La gestión de las nóminas es un aspecto fundamental de la dirección de una empresa, pero para muchas empresas de nueva creación puede resultar una tarea tediosa y lenta. El problema se agrava cuando se trata de nóminas internacionales, en las que pagar a empleados que residen fuera del país de origen de tu empresa añade otra capa de complejidad.
Podría gestionar el problema con un equipo interno de nóminas. Sin embargo, a medida que su organización crece y se expande más allá de las fronteras nacionales, su equipo puede tener dificultades para hacer malabarismos con los requisitos de nómina en varias jurisdicciones. Además, el tiempo y el esfuerzo dedicados a las nóminas podrían asignarse mejor a iniciativas estratégicas que impulsen su negocio.
Aquí es donde un Employer of Record (EOR ) puede ayudar. Externalizar las nóminas a un EOR puede cambiar su eficiencia operativa y la gestión de sus recursos, optimizando sus procesos de nóminas y desbloqueando oportunidades globales para pagar a su equipo. Dicho esto, no todos los EOR son iguales. Para aprovechar sus ventajas, debe asociarse con el más adecuado. Esto empieza por asegurarse de que un EOR cumple todos los requisitos del sistema de nóminas que necesita una startup. ¿Y cuáles son esos requisitos? Averigüémoslo.
Soporte multidivisa
Si tiene empleados en todo el mundo, necesita un sistema de nóminas que satisfaga sus necesidades y preferencias específicas. Por ejemplo, algunos empleados prefieren cobrar en su moneda local. Por otro lado, en algunos países como Argentina, la ley obliga a los empleadores a pagar a los empleados en su moneda local. Tendrá que trabajar con un EOR que pueda ayudarle a cumplir este requisito.
Utilizar un EOR con funciones de nómina global le permite pagar a sus empleados en sus monedas locales. Esto elimina la carga administrativa que supone gestionar los tipos de cambio y reduce el riesgo de que las fluctuaciones monetarias afecten a los ingresos de sus empleados. Su EOR puede gestionar el proceso de conversión y garantizar que cada empleado cobre en su moneda local.
Tomemos como ejemplo RemoFirst . Esta empresa de EOR ofrece soporte multidivisa: como empleador, puede pagar a RemoFirst en cinco divisas populares y, a continuación, el EOR paga a los empleados internacionales en sus respectivas divisas.
RemoFirst también le permite combinar todas las facturas de su equipo en un solo pago en lugar de pagar a cada empleado internacional por separado. Esto significa que usted proporciona una suma global para cubrir la nómina total, y RemoFirst se encarga de distribuir las cantidades apropiadas a cada empleado. La consolidación agiliza el proceso, reduce las cargas administrativas y le ahorra tiempo.
Seguimiento de nóminas y gestión de prestaciones
Un aspecto crucial de la gestión de nóminas para una plantilla global es garantizar el pago puntual y preciso de los salarios de los empleados. Un EOR con capacidades sofisticadas de seguimiento de n óminas y gestión de beneficios es inestimable en esta situación. Por ejemplo, el EOR es vital para:
- Agilizar el proceso de pago y reducir los errores: Esto libera tiempo para otras funciones empresariales importantes. Para agilizar aún más el proceso de pago, puede establecer un calendario predeterminado para la transferencia de fondos a su EOR. Por ejemplo, puede enviar el pago el día 15 de cada mes. De este modo, el EOR dispondrá de tiempo suficiente para procesar los pagos y asegurarse de que su equipo cobra a tiempo.
- Aumentar la satisfacción de los empleados: Los empleados confían en recibir sus nóminas a tiempo para satisfacer sus necesidades. Un seguimiento excelente de las nóminas garantiza que los empleados reciban la compensación adecuada cuando deben, lo que puede aumentar la satisfacción de los empleados y reducir la rotación.
- Obtener una ventaja competitiva: en el competitivo mercado laboral actual, ofrecer pagos de forma eficiente es crucial para atraer y retener a los mejores talentos.
Además, un EOR debe contar con un sólido sistema de gestión de beneficios. Deben encargarse de todas las gestiones y trámites, como las solicitudes de tiempo libre, las prestaciones económicas (por ejemplo, primas y opciones sobre acciones), el seguro médico (por ejemplo, médico, dental y oftalmológico) y el suministro de equipos, en función de la legislación local de cada empleado.
Hablando de leyes locales, un EOR debe ocuparse de todo lo relacionado con su cumplimiento.
Conformidad
El cumplimiento de la normativa es probablemente una de las cuestiones que más le preocupan a la hora de establecer su plantilla internacional. ¿Cómo gestionará las nóminas y las prestaciones de cada empleado internacional, respetando al mismo tiempo la normativa laboral y fiscal local? Una solución EOR integral le quitará todos estos problemas de encima.
Un buen EOR conocerá a fondo la normativa de todos los lugares donde se encuentren sus empleados. Entre otras cosas, debe ser capaz de gestionar todos los cálculos de nóminas, retenciones fiscales y declaraciones necesarias. Un EOR también debe estar al día de cualquier cambio en la normativa y ajustar sus procesos en consecuencia. De este modo, puede garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar sanciones, multas y problemas legales.
Eficacia, flexibilidad y transparencia
Un EOR debe proporcionarle visibilidad de sus operaciones globales de nómina. Esto implica proporcionar capacidades de generación de informes completas y personalizables que le permitan ver y analizar los gastos de nómina, las retenciones fiscales, las contribuciones a la seguridad social y otras métricas relevantes. El acceso a informes detallados y transparentes le ayudará a controlar los costes, cumplir la normativa financiera y tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
Además, un EOR debe poder ayudarle a realizar un seguimiento de su plantilla global desde el mismo lugar. Esto incluye todo, desde permitirle ver cuántos empleados tiene en cada país en cualquier momento y cómo está clasificado cada uno de ellos, hasta permitirle hacer un seguimiento del gasto global en nóminas en una sola divisa, sin dejar de pagar a los empleados en múltiples divisas.
Asistencia fiable
Imagine que tiene una consulta urgente sobre sus empleados, nóminas o cumplimiento normativo, pero no puede ponerse en contacto con su EOR. El EOR que elija debe estar disponible regularmente para prestarle asistencia a usted y a sus empleados en todo el mundo, en distintas zonas horarias. El correo electrónico y el chat en tiempo real son dos métodos populares de atención al cliente, y aunque la atención al cliente 24/7 no es común entre los EOR, plataformas como RemoFirst la proporcionan para una mejor experiencia del cliente.
Además, lo ideal es disponer de un único punto de contacto fiable con el que ponerse en contacto para cualquier consulta. Tratar con varios profesionales para diversos aspectos de sus necesidades globales de gestión de nóminas y personal puede ser un proceso engorroso. Contar con un gestor de cuentas dedicado elimina la complejidad de coordinarse con varias personas, ahorrándole tiempo y esfuerzo.
Buena reputación
Es crucial evaluar a fondo las capacidades y el historial de un EOR en el cumplimiento de estos requisitos del sistema de nóminas antes de elegirlo como socio de nóminas para operaciones internacionales.
Un EOR reputado tiene un historial de prestación de servicios de calidad y de cumplimiento de las expectativas del cliente. Cuando elige un EOR con una sólida reputación, puede confiar en que gestionará las nóminas de su plantilla global con precisión y profesionalidad. Un EOR fiable garantiza que sus empleados cobren a tiempo y que se cumplan todas las obligaciones legales y reglamentarias, lo que le dará tranquilidad.
Cómo elegir un EOR que cumpla los requisitos del sistema de nóminas de su startup
Imagine que ya no tiene que ocuparse de las tediosas tareas relacionadas con las nóminas. En su lugar, puede concentrarse en lo que es verdaderamente importante: impulsar la innovación, hacer crecer su negocio y desarrollar su talentoso equipo. Con el EOR adecuado a su lado, podrá hacer todo esto y mucho más. Por ejemplo, podrá ocuparse de otras tareas administrativas de RR.HH. y de las complejidades de gestionar una plantilla global sin escatimar en el cumplimiento de la normativa.
La clave está en encontrar un EOR reputado que tenga amplia experiencia trabajando con empresas de nueva creación. ¿Tiene curiosidad por saber qué EOR cumplen este criterio? Nosotros te ayudamos.
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