La búsqueda de talentos globales de primer nivel es el primer paso para crear un equipo fuerte y conseguir los empleados adecuados para sus necesidades específicas. Una empresa flexible que acoge a talentos de todo el mundo tiene una ventaja competitiva sobre las que solo contratan localmente.
Sin embargo, la gestión de trabajadores internacionales puede suponer un reto, especialmente en lo que se refiere a nóminas e impuestos. Hay que pagar con precisión a los empleados en sus respectivas monedas, proteger sus datos confidenciales y estar al día de los requisitos de cumplimiento.
Para ir por delante de estos retos, es fundamental contar con una solución de nóminas a distancia que le ayude a gestionar las nóminas y los impuestos de toda la plantilla internacional.
Esta guía pretende ayudarle a navegar por la nómina a distancia y revelarle la mejor solución para ayudarle a gestionarla de forma eficaz y conforme a las normas.
Tipos de trabajadores a distancia
Existen tres grandes categorías de trabajadores a distancia en función de su relación con la empresa. Cada una de estas categorías tiene requisitos diferentes en cuanto al pago de impuestos y las prestaciones ofrecidas. Veamos cómo funcionan.
- Trabajador a distancia a tiempo completo: Trabaja como cualquier otro empleado a tiempo completo y recibe las mismas prestaciones, como asistencia sanitaria y subsidios. A veces, la empresa que los contrata puede tener que abrir una sucursal física en su localidad, que debe cumplir la legislación local. En este caso, el empresario retiene y paga los ingresos y los impuestos.
- Trabajador a distancia unipersonal: Una de las formas más sencillas de contratar empleados a distancia. En este caso, los empleados crean su propia empresa, ofrecen servicios a su empleador en otro país y emiten una factura. El principal reto de esta categoría es crear una empresa, ya que puede ser muy costoso en algunos países. También es responsabilidad de la empresa pagar los impuestos.
- Contratista: Se trata de un trabajador a distancia que trabaja por proyectos. Se les puede pagar por hora o por proyecto, según el acuerdo. La mayoría de las empresas que quieren contratar empleados de otros países prefieren a los contratistas, ya que así se ahorran tener que ocuparse de los impuestos. Los contratistas son responsables de pagar sus impuestos.
Tenga en cuenta que EE.UU. y la mayoría de los demás países tienen normas estrictas sobre cuándo debe clasificarse a un trabajador como contratista o como trabajador a distancia a tiempo completo. Si clasificas mal a un empleado, puedes pagar multas enormes.
Por tanto, elegir la relación adecuada con su empleado requiere investigar y comprender las normas y reglamentos de una empresa. Un buen ejemplo es la Ley de la Asamblea 5 (AB5) de California, que dificultó a los empresarios la clasificación de los trabajadores a distancia como contratistas.
Comprender los requisitos de la nómina a distancia
Una nómina a distancia debe elaborar una política basada en cinco factores:
- Leyes
- Divisas
- Impuestos
- Retenciones
- Frecuencia de pago
Cuando dirija una empresa en Estados Unidos, por ejemplo, será responsable de pagar los impuestos estatales y federales relacionados con tener trabajadores internacionales.
Aunque los impuestos varían según el estado, en la mayoría de los casos incluyen los impuestos del seguro de desempleo, el seguro de compensación de los trabajadores y el seguro de incapacidad temporal.
Si la empresa líder tiene su sede en EE.UU. y hay sucursales en otros países, pagará estos impuestos a su gobierno. Acreditan el cumplimiento de la normativa laboral, ofrecen prestaciones de seguridad social y proporcionan protección por desempleo.
Como empleador en un país extranjero, el gobierno le exige que cumpla las mismas obligaciones que cualquier otro empleador.
Eso significa que no puede poner en nómina a todos los trabajadores a distancia. Todos los países exigen que los empleados estén en nómina en igualdad de condiciones, lo que puede resultar abrumador.
En un país como Portugal, debe cumplir las leyes fiscales, incluidos el impuesto sobre la renta, el IVA, los costes de la seguridad social, los impuestos de sociedades y las retenciones fiscales. En la mayoría de los casos, tendrás que retener impuestos en el país o estado de procedencia de tu trabajador a distancia.
Por ejemplo, si su empresa está ubicada en Georgia y su empleado trabaja desde Michigan, pagará el impuesto estatal de desempleo y retendrá el impuesto sobre la renta en Michigan.
Lo mejor es consultar a un experto antes de contratar a cualquier talento global para cumplir con todos los impuestos relacionados con la nómina a distancia.
Cómo pagar a los trabajadores a distancia según la legislación de su país
Las leyes sobre salarios, pago de horas extraordinarias y frecuencia de pago varían en cada país. Antes de decidir cuánto debe pagar a sus empleados remotos, debe investigar a fondo las leyes del país. Infórmate sobre el coste de la vida, el rango salarial para el conjunto de competencias específicas, las horas de trabajo y las horas extra.
Por ejemplo, la jornada laboral semanal en Portugal está limitada a 40 horas. Si un empleado trabaja de noche o los fines de semana, debe cobrar el doble de la tarifa horaria. En Francia, la jornada semanal está limitada a 35 horas. Si el empleado trabaja más horas, debe percibir un salario superior.
A la hora de decidir el salario mensual, también debe tener en cuenta otros factores, como si el empleado trabajará desde casa o se desplazará a una oficina. Otro factor esencial a tener en cuenta es la frecuencia de pago para cada país.
En Holanda, sólo es necesario pagar a los empleados al menos una vez al mes. Sin embargo, algunos estados de EE.UU. exigen que se pague a los empleados al menos dos veces al mes.
Entender las leyes de cada país puede ser abrumador, especialmente si tiene trabajadores de muchos países diferentes. Pero con una solución eficaz de contratación remota, puedes gestionar empleados de más de 100 países sin complicaciones.
Pagar a los empleados y gestionar el cambio de divisas
El tipo de cambio puede provocar fluctuaciones en los salarios de sus trabajadores a distancia.
Su objetivo como empresario es garantizar que todos los empleados, tanto locales como internacionales, reciban una remuneración justa. Lo mejor es asegurarse de que no estén preocupados por la cantidad que recibirán el mes siguiente.
Por suerte, es posible pagar a los trabajadores a distancia la misma cantidad en su moneda cada mes invirtiendo en un Employer of Record (EOR).
Le permite recibir una sola factura de toda su plantilla mundial, independientemente de su ubicación. La pagará en una sola divisa, pero el importe variará cada mes debido a las fluctuaciones de la moneda.
Esta solución le ahorra el dolor de cabeza de tener que calcular y convertir divisas cada vez que realiza pagos. También te ofrece una oportunidad perfecta para contratar trabajadores remotos de muchos países.
Garantizar la privacidad y la seguridad de los datos de sus trabajadores a distancia
Garantizar la seguridad de los datos sensibles de sus empleados remotos es muy importante. Es una forma de cumplir la legislación internacional sobre transferencia de datos.
Por ejemplo, todas las empresas de la Unión Europea deben cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de 2018. Se trata de un marco jurídico que establece directrices sobre cómo deben tratarse los datos personales de las personas que viven en la Unión Europea.
Puede conservar tanto los datos personales de su empresa como los de sus empleados mediante el uso de tecnología de encriptación. Garantiza que esa información esté libre del acceso de personas no autorizadas. Pero cada país tiene leyes y normativas sobre la seguridad de los datos, y saber lo que exige cada país puede dar mucho trabajo.
Con una solución de nóminas a distancia, no tiene que preocuparse de todo esto porque le garantiza el cumplimiento de las leyes de cada país.
¿Cuáles son los pros y los contras de una nómina a distancia?
Pros
- Le ayuda a atraer a los mejores talentos de todo el mundo para su empresa.
- Proporciona una oportunidad perfecta para aprovechar conjuntos de competencias diversas y únicas que pueden no estar disponibles en su región.
- Le da una ventaja competitiva frente a sus competidores, especialmente los que contratan en sus inmediaciones.
- No se necesita espacio de oficina, ya que la mayoría de los empleados remotos trabajan desde casa.
- Rentable, ya que algunos empleados proceden de países con un coste de vida más bajo, lo que significa que su pago mensual mínimo es menor.
- No es necesario dedicar mucho tiempo y dinero a crear una filial.
Contras
- Necesidad de comprender la legislación laboral y las estructuras fiscales extranjeras.
- Cambios en las estructuras fiscales y cumplimiento.
- Necesidad de gestionar los niveles de compensación a distancia en muchos países.
- Trabajar con varias divisas.
- Las comisiones de las transferencias bancarias internacionales pueden ser caras.
- Multas cuantiosas si su empresa no cumple la normativa.
- La legislación de algunos países sólo permite los contratos de trabajo locales.
Superar todos los retos de la nómina a distancia con una única solución
Racionalizar la gestión global de los empleados puede ser todo un reto, especialmente si decide alinear los departamentos de RR.HH., jurídico y de TI por su cuenta. Asociarse con un proveedor de servicios de nóminas remoto lo cubre todo, incluido:
- Garantizar la conformidad laboral cumpliendo los requisitos de cada país en materia de salarios, impuestos, prestaciones, etc.
- Ofrecer una única fuente de pago para empleados de distintos países. De este modo, te aseguras de realizar un único pago mensual en una sola divisa, independientemente del número de empleados que tengas en todo el mundo.
- Proporcionar pagos precisos y puntuales a los empleados, junto con un servicio de atención al cliente en el que puedan plantear cualquier duda sobre su nómina.
- Garantizar la máxima seguridad de los datos de la empresa y de la información personal de los empleados. Lo consiguen manteniéndose al día de las cambiantes normas mundiales y utilizando prácticas de privacidad líderes en el sector.
Con el aumento del trabajo remoto global, hay muchas oportunidades de contratar grandes talentos desde cualquier parte del mundo. Puede contratar y gestionar empleados en otros países de forma asequible a través de un Employer of Record (EOR) como RemoFirst.
Lo más importante
La externalización de las nóminas internacionales tiene muchas ventajas: usted dispone de un equipo de expertos que puede ocuparse de todas las tareas administrativas que conlleva la tramitación de sus nóminas, lo que le permite centrarse en la gestión de su empresa.
¿Desea obtener más información sobre cómo contratar y gestionar un equipo global con una plataforma HRIS fácil de usar? Solicite una demostración hoy para saber cómo RemoFirst puede ayudarle a gestionar fácilmente su sistema global de nómina remota.
