El trabajo flexible se ha convertido en una tendencia popular a medida que más empresas se reestructuran para dar cabida a este modelo: los estudios muestran que muchas empresas están rediseñando su espacio de oficinas para dar cabida al trabajo híbrido.
Según una encuesta, los trabajadores a distancia ahorran al menos 2 horas al día gracias a la reducción de las reuniones en persona y los desplazamientos. Una gran parte de los trabajadores desea que se mantengan las opciones de trabajo flexible, y una encuesta mundial reveló que más de la mitad de los empleados dejaría su empleo si se les negara la flexibilidad en el trabajo tras la pandemia de Covid-19.
Aunque la mayoría de los empleados prefieren opciones de trabajo flexibles para quedarse, otros quieren más colaboración en persona. Aquí hablamos del trabajo asíncrono y síncrono, y de las ventajas e inconvenientes de cada uno.
¿Qué es un equipo asíncrono?
En un modelo de trabajo asíncrono (async), los empleados completan el trabajo asignado según su horario, trabajando desde distintos lugares y zonas horarias. El equipo tiene libertad para elegir un horario de trabajo flexible y realizar sus tareas cuando sean más productivos, siempre que terminen su trabajo.
Necesitas adoptar herramientas de comunicación asíncrona para este modelo, ya que los empleados están disponibles en diferentes momentos del día. La comunicación puede realizarse a través de herramientas o plataformas como el correo electrónico, software de gestión de proyectos, mensajería a través de Teams o Slack, herramientas de colaboración como G Suite, etc.
Es aconsejable tener una política clara que detalle los métodos de colaboración preferidos para una comunicación eficaz. Por ejemplo, puedes designar el correo electrónico para las comunicaciones generales, los mensajes de voz para transmitir información compleja, el software de gestión de proyectos y G Suite para compartir documentos y actualizaciones de proyectos, etc.
La colaboración asíncrona es ideal cuando tu equipo trabaja desde distintas regiones geográficas. Permite a los empleados mantener lo que consideran un horario de trabajo regular sin los inconvenientes de las zonas horarias enfrentadas.
¿Qué es un equipo síncrono?
Un equipo síncrono trabaja en colaboración al mismo tiempo, normalmente en persona o a veces a distancia. El equipo sigue un horario estándar para ejecutar sus obligaciones y tareas asignadas durante las mismas horas: la mayoría de las organizaciones tienen equipos síncronos que fichan a la entrada y a la salida a horas estándar. Aunque estos equipos pueden utilizar herramientas de comunicación virtual como el correo electrónico o la mensajería privada, también celebran frecuentes reuniones síncronas en persona en una oficina.
Si el equipo trabaja a distancia, la colaboración sincrónica se realiza mediante soluciones de comunicación en tiempo real como herramientas de videoconferencia (Zoom, Google Meet), llamadas telefónicas, correo electrónico, mensajes directos, etc. Aunque el correo electrónico y la mensajería también se utilizan de forma asíncrona, se espera que los destinatarios proporcionen información inmediata en la colaboración síncrona.
Incluso si tu modelo de trabajo es asíncrono, es posible que a veces necesites la colaboración síncrona, por ejemplo, si tienes un proyecto complejo que requiere una sesión informativa virtual individual para aclarar los detalles y responder a las preguntas del equipo. Sin embargo, si has elegido un modelo de colaboración asíncrono, debes mantener la comunicación síncrona al mínimo y utilizarla sólo cuando sea realmente necesario.
Ventajas e inconvenientes de la colaboración asíncrona
Dirigir un equipo asíncrono es el futuro del trabajo, pero tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Si tu trabajo exige colaboración asíncrona, es esencial que te familiarices con los pros y los contras para que puedas decidir cuál es el más adecuado para ti.
Ventajas de la colaboración asíncrona
- Da a los empleados más control sobre su jornada laboral - Trabajar con un acuerdo de trabajo flexible permite a los empleados adoptar el horario que más les convenga. Además, les da autonomía para trabajar a su propio ritmo, lo que contribuye a mejorar la productividad.
- Reduce la presión sobre los empleados - Con la colaboración asíncrona, los empleados pueden elegir trabajar cuando son más productivos. Esto conduce a una mejor planificación, mejorando así su aportación a los proyectos.
- Mejor colaboración en distintas zonas horarias: como no hay presión para establecer una comunicación en tiempo real, los empleados pueden comunicarse o dar su opinión cuando les resulte más cómodo, lo que fomenta una mejor colaboración en distintas zonas horarias.
- Aumenta la satisfacción de los empleados : el trabajo asíncrono ofrece a los empleados la flexibilidad de trabajar cuando mejor les convenga. De este modo, aprovechan al máximo su tiempo, lo que aumenta la productividad y, en última instancia, la satisfacción de los empleados.
Contras de la colaboración asíncrona
- Requiere una gran auto disciplina: el trabajo asíncrono significa que no podrá supervisar de cerca a los equipos para asegurarse de que trabajan cuando deben. Por lo tanto, los miembros del equipo deben tener un alto nivel de autodisciplina.
- Conexión debilitada - La falta de colaboración en persona y en tiempo real puede hacer que los empleados se sientan desconectados. Al retrasarse el feedback, el equipo tiene dificultades para interactuar de forma espontánea.
- Microgestión: si no confías en los empleados, puedes caer en la tentación de microgestionarlos, lo que agriará aún más la relación.
Ventajas e inconvenientes de la colaboración síncrona
A pesar de la creciente popularidad del modelo de trabajo asíncrono, mucha gente sigue prefiriendo la colaboración síncrona. Veamos algunas de sus ventajas e inconvenientes.
Ventajas de la colaboración síncrona
- Fomentar una fuerte conexión - La colaboración sincrónica, ya sea en persona o virtualmente, ayuda a crear compenetración entre los miembros del equipo, fomentando una fuerte conexión. La comunicación en tiempo real permite la lluvia de ideas espontánea y la retroalimentación instantánea, que son más difíciles en el modelo de trabajo asíncrono.
- Asignación más sencilla de proyectos complejos - El modelo síncrono permite la colaboración en tiempo real en proyectos complejos y asuntos delicados, eliminando la ambigüedad.
Contras de la colaboración síncrona
- Diferencias horarias - Conseguir que un equipo global colabore de forma sincronizada puede ser un inconveniente para algunos debido a las diferencias horarias. Si el modelo es inflexible y obliga a los empleados a trabajar fuera del horario habitual, puede afectar a su conciliación laboral y familiar y, a la larga, interferir en su productividad.
- Disminución de la productividad - Un modelo de trabajo síncrono exige que los empleados se presenten a trabajar a horas estándar, lo que puede no encajar bien con sus horarios personales. Como resultado, la falta de flexibilidad para trabajar a su hora ideal puede afectar significativamente a su productividad.
- Retrasos : cuando un empleado pasa una parte importante del día yendo y viniendo de la oficina, se reduce su productividad (tanto en el trabajo como en casa).
Conclusión
En resumen, el trabajo asíncrono (async work) sostiene la idea de que no todo el mundo hace su mejor trabajo durante las mismas horas de la jornada laboral. Mientras se cumplan los resultados y todo el mundo tenga acceso a la información que necesita, los equipos son más ágiles y productivos.
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