Cómo enviar portátiles y equipos informáticos al extranjero de forma segura

Si gestiona una plantilla global, es probable que haya tenido que enviar equipos informáticos -como portátiles, monitores y teléfonos móviles- a través de las fronteras, ya sea para empleados remotos o como parte de una reubicación de personal.

Así que, llegado el momento, ¿cuál es el mejor método para enviar portátiles al extranjero? Definitivamente, no es tan sencillo como meter los artículos en una caja y dejarlos en la oficina de correos. De hecho, desde la normativa aduanera hasta la seguridad y la cobertura del seguro, el envío internacional es un proceso complejo y complicado.

Sin embargo, no tiene por qué ser difícil. Si se toma el tiempo necesario para planificarlo con antelación, puede reducir el riesgo de daños, robos, retrasos en aduanas o pérdida de envíos.

Principales conclusiones: 

• Tomar medidas como borrar los datos, cifrar los discos duros y embalar adecuadamente los accesorios ayuda a salvaguardar el equipo que envía a los talentos remotos en todo el mundo.
• La estandarización de los procesos de preparación de los envíos -desde la selección de los materiales de embalaje hasta la garantía de un embalaje adecuado, la obtención de un seguro de envío y la cumplimentación por adelantado de la documentación de despacho de aduanas- puede reducir los retrasos.
• Proporcionar instrucciones claras y ayudar a los empleados con el embalaje y las etiquetas de envío adecuados puede hacer que la devolución de los equipos sea relativamente sencilla durante el periodo de baja.

Preparación de los dispositivos antes del envío

Un elemento clave del envío internacional de artículos tecnológicos es asegurarse de que los dispositivos están preparados para su uso y envío antes de meterlos en la caja. Siga estos pasos para asegurarse de que el equipo está seguro y listo para su uso cuando llegue:

Preparación electrónica

Antes de embalar el hardware, hay que seguir varios pasos para asegurarse de que está listo para su uso nada más sacarlo de la caja. Deberás:

• Restablezca las cuentas: Si el dispositivo fue utilizado anteriormente por otro empleado, asegúrate de cerrar la sesión de todas las cuentas de la empresa y personales.
  
  
• Copia y borra datos: Copia todos los datos que necesites conservar y, a continuación, borra todos los archivos del dispositivo de forma segura. Esto puede ayudarte a mantener tu propia seguridad informática y garantizar el cumplimiento de normativas como el GDPR.
  
  
• Instale el software: Preinstala todo el software necesario para que el empleado pueda ponerse a trabajar en cuanto reciba el dispositivo.
  
  
• Cifrar y proteger: Cifra el disco duro para proteger tus datos en caso de robo durante el transporte. También es aconsejable configurar el acceso remoto en caso de que necesites gestionar el dispositivo desde lejos.

Preparación física

Preparar adecuadamente el hardware físico y mantener los artículos de un mismo envío separados unos de otros ayuda a prevenir daños. Como parte de este proceso, asegúrese de:

• Apagar: Apague completamente el dispositivo. Si es posible, desconecta la batería para evitar que se encienda accidentalmente durante el transporte.
  
  
• Empaqueta los accesorios por separado: Empaqueta todos los accesorios -como teclados, dongles, ratones y cargadores- en bolsas o cajas individuales y claramente etiquetadas para evitar que rayen el dispositivo o se rayen entre sí.
  
  
• Etiquételo todo: Etiquete claramente el equipo con información identificativa, incluidos los números de serie, así como el nombre, departamento o cargo del destinatario.
  
  
• Documente el estado: Tome fotos del dispositivo desde todos los ángulos para documentar su estado antes del envío. Registre el número de serie en su sistema de gestión de activos. Esto le ayudará a reclamar al seguro en caso de daños.

Mejores prácticas de envasado y etiquetado

Una vez preparado el dispositivo, asegúrese de que llega sano y salvo:

• Utilizar un embalaje resistente y de varias capas: Empiece con el embalaje original o con una caja nueva y resistente para cada envío. El embalaje doble, en el que la caja del dispositivo se coloca dentro de una caja de envío más grande y bien acolchada, proporciona una capa de absorción de impactos. Utilice plástico de burbujas u otros materiales acolchados para mayor protección.
  
  
• Utilizar bolsas antiestáticas: Coloque los aparatos electrónicos en bolsas antiestáticas para protegerlos de las descargas estáticas que pueden dañar los componentes sensibles.
  
  
• Incluir los números de serie en varios lugares: Asegúrate de que el número de serie del dispositivo se registra dentro de la caja y se incluye con la documentación de envío para su seguimiento y verificación.
  
  
• Añadir etiquetas de "frágil": Marque claramente el paquete como "Frágil" para fomentar una manipulación cuidadosa durante el tránsito.
  
  
• Embalaje correcto de las pilas de litio: El envío de dispositivos con baterías de iones de litio presenta riesgos potenciales de incendio, y los transportistas los consideran mercancías peligrosas.
  
  
  • Por qué es importante: Si están dañadas, cortocircuitadas o mal embaladas, las pilas de litio pueden sobrecalentarse e incendiarse.
    
    
  • Acciones requeridas: Debe pegar la etiqueta de advertencia "Batería de litio" requerida en el exterior del paquete. Confirme siempre la normativa específica con la empresa de transporte elegida, ya que las directrices para el transporte aéreo son especialmente estrictas.

Elegir el método de envío adecuado

Seleccionar el transportista y el servicio de envío adecuados es tan importante como la preparación física. Hay muchos proveedores de transporte entre los que elegir, así como buenas prácticas que seguir. Por ejemplo:

• Mensajero frente a transitario:
  
  
  • Servicios de mensajería (DHL, FedEx, UPS, etc.): Ideales para envíos únicos o de pequeñas cantidades. Se encargan de todo el proceso de puerta a puerta, garantizando la seguridad y el seguimiento que desea para sus equipos informáticos.
    
    
  • Transitarios: Más adecuados para envíos a granel o artículos de gran tamaño. Estas empresas se coordinan con múltiples transportistas y pueden ser más rentables para la logística a gran escala, como la instalación de una nueva oficina.
    
• Exprés o económico: Tendrás que sopesar la rapidez y los gastos de envío. El envío urgente hace que el equipo llegue antes, pero cuesta más, mientras que el envío económico es más barato pero tarda más. La decisión depende de la urgencia con que el empleado necesite el dispositivo.
  
  
• Priorice la experiencia del transportista sobre el coste: No elija por reflejo la opción de envío más barata. En su lugar, seleccione transportistas con experiencia internacional demostrada en el envío de productos electrónicos. Estarán mejor equipados para gestionar las interacciones con las aduanas y otros posibles problemas.
  
  
• Utilice siempre la información de seguimiento: Los números de seguimiento permiten saber dónde y cuándo llegará su envío. Controlar el progreso del paquete le ayuda a reaccionar con rapidez si se produce algún problema o retraso.
  
  
• Exija firma y comprobante de entrega: Exija siempre una firma en el momento de la entrega. Esto ayuda a confirmar que el paquete se entregó a la persona correcta y le proporciona una prueba de entrega en caso de que surja alguna disputa.

Seguros y gestión de riesgos

El seguro estándar de mensajería puede no ofrecer cobertura suficiente para artículos de gran valor, como los equipos informáticos. ¿Por qué? Esta cobertura limitada suele basarse en el peso del artículo, no en su valor real. 

Elegir una cobertura de "valor declarado" puede ser una mejor opción, ya que le permite reponer el equipo perdido o dañado. También puede contratar una póliza directamente con el transportista. Si no, normalmente puedes contratar la cobertura a través de una compañía de seguros externa.

Al elegir una póliza, asegúrese de que cubre el coste total de reposición, no sólo el valor depreciado. Comprueba que la cobertura cubra también los daños que puedan producirse durante las inspecciones aduaneras.

Si un paquete se pierde, resulta dañado o sufre un retraso importante, es esencial actuar con rapidez. Ponte en contacto inmediatamente con el transportista para informarle del problema, ya que puede haber plazos para presentar reclamaciones. 

Esté preparado para proporcionar toda la documentación pertinente, incluido el número de seguimiento, el número de serie, la prueba de valor y las fotos tomadas antes del envío. 

Después, una vez presentada la reclamación, asegúrese de hacer un seguimiento con la compañía o el proveedor de seguros para asegurarse de que se está tramitando.

Consideraciones aduaneras y de conformidad

La cumplimentación de documentación detallada, incluida una factura comercial con una descripción completa de los artículos, su valor, el país de origen y el código del Sistema Armonizado, ayuda a garantizar que su envío cumple los trámites aduaneros.

También debe estar preparado para posibles tasas aduaneras, aranceles o impuestos sobre el valor añadido (IVA) que pueda imponer el país de destino. Por ejemplo, países como Brasil y la India son conocidos por aplicar importantes impuestos a la importación de productos electrónicos, lo que puede incrementar el coste total.

Además, algunos países pueden imponer restricciones a los productos electrónicos que utilizan tecnologías de cifrado potentes o baterías de litio, lo que podría requerir licencias especiales para su importación. 

La normativa puede cambiar, así que asegúrese de comprobar la normativa del país de destino en materia de electrónica, seguridad de la información y derechos de importación para asegurarse de que dispone de toda la documentación necesaria antes de realizar el envío.

Reducción de riesgos y retrasos

Aunque pueden producirse retrasos inesperados en los envíos, hay medidas que puede tomar para reducir el riesgo. 

Crear procesos de envío estandarizados para toda la empresa con plantillas y una lista de comprobación paso a paso puede ayudar a garantizar la coherencia y la eficacia. Asimismo, la selección de proveedores fiables y la tramitación previa de los envíos con agentes de aduanas, siempre que sea posible, pueden minimizar los posibles problemas. 

Por último, asegúrese de mantener una comunicación abierta con el empleado que vaya a recibir el envío. Instrúyale para que inspeccione los artículos inmediatamente después de recibirlos y confirme que todos los componentes han llegado sanos y salvos.

Normalización de los envíos de equipos informáticos

No hay duda: codificar las prácticas de cumplimiento de la normativa para los envíos internacionales no sólo simplifica el proceso para sus empleados, sino que también protege a su empresa.

Desde un sistema centralizado de inventario y seguimiento de activos hasta la vinculación del proceso de envío de TI con la incorporación de los empleados, existen otras muchas formas de crear un proceso de envío uniforme y sin problemas. 

Por ejemplo, si contrata a empleados de todo el mundo a través de un EOR (Employer of Record ), éste puede gestionar a menudo el proceso de envío de equipos, ahorrando a su equipo de RR.HH. el quebradero de cabeza de tener que ocuparse ellos mismos de la logística. 

Combinada con el uso de proveedores fiables y la autorización previa de los envíos cuando sea posible, esta asociación es a menudo una de las formas más fáciles de minimizar los retrasos.

Buenas prácticas para los empleados que devuelven equipos

Cuando un empleado abandona la empresa, disponer de un proceso sencillo para devolver los equipos informáticos durante la baja es tan importante como el envío inicial de los equipos. He aquí cómo simplificar el proceso:

• Proporcione kits de devolución: Facilite a los empleados la devolución de equipos enviándoles un kit que incluya un embalaje resistente, etiquetas de envío prepagadas e instrucciones claras.
  
  
• Borrar dispositivos: Asegúrate de que se eliminan todos los datos de la empresa haciendo que el empleado realice un borrado seguro o configurando el dispositivo para un borrado remoto una vez que vuelva a estar en línea.
  
  
• Exija que se incluyan los accesorios: Recuerda a los empleados que deben devolver todo lo que venía con el dispositivo, incluidos cargadores, cables y cualquier otro periférico.
  
  
• Seguimiento y aseguramiento de los envíos: Exija a los empleados que utilicen los métodos de envío con seguimiento y seguro proporcionados para garantizar que el equipo está protegido durante el tránsito.
  
  
• Proporcione una lista de comprobación del embalaje: Esta lista puede ayudar a garantizar que no se pasa nada por alto durante el proceso de devolución.
  
  
• Normalice la recepción: Por parte de la empresa, establezca un proceso de admisión estándar para inspeccionar los equipos devueltos en busca de daños, actualizar el inventario y programar las reparaciones necesarias.

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