Cuando se contrata a miembros de un equipo internacional a distancia, el incumplimiento de los requisitos de conformidad es uno de los obstáculos más comunes a los que se enfrentan las empresas. Es lógico: si nunca has contratado personal en un país determinado, aprender todos los entresijos legales es desalentador.
Sin embargo, cometer este tipo de errores al contratar trabajadores a distancia puede tener graves consecuencias para su empresa, lo que se traduce en cuantiosas sanciones, daños a la reputación y quebraderos de cabeza legales.
Si sortea con éxito los errores de cumplimiento más comunes en el empleo global, podrá posicionar su empresa para abrir nuevos mercados, atraer a los mejores talentos e impulsar una expansión global sostenible.
Principales conclusiones:
- El incumplimiento de la legislación laboral internacional puede acarrear múltiples problemas legales.
- El establecimiento permanente (EP) puede generar obligaciones fiscales inesperadas para las empresas que contratan a escala internacional.
- El incumplimiento de las leyes internacionales de privacidad de datos, como el GDPR, puede acarrear sanciones y daños a la reputación.
Errores fiscales y de nómina
Gestionar las nóminas y los impuestos de los empleados internacionales puede ser complicado, sobre todo si es la primera vez que contrata en un país nuevo.
Dominar las leyes locales que regulan los impuestos y las nóminas puede suponer una curva de aprendizaje muy pronunciada y, si se equivoca, puede acarrear graves sanciones económicas y legales. La reputación de su empresa también puede verse afectada.
Uno de los retos más importantes de la nómina global es pagar a los empleados en distintas divisas.
Supongamos que una empresa de la UE paga a un empleado de otro país de la UE. Debería ser bastante sencillo, ya que ambos utilizan el euro.
Pero cuando se paga a un trabajador en un país que opera con una moneda diferente, las constantes variaciones de los tipos de cambio pueden dificultar la tarea de asegurarse de que se le está pagando con exactitud.
La cuestión de los impuestos puede complicarse aún más. Cada país tiene diferentes tipos impositivos y retenciones obligatorias que debes hacer en nombre de tus empleados internacionales para programas como la seguridad social y la sanidad.
Los impuestos también entran en juego a la hora de pagar a los contratistas. Aunque no tienes que preocuparte de hacer retenciones de impuestos -eso es cosa de ellos-, sí que tienes que proporcionar a los contratistas internacionales los documentos fiscales pertinentes, como un formulario W-9 para los contratistas establecidos en EE.UU. para que puedan declarar sus impuestos.
Si se equivoca con las nóminas y los impuestos, puede acarrear importantes multas y otras sanciones graves para su empresa.
Incumplimiento de la legislación laboral local
Cada país tiene su propia normativa que regula prácticamente todos los aspectos de la relación empresa-empleado. Estas leyes no sólo dictan lo básico, como el salario mínimo y las horas de trabajo, sino que también cubren:
- Derecho a vacaciones, días festivos, baja por enfermedad y permiso parental.
- Obligaciones contractuales, como contratos de trabajo y periodos de prueba.
- Procedimientos de despido que describan los motivos de despido, los plazos de preaviso y la indemnización por despido.
- Normas de confidencialidad relativas a la recogida, almacenamiento y tratamiento de los datos de los empleados
- Leyes contra la discriminación que regulan diversos factores como el sexo, la raza, la religión, la edad, la orientación sexual y la discapacidad.
Por ejemplo, en muchos países -como Francia- no existe el empleo a voluntad, lo que significa que sólo se puede despedir a los empleados en determinadas condiciones, como por ejemplo por falta grave.
El incumplimiento de estas normativas locales puede tener graves repercusiones para su empresa.
Clasificación errónea de los trabajadores
Clasificar con precisión a los trabajadores como empleados o contratistas independientes es fundamental para mantener el cumplimiento de la normativa. Sin embargo, dado que los criterios de clasificación varían mucho de un país a otro, los errores pueden dar lugar a costosos problemas de clasificación errónea, incluidas demandas judiciales e impuestos atrasados.
En Estados Unidos, la clasificación de los trabajadores suele determinarse por la norma de derecho común del IRS, que evalúa si un empresario tiene control tanto sobre las tareas que realiza un trabajador como sobre la forma en que las lleva a cabo.
Además, muchos estados, como California, imponen sus propias normativas, lo que añade otra capa de complejidad a la clasificación de los trabajadores.
Del mismo modo, el Reino Unido tiene su propio marco para determinar la clasificación de los trabajadores, guiándose por factores como la reciprocidad de las obligaciones. Este concepto evalúa si un empresario está obligado a proporcionar un salario u otras formas de remuneración y si el trabajador está obligado a desempeñar personalmente sus funciones o aportar sus conocimientos específicos.
Aunque los criterios específicos difieren, el grado en que la empresa controla cómo se realiza el trabajo, cómo se paga al trabajador y los detalles contractuales influyen en la clasificación del trabajador.
Si un trabajador es clasificado erróneamente como contratista independiente cuando legalmente debería ser considerado empleado, el empresario puede ser responsable de:
- Impuestos atrasados, incluidos impuestos sobre nóminas, cotizaciones a la seguridad social y retenciones del impuesto sobre la renta.
- Sanciones e intereses por incumplimiento de la legislación fiscal y laboral
- Prestaciones adeudadas, incluido el pago de prestaciones como el seguro médico, las cotizaciones para la jubilación y el tiempo libre retribuido.
- Demandas judiciales de trabajadores que reclaman indemnizaciones por prestaciones y protecciones que no recibieron
- Daños a la reputación, ya que la clasificación errónea puede verse como un intento de eludir la legislación laboral y explotar a los trabajadores.
Activación del establecimiento permanente
A la hora de expandir su empresa por todo el mundo, es fundamental ser consciente del riesgo potencial de crear lo que se conoce como un Establecimiento Permanente (EP).
Esencialmente, el EP es un concepto de la legislación fiscal internacional que se refiere a un lugar fijo de negocios a través del cual una empresa lleva a cabo actividades comerciales significativas en un país extranjero.
Al contratar empleados locales, las autoridades pueden determinar que su empresa ha creado un establecimiento permanente. En ese caso, su empresa puede estar sujeta al impuesto de sociedades y a otras obligaciones legales en ese país.
La EP puede desencadenarse por diversos factores, como:
- Tener un lugar fijo de negocios, como una oficina
- Empleados locales con autoridad para firmar contratos en nombre de su empresa
- Prestar servicios en un país de forma continuada, incluso sin una oficina física
Las sanciones por crear EP sin saberlo pueden ser sustanciales.
Si una autoridad fiscal local determina que su empresa tiene establecimiento permanente en su país, puede verse obligada a pagar impuestos, incluidos impuestos atrasados, sobre cualquier ingreso local generado. Su empresa podría incluso enfrentarse a auditorías periódicas de cumplimiento en el futuro.
Violación de la legislación sobre datos y privacidad
Las filtraciones de datos suponen una importante amenaza para las empresas de todo el mundo. No proteger la información confidencial de empleados y clientes puede acarrear importantes sanciones económicas, daños a la reputación y repercusiones legales.
Por ejemplo, las leyes internacionales de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ), se aplican a todas las empresas que procesan los datos de las personas en la Unión Europea, independientemente de la ubicación de la empresa.
No solo eso, algunos países de la UE tienen leyes de privacidad adicionales. Alemania, por ejemplo, aplica su propia Ley Federal de Protección de Datos (BDSG) junto con los requisitos del GDPR.
Es mucho pedir a su equipo de RR.HH. que se convierta en un experto instantáneo en ciberseguridad, incluidas las leyes internacionales de seguridad y privacidad de datos. Y sin ayuda externa, tu empresa corre el riesgo de incumplir estas normativas.
Los EOR ayudan a mitigar los errores de cumplimiento a escala mundial
Como ya hemos explicado, las diferencias en la normativa fiscal, la legislación laboral y los requisitos de privacidad de datos pueden dificultar la gestión de un equipo global.
Una forma de evitar los riesgos de cumplimiento de la contratación internacional es trabajar con un Empleador de Registro (EOR ) como RemoFirst.
Actuamos como empleador legal de sus trabajadores a distancia, asumiendo la responsabilidad de la gestión de riesgos y el cumplimiento de la normativa.
RemoFirst gestiona:
- Retenciones fiscales, cotizaciones a la Seguridad Social y nóminas
- Cumplimiento de la legislación laboral local que regula el salario mínimo, la jornada laboral, las prestaciones de los empleados y el despido.
- Clasificar correctamente a los trabajadores como empleados o contratistas independientes según los requisitos específicos de cada país.
- Cumplimiento de leyes complejas de protección de datos como GDPR y CCPA
- Evitar la activación del estatuto de establecimiento permanente
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