los empleados tienden a ser más leales cuando hay más flexibilidad y libertad. Por tanto, el proceso reduce la rotación de trabajadores.
- Menos gastos generales: Cuando su organización trabaja con empleados distribuidos, no tiene que gastar dinero en espacio de oficina, infraestructura de TI in situ y gastos de mantenimiento.
- Mayor productividad: Al no haber reuniones en persona, se pierde menos tiempo en desplazamientos y los trabajadores disponen de más tiempo para trabajar en sus proyectos.
- Hay más flexibilidad: Los empleados y sus jefes tienen un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada dentro del modelo de puesto de trabajo distribuido. Como los interesados tienen más tiempo para trabajar en proyectos personales y desarrollar su vida privada, su satisfacción y motivación aumentan.
- Acceso a los mejores talentos: Los equipos distribuidos permiten a las organizaciones trabajar con los mejores talentos de todo el mundo: la capacidad de emplear a partir de una reserva internacional de talentos es una ventaja competitiva crucial hoy en día.
Los retos de trabajar con un equipo distribuido
A pesar de su eficacia, el modelo de puesto de trabajo distribuido tiene sus retos. A veces, las diferencias horarias pueden afectar a la comunicación y la colaboración, lo que podría reducir la moral del equipo y dificultar la colaboración.
La dependencia de las herramientas de colaboración y del correo electrónico puede dar lugar a errores de comunicación. Por ejemplo, el uso de herramientas de traducción para comunicarse podría hacer que los mensajes perdieran su significado, lo que podría provocar disputas.
¿Cómo puede su empresa superar estos retos?
Cómo sacar lo mejor de los equipos distribuidos
1. Establecer expectativas claras
Lo mejor es comunicar sistemáticamente lo que se espera de cada miembro del equipo: todos los empleados deben trabajar para conseguir objetivos comunes que tengan unas directrices claras. Incluso si las personas trabajan desde diferentes lugares, debe haber un alto nivel de profesionalidad y centrarse en operaciones orientadas a resultados.
2. Aprovechar las herramientas adecuadas
Las organizaciones deben integrar herramientas de trabajo pertinentes y prácticas. Los empresarios deben investigar e instalar las mejores herramientas de mensajería, gestión de proyectos, videollamadas y correo electrónico. También es importante instalar las mejores redes privadas virtuales (VPN) para proteger los datos privados.
3. Mantener horarios regulares
Otra buena práctica consiste en mantener momentos de control constantes. Un director puede pedir a los miembros del equipo que realicen videollamadas individuales en momentos concretos para hablar de los avances del proyecto. Las reuniones de equipo en línea también pueden ayudar a fomentar la colaboración y servir de plataforma para dar feedback.
4. Reconocer el esfuerzo de los miembros del equipo
Celebrar las pequeñas victorias de cada miembro del equipo también es esencial para aumentar la motivación. Cuando todos se sienten apreciados, se sienten más motivados para trabajar en la consecución de los objetivos. Lo mejor es fomentar los debates semanales en los que los miembros comparten sus victorias de la semana.
5. Fomentar la comunicación asíncrona
Por último, las empresas deben dar prioridad a la comunicación asíncrona. Deben establecerse normas sobre el tiempo de respuesta y cuándo es necesario llamar por teléfono. De este modo, la comunicación asíncrona se convierte en la comunicación por defecto, salvo en caso de emergencia.
Conclusión
La conclusión es que el modelo de puesto de trabajo distribuido es la mejor opción si desea aumentar la productividad y mejorar la motivación en su lugar de trabajo (¡y ahorrar dinero!).
Con todas las ventajas que conlleva trabajar como un equipo distribuido, ampliar su equipo contratando empleados en otros países puede ser muy complicado. Cuando llega el momento de ampliar su equipo distribuido a otros países, trabajar con un Employer of Record (EOR) como Remofirst elimina las complejidades legales y facilita el crecimiento de su equipo en más de 150 países. Si está preparado para ampliar su equipo distribuido a otros países, póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información.
