Principales conclusiones:
- Las mejores herramientas para el teletrabajo resuelven un problema sin crear otro nuevo. Si gestionar una aplicación supone más trabajo que el problema que resuelve, probablemente no sirva de nada.
- No todas las aplicaciones nuevas merecen un lugar permanente en tu flujo de trabajo. Prueba las herramientas de forma selectiva y no te obligues a utilizar una que te complique más las cosas de las que te facilita solo porque sea nueva y llamativa —o porque tenga estrellas y frijoles que tejen—.
- Los empleados deben consultar las políticas de su empresa antes de conectar una nueva herramienta a una cuenta o dispositivo de trabajo. Las mejoras en la productividad no compensan una conversación incómoda con el departamento de TI.
El teletrabajo tiene muchas ventajas: no hay que desplazarse al trabajo, ofrece más flexibilidad y permite controlar mejor cómo encaja el trabajo en la vida cotidiana.
Pero cualquiera que trabaje a distancia sabe que la flexibilidad conlleva algunas desventajas. Está esa línea difusa entre el trabajo y el hogar cuando el portátil está siempre ahí, las cortadoras de césped que se ponen en marcha en el peor momento posible, las distracciones domésticas y un flujo constante de notificaciones de compañeros de trabajo que intentan mantenerse en contacto desde la distancia.
De hecho, el Índice de Tendencias Laborales 2025 de Microsoft reveló que el 20 % de los usuarios de Microsoft 365 que recibían más notificaciones se veían interrumpidos por una reunión, un correo electrónico o un chat aproximadamente cada dos minutos durante la jornada laboral.
Existen numerosas herramientas de teletrabajo que pueden reducir estos pequeños inconvenientes cotidianos. Probablemente ya conozcas muchas de ellas, como Slack, Zoom y Asana. Pero aquí te presentamos ocho aplicaciones menos conocidas que resuelven los pequeños problemas con los que se topan habitualmente los teletrabajadores.
¿Qué hace que merezca la pena utilizar una herramienta de trabajo a distancia?
En el mercado hay numerosas herramientas para mejorar la productividad de los trabajadores a distancia. Las más útiles resuelven un problema concreto sin sobrecargar el sistema con funciones innecesarias. Deben integrarse en los flujos de trabajo existentes, ser fáciles de configurar y tener una curva de aprendizaje asequible.
También hay que tener en cuenta un aspecto práctico: la política de la empresa. Antes de vincular un nuevo software a una cuenta de trabajo o de instalarlo en un dispositivo gestionado por la empresa, los empleados deben consultar las políticas de la empresa. Algunas empresas permiten el uso de aplicaciones de productividad personales, mientras que otras tienen requisitos más estrictos en cuanto a lo que puede acceder a los dispositivos, cuentas o datos de la empresa.
Teniendo esto en cuenta, estas ocho aplicaciones nos han llamado la atención por las pequeñas molestias cotidianas que ayudan a resolver.
8 herramientas para el teletrabajo que vale la pena probar
1. Reclaim.ai
Reclaim.ai es una herramienta de planificación que utiliza la inteligencia artificial para ayudarte a reservar tiempo para trabajar con concentración cuando las reuniones y los compromisos no dejan de ocupar tu agenda.
Reclaim busca y programa automáticamente el trabajo en función de los compromisos existentes y, a continuación, los reorganiza a medida que se añaden nuevas reuniones.
Resulta especialmente útil para personas que forman parte de equipos distribuidos o que desempeñan funciones en las que se celebran muchas reuniones y hay que coordinar constantemente las citas para llamadas con clientes, reuniones de equipo o reuniones individuales.
Características principales:
- Protege automáticamente los intervalos de tiempo libres del calendario con AI Focus Time
- Programa rutinas recurrentes, como una sesión de entrenamiento o tiempo para tareas administrativas, de forma flexible en función de las reuniones ya programadas con AI Habits
- Programa y sincroniza tareas de herramientas como Asana, ClickUp y Jira
- Encuentra y reprograma las mejores horas para las reuniones que se adapten a todos con Smart Meetings
- Crea enlaces de programación que reflejan automáticamente los cambios en la disponibilidad del calendario
Precios: Hay disponible un plan Lite gratuito, y el plan Starter cuesta 10 USD por usuario al mes. También hay disponibles los planes Business y Enterprise.
Disponibilidad de la plataforma: Principalmente basada en la web y optimizada para dispositivos móviles.
2. Espanso
Teclear la misma información una y otra vez es una pequeña molestia que se acumula rápidamente. Espanso es un expansor de texto gratuito y de código abierto que resuelve este problema permitiendo a los usuarios crear comandos cortos que se convierten automáticamente en respuestas predefinidas más largas, enlaces, frases o bloques de texto en cualquier lugar donde escriban.
Resulta especialmente útil para los equipos de atención al cliente, los responsables de selección de personal, los redactores, los desarrolladores y cualquier persona que tenga que volver a escribir la misma información una y otra vez en correos electrónicos, chats o formularios en línea.
Características principales:
- Expande comandos cortos en bloques completos de texto predefinido en diferentes aplicaciones mediante palabras clave activadoras
- Inserta automáticamente la fecha, la hora o emojis en un fragmento de código mediante contenido dinámico
- Solicita a los usuarios que rellenen los datos del formulario, como el nombre o la fecha, antes de completar una plantilla más compleja.
- Ofrece opciones de programación y personalización para usuarios con conocimientos técnicos más avanzados
- Permite a los usuarios explorar e instalar conjuntos de fragmentos de código compartidos por otros usuarios a través de Espanso Hub, un ecosistema de paquetes.
Precio: Totalmente gratuito y de código abierto, sin necesidad de suscripción.
Plataformas compatibles: Windows, Mac y Linux
3. LocalSend
Traspasar archivos entre un ordenador portátil y un móvil suele ser complicado, sobre todo cuando se trata de sistemas operativos diferentes.
LocalSend facilita la transferencia directa de archivos entre dispositivos cercanos conectados a la misma red local, incluso aunque utilicen sistemas operativos diferentes. Los archivos nunca tienen que subirse a Internet, por lo que no es necesario disponer de almacenamiento en la nube, de una cuenta ni de una conexión a Internet activa.
Es una buena opción para aquellas personas que alternan habitualmente entre el portátil y el móvil, o que utilizan dispositivos con diferentes sistemas operativos, y buscan una forma rápida de transferir archivos sin tener que recurrir al correo electrónico ni al almacenamiento en la nube.
Características principales:
- Transfiere archivos directamente entre dispositivos conectados a la misma red local
- No requiere ninguna cuenta de usuario ni servicio de almacenamiento en la nube
- Funciona en varios sistemas operativos y ofrece una funcionalidad totalmente sin conexión.
- Admite archivos, fotos y otro tipo de contenido
- Protege las transferencias mediante el cifrado HTTPS y un PIN opcional para una verificación adicional
Precio: Gratuito y de código abierto, sin anuncios ni costes ocultos.
Disponibilidad de la plataforma: Disponibilidad de la plataforma : Windows, Mac, Linux, iOS y Android.
4. Un momento
Consultar las aplicaciones que distraen puede convertirse en algo casi automático, y ese es precisamente el hábito que «One Sec» está diseñada para interrumpir. La aplicación introduce una breve pausa antes de abrir determinadas redes sociales, aplicaciones o páginas web, lo que da a los usuarios un momento para decidir conscientemente si quieren continuar o no.
Es útil para los trabajadores que quieren reducir el tiempo que pasan desplazándose por la pantalla sin pensar en nada y mejorar su concentración.
Características principales:
- Añade un breve retraso antes de abrir las aplicaciones que hayas marcado como «distraentes».
- Ofrece aplicaciones alternativas para tomarse un respiro mental, como ejercicios de respiración o escribir una frase breve.
- Bloquea por completo las aplicaciones seleccionadas durante las horas programadas del día
- Permite a los usuarios establecer límites e interrumpir sesiones prolongadas de desplazamiento con su «freno de emergencia contra el doomscroll».
- Mantiene la privacidad de los datos de uso, en lugar de venderlos o analizarlos
Precios: La versión gratuita te permite utilizarla con una aplicación o página web seleccionada, mientras que One Sec Pro admite un número ilimitado de aplicaciones y ofrece funciones adicionales.
Disponibilidad de la plataforma: iOS y Android, con extensiones de navegador para Windows, macOS y Linux
5. Raycast
Raycast es una herramienta que se maneja con el teclado y que permite a los usuarios acceder rápidamente a aplicaciones, archivos, enlaces y tareas habituales sin tener que ir navegando por carpetas y menús.
Resulta especialmente útil para aquellas personas que se sienten cómodas con los atajos de teclado y quieren dedicar menos tiempo a hacer clics y a cambiar de ventana.
Características principales:
- Permite abrir aplicaciones, archivos, comandos y otros recursos de uso frecuente desde una única barra de búsqueda
- Guarda un historial con función de búsqueda del texto copiado anteriormente y otros contenidos del portapapeles
- Realiza cálculos y conversiones mediante consultas en lenguaje natural
- Guarda texto reutilizable con «Snippets» y crea accesos directos a archivos, enlaces y acciones a los que se accede con frecuencia con «Quicklinks»
- Admite extensiones que conectan Raycast con aplicaciones de terceros y añaden nuevos flujos de trabajo
Precios: Gratuito para uso personal; los planes de pago empiezan en 8 USD al mes para la versión Pro y en 12 USD por usuario al mes para equipos. También hay disponibles precios para empresas.
Disponibilidad en las siguientes plataformas: macOS, Windows, iOS y iPadOS.
6. Krisp
Cualquier persona que trabaje a distancia conoce el estrés que supone atender una llamada en un hogar ruidoso o en un espacio compartido. Krisp utiliza la cancelación de ruido basada en inteligencia artificial para filtrar los sonidos de fondo en ambas direcciones: los compañeros de trabajo oyen menos ruido del entorno del usuario, mientras que el usuario oye menos ruido del entorno de los demás. Esto incluye distracciones como conversaciones, tráfico, ruidos domésticos y ladridos de perros.
Es útil para cualquiera que no disponga de un lugar perfectamente silencioso para trabajar. La plataforma también ha ampliado sus funciones más allá de la cancelación de ruido para incluir notas de reuniones y herramientas de transcripción.
Características principales:
- Elimina el ruido de fondo y la diafonía tanto del micrófono del usuario como del audio entrante
- Reduce los ecos no deseados durante las llamadas
- Transcribe las llamadas y utiliza las notas de las reuniones generadas por IA para elaborar resúmenes y listas de tareas pendientes
- Incluye conversión de acentos mediante IA y transcripción multilingüe
- Funciona con las plataformas de reuniones ya existentes, en lugar de requerir un sistema de llamadas independiente
Precios: Hay disponible una prueba gratuita de siete días. El plan Core cuesta 8 USD por usuario al mes si se factura anualmente, mientras que el plan Advanced cuesta 15 USD por usuario al mes. Los planes Enterprise tienen precios personalizados.
Disponibilidad de la plataforma: aplicaciones de escritorio para Windows y macOS, además de aplicaciones para iOS y Android que ofrecen la mayoría de las funciones. También hay extensiones web disponibles.
7. Readwise y Reader
La siguiente solución está dirigida a cualquiera que tenga un sinfín de pestañas abiertas en el navegador, marcadores y contenidos guardados para leer más tarde, dispersos por toda la red. Readwise y Reader ofrecen a los usuarios un único lugar donde organizar, volver a consultar y, de hecho, aprovechar esos recursos.
Resulta especialmente útil para escritores, investigadores, analistas, estrategas y cualquier persona que necesite mantenerse al día con una gran cantidad de información relacionada con el trabajo.
Características principales:
- Guarda artículos, archivos PDF, boletines informativos, fuentes RSS y otros contenidos en una bandeja de entrada universal para lectura
- Permite a los usuarios resaltar imágenes, tablas, texto con formato y mucho más, para luego exportar esos fragmentos resaltados a herramientas como Notion y Obsidian.
- Muestra de nuevo los momentos destacados y las anotaciones guardadas a través de la aplicación y un correo electrónico diario para ayudarte a recordarlos
- Utiliza Ghostreader, un copiloto basado en GPT, para responder a preguntas sobre los recursos guardados
- Facilita la búsqueda de contenidos leídos o resaltados anteriormente gracias a las funciones de búsqueda y etiquetado
Precios: Hay disponible una prueba gratuita de 30 días. El plan completo, que incluye Reader, tiene un precio a partir de 9,99 USD al mes con facturación anual, aunque también hay otros planes disponibles.
Disponibilidad de la plataforma: web, ordenador, iOS y Android.
8. Amigo de concentración
Para los teletrabajadores a los que les cuesta mantenerse centrados en sus tareas, Focus Friend convierte la concentración en un juego. Creada por el autor y veterano creador de contenidos educativos Hank Green, la aplicación asocia cada sesión de trabajo a una pequeña «habichuela» animada que teje mientras el usuario trabaja. Al completar las sesiones de concentración, se ganan calcetines y bufandas que los usuarios pueden canjear por adornos para la habitación de la habichuela.
Es una buena opción para aquellas personas a las que les resulta fácil ignorar los temporizadores convencionales o que responden mejor a la gamificación y a un ligero estímulo para cumplir con sus compromisos.
Características principales:
- Permite a los usuarios elegir sesiones de trabajo de diferente duración
- Asigna al «Bean Friend» una tarea propia que debe completar mientras el temporizador está en marcha
- Bloquea las aplicaciones que distraen durante las sesiones con el modo «Deep Focus»
- Incluye temporizadores de descanso para una rutina al estilo Pomodoro
- Muestra el temporizador en marcha en la pantalla de bloqueo del teléfono, con compatibilidad con Live Activity
- Recompensa las sesiones completadas con nuevos diseños y decoraciones para el frijol
Precio: Descarga gratuita, con compras opcionales dentro de la aplicación para skins de frijoles y una suscripción para acceder a funciones adicionales.
Disponibilidad de la plataforma: iPhone, iPad y Android; las versiones para Windows y macOS estarán disponibles próximamente.
Cómo crear una pila que se adapte a tus necesidades
El teletrabajo conlleva una serie de pequeñas molestias. Las herramientas adecuadas no las eliminarán todas, pero pueden acallar un espacio de trabajo ruidoso, reducir las tareas repetitivas, limitar las distracciones o poner un poco de orden en ese caos de artículos guardados.
Nadie necesita todas las herramientas de esta lista; con unas pocas que faciliten la jornada laboral es más que suficiente.
¿Buscas otra forma de ahorrar tiempo? Descubre cómo los teletrabajadores pueden utilizar la inteligencia artificial para ahorrar tiempo sin automatizar en exceso sus tareas.
