Si está pensando en ampliar su empresa, necesitará saber cómo funcionan las nóminas globales para pagar a los empleados globales correctamente y a tiempo.
Hemos elaborado esta guía para ayudarle a entender qué implica la nómina global y cómo implantarla en su empresa para que pueda contratar a empleados y contratistas internacionales.
¿Qué es la Nómina Global?
El término nómina global (o nómina internacional) se refiere al sistema que permite a una empresa gestionar el salario y las prestaciones de los empleados que trabajan en varios países cumpliendo la legislación local. Esto incluye gestionar con precisión todos los entresijos de la fiscalidad internacional, además de asegurarse de que los empleados reciben todas las prestaciones a las que tienen derecho, como vacaciones y seguros.
Cómo configurar internamente la nómina global
Establecer una nómina global es un proceso complejo que requiere una cuidadosa planificación, preparación y ejecución. Es importante recordar que se trata de múltiples jurisdicciones y legislaciones fiscales, por lo que no existe una solución única para todos los países.
Hemos destacado los pasos clave del proceso para que pueda estar informado sobre lo que puede esperar, sin embargo, siempre debe consultar con expertos y/o funcionarios del gobierno que puedan guiarle con los detalles específicos del asunto.
1. Inscribirse como empresario en esas localidades.
Lo primero que tendrá que hacer para ampliar sus operaciones empresariales en el extranjero es registrarse como empresario en la jurisdicción en la que su empleado internacional sea residente fiscal.
Esto varía según el país, por ejemplo, en las naciones que forman parte de la Unión Europea es posible que no tenga que pasar por este proceso. En Estados Unidos, varía según el estado. Lo mejor es comprobarlo caso por caso.
Prepárese para un proceso largo y complejo, ya que en algunos países puede encontrarse con mucha burocracia o incluso barreras lingüísticas. Sin caer en tópicos, ****, la paciencia es la clave.
2. Estudia y aprende la legislación laboral local.
Cuando se registre como empleador, es muy importante que usted y su equipo de RRHH se documenten sobre la legislación laboral local.
Identifique las normativas que se ajustan a las operaciones de su negocio e intégrelas en su empresa. En la mayoría de los países, se trata de normas sobre jornada laboral, vacaciones, baja por enfermedad, seguros, etc.
Si se asegura de cumplir las normas establecidas, ahorrará a su empresa mucho tiempo y dinero a largo plazo, ya que evitará cuantiosas multas y batallas legales.
3. Recopilar información relevante sobre los empleados.
El siguiente paso es recopilar la información sobre el empleado que necesita para contratarlo. Empieza por su nombre, fecha de nacimiento, dirección y datos bancarios.
Es posible que también necesites datos como su declaración de la renta, la situación de sus prestaciones y los ingresos de su segundo empleo, si lo tiene.
Para ello, primero debe pedir a sus empleados que rellenen un formulario de nómina global y se lo envíen.
4. Almacena y protege tus datos.
Toda la información que has recopilado es muy sensible, por lo que debes asegurarte de mantenerla confidencial.
Las multas por mala gestión de los datos pueden ascender a grandes cantidades, por lo que no es algo que quieras tomar a la ligera.
Asegúrese de que dispone de los sistemas adecuados para cumplir la legislación local sobre protección de datos y evite duplicar la información para minimizar los riesgos.
5. Verificar el estatus de elegibilidad laboral de los empleados.
Cada jurisdicción tiene diferentes requisitos de elegibilidad laboral que usted debe tener en cuenta a la hora de contratar nuevos empleados en ese lugar.
Compruebe los documentos de cada empleado potencial o, en caso de que no puedan facilitarlos, utilice la verificación gubernamental en línea si está disponible. En el Reino Unido (UK), puedes utilizar el Employer Checking Service y en Estados Unidos (US), el E-Verify de Homeland Security.
No te saltes este paso, ya que es otra forma de que te multen. En el Reino Unido, por ejemplo, te pueden cobrar hasta 20.000 libras por emplear a trabajadores que no tienen derecho a trabajar en el país.
6. Autorizar los pagos.
Una vez realizados todos los preparativos, debe asegurarse de que sus empleados cobran con exactitud y puntualidad en todos los lugares. Autorice y procese los pagos de acuerdo con la frecuencia de pago local, junto con las deducciones necesarias.
7. Compruebe que sus empleados han cobrado.
Una vez que haya liberado los pagos, póngase en contacto con sus empleados para verificar que el dinero ha llegado a sus cuentas a tiempo.
Para evitar tensiones innecesarias, determine el método de pago y la moneda que utilizará, y calcule cuánto tardará el dinero en llegar a la cuenta de su empleado.
Ha decidido expandirse al extranjero para que su empresa crezca, por lo que necesita retener a los mejores talentos. Tomar estas medidas adicionales mantendrá contento a su equipo: ¡confíe en nosotros!
8. Póngase en contacto con las autoridades fiscales locales.
Como empresario, es su responsabilidad conocer y cumplir la normativa fiscal de su propio país. Sin embargo, cuando tiene empleados que trabajan en otros países, también tiene que hacer un seguimiento de las deducciones con las autoridades fiscales locales. Lleve un registro de los pagos y esté al tanto de los formularios fiscales necesarios para este proceso.
9. Prepárate para que las cosas cambien.
A veces se pasan semanas o incluso meses intentando averiguar cómo implantar un nuevo sistema sólo para que las cosas cambien. Esto puede ser frustrante, especialmente en algunos países en los que la legislación laboral local evoluciona rápidamente. Sin embargo, hay que mantener la concentración y asegurarse de aplicar los cambios necesarios para seguir cumpliendo la normativa.
Factores a tener en cuenta en la gestión global de nóminas
Como puede ver, la gestión global de nóminas es una tarea compleja y hay múltiples factores que debe tener en cuenta para asegurarse de que lo hace con eficacia. Tome nota de lo siguiente:
- Las leyes fiscales de los distintos países varían mucho, así que asegúrese de tener a mano a alguien que las entienda a fondo. No querrá pagar más de lo necesario ni que sus empleados paguen más de lo debido por errores suyos o de ellos. También querrá evitar verse envuelto en cualquier tipo de esquema de evasión fiscal o de fraude, cumpliendo todas las normas locales relativas a los impuestos pagados por los trabajadores extranjeros y declarando esos pagos correctamente en su país.
- Los tipos de cambio fluctúan constantemente. El tipo de cambio es el precio de la moneda de un país en comparación con la moneda de otro país. Un tipo de cambio alto significa que su empresa perderá dinero cuando pague a empleados en el extranjero porque tendrá que gastar más dinero en empleados extranjeros que si el empleado estuviera en su país de origen. Lo contrario ocurre con un tipo de cambio bajo, que ayudará a ahorrar dinero al pagar a los empleados extranjeros.
- El proceso de incorporación de un empleado internacional debe ser tan fluido como en otros casos. Realice una comprobación exhaustiva de sus antecedentes y pídales que acepten su puesto y paquete retributivo. Mantenga todo documentado y guarde esta información de forma segura. Asegúrese de que todos los implicados entienden lo que se espera de ellos durante este periodo de tiempo, ya sea tramitarles los visados y otros documentos de viaje, ayudarles a encontrar alojamiento o simplemente ofrecerles orientación sobre las costumbres locales, para que el nuevo empleado se sienta bienvenido y respaldado desde el primer día.
- Asegúrate de cumplir la normativa gubernamental, ya que cada país tiene sus propias leyes en materia de impuestos y contratos de trabajo. Familiarízate con las deducciones salariales y las prestaciones que tendrás que cumplir.
Los retos de la gestión global de nóminas
La nómina es uno de los aspectos más complejos y difíciles del funcionamiento de una empresa.
No es algo que pueda abordar fácilmente cualquier empresario: se necesita un tipo especial de persona con las aptitudes, la experiencia y los conocimientos adecuados para poder gestionar las nóminas con eficacia.
Por eso es tan importante asegurarse de que cuenta con las personas adecuadas en su equipo que puedan ayudarle a gestionar sus necesidades globales de nóminas. Con un equipo que sepa cómo gestionar este tipo de problemas, podrá centrarse en lo que más importa: dirigir su empresa.
Dicho esto, estos son los retos para los que usted y su equipo deben prepararse:
1. Cumplimiento.
Ya lo hemos mencionado, pero es necesario insistir en que, cuando se opera en más de un país, puede resultar difícil garantizar el cumplimiento en cada jurisdicción. Hay muchas leyes y normativas diferentes que deben cumplirse, algunas de las cuales pueden ser diferentes de un país a otro.
Las leyes y normativas también pueden cambiar con frecuencia.
Para evitar multas y sanciones por incumplimiento, es importante que su solución de software de gestión de nóminas apoye el cumplimiento dondequiera que opere.
2. Averiguar la mejor manera de pagar a sus empleados.
Pagar a sus empleados íntegra y puntualmente es la parte más importante de la gestión de nóminas. Puede reducir costes, mejorar la precisión y automatizar muchas partes de su sistema de nóminas, pero si no se asegura de que cada empleado cobra correctamente, a tiempo y en su totalidad cada día de pago, todos esos esfuerzos no servirán para nada.
He aquí algunos consejos para asegurarse de que todos sus empleados cobran:
- Mantenga registros precisos. Cuando se procesan manualmente los pagos de cada periodo con un puñado de empleados, es fácil cometer errores al introducir los datos en hojas de cálculo de Excel o al escribir los cheques a mano, y que esos errores pasen desapercibidos hasta después de que se haya emitido el pago. Si utiliza sistemas automatizados que generen informes precisos para todos los miembros de la plantilla, podrá ver dónde están los problemas antes de que afecten a nadie más.
- Automatice todo lo posible. Si hay formas de automatizar ciertos aspectos de la gestión de nóminas globales -por ejemplo, enviar recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS antes de que salga cada nómina-, ¡hazlo!
3. Informar.
En el panorama empresarial actual, los requisitos de información cambian constantemente. Esto se aplica tanto a las nóminas nacionales como a las internacionales, que son complejas y sobre las que hay que informar con precisión.
La gestión manual de los procesos de elaboración de informes puede dar lugar a errores, que pueden acarrear sanciones y multas. La automatización de los informes reduce los errores, facilita el cumplimiento de la normativa sobre datos, mejora la visibilidad de los datos de nómina y facilita a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones de información.
La automatización de los informes también garantiza que la información comunicada sea precisa y completa. Si una empresa no dispone de los sistemas adecuados para la elaboración de informes, puede resultarle difícil hacer un seguimiento de quién ha cobrado qué cantidad de dinero y cuándo lo ha hecho.
La presentación de informes inexactos o incompletos podría acarrear graves consecuencias para las empresas en la actualidad, como multas o acciones legales por parte del gobierno u otros organismos que supervisan los asuntos financieros.
4. Comprenda y gestione sus costes
Gestionar los costes puede ser un reto cuando se trata de nóminas globales. Utilizar el software de nóminas adecuado puede ayudarle a gestionar sus costes y ahorrar dinero asegurándose de que no está pagando por extras innecesarios.
Externalización global de nóminas
La externalización global de nóminas es el proceso de contratar a una empresa externa para que gestione las nóminas de una empresa u organización que tiene empleados trabajando en distintos países.
Este tipo de servicio puede ser beneficioso para las empresas que tienen un número importante de empleados trabajando en distintos países, ya que les permite centrarse en su actividad principal sin tener que preocuparse de pagar a sus trabajadores extranjeros.
Externalizando sus nóminas a un Employer of Record (EOR ) puede expandirse internacionalmente sin tener que constituirse localmente. Esto le permitirá centrarse en su actividad principal mientras expertos se encargan de las nóminas de sus empleados.
Además, un EOR reducirá el riesgo de infracciones de la normativa y mitigará la carga administrativa de gestionar una plantilla extranjera. Sin embargo, su empresa seguiría encargándose de las operaciones cotidianas de cada empleado, como tareas, reuniones, revisiones de rendimiento y decisiones de despido.
Ventajas de externalizar la nómina global
La externalización de la nómina internacional tiene muchas ventajas para las empresas, entre las que se incluyen:
- Eficacia - Los proveedores de nóminas externalizadas son expertos en la materia y podrán gestionar todos los aspectos de su nómina internacional, en más de 150 países. Pueden ayudarte con todo, desde los informes hasta el cumplimiento de las obligaciones fiscales, asegurándose de que todo se hace correctamente.
- Accesibilidad - Con un proveedor externo, siempre tendrá a alguien disponible para responder a sus preguntas o solucionar los problemas cuando surjan. No tendrá que preocuparse de encontrar a alguien con poca antelación o fuera del horario laboral si surge algún problema con su nómina internacional. Lo ideal es buscar un proveedor con asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana.
- Ahorro de costes: los proveedores externos son expertos en lo que hacen y trabajarán con usted para encontrar soluciones que se ajusten a su presupuesto. También le ayudarán a encontrar diferentes maneras de ahorrar dinero recomendándole formas de reducir gastos y ofreciéndole sugerencias para mejorar la eficiencia y reducir costes.
La importancia del cumplimiento de la normativa en materia de nóminas
La nómina de una empresa es una parte vital de cualquier negocio, y es una de las áreas más reguladas de una empresa - especialmente cuando se trata de cumplimiento internacional.
La razón es que las nóminas son uno de los mayores gastos para cualquier empresa que opere en varios países.
El cumplimiento de la normativa en materia de nóminas exige que las organizaciones conozcan la legislación fiscal y los requisitos en materia de seguros de cada país en el que operan o tienen empleados. Esto incluye saber cómo retener correctamente los impuestos de los salarios de sus empleados y realizar los pagos oportunos a los organismos gubernamentales correspondientes.
Si no cumple los requisitos de su país en materia de nóminas, puede enfrentarse a multas muy caras y, en los casos más graves, incluso al cierre de su empresa por parte de las autoridades.
Resumen
Ya está. Hemos cubierto todos los aspectos esenciales de la nómina internacional y debería sentirse cómodo con lo que implica y con las tareas preliminares que hay que realizar.
Aunque hay mucho más que aprender sobre este elemento tan complejo de los RRHH, esperamos que este blog le haya servido de ayuda para saber si la nómina internacional debe formar parte de su estrategia de RRHH.
Nuestro objetivo es asegurarnos de que dispone de toda la información y el apoyo que necesita para que pueda dar prioridad al crecimiento de su negocio. Si no encuentra la respuesta que busca, póngase en contacto con nosotros y estaremos encantados de ayudarle.
