La escasez de talento continúa en diversos sectores, entre ellos el tecnológico y el financiero. Esto está provocando que algunas empresas se den cuenta de que limitar el radio de búsqueda a su área local está obstaculizando su capacidad para encontrar posibles contrataciones cualificadas. Ahora, con el auge del trabajo a distancia, las empresas miran cada vez más a otros países cuando buscan nuevos empleados.
La contratación global ayuda a aliviar la dificultad de encontrar talento. Sin embargo, también significa que las empresas tienen que averiguar cómo operar a escala mundial, y eso incluye pagar a los empleados en diferentes lugares, cada uno con sus propias leyes y normativas locales. La gestión global de nóminas se refiere a la gestión de operaciones internacionales de nóminas, que suelen incluir lugares en los que un empresario no tiene presencia física. Sin embargo, pagar al personal en otros países no es tan sencillo como puede parecer.
Riesgos comunes de la nómina global
Uno de los principales retos que plantea el cumplimiento global de la normativa sobre nóminas es la necesidad de que las empresas se atengan a los requisitos de cumplimiento laboral y a la normativa sobre nóminas de cada país en el que decidan operar. No hay forma de evitarlo, ni siquiera para las organizaciones que se expanden a un solo país más.
Esto puede ser problemático para las empresas que no poseen los conocimientos y la experiencia necesarios para contratar talentos en nuevas regiones. Sin esa experiencia, las empresas podrían infringir inadvertidamente la legislación laboral, incurrir en sanciones económicas, desencadenar una auditoría y debilitar potencialmente su reputación entre los mismos empleados que intentan atraer y retener.
¿Qué significa esto para las empresas que quieren emprender una expansión mundial? ¿Y cómo pueden contratar a los mejores talentos de cualquier parte del mundo sin tener problemas? Analizaremos cinco de los riesgos más comunes asociados a los sistemas globales de nóminas y cómo puede proteger a su empresa frente a posibles infracciones.
1. Cumplimiento de nóminas y prestaciones
Cada país tiene su propia legislación laboral que los empresarios deben cumplir, aunque no tengan presencia física en él. Por ejemplo:
- Impuestos sobre la nómina: Dinero deducido de los ingresos brutos de un empleado, normalmente para financiar operaciones gubernamentales.
- Contribuciones a la seguridad social, al desempleo y a otros programas: Aparte de los impuestos, estas contribuciones financian programas que ayudan a las personas, a menudo cuando no trabajan o no pueden trabajar.
- Prestaciones a los empleados: Además de los programas sociales, los empresarios también pueden ofrecer seguros privados de salud, dentales y oftalmológicos, entre otras prestaciones.
- Salario mínimo y jornada laboral: Leyes que estipulan el salario mínimo que se debe pagar a todos los empleados, el máximo de horas que pueden trabajar y cualquier límite a las horas extraordinarias.
- Retribución de las horas extraordinarias: Normas relativas al pago mínimo por cualquier hora trabajada una vez alcanzado el número máximo de horas.
- Tiempo libre retribuido (PTO): Cuánto tiempo de vacaciones pagadas le corresponde a un empleado.
- Mes(es) extra(s) de salario (pagas 13ª y 14ª): Compensación adicional obligatoria, o al menos habitual, en varios países, que suele equivaler a un mes de salario base.
- Días festivos: Cada país tiene su propio calendario de días festivos que hay que respetar y, aunque a veces se agrupan con el PTO, técnicamente son independientes y suelen aplicarse por igual a todos los empleados.
- Permiso parental: Casi todos los países tienen leyes que regulan el tiempo que los empleados pueden tomarse libre por el nacimiento (y, en algunos casos, la adopción de un hijo). Esto incluye tanto el tiempo remunerado como el no remunerado.
Como puede ver, la lista es bastante extensa. Incluso al empresario más experimentado puede resultarle difícil estar al día de las leyes, normas laborales, fiscales y de empleo de cada país.
En Colombia, por ejemplo, las empleadas embarazadas disfrutan de 18 semanas de baja por maternidad totalmente remuneradas que las empresas deben pagar. El gobierno colombiano reembolsará el dinero más adelante, pero si las empresas no son conscientes del gasto por adelantado, pueden no estar preparadas, incumplir la normativa laboral local e incurrir en una multa.
La retribución de las horas extraordinarias, tanto en lo que se refiere al plazo como al porcentaje de compensación, puede variar significativamente en todo el mundo, incluso en países en los que la semana laboral de 40 horas es estándar. Por ejemplo, en Italia se paga entre un 15% y un 50% más por horas extraordinarias, en Grecia entre un 120% y un 125% del salario normal y en Portugal entre un 125% y un 150% del salario normal.
Si las empresas intentan gestionar estos complejos procesos manualmente, podrían cometer errores e incoherencias, incumplir la normativa e incurrir en multas, sanciones y/o consecuencias legales, especialmente si subcontratan a varios proveedores locales de nóminas.
2. Seguridad y exactitud de los datos
La seguridad de los datos se ha convertido en uno de los problemas más acuciantes del mundo. Un informe de IBM de 2023 reveló que el coste medio de una violación de datos alcanzó los 4,45 millones de dólares en 2023, un aumento de 100.000 dólares con respecto al año anterior.
El riesgo de filtración de datos y violación de la intimidad ya es alto, y aumenta para las empresas que gestionan datos confidenciales de sus empleados a través de las fronteras. Esto significa que el simple hecho de pagar a los empleados podría crear vulnerabilidades que los hackers podrían explotar.
Se trata de un problema con múltiples vertientes para las empresas, que deben asegurarse de que cumplen las distintas leyes diseñadas para proteger los datos personales de los ciudadanos. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) fue creado por la Unión Europea para ser "la ley de privacidad y seguridad más estricta del mundo", y se aplica a los 27 países de la Unión Europea. Otras leyes de privacidad de datos incluyen (pero no se limitan a) la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), la Ley Japonesa de Protección de la Información Personal (APPI) y la Ley de Privacidad de Nueva Zelanda. Australia, India y Brasil también han introducido sus propias normativas sobre privacidad de datos.
Estas leyes existen para garantizar que las empresas tengan cuidado a la hora de proteger los datos de las personas. Cualquier error en el tratamiento de los datos de las nóminas puede dar lugar a una usurpación de identidad o a un fraude, lo que podría dañar la reputación de la empresa, por no mencionar el perjuicio potencial que podría causar a los empleados afectados.
Cualquier empresa que no proteja los datos de sus empleados no podrá evitar infracciones y costosas sanciones.
3. Tipos de cambio
Los tipos de cambio están en constante fluctuación, y a veces pueden cambiar varias veces al día. Calcular los tipos de cambio de varias divisas lleva mucho tiempo, sobre todo si el proceso es manual. Esto puede crear complicaciones para cualquier empresa que contrate personal fuera de su lugar de origen, debido al riesgo de que se produzcan imprecisiones en el cálculo de las nóminas.
Además, las fluctuaciones monetarias pueden afectar a las previsiones financieras. Si los equipos de nóminas no son capaces de prever los costes con precisión debido a tipos de cambio cambiantes o inexactos, los equipos podrían tener recursos insuficientes o excesivos. También podría dar lugar a sobrecostes.
Si surgen discrepancias, o si una organización no convierte con precisión una o más divisas, será extremadamente difícil completar con exactitud los cálculos de las nóminas. Esto podría dar lugar a pagos por encima o por debajo de la remuneración prevista para un empleado, lo que generaría costosos problemas, incluidas posibles pérdidas financieras para la empresa.
4. Errores y fraudes en las nóminas
Los errores y fraudes en las nóminas son mucho más comunes de lo que las empresas creen. Según el Internal Revenue Service (IRS), aproximadamente el 33% de los empresarios estadounidenses cometen errores en las nóminas cada año.
Consideremos ahora el reto que supone calcular nóminas en varios países y con múltiples proveedores potenciales. Si los empresarios pagan menos a sus empleados, es probable que se produzcan reclamaciones y litigios. Pagar de más puede no provocar la misma reacción, pero cuesta tiempo y dinero a los empresarios y puede molestar a los empleados a los que se pide que devuelvan el pago adicional.
El fraude en las nóminas también es bastante frecuente. Según una investigación de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), los fraudes en las nóminas representan el 15% de todos los fraudes laborales en Estados Unidos y Canadá, y pueden costar una media de 2.800 dólares al mes.
Sin los controles y la supervisión adecuados para supervisar con precisión a un proveedor global de nóminas, es posible que las empresas no puedan detectar y prevenir con éxito las actividades fraudulentas. Esto es especialmente cierto para cualquier organización que utilice un sistema de plataforma de nóminas descentralizado en el que diferentes entidades o filiales gestionan los procesos de nóminas de forma independiente.
Los actores maliciosos pueden ver en esto una oportunidad para la colusión, la falsificación de registros o los cambios no autorizados en los datos de las nóminas. Pueden añadir empleados fantasma (empleados ficticios que se añaden a la nómina para cobrar ilegalmente los ingresos adicionales), realizar cambios no autorizados en las tarifas salariales o añadir horas extraordinarias que en realidad nunca se trabajaron.
Además de los errores y fraudes en las nóminas, las empresas también deben ser conscientes de las diferencias en las nóminas a escala internacional. Esto incluye las pagas extraordinarias. México, Filipinas y Panamá son algunos de los países que exigen a los empresarios el pago de la paga extraordinaria. Otros países, como Francia, Alemania y Japón, acostumbran a pagar el aguinaldo, aunque la ley no lo exija.
5. Clasificación errónea de los trabajadores
Según el Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL), algunos de los indicadores de un contratista independiente incluyen poder trabajar con múltiples clientes, decidir qué proyectos aceptar y determinar cómo y cuándo realizar el trabajo. Por el contrario, a un empleado se le puede prohibir trabajar para más de una empresa, se le puede exigir que trabaje días y horas concretos, y debe completar los proyectos que le asigne el empresario.
La clasificación errónea puede poner en aprietos a las empresas que no comprenden plenamente la normativa local de un país en cuanto a las diferencias entre un empleado y un contratista independiente. Si una empresa clasifica inadvertidamente como contratista a alguien que legalmente debería ser un empleado, puede ser declarada responsable de impuestos impagados, salarios atrasados y otras multas legales.
Por ejemplo, si en Alemania se descubre que un empresario ha clasificado indebidamente a un empleado como contratista, puede ser responsable de hasta cuatro años de cotizaciones a la seguridad social de ese empleado, más intereses. Si las autoridades determinan que la clasificación errónea fue deliberada, la cifra aumenta hasta 30 años de pagos atrasados, más posibles cargos penales. Incluso si un contratista alemán es contratado conforme a las normas, sólo puede trabajar para una empresa durante 18 meses antes de que la empresa deba convertirlo en empleado o ponerle en pausa durante un periodo de espera de tres meses, momento en el que puede renovar el contrato por otros 18 meses.
Mitigar el riesgo global de la nómina con un EOR
Los empresarios pueden sentirse abrumados por la diversidad de leyes, reglamentos laborales y normas de empleo que deben cumplir cada vez que contratan a nuevos talentos fuera de su país de origen. Pero pueden evitar estos retos, satisfacer las expectativas de los empleados y mantener el cumplimiento si se asocian con un Employer of Record (EOR) para su solución global de nóminas.
Un EOR es una organización que ayuda a las empresas a expandirse internacionalmente contratando y pagando a los empleados en su nombre. Esto elimina la necesidad de que las empresas establezcan entidades jurídicas en otros países para emplear una mano de obra global.
Los EOR se encargan de las tareas administrativas asociadas a la contratación y gestión de empleados, incluidas las nóminas, la documentación de incorporación, la documentación de cumplimiento, la administración de las prestaciones, la retención de impuestos, etc.
Un EOR como Remofirst puede contratar y pagar a empleados y contratistas a tiempo completo en nombre de una empresa en más de 180 países, ocupándose de los servicios de nóminas y las tareas administrativas, incluida la incorporación, para que las empresas puedan evitar los problemas de cumplimiento y centrarse en lo que mejor saben hacer.
Con Remofirst, las horas de los empleados, el tiempo libre remunerado, las vacaciones, las bonificaciones y las comisiones se calculan automáticamente. Las facturas se agregan en un pago que cubre a todos los empleados internacionales simultáneamente, a tiempo y en la moneda local de cada empleado.
En un mundo de escasez de talentos, es necesario obtener todas las ventajas competitivas posibles, incluida la capacidad de encontrar y contratar talentos más allá de las fronteras. Reserve una demostración hoy mismo y descubra cómo Remofirst ayuda a las empresas a contratar a los mejores talentos desde cualquier lugar del mundo.
