Has encontrado al candidato perfecto.
Son exactamente lo que tu equipo estaba buscando: tienen experiencia, están cualificados y listos para empezar. Solo hay un problema: viven en un país en el que tu empresa no tiene una entidad jurídica.
¿Y ahora qué?
La contratación internacional puede ayudar a las empresas a encontrar candidatos altamente cualificados, cubrir carencias de competencias clave y expandirse a nuevos mercados. Sin embargo, una vez identificada a la persona adecuada, surgen nuevos retos.
¿Cómo se redacta un contrato de trabajo que cumpla con la normativa? ¿Qué impuestos hay que retener? ¿Qué prestaciones son obligatorias por ley? ¿Qué ocurre si la normativa laboral local difiere considerablemente de la de tu país de origen?
Para muchas empresas en expansión, constituir una entidad jurídica en cada país en el que desean contratar personal simplemente no resulta viable. Ahí es donde entra en juego un «empleador oficial» (EOR).
Una EOR permite a las empresas contratar legalmente a empleados en países en los que no cuentan con una entidad propia, encargándose de gestionar los contratos de trabajo, la nómina, los impuestos y otros trámites administrativos en nombre de la empresa contratante.
Pero no todos los proveedores de EOR son iguales.
Un socio sólido en el ámbito de la contratación externa de personal (EOR) puede ayudarte a contratar personal rápidamente, cumplir con la normativa y crear una experiencia positiva para los empleados. Un proveedor que no se adapte a tu empresa puede provocar retrasos, gastos imprevistos, problemas de cumplimiento normativo, trabajo administrativo adicional y empleados insatisfechos.
Antes de elegir un proveedor de servicios de EOR, aquí tienes 12 preguntas importantes que toda empresa debería plantearse.
1. ¿Cuál es tu experiencia en este país en concreto?
Una de las principales ventajas de trabajar con una empresa de gestión de personal (EOR) es el acceso a conocimientos especializados locales.
La legislación laboral varía considerablemente de un país a otro. Un proceso de contratación que funciona en Estados Unidos puede no cumplir con la normativa en Alemania, Brasil, la India o Francia.
Es importante que te asegures de que tu proveedor de servicios de EOR pueda explicarte:
- Normativa laboral local
- Requisitos legales en materia de prestaciones
- Obligaciones fiscales y en materia de nóminas
- Horario laboral y requisitos en materia de horas extras
- Derecho a vacaciones
- Plazos de preaviso y requisitos de rescisión
Cuanta más experiencia tenga una empresa de EOR en un país concreto, mejor preparada estará para ayudar a su empresa a evitar errores costosos.
Asegúrate de pedirles ejemplos de cómo han prestado apoyo a clientes en los países en los que tienes previsto contratar personal.
2. ¿Eres propietario de tus entidades locales o colaboras con socios?
No todos los EOR funcionan de la misma manera.
Algunos proveedores cuentan con sus propias entidades jurídicas en los países en los que operan, otros recurren a socios externos y otros adoptan un enfoque híbrido.
Ninguno de los dos modelos es intrínsecamente correcto o incorrecto, pero es importante comprender cómo funciona el proveedor, ya que en ocasiones puede afectar a:
- Coherencia del servicio
- Experiencia de los empleados
- Supervisión del cumplimiento
- Tiempos de respuesta
- Gestión de contratos
Pide a tu proveedor que te explique su modelo operativo y cómo garantiza la calidad y el cumplimiento normativo en todos los países en los que opera.
3. ¿Cómo se mantiene al día de la legislación laboral local?
Dicen que en la vida no hay nada seguro salvo la muerte y los impuestos, pero nosotros añadiríamos una tercera cosa: que la normativa laboral está en constante evolución.
Los gobiernos actualizan periódicamente los requisitos relativos al salario mínimo, los derechos de vacaciones, los tipos impositivos, las cotizaciones sociales y las medidas de protección de los trabajadores. Por ejemplo, Colombia se encuentra en pleno proceso de reducción de la semana laboral estándar a 42 horas.
Su EOR debería contar con una estrategia clara para hacer un seguimiento de los cambios legislativos y aplicar las actualizaciones antes de que afecten a su plantilla.
Pregunta:
- ¿Cómo se mantienen al día de los cambios normativos?
- ¿Cómo se informa a los clientes de las novedades legales?
- ¿Qué ocurre si la legislación laboral cambia después de haber contratado a un empleado?
Un buen responsable de operaciones y mantenimiento (EOR) debe gestionar el cumplimiento normativo de forma proactiva, en lugar de limitarse a reaccionar ante los problemas una vez que se han producido.
4. ¿Qué experiencia tiene prestando apoyo a empresas como la nuestra?
Cada empresa tiene sus propios objetivos de contratación.
Una startup que contrata a su primer empleado extranjero tiene necesidades diferentes a las de una empresa de SaaS en expansión que está creando equipos distribuidos por varios continentes.
Tu EOR debe conocer:
- Objetivos de crecimiento
- Estrategia de contratación
- Requisitos del sector
- Estructura de la plantilla
Por ejemplo, una empresa tecnológica puede necesitar ayuda para contratar ingenieros en varios países, mientras que una consultora puede dar prioridad a la gestión de los colaboradores externos y a una rápida incorporación.
Pide ejemplos de clientes actuales y anteriores similares a tu empresa, y cómo el EOR les ayudó a expandirse a nivel mundial.
5. ¿Con qué rapidez pueden incorporar a los empleados?
Los retrasos en la contratación pueden hacer que las empresas pierdan a los mejores candidatos.
Un proceso de incorporación prolongado puede generar dificultades tanto para los responsables de contratación como para los nuevos empleados, especialmente en mercados laborales competitivos.
Pregunta a los posibles proveedores:
- ¿Cuánto tiempo suele durar el proceso de incorporación?
- ¿En cuánto tiempo se pueden generar los contratos de trabajo?
- ¿Qué información se necesita antes de comenzar el proceso de incorporación?
- ¿Qué factores pueden provocar retrasos?
Los mejores proveedores de EOR cuentan con procedimientos de incorporación optimizados que ayudan a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente.
6. ¿Se pueden personalizar los contratos de trabajo?
Es posible que un enfoque contractual único para todos los casos no proteja adecuadamente a su empresa ni respalde su estrategia global de remuneración.
Los contratos de trabajo deben ajustarse tanto a la legislación laboral local como a las políticas de su empresa.
Tu EOR debería ofrecer flexibilidad a la hora de redactar los contratos, al tiempo que garantiza que estos cumplan con los requisitos legales.
Pregunta si pueden ofrecer:
- Cláusulas de confidencialidad
- Protección de la propiedad intelectual
- Cláusulas de no competencia cuando estén permitidas
- Estructuras de bonificaciones
- Remuneración basada en acciones
7. ¿Qué prestaciones puedes ofrecer a los empleados?
Las prestaciones desempeñan un papel fundamental a la hora de atraer y retener a los mejores profesionales.
Aunque las prestaciones legales son obligatorias en muchos países, las empresas más competitivas suelen ofrecer ventajas adicionales para mejorar la satisfacción de los empleados.
Pregunta a tu EOR:
- ¿Qué prestaciones se incluyen de serie?
- ¿Se puede contratar un seguro médico complementario?
- ¿Hay planes de jubilación disponibles?
- ¿Se pueden personalizar los paquetes de prestaciones según el país?
Una sólida oferta de prestaciones contribuye a crear una experiencia positiva para los empleados y refuerza tu capacidad para competir por el talento a nivel mundial.
8. ¿Cómo gestionas las nóminas, los impuestos y el cumplimiento normativo?
La precisión en la gestión de nóminas es una de las responsabilidades más importantes de una empresa de gestión de nóminas (EOR).
Los empleados esperan que se les pague lo que les corresponde y a tiempo.
Pregunta a los proveedores cómo gestionan:
- Procesamiento de nóminas
- Retención fiscal
- Cotizaciones sociales
- Conversiones de divisas
- Documentos presentados ante las autoridades
- Informes de cumplimiento
Comprender estos aspectos puede ayudarle a evaluar la capacidad de una empresa de gestión de nóminas (EOR) para gestionar las nóminas con precisión y garantizar el cumplimiento normativo en múltiples jurisdicciones.
9. ¿Qué nivel de atención al cliente ofrecen?
A la hora de gestionar una plantilla internacional, es inevitable que surjan dudas.
Es posible que necesite asesoramiento sobre legislación laboral, prestaciones, ajustes en las nóminas, requisitos de incorporación o despidos.
Pregunta:
- ¿Qué canales de asistencia hay disponibles?
- ¿Cuáles son los tiempos de respuesta habituales?
- ¿El servicio de asistencia está disponible en diferentes zonas horarias?
- ¿Tendremos una persona de contacto específica?
Un servicio de asistencia ágil puede marcar una gran diferencia a la hora de gestionar a empleados en varios países.
10. ¿Qué ocurre si tenemos que despedir a un empleado?
Las normas de rescisión varían de un país a otro.
En algunos países, la relación laboral es de libre rescisión, mientras que en otros los empleadores deben respetar plazos de preaviso prolongados, abonar indemnizaciones por despido o seguir procesos documentados de mejora del rendimiento antes de despedir a un empleado.
Un experto en EOR debería orientarte en lo siguiente:
- Requisitos de terminación local
- Obligaciones de notificación
- Cálculos de la indemnización por despido
- Requisitos de documentación
- Estrategias de mitigación de riesgos
Conocer los trámites legales necesarios antes de contratar a alguien puede ayudarte a evitar problemas legales en el futuro.
11. ¿Hasta qué punto son transparentes tus precios?
Las estructuras de precios varían considerablemente entre los proveedores de EOR.
Algunos cobran una tarifa plana mensual, mientras que otros aplican modelos de precios basados en porcentajes o cobran tasas adicionales por servicios específicos.
Antes de firmar un contrato, pregunta:
- ¿Qué incluye la cuota mensual?
- ¿Hay gastos de alta?
- ¿Hay que pagar alguna tasa por baja?
- ¿Hay gastos adicionales relacionados con la gestión de las prestaciones?
- ¿Hay algún compromiso contractual mínimo?
Una política de precios transparente te ayuda a prever con precisión los costes a medida que crece tu equipo internacional.
12. ¿Qué otros servicios ofrecen?
Algunas empresas se dan cuenta de que, con el tiempo, necesitan más servicios además de la oferta básica de EOR.
A medida que su plantilla internacional crezca, es posible que necesite ayuda con:
- Gestión de contratistas
- Nómina global
- Verificación de antecedentes
- Asistencia para la obtención de visados y permisos de trabajo
- Administración de las prestaciones
Elegir un proveedor que pueda respaldar tu estrategia de personal a largo plazo puede reducir la necesidad de cambiar de plataforma a medida que tu empresa evoluciona.
Señales de alerta a tener en cuenta al evaluar un EOR
Al comparar proveedores, presta atención a las señales de alerta que puedan indicar posibles problemas en el futuro.
Entre las señales de alerta más comunes se incluyen:
- Respuestas vagas sobre el cumplimiento normativo
- Conocimientos específicos sobre cada país limitados
- Tiempos de respuesta lentos durante el proceso de venta
- Estructuras de precios poco claras
- Falta de recursos de apoyo para los empleados
- Imposibilidad de explicar los requisitos de rescisión
- Gastos ocultos que surgen en las últimas fases de la evaluación
Si un proveedor tiene dificultades para responder a preguntas básicas antes de convertirse en tu socio, es posible que los problemas con el servicio se agraven aún más una vez firmado el contrato.
Lista de verificación para la evaluación del empleador oficial
Antes de tomar una decisión definitiva, asegúrate de que tu proveedor de servicios de EOR pueda demostrar con total seguridad:
✓ Amplia experiencia en los países de destino
✓ Experiencia demostrada con empresas similares a la suya
✓ Gestión fiable del cumplimiento normativo
✓ Capacidad para una rápida incorporación
✓ Contratos de trabajo flexibles
✓ Beneficios sociales competitivos
✓ Gestión precisa de las nóminas
✓ Atención al cliente eficaz
✓ Precios transparentes
✓ Soluciones escalables para la gestión de personal a nivel mundial
Reflexiones finales
Un «Employer of Record» (EOR) es mucho más que un simple proveedor de servicios de nóminas. El EOR adecuado se convierte en una extensión de tus equipos de recursos humanos, finanzas y asuntos jurídicos, ayudándote a gestionar las complejidades del empleo a nivel internacional y, al mismo tiempo, creando una experiencia positiva para tus empleados.
Dedicar tiempo a plantear las preguntas adecuadas desde el principio puede ayudarte a encontrar un socio que te ayude tanto con tus necesidades de contratación inmediatas como con tu estrategia de crecimiento a largo plazo.
En RemoFirst, ayudamos a las empresas a contratar, pagar y gestionar a sus empleados en más de 185 países sin necesidad de constituir sociedades locales.
Desde la incorporación de personal y la gestión de nóminas hasta el cumplimiento normativo, la administración de prestaciones, la gestión de contratistas y la asistencia en materia de visados, nuestro equipo ayuda a las empresas a crear equipos internacionales con total confianza.
¿Listo para expandirse a nivel internacional? Solicita una demostración para descubrir cómo RemoFirst puede simplificar la contratación internacional y la gestión del personal.
Preguntas frecuentes sobre los servicios de «empleador oficial»
¿Qué es un Employer of Record (EOR)?
Un «Employer of Record» (EOR) es una organización externa que contrata legalmente a los trabajadores en nombre de otra empresa. El EOR se encarga de gestionar los contratos de trabajo, la nómina, la declaración de impuestos, la administración de prestaciones y el cumplimiento de la legislación laboral local, mientras que la empresa cliente supervisa las responsabilidades y el rendimiento diarios del empleado.
¿Por qué una empresa recurriría a un EOR?
Las empresas suelen recurrir a un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) cuando desean contratar a empleados en países en los que no cuentan con una entidad jurídica. Un EOR permite a las empresas expandirse a nivel internacional sin el tiempo, los costes y las cargas administrativas que supone establecer filiales locales.
¿Cuál es la diferencia entre un EOR y un PEO?
Una EOR se convierte en el empleador legal del trabajador y puede contratar a empleados en países en los que la empresa cliente no tiene presencia legal. Una organización profesional de empleo (PEO), por su parte, opera bajo un modelo de coempleo y, por lo general, exige que la empresa cuente con su propia entidad jurídica en el país donde se encuentran los empleados.
¿Cuánto cuesta un EOR?
Los precios de los servicios de EOR varían según el proveedor, el país y el nivel de servicio. La mayoría de los proveedores cobran una cuota mensual fija por empleado o un porcentaje de la nómina. Las empresas deben informarse sobre las tasas de incorporación y de baja, los costes de gestión de prestaciones y cualquier cargo adicional antes de firmar un contrato.
¿Puede una empresa de gestión de personal (EOR) ayudar con la gestión de nóminas a nivel internacional?
Sí. Una de las funciones principales de una empresa de gestión de personal (EOR) es gestionar las nóminas de los empleados internacionales. Esto incluye el pago de salarios, la retención de impuestos, las cotizaciones obligatorias, la presentación de informes sobre nóminas y el cumplimiento de la normativa local en materia de nóminas.
¿En cuánto tiempo puede una empresa de contratación de personal incorporar a los empleados?
Los plazos de incorporación varían según el país y la complejidad del contrato de trabajo. En muchos casos, una empresa de gestión de personal (EOR) puede incorporar a los empleados en cuestión de días o unas pocas semanas, lo que resulta considerablemente más rápido que constituir una entidad jurídica local.
¿Es posible trasladar posteriormente a los empleados de una empresa de gestión de personal (EOR) a nuestra propia entidad?
En la mayoría de los casos, sí. Muchas empresas recurren inicialmente a un EOR para probar nuevos mercados o contratar personal con rapidez, y posteriormente transfieren a los empleados a su propia entidad una vez que se han establecido en el mercado local. El proceso y los requisitos de la transferencia varían según el país.
¿Es conforme a la normativa utilizar un EOR?
Sí, siempre que la empresa de gestión de personal (EOR) cuente con una sólida experiencia local y respete la legislación laboral, la normativa fiscal y los requisitos de contratación aplicables. Una EOR de confianza debe estar al tanto de los cambios normativos y ayudar a los clientes a mantener el cumplimiento normativo durante toda la relación laboral.
¿En qué países puede ayudarte una empresa de selección de personal a contratar personal?
La cobertura varía según el proveedor. Algunos proveedores de servicios de EOR solo operan en un número limitado de países, mientras que otros ofrecen servicios de contratación en más de 100 jurisdicciones. Antes de elegir un proveedor, asegúrese de que este pueda satisfacer tanto sus necesidades de contratación actuales como sus planes de expansión futuros.
¿Qué debo tener en cuenta al comparar proveedores de EOR?
Entre los factores clave que hay que evaluar se incluyen la cobertura por países, la experiencia en materia de cumplimiento normativo, la rapidez en la incorporación, las prestaciones para empleados, las capacidades de gestión de nóminas, la atención al cliente, la transparencia en los precios y los servicios opcionales adicionales, como la gestión de contratistas, la asistencia en materia de visados y la gestión de nóminas a nivel mundial.
