He aquí una estadística preocupante: el 44 % de los empleados europeos declararon recientemente haber recibido sus nóminas con retraso. Otra: en 2022, el error individual medio en las nóminas costó a las empresas estadounidenses 291 USD.
Si es usted propietario de una empresa o ejecutivo de RR.HH., probablemente le preocupa la posibilidad de que se produzcan errores en las nóminas. Sin embargo, no puede dejar que las complejidades de la nómina global le abrumen, porque definitivamente no quiere que las nóminas de sus empleados lleguen tarde.
Cuando los empleados no cobran, surgen varios problemas. En primer lugar, sus empleados se sentirán molestos y estresados, ya que confían en que sus nóminas lleguen a tiempo. Si no lo hacen, pueden sufrir un duro golpe, que afectará a sus finanzas y mermará su confianza en ti como empleador.
Si no paga a tiempo, también puede enfrentarse a sanciones, como multas por retenciones fiscales incorrectas o incumplimiento de los plazos de pago de los impuestos sobre la nómina, así como posibles acciones legales en virtud de la legislación laboral local.
Principales conclusiones:
- Los matices de la legislación laboral de los distintos países pueden dar lugar a errores en las nóminas y a la omisión del pago de impuestos.
- Los errores en las nóminas pueden minar la moral de los empleados, y corregirlos puede llevar mucho tiempo y ser costoso, un lujo que su empresa no puede permitirse.
- Los empresarios que pagan tarde una vez corren el riesgo de cometer más errores en el futuro, lo que puede acarrear sanciones económicas y legales más graves.
Por qué las nóminas mundiales son tan complicadas
Ejecutar las nóminas en un solo país significa seguir un conjunto de leyes laborales; sin embargo, incluso así, la configuración de las nóminas puede ser compleja y es fácil cometer errores.
Un buen ejemplo es Queensland Health, en Australia. Cuando la migración de su sistema de nóminas se salió de lo previsto en 2010, los errores resultantes se cobraron un precio enorme. Se calcula que la migración a un nuevo sistema defectuoso, que hizo que los empleados cobraran menos de lo debido o no cobraran nada, costó unos 1.200 millones de dólares australianos en ocho años. Vaya.
Sin embargo, el cálculo de nóminas internacional requiere navegar por múltiples leyes a través de varias jurisdicciones. Esto complica aún más un flujo de trabajo ya de por sí laberíntico.
Algunos de los factores que pueden complicar el pago de nóminas internacionales son:
- Periodos de pago: Cada país, o cada estado o provincia, puede imponer sus propios ciclos de pago. Algunos exigen pagos mensuales o quincenales, mientras que otros no ofrecen ninguna orientación. Los empleadores internacionales deben cumplir la normativa de cada región en la que contraten personal.
- Sistemas de nóminas: Depender de proveedores locales para gestionar las nóminas en varios países fragmenta los datos de su empresa, lo que aumenta la probabilidad de errores y, en consecuencia, de incumplimientos. Además, hay que gestionar varios proveedores, lo que aumenta la complejidad.
- Fluctuaciones monetarias: Cuando se paga a los empleados a través de las fronteras, las fluctuaciones de los tipos de cambio pueden afectar inadvertidamente a la cantidad final depositada en las cuentas de los empleados. Esto puede dar lugar a pagos excesivos o insuficientes, lo que puede frustrar a los empleados y erosionar la confianza en la capacidad de su empresa para pagarles con exactitud.
- Normativa fiscal: Cada país tiene normas distintas para declarar los impuestos sobre las nóminas, realizar deducciones e informar de los ingresos. Intentar gestionar estos requisitos manualmente o a través de sistemas independientes aumenta las posibilidades de error.
Los errores en las nóminas pueden deberse a diversos motivos, como confusiones de divisas o retenciones inexactas. Algunos de los errores más comunes son:
- Calcular mal las horas extraordinarias
- Errores en la deducción de prestaciones obligatorias o voluntarias
- Retenciones fiscales incorrectas para empleados internacionales
- Impuestos no presentados
- Clasificación errónea de los trabajadores
La posibilidad de que se produzcan errores en las nóminas representa un riesgo único para muchas empresas. De hecho, según una encuesta reciente, más del 50% de las empresas han sido sancionadas por no cumplir las normas sobre nóminas.
El alto precio de los errores: Por qué son importantes las nóminas a tiempo
Las multas por retrasos en los pagos son sólo el principio. El impago de nóminas puede crear rápidamente un efecto dominó que genere gastos ocultos para su empresa, como:
- Tiempo perdido: Si comete un error, sus equipos de RR.HH., finanzas y administración tendrán que pivotar para conciliar los datos, recalcular las retenciones de los empleados, modificar las declaraciones fiscales de las nóminas y comunicarse con los proveedores locales y los empleados.
- Aumento de los costes administrativos: Si su personal no puede resolver el problema, es posible que tenga que contratar a proveedores externos para realizar correcciones retroactivas y garantizar el cumplimiento. Lleva mucho tiempo. Es una carga. Y es evitable.
- Auditorías y multas: La morosidad puede ser señal de incumplimiento y dar lugar a auditorías y sanciones. Las autoridades pueden imponer multas cada vez más elevadas por incumplimiento continuado de la legislación laboral, especialmente si su empresa ha clasificado incorrectamente a los trabajadores.
- Demandas: Las leyes laborales tienden a proteger explícitamente a los empleados. Pueden -y a menudo lo hacen- permitir a los empleados presentar demandas, incluso por salarios atrasados. Esto da lugar a gastos de defensa jurídica y a posibles acuerdos que empequeñecen la cantidad original adeudada.
Recibir una remuneración por el trabajo realizado es una expectativa básica de la relación empleador-empleado. El incumplimiento de esta expectativa puede repercutir en los resultados de la empresa:
- Moral y productividad: Es probable que los empleados sometidos a estrés financiero por el retraso en el pago de sus nóminas se muestren ansiosos y distraídos. Esto puede traducirse rápidamente en una bajada de la moral y de la productividad.
- Retención de empleados: Los retrasos en el pago de las nóminas pueden ahuyentar rápidamente a los empleados, lo que se traduce en mayores costes de contratación e incorporación.
En última instancia, el impago reiterado a sus empleados a tiempo creará una reputación de malas prácticas financieras, lo que hará más difícil sustituir a los empleados que pierda.
Entender las sanciones en materia de nóminas
No hay duda de que los retrasos en el pago de las nóminas internacionales suponen un grave riesgo para el cumplimiento de la normativa. Cada país tiene sus propias leyes laborales, plazos y prácticas de aplicación, lo que significa que no existe un reglamento universal para pagar a los empleados a tiempo. Un proceso de pago de nóminas que funciona sin problemas en un país puede incumplir la normativa en otro.
Otro problema es que la aplicación de la normativa varía mucho de un país a otro. En algunos países, las autoridades emiten advertencias o conceden periodos de gracia antes de aplicar las sanciones. En otros, las multas o las acciones legales pueden ser inmediatas, sin apenas previo aviso.
Esta incoherencia facilita que las empresas globales incumplan la normativa sin darse cuenta, hasta que llegan las sanciones.
La conclusión: un sistema de nóminas único no sirve para los equipos internacionales. Para cumplir la normativa, hay que localizar las operaciones de nómina, estar al día de las normativas de cada país y asociarse con expertos que puedan ayudarte a anticiparte a los cambios.
Posibles sanciones para los empresarios internacionales
Los riesgos de sanción por no realizar las nóminas son amplios, sobre todo teniendo en cuenta que las leyes sobre nóminas a veces varían no sólo según el país, sino también según el estado.
Es un quebradero de cabeza hacer malabarismos con la posibilidad de triplicar las obligaciones salariales en un lugar -como el estado de Massachusetts en EE.UU.- y enfrentarse a sanciones indefinidas en otro, como Brasil, donde la nómina debe completarse antes del quinto día hábil de cada mes o, de lo contrario, podría imponerse una sanción indefinida.
Sin embargo, es un peso que tienen que soportar los empresarios internacionales con empleados en varios países del mundo.
Por ejemplo, en la provincia de Columbia Británica (Canadá), los empresarios pueden adeudar intereses sobre los salarios impagados y enfrentarse a multas de hasta 10.000 CAD. Del mismo modo, en los Emiratos Árabes Unidos, los empresarios deben pagar los salarios en un plazo de 10 días a partir de la fecha de vencimiento. Los empresarios que no efectúen estos pagos pueden enfrentarse a multas y a la posible suspensión de sus permisos de trabajo.
Clasificar erróneamente a los trabajadores es un riesgo en todas partes, y las sanciones pueden acumularse rápidamente. En Francia, por ejemplo, Uber fue multada con 17 millones de euros en 2023 por clasificar erróneamente a sus empleados como autónomos.
Factores que afectan a la gravedad de la sanción
El impacto financiero de un retraso en el pago rara vez es un problema puntual. Cuando los errores en las nóminas se repiten, los costes tienden a acumularse con el tiempo y su rectificación resulta aún más costosa. Algunos factores clave pueden hacer que los retrasos en el pago de las nóminas sean aún más costosos, entre ellos:
- Tamaño de la empresa: Para una pequeña empresa en particular, incluso una sola sanción puede suponer una amenaza. Según un estudio, el 40% de las pequeñas empresas son multadas anualmente por errores en los impuestos sobre las nóminas, y la sanción media cuesta unos 850 USD.
- Duración del retraso: Las sanciones aumentan con el tiempo. Las autoridades pueden cobrar intereses sobre los impuestos sobre nóminas impagados, lo que puede inflar rápidamente la cantidad adeudada. Además, las sanciones pueden ser escalonadas: un pago con pocos días de retraso puede conllevar una sanción del 2%, que salta al 10% a los 15 días.
- Frecuencia de la infracción: Los retrasos reiterados en los pagos pueden indicar a los reguladores que una empresa ignora las normas a sabiendas.
Cómo evitar las sanciones en materia de nóminas
La mejor manera de que las empresas prevengan los retrasos en los pagos y eviten costes financieros potencialmente importantes es tomar medidas proactivas para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre nóminas.
¿No sabe por dónde empezar? Un buen primer paso es automatizar sus sistemas de nóminas con el cumplimiento integrado de las leyes fiscales de cada país en el que opere. El software de nóminas gestiona los cálculos de las retenciones fiscales y los impuestos sobre las nóminas de forma automática, lo que ayuda a garantizar que todo se paga con precisión y a tiempo.
También es inteligente mantenerse al día con las leyes laborales locales trabajando con socios de confianza en cada país donde tenga empleados. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de clasificación errónea de los trabajadores. El reto es que gestionar varios proveedores de nóminas en distintas regiones puede convertirse rápidamente en un trabajo a tiempo completo.
Para simplificar el proceso, considere la posibilidad de asociarse con un Empleador de Registro (EOR ) para agilizar sus esfuerzos de contratación. Un EOR asume la responsabilidad legal de garantizar pagos precisos y puntuales, lo que le ayuda a mantener la confianza de los empleados y evitar daños a su reputación.
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Nuestro proceso está centralizado y automatizado: su empresa recibe una única factura en una única divisa, como USD o EUR. Mientras tanto, la plataforma de RemoFirst gestiona automáticamente los complejos cálculos específicos de cada país para cada empleado.
También nos aseguramos de que todos los impuestos locales, cotizaciones a la seguridad social y prestaciones necesarios se retengan correctamente y se remitan a las autoridades pertinentes.
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