A medida que se acelera la contratación global, más empresas amplían sus equipos internacionales. Sin embargo, este crecimiento conlleva complejidades añadidas, y uno de los principales retos es la clasificación errónea de los empleados.
De hecho, los estudios demuestran que entre el 10% y el 30% de las empresas clasifican erróneamente al menos a uno de sus empleados como contratista independiente.
La clasificación errónea de los trabajadores puede considerarse una infracción grave de la ley, que da lugar a costosas sanciones que pueden ir desde fuertes multas hasta incluso penas de cárcel. Por eso es crucial conocer y cumplir las leyes internacionales sobre clasificación errónea.
¿Qué es la clasificación errónea de contratista independiente?
La clasificación errónea de contratista independiente, o clasificación errónea de empleado, se refiere a la clasificación errónea de un empleado a tiempo completo como contratista independiente. Esto ocurre cuando una empresa define a un trabajador como contratista independiente, pero las leyes laborales locales, estatales y/o federales lo consideran un empleado.
La distinción entre "empleados" y "contratistas independientes" es crucial porque los empleados tienen derecho a prestaciones como la protección del salario mínimo, el pago de horas extraordinarias, el seguro de desempleo y la indemnización de los trabajadores, mientras que los contratistas independientes no.
La diferencia entre un contratista independiente y un empleado viene determinada por varios factores legales, entre ellos el nivel de control que un empresario tiene sobre el trabajador, la naturaleza del trabajo realizado y el nivel de independencia del trabajador.
Por ejemplo, si una empresa dicta el horario de un trabajador, le proporciona herramientas y equipos y supervisa de cerca sus tareas, es probable que el trabajador sea considerado un empleado y no un contratista.
La clasificación errónea es un problema común en varios sectores de la economía, y puede ocurrir involuntariamente debido a la falta de comprensión de las leyes laborales. Sin embargo, en algunos casos, los empresarios pueden clasificar erróneamente a los trabajadores de forma deliberada.
Por qué los empresarios pueden clasificar mal intencionadamente a los trabajadores
Aunque la clasificación errónea no siempre se produce intencionadamente, los empresarios recurren a esta práctica para reducir costes laborales y evitar obligaciones fiscales.
Clasificar erróneamente a un trabajador permite a las empresas eludir requisitos como las leyes sobre salario mínimo, pago de horas extraordinarias, prestaciones sanitarias e impuestos sobre nóminas. Esto permite a la empresa recortar gastos al tiempo que traslada costes -como la seguridad social y los impuestos- a los propios trabajadores.
Además, en determinados sectores, como el del trabajo por encargo, la clasificación errónea de los empleados puede hacerse intencionadamente por motivos de flexibilidad, ya que, además de ahorrar dinero, las empresas pueden evitar las cargas administrativas que conlleva el empleo tradicional.
Muchos gobiernos están tomando medidas enérgicas contra esto, argumentando que los trabajadores gig, como los conductores de Deliveroo en España, no son en realidad "autónomos."
Por qué los gobiernos se preocupan por la clasificación errónea de los empleados
Pérdida de ingresos fiscales
La ley obliga a los empresarios a pagar impuestos sobre las nóminas, como los de la Seguridad Social y el desempleo, por cada empleado. Cuando se clasifica erróneamente a un trabajador como contratista, el empresario elude el pago de esos impuestos, y los gobiernos estatal y federal pueden perder -y de hecho pierden- miles de millones en ingresos anuales.
Otra consecuencia es que la carga fiscal recae sobre el contratista independiente, que puede incluso no ser consciente de esta responsabilidad financiera.
Por eso hay leyes estrictas que protegen los intereses de los trabajadores y del gobierno.
Quita derechos a los trabajadores
Uno de los efectos más significativos de la clasificación errónea de un trabajador es que pierde sus derechos, protecciones y prestaciones.
Entre los derechos y protecciones que pueden perderse los contratistas independientes clasificados indebidamente figuran:
- Salario mínimo
- Descansos
- Prestaciones de desempleo
- Restricciones de las horas extraordinarias
- Impuestos de la Seguridad Social y Medicare pagados parcialmente
- Planes de pensiones
- Baja por enfermedad y permisos retribuidos
- Prestaciones sociales
- Derecho de sindicación
¿Cuáles son los riesgos de la clasificación errónea de los empleados?
La clasificación errónea de los empleados puede acarrear graves consecuencias.
Sanciones económicas y multas reglamentarias
Muchos gobiernos imponen sanciones económicas a las organizaciones culpables de clasificación errónea.
Las sanciones pueden ir desde un tirón de orejas por errores genuinos hasta costosas multas para los infractores crónicos de las normas, y su gravedad depende de varios factores, como el tamaño de la empresa y la duración de la clasificación errónea de los empleados.
Los costes de las sanciones económicas varían según el país. Por ejemplo, en Estados Unidos, las multas del IRS por clasificación errónea involuntaria de trabajadores empiezan a partir de:
- 50 USD por cada W-2 no presentado
- 1,5% de los salarios pagados a los empleados clasificados indebidamente + 40% de los impuestos FICA no pagados a los empleados
- 100% de los impuestos FICA no pagados por el empresario
Además, los intereses se acumulan sobre estas cantidades desde la fecha de vencimiento original. Los empresarios también pueden tener que hacer frente a reembolsos del seguro de prestaciones y auditorías de reclamaciones salariales.
En Estados Unidos, las sanciones por clasificación errónea pueden ser bastante severas si el Departamento de Trabajo determina que el delito es intencionado. En este caso, el empresario puede enfrentarse a cargos penales:
- Hasta 1.000 dólares por trabajador mal clasificado
- Demandas colectivas que cubren los honorarios de abogados asociados
- Pena de cárcel de hasta un año
Mientras tanto, las multas aplicadas por la Secretaría del Trabajo de México incluyen el costo de las prestaciones e indemnizaciones de los empleados, así como multas de 108.57 MXN por día de empleo mal clasificado.
En Australia, la sanción máxima por cada clasificación errónea de un empleado es de:
- 18.780 AUD para particulares
- 93 900 AUD para empresas con menos de 15 empleados
- 469.500 AUD para empresas con más de 15 empleados
Salarios atrasados y prestaciones
Cuando los trabajadores están mal clasificados, sus impuestos sobre la nómina -que incluyen los pagos por desempleo, Seguridad Social y otros programas sociales- suelen quedar impagados.
Por ello, las empresas con empleados mal clasificados pueden verse obligadas a pagar impuestos atrasados, prestaciones legales y otras cotizaciones sociales, lo que aumenta la sanción total.
Sanciones y prohibiciones a las empresas
Por lo general, las medidas disciplinarias contra la clasificación errónea no se limitan a sanciones económicas. Incluso después de pagar las multas adeudadas al gobierno y los beneficios no pagados al empleado, un empleador todavía puede incurrir en sanciones adicionales.
Pueden incluir órdenes de paralización de la actividad empresarial en determinados estados o países, o incluso la prohibición total de hacer negocios en ellos.
Por ejemplo, en 2022 el Departamento de Trabajo de EE.UU. dictó órdenes de suspensión del trabajo a cinco contratistas de fuera del estado que clasificaron erróneamente a trabajadores de la construcción en Nueva Jersey.
Conflictos jurídicos con los trabajadores
Los empleados mal clasificados pueden emprender acciones legales contra una organización en virtud de la legislación laboral. Si un tribunal falla a favor del empleado, la empresa debe compensarle por las prestaciones, salarios y días de vacaciones que se le adeudan por el periodo concreto en que fue clasificado erróneamente.
Interrupciones operativas
Entre los procedimientos judiciales y las investigaciones de los organismos reguladores, no es de extrañar que la clasificación errónea de los trabajadores provoque la interrupción de la actividad empresarial, perjudicando tanto a la productividad como a los beneficios.
Daños a la reputación
La clasificación errónea de los empleados también puede dañar gravemente la marca de empleador de una empresa, dificultando la contratación de talentos en el futuro.
Ejemplos de empresas multadas por clasificación errónea
Para comprender mejor las consecuencias de la clasificación errónea de los empleados, veamos algunos ejemplos de empresas multadas recientemente por infringir estas leyes laborales.
En 2023, UK Research and Innovation, un organismo público no departamental del gobierno del Reino Unido, fue multado con 36 millones de libras esterlinas en impuestos atrasados cuando se descubrió que el organismo había clasificado erróneamente los estatus de los contratistas.
Un tribunal federal estadounidense ordenó a Holland Acquisition Inc. pagar más de 43 millones de dólares en salarios atrasados y daños y perjuicios después de que una investigación del Departamento de Trabajo de Estados Unidos descubriera que cientos de trabajadores habían sido clasificados erróneamente como contratistas independientes.
En el estado norteamericano de Delaware, el propietario de G&R Drywall and Framing fue condenado a penas de prisión por clasificar erróneamente a 30 trabajadores de la construcción.
Incluso las grandes empresas corren el riesgo de clasificar erróneamente a sus empleados como contratistas independientes. Nike podría enfrentarse a 530 millones de dólares por clasificar erróneamente a sus trabajadores en Estados Unidos, Reino Unido, Países Bajos y Bélgica.
Cómo pueden evitar los empresarios la clasificación errónea de los empleados
Adopte estas buenas prácticas para evitar la clasificación errónea de los empleados y los riesgos que conlleva.
Evaluar periódicamente las clasificaciones de los trabajadores
Revisar periódicamente las clasificaciones de los trabajadores para garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas laborales.
Esta evaluación debe tener en cuenta factores como el nivel de control ejercido por el empresario, la naturaleza del trabajo realizado y el nivel de integración del trabajador en las operaciones de la empresa.
Establecer directrices claras de clasificación
Desarrollar políticas y procedimientos exhaustivos para clasificar a los trabajadores y actualizarlos periódicamente de acuerdo con las leyes y normativas laborales pertinentes.
Educar a directivos y supervisores
Cualquier persona responsable de la contratación y gestión de trabajadores debe recibir formación frecuente sobre las leyes de clasificación y los requisitos de cumplimiento. Dicha formación debe abarcar los factores utilizados para determinar la situación del trabajador y las consecuencias de una clasificación errónea.
Mantener una documentación precisa
Es fundamental mantener registros detallados de las clasificaciones de los trabajadores, incluida la documentación que respalde las decisiones de clasificación. Unos registros precisos pueden ser vitales para defenderse de las reclamaciones por clasificación errónea o de las auditorías de los organismos gubernamentales.
Consulte a expertos jurídicos y utilice recursos públicos
Los profesionales del Derecho pueden ofrecer orientación adaptada a normativas regionales específicas, como las diferencias entre las normas sobre clasificación errónea 1099 de Estados Unidos y la normativa IR35 del Reino Unido.
Además, los empresarios deben aprovechar los recursos gubernamentales y las herramientas de autoevaluación para ayudar a una clasificación adecuada.
Asociarse con un empleador registrado
Trabajar con un Employer of Record como RemoFirst proporciona a las empresas la tranquilidad de que sus trabajadores están correctamente clasificados, asumiendo la responsabilidad legal del cumplimiento de la evolución de la legislación laboral en múltiples países.
Cómo corregir la clasificación errónea de los empleados
¿Qué debe hacer exactamente cuando descubre que un empleado ha sido clasificado erróneamente? He aquí los pasos a seguir.
Evaluar el alcance de la clasificación errónea y notificarlo a RRHH
Llevar a cabo una revisión exhaustiva para determinar qué trabajadores fueron clasificados erróneamente, la duración de la clasificación errónea y las implicaciones financieras asociadas.
Esta evaluación debe abarcar salarios, prestaciones, impuestos y cualquier otro derecho que se pueda deber al trabajador. Asegúrese también de notificarlo a su departamento de RRHH y/o jurídico.
Reclasificar a los trabajadores, actualizar la documentación y notificar a los empleados afectados
Reclasificar a las personas afectadas como empleados, asegurándose de que todos los registros de empleo, contratos y documentación reflejen con exactitud su nuevo estatus.
Esto implica inscribir a los empleados en programas de prestaciones, actualizar los sistemas de nóminas y comunicarles cualquier cambio en su situación laboral y las nuevas prestaciones disponibles.
Saldar cualquier obligación financiera
Abordar cualquier obligación financiera pendiente derivada de la clasificación errónea. Esto puede implicar el pago de salarios atrasados, prestaciones e impuestos sobre el empleo adeudados tanto a los empleados como a los organismos públicos.
Aproveche los programas de liquidación voluntaria
Muchos países cuentan con programas como el Programa de Liquidación Voluntaria de Clasificaciones del IRS, que puede permitir a las empresas reclasificar a los trabajadores como empleados para futuros periodos impositivos con una exención parcial de los impuestos federales sobre el empleo.
Garantice la correcta clasificación de los trabajadores de su equipo global con RemoFirst
Contratar a empleados en todo el mundo no debería significar poner a su empresa en riesgo de clasificación errónea de empleados.
RemoFirst protege a su empresa de las sanciones relacionadas con la clasificación errónea de los trabajadores al permitirle contratar empleados en más de 185 países cumpliendo plenamente la legislación laboral local, incluida la clasificación de los trabajadores, las nóminas, los impuestos y las prestaciones obligatorias.
Al clasificar correctamente a sus trabajadores, garantiza sus derechos, prestaciones y protecciones, al tiempo que protege a su empresa de cuantiosas multas, sanciones y daños a su reputación.
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