Principales conclusiones:
- La IA funciona mejor como asistente para tareas repetitivas y bien definidas, no como sustituto del criterio humano ni de la toma de decisiones finales.
- No todas las tareas laborales son adecuadas para los asistentes de IA. Algunas pueden delegarse, otras requieren una revisión humana y otras deben ser revisadas exclusivamente por personas.
- Un sencillo marco de delegación basado en la inteligencia artificial ayuda a los equipos a decidir qué automatizar, qué revisar y qué dejar totalmente en manos de personas.
La inteligencia artificial puede suponer un importante aumento de la productividad, pero solo cuando se utiliza de forma deliberada.
Una encuesta realizada en 2026 entre trabajadores estadounidenses por la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) reveló que los empleados que utilizan la inteligencia artificial estiman que esta les ahorra unas seis horas a la semana. No obstante, también dedican unas cuatro horas a la semana a revisar y corregir lo que genera.
De hecho, el 44 % afirma que parte de su producción puede calificarse como «basura de la IA»: contenido que, técnicamente, está terminado, pero que en realidad no es bueno.
Lo ideal es que los asistentes de IA eliminen las tareas repetitivas sin sustituir tu criterio, tu experiencia ni tus relaciones. No intentes automatizar todo lo que puedas; en su lugar, elabora un plan para centrar el uso de la IA en aquellos ámbitos en los que pueda aportar valor.
Primeros pasos con la IA: elabora un plan
Cuando empiezas a probar herramientas de IA para el trabajo, lo más recomendable es probar muchas plataformas diferentes (ChatGPT, Claude, Google Gemini, etc.) y distintos casos de uso.
Pero antes de empezar a automatizar los flujos de trabajo con IA, acumular gastos en software o idear docenas de instrucciones para la IA, reflexiona sobre las responsabilidades que ocupan tu jornada e identifica en qué aspectos la IA puede realmente ahorrarte tiempo.
Una vez que tengas tu lista, divide el trabajo en tres categorías:
- Buenos candidatos para la IA
- Requiere revisión humana
- Mantente plenamente humano
Esto facilita la decisión sobre cuál es el lugar que debe ocupar la IA en tu flujo de trabajo.
Un marco sencillo para la delegación de la IA
Ten en cuenta que el lugar donde asignes las tareas depende en gran medida de tu función. Un directivo puede utilizar la IA para organizar las notas de rendimiento, pero redactar la evaluación final personalmente; o un empleado del departamento financiero puede pedirle a la IA que le explique una fórmula, pero verificar el cálculo por su cuenta.
El hecho de que una secuencia de tareas la consideres «una buena candidata para la IA» no significa que debas dejarla ejecutarse de forma totalmente autónoma.
Además, estas categorías no son inamovibles. Una tarea puede pasar de una columna a otra en función de la confidencialidad de la información, las consecuencias de un error y la facilidad con la que se pueda comprobar el resultado.
En muchos procesos de trabajo, el enfoque más eficaz consiste en utilizar la inteligencia artificial como ayuda, sin dejar de asumir toda la responsabilidad sobre el resultado final.
Casos de uso de la IA para empezar
Si acabas de empezar, céntrate en tareas repetitivas, que requieran mucho tiempo y que sean fáciles de revisar.
Supera el temido bloqueo de la página en blanco
Tanto si le pides a la IA que elabore un orden del día para una primera reunión, que esboce un plan de proyecto o que haga un borrador de esa presentación que ya te pone nervioso, esta puede generar rápidamente un punto de partida.
Aunque la IA te ofrezca un borrador que está muy lejos de estar terminado, te da algo sobre lo que trabajar. Quédate con lo que funciona, elimina lo que no y da forma al resto con tus propios conocimientos y experiencia.
Encuentra información importante más rápido
Un informe extenso, la transcripción de una reunión, un hilo de mensajes o una recopilación de respuestas a una encuesta pueden contener información valiosa, pero encontrarla puede llevar más tiempo que actuar en consecuencia.
La IA puede ayudarte a orientarte antes de ponerte manos a la obra. Pídele que:
- Identifica los temas principales.
- Explicar los antecedentes de las decisiones.
- Asignar tareas.
- Resume los puntos de desacuerdo.
- Establece los plazos.
- Enumera o explica las preguntas que han quedado sin respuesta.
- Organiza la información por temas.
- Aporta ejemplos o recursos.
La IA puede ayudarte a poner en marcha un proyecto o a acudir a una reunión mejor preparado, con las expectativas claras y listo para aportar tu granito de arena. También es un lugar donde plantear preguntas, poner a prueba ideas o aclarar conceptos antes de compartirlos con los demás. Cuando se trata de la IA, no hay preguntas tontas.
Sin embargo, un resumen generado por IA no es más que una guía. Puede pasar por alto alguna salvedad importante, mezclar ideas que no guardan relación entre sí o hacer que un comentario provisional parezca una decisión definitiva. Úsalo para orientarte y centrar tu atención, y después consulta el material original.
Reducir el tiempo dedicado a la comunicación rutinaria
¿Dedicas demasiado tiempo de tu jornada laboral a tareas de comunicación rutinarias, como informes semanales, resúmenes de reuniones, correos electrónicos de seguimiento, preguntas frecuentes y documentos sobre procesos internos?
La mayoría de ellos siguen una estructura establecida que la IA puede reproducir con facilidad, sobre todo si se le proporcionan ejemplos. Es capaz de convertir un conjunto de notas en un primer borrador, adaptar una plantilla aprobada a un nuevo contexto o detallar las tareas pendientes para los distintos equipos.
El criterio humano sigue siendo importante. La IA puede redactar un informe estándar sobre el estado de un proyecto, pero no debería explicar un retraso grave a un cliente ni abordar las inquietudes de un empleado. Cuanto más dependa un mensaje de la confianza, el criterio o el contexto emocional, más directamente deberías implicarte.
Convierte la información no estructurada en conocimientos
Los flujos de trabajo diarios pueden resultar caóticos y estar repletos de datos: notas dispersas, transcripciones largas, comentarios abiertos, hojas de cálculo con múltiples pestañas. Es posible que dediques mucho tiempo a recopilar y dar sentido a ese rastro de información del que depende tu trabajo.
La IA puede ayudar a organizar esa información de forma que resulte más fácil de revisar. Por ejemplo, puede:
- Agrupa los comentarios de los clientes en temas comunes.
- Compara dos versiones de una póliza.
- Convierte la descripción de un proceso en una lista de comprobación.
- Organiza las ideas en una tabla.
- Convierte los datos sin procesar en gráficos o visualizaciones.
- Separa las cuestiones pendientes de las decisiones ya adoptadas.
Estas tareas son idóneas para la IA porque es posible comprobar la precisión de los resultados. Si la herramienta asigna una tarea a la persona equivocada o pasa por alto una distinción importante, se puede identificar el problema rápidamente.
Cuando las decisiones, los siguientes pasos y el contexto de referencia se documentan con claridad, los empleados dedican menos tiempo a buscar información en las reuniones y los mensajes, y los trabajadores asíncronos pueden ser productivos más rápidamente.
Genera ideas más rápido
La IA es capaz de generar rápidamente una amplia variedad de ideas, lo que la convierte en una herramienta muy eficaz para la lluvia de ideas.
Además, puede reducir las reticencias a compartir ideas sin contrastar que quizá no te atrevas a expresar en voz alta en una reunión.
Pídele a la IA que:
- Titulares o formulaciones alternativas
- Posibles objeciones de los clientes
- Diferentes formas de abordar un problema
- Formas de diferenciar tu empresa de la competencia
- Opciones más económicas o más estratégicas
- Preguntas que se deben plantear en una reunión
- Puntos débiles de una idea que estás barajando
- Supuestos que quizá estés haciendo
- Cómo podría valorar la propuesta otro departamento
Deja que la IA amplíe las opciones que tienes a tu disposición, pero reserva para ti mismo la evaluación y la decisión.
Buenas prácticas para utilizar la IA sin automatizar en exceso
Automatizar ciertos aspectos de tu carga de trabajo para ahorrar tiempo solo resulta eficaz cuando el resultado es preciso, seguro y se ajusta a tus aportaciones habituales.
Proteger la información confidencial
Piensa en una plataforma de IA como un proveedor de software externo, no como una conversación privada. Conlleva riesgos muy reales si la información confidencial de tu empresa se hace pública.
Antes de introducir datos de la empresa en una herramienta de inteligencia artificial, infórmate sobre las políticas de tu empresa y las prácticas de tratamiento de datos de la herramienta.
A menos que tu empresa haya autorizado expresamente su uso, evita compartir:
- Fichas de clientes
- Información sobre los empleados
- Resultados financieros
- Contratos
- Código fuente
- Planos inéditos
- Otro material confidencial o de carácter privado
Elimina la información identificativa siempre que sea posible y facilita únicamente lo que la herramienta realmente necesite. Si no estás seguro de si es adecuado compartir cierta información, omítela y consulta con tu responsable, el departamento de TI, el equipo de seguridad o el equipo jurídico.
Crea plantillas de indicaciones eficaces y reutilízalas para ganar tiempo
Cuanto más claras sean las instrucciones que des en una solicitud de IA, mejor será la calidad del resultado que obtendrás.
Explica en qué consiste el éxito definiendo:
- Público: ¿A quién va dirigida la obra?
- Objetivos: ¿Qué hay que conseguir?
- Contexto: ¿Cuál es el trasfondo o la situación?
- Requisitos: ¿Qué información debe incluirse?
- Formato: ¿Cómo debe organizarse el resultado final?
- Recursos: ¿A qué fuentes se debe dar prioridad?
- Ejemplos: ¿Qué refleja tus expectativas y preferencias?
- Limitaciones: ¿Hay algún aspecto desconocido o algún ámbito que haya que evitar?
También resulta útil indicar a la IA cómo debe gestionar la información que falta. Si se le indica que señale las lagunas en lugar de rellenarlas, se pueden reducir las «alucinaciones», como, por ejemplo, nombres, fechas, cifras o conclusiones inventadas.
Cuando estés satisfecho con una indicación y su resultado, guárdala para agilizar el trabajo en el futuro. Después, actualízala a medida que vayas descubriendo qué funciona, corrija los problemas recurrentes o adáptala a nuevos casos de uso.
Corregir el proceso antes de automatizarlo
Antes de incorporar la IA a un flujo de trabajo recurrente, compruébalo minuciosamente y estandarízalo. Una prueba útil consiste en ver si podrías explicar el proceso con claridad a un compañero de trabajo. Si no es así, probablemente sea necesario documentarlo antes de automatizarlo.
Confirmar y definir:
- ¿Qué información hay que incluir?
- ¿Qué pasos hay que seguir?
- ¿Quién es el responsable?
- Cómo es un resultado aceptable
- Cómo se evaluará el trabajo final
- ¿Qué tipos de errores requieren que se remitan a un nivel superior?
Los empleados pueden utilizar datos de entrada distintos, esperar resultados diferentes o dedicar más tiempo a corregir el resultado que el que antes dedicaban a realizar la tarea. La IA puede agilizar un proceso que funciona bien, pero no arreglará uno que no funciona.
Comprueba siempre los resultados de las apuestas de alto riesgo
La IA tiene demasiada seguridad en sí misma, un poco como ese chico de tu clase de Introducción a la Filosofía que siempre tenía una respuesta, fuera correcta o no. Presentará una estadística errónea, un requisito obsoleto o un cálculo incorrecto con la misma seguridad con la que ofrece una respuesta acertada.
Por ese motivo, no le des margen de maniobra en las decisiones que afecten al sustento, la seguridad o la reputación de las personas.
Comprueba todas las reclamaciones relacionadas con:
- Requisitos legales o normativos
- Orientación laboral
- Cifras y cálculos financieros
- Información médica o de seguridad
- Resultados de investigaciones y estadísticas
- Decisiones sobre contratación y rendimiento
- Compromisos con el cliente
- Fechas importantes, presupuestos o plazos
Cuando la respuesta de la IA entre en conflicto con tu propia interpretación o tu intuición, no te limites a elegir la respuesta que prefieras. Insiste para comprender por qué se tomó esa decisión y, a continuación, verifica cualquier afirmación.
Evalúa el valor real y sabe cuándo parar
En realidad, la IA debería reducir el esfuerzo total necesario para producir un trabajo de calidad. Presta atención a si realmente está reduciendo ese esfuerzo total: lleva un control del tiempo dedicado antes y después de utilizar la IA, del número de revisiones, de la precisión del resultado y de si la calidad final ha mejorado.
Reconsidera el flujo de trabajo si:
- Hay que dar muchas indicaciones para conseguir el resultado deseado tras varios usos.
- Dedica más tiempo a corregir que a realizar la tarea
- Me doy cuenta de que siguen pasándose por alto errores importantes
- Descubre que el resultado ya no se parece a ti
- Hay miembros del equipo que no entienden cómo toma decisiones la IA
La IA debería servir de apoyo a tu razonamiento, no sustituirlo. Si aceptas sus sugerencias sin cuestionarlas o dejas que se encargue de todo el razonamiento, corres el riesgo de sacrificar el desarrollo de habilidades a largo plazo a cambio de una eficiencia a corto plazo.
Trabaja de forma más inteligente, no solo más rápido
Cuando utilizas la IA de forma deliberada, deja de ser una mera herramienta para ahorrar tiempo. Te permite disponer de más tiempo para dedicarlo a las tareas en las que más se aprovechan tu creatividad, tu criterio y tu experiencia.
Los mejores usuarios de la IA no son los que automatizan más cosas. Son los que saben qué hay que automatizar y qué debe seguir haciéndolo una persona.
RemoFirst aplica la misma filosofía al ámbito laboral a nivel mundial. Utilizamos la inteligencia artificial para automatizar las tareas administrativas repetitivas, al tiempo que mantenemos a las personas involucradas en las decisiones que requieren criterio, conocimientos especializados en materia de cumplimiento normativo y apoyo humano.
La inteligencia artificial está integrada en los procesos de contratación a nivel mundial de RemoFirst para ayudar a:
- Redacta documentos y responde a preguntas más rápido
- Señalar problemas que puedan requerir atención
- Comparar el cumplimiento normativo, la remuneración y la disponibilidad de talento en los distintos mercados
- Acciones de recursos humanos de Surface que requieren atención
- Conciliar las nóminas y señalar los posibles errores
- Facilitar la toma de decisiones de contratación a nivel mundial de forma más rápida y mejor fundamentada
Detrás de cada flujo de trabajo impulsado por la inteligencia artificial hay un equipo de expertos locales que analizan situaciones complejas, orientan a los clientes sobre los requisitos específicos de cada país y ofrecen apoyo cuando más se necesita. Al combinar la inteligencia artificial con la experiencia humana, RemoFirst ayuda a las empresas a avanzar más rápido sin sacrificar la precisión, el cumplimiento normativo ni el conocimiento que requiere la gestión global del empleo.
