Desde sus registros de datos hasta el aspecto de su logotipo, la propiedad intelectual (PI) de su empresa es fundamental para mantener su éxito. Pero, ¿ha reevaluado la protección de su propiedad intelectual para asegurarse de que permanece intacta a medida que se expande más allá de sus fronteras? Al fin y al cabo, las protecciones locales pueden no ser aplicables a escala internacional.
¿Por qué? Las leyes que rigen los contratos, como los acuerdos de confidencialidad, varían según el país. Además, el robo de propiedad intelectual a escala mundial es una de las principales amenazas para la ciberseguridad.
Sin las salvaguardias adecuadas, la información sensible, la información de propiedad, los secretos comerciales y los activos de marca pueden ser vulnerables a robos o usos indebidos.
Principales conclusiones:
- La protección de los derechos de propiedad intelectual cuando se trabaja con un equipo internacional puede requerir un enfoque diferente al de su estrategia de expansión preinternacional.
- Los protocolos claramente definidos, las herramientas de colaboración seguras y las auditorías de seguridad pueden ayudar a proteger la propiedad intelectual.
- Es esencial registrar sus patentes, marcas y derechos de autor en los mercados clave.
Establecer políticas y acuerdos claros sobre propiedad intelectual
Lo primero es lo primero: como empresa global, querrá asegurarse de que todos los empleados entienden cómo gestiona su empresa los derechos de propiedad intelectual y su papel en la salvaguardia de los mismos.
Exija a los empleados y contratistas que firmen acuerdos en los que declaren que su empresa es propietaria de cualquier propiedad intelectual creada durante su empleo, y con quién pueden hablar de ella.
Los elementos clave de estos contratos deben incluir:
- Acuerdos de confidencialidad (NDA) que impiden a empleados o contratistas independientes compartir información que usted desea mantener confidencial.
- Contratos de cesión de propiedad intelectual que establezcan claramente que cualquier trabajo creado para su empresa sigue siendo de su propiedad.
- Acuerdos de empleo y contratistas que definan explícitamente la propiedad de la PI y las responsabilidades en materia de seguridad.
En algunos países, como Suiza, las leyes de propiedad intelectual reconocen automáticamente como titular de los derechos a la persona que creó la propiedad intelectual, no al empleador.
Por eso es importante incluir en los contratos una cláusula que establezca claramente que toda propiedad intelectual creada en el curso de la relación laboral por los empleados (o contratistas) es propiedad de su empresa. No se puede confiar simplemente en una presunción de propiedad.
¿Le sorprende? Considere la posibilidad de consultar a expertos para obtener asesoramiento jurídico sobre la información específica de cada jurisdicción en cada país en el que emplee trabajadores. De ese modo, es menos probable que le pille desprevenido, dejando vulnerable su valiosa propiedad intelectual.
Utilice herramientas de colaboración seguras
Los contratos de trabajo sólidos son imprescindibles para la protección de la propiedad intelectual. Pero ni siquiera los acuerdos más férreos garantizan la protección total de la propiedad intelectual frente a los ciberdelincuentes. Mantener la seguridad de los datos de la empresa requiere herramientas únicas, como el cifrado de extremo a extremo.
Para garantizar que su equipo global se comunica, almacena archivos y gestiona proyectos de forma segura, debe:
- Utiliza herramientas con cifrado de extremo a extremo como Signal, ProtonMail o Microsoft Teams para todas las comunicaciones.
- Almacena los archivos confidenciales en plataformas en la nube como Google Workspace, Microsoft OneDrive o AWS, que pueden gestionar el acceso de los usuarios.
- Limita quién puede ver y editar documentos y datos.
- Evite utilizar métodos de intercambio de archivos no seguros, como archivos adjuntos de correo electrónico, para la IP sensible.
También debe predicar con el ejemplo. Por ejemplo, no envíes mensajes de empresa a través de MMS sin cifrar si exiges a tus empleados que utilicen Signal para comunicarse en el trabajo.
Registre su propiedad intelectual en mercados clave
Registre sus patentes, marcas y derechos de autor en los países en los que desarrolla su actividad o emplea a trabajadores para facilitar que su empresa opere a través de las fronteras de forma segura.
Entre los tipos de protección jurídica de la propiedad intelectual figuran los siguientes
- Marcas que protegen su marca, logotipo y nombres de productos
- Patentes para proteger las invenciones y la tecnología patentada
- Derechos de autor que pueden abarcar obras creativas, programas informáticos y contenidos escritos.
Aunque la protección de los derechos de autor se concede automáticamente en el momento de la creación en la mayoría de los países, el registro ofrece ventajas adicionales, como la prueba oficial de la propiedad y la posibilidad de interponer una demanda por infracción de los derechos de autor.
Aquí puede registrar su IP:
- Estados Unidos: Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO)
- Unión Europea: Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea (EUIPO)
- China: Administración Nacional de la Propiedad Intelectual de China (CNIPA)
También puede solicitar protección en varios países a través del Tratado de Cooperación en materia de Patentes (PCT) si es titular de patentes internacionales.
Impartir formación sobre seguridad e IP a los empleados
Un programa de formación puede ayudar a los contratistas y a los empleados a tiempo completo a comprender las medidas que deben tomar para proteger la propiedad intelectual de su empresa. Para asegurarse de que los empleados no manejan indebidamente información confidencial, debería:
- Proporcione a los miembros del equipo directrices escritas sobre el tratamiento seguro de los datos (y manténgalas actualizadas).
- Organice talleres periódicos para educar a los empleados sobre cómo mantener la confidencialidad y la seguridad de la propiedad intelectual.
- Cree un protocolo claro para informar sobre presuntas violaciones de IP o accesos no autorizados a sus datos.
La formación debe ser una parte constante de su flujo de trabajo, sobre todo si su empresa tiene información confidencial que necesita protección.
Considere la posibilidad de ofrecer módulos de microaprendizaje semanales o mensuales en lugar de talleres anuales de un día de duración. Esto ayuda a mantener la información actualizada e integra la seguridad en la rutina diaria de sus empleados.
Supervisar y hacer cumplir las medidas de protección de la propiedad intelectual
Una vez que sus herramientas son seguras, su IP está registrada y sus empleados han recibido formación, es hora de relajarse, ¿verdad? Pues no.
Mantener la seguridad continua de la propiedad intelectual no es un proceso de "todo listo". Incluso con acuerdos y medidas de seguridad sólidos, es necesario supervisar constantemente los sistemas y abordar las infracciones para detectar y hacer frente a posibles amenazas.
Deberías seguir haciéndolo:
- Revise los registros para asegurarse de que los usuarios no autorizados no acceden a los archivos confidenciales.
- Utilice herramientas automatizadas de prevención de pérdida de datos para evitar filtraciones y cumplir normativas más amplias como el Reglamento General de Protección de Datos de la UE.
- Tome medidas legales rápidas contra las violaciones de la propiedad intelectual, incluidas cartas de cese y desistimiento y cualquier recurso legal disponible en el país donde se haya producido la infracción.
Para asegurarse de que su IP está protegida con los protocolos más actualizados, considere la posibilidad de auditar periódicamente su protección de IP. Así podrá ver qué funciona, qué no y qué medidas tomar para mejorar.
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