Las nóminas internacionales no son tan sencillas como enviar un cheque por correo. Hacer malabarismos con las divisas, las normativas fiscales y las reglas de cumplimiento siempre cambiantes en los distintos países puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza.
Incluso los errores menores en las nóminas que pueda pasar por alto en un primer momento -una pulsación de tecla omitida, una conversión de divisas no actualizada- pueden dar lugar a costosas multas. Además, los errores pueden retrasar el pago de las nóminas de sus empleados internacionales, lo que le costaría buena voluntad y dañaría su reputación.
La buena noticia es que estos errores habituales en las nóminas son fáciles de prevenir.
Principales conclusiones:
- La gestión de las nóminas internacionales puede resultar complicada debido a las diferentes clasificaciones de los trabajadores, la legislación fiscal local y las expectativas culturales en materia de retribución.
- El procesamiento manual de nóminas globales con hojas de cálculo y sistemas no centralizados puede dar lugar a errores, retrasos en los pagos y procesos incoherentes, lo que daña la confianza y la moral de los empleados.
- Una mala gestión de los calendarios salariales, las conversiones de divisas o los datos de los empleados puede exponer a la empresa al riesgo de sanciones legales y costosas filtraciones de datos.
Error 1: clasificar mal a los trabajadores
Navegar por las distinciones legales entre empleados y contratistas independientes puede parecer un campo de minas, sobre todo cuando se opera a escala transfronteriza. Lo que se considera legal en un país puede meterte en un lío en otro.
¿Qué puede salir mal exactamente? Para empezar, clasificar erróneamente a los empleados puede acarrear sanciones fiscales, multas cuantiosas y pagos atrasados por prestaciones y cotizaciones sociales. Si comete un error, la reputación de su empresa también puede verse afectada.
Evite posibles problemas de clasificación aprendiendo proactivamente la legislación laboral local de cada país en el que contrate.
Mejor aún, asociarse con un servicio de Registro de Empleadores (EOR ) para que gestione el proceso por usted. Un EOR tiene los conocimientos jurídicos necesarios para intervenir y ocuparse de todos los detalles de cumplimiento, garantizando que tus trabajadores estén correctamente clasificados desde el principio.
Error 2: Subestimar la complejidad del cumplimiento fiscal internacional
Incluso los profesionales fiscales más experimentados se enfrentan a una pronunciada curva de aprendizaje cuando se trata del cumplimiento internacional. Cada país tiene sus propias normas para retener, declarar y presentar los impuestos sobre las nóminas. Mantener todo en orden en diferentes países y múltiples jurisdicciones puede ser complicado.
Digamos que la mayoría de su equipo vive en el Reino Unido, donde el año fiscal suele empezar el 6 de abril. Sin embargo, otros empleados pueden vivir en países donde el año fiscal empieza el 1 de enero (Alemania), el 1 de julio (Australia) o incluso el 1 de octubre (Tailandia). ¿Se da cuenta de lo confuso que puede llegar a ser?
Si comete un error, puede dar lugar a una auditoría, que podría acarrearle multas y convertirse en una importante sangría de tiempo y recursos. Su equipo pasará semanas, o incluso meses, recopilando registros antiguos para demostrar el cumplimiento, lo que les distraerá de sus principales responsabilidades.
Entonces, ¿cuál es el mejor camino hacia la verdadera tranquilidad? Para muchas empresas, es trabajar con un EOR. Los EOR son expertos en fiscalidad empresarial local en los países en los que operan y se encargan de todo, desde el pago puntual de las cotizaciones sociales hasta la presentación de los impuestos obligatorios, para que puedas estar seguro de que tu proceso de nóminas cumple todos los requisitos.
Error 3: Conversión de divisas y retrasos en los pagos
Nada erosiona más rápidamente la confianza que un pago tardío o inexacto. Para una plantilla internacional, este riesgo se amplifica, ya que los pagos manuales transfronterizos pueden ser un atolladero logístico.
Si a esto añadimos la fluctuación de los tipos de cambio, incluso los cálculos más sencillos pueden dar lugar a pagos excesivos o insuficientes. El resultado no es sólo estrés financiero para sus empleados. Es un coste adicional para su empresa.
Así que elimine las conjeturas de la ecuación y utilice una plataforma global de nóminas con opciones de pago automatizadas y multidivisa.
Estos sistemas pueden realizar conversiones de divisas en tiempo real y utilizar redes de transferencia fiables, lo que garantiza que sus empleados reciban la cantidad exacta que se les debe, sin comisiones ocultas.
Otra opción es asociarse con un EOR, que gestiona todo el proceso de pago en su nombre, garantizando pagos puntuales y precisos en los que sus empleados pueden confiar.
Error 4: Gestión incoherente de los datos de nómina
La introducción manual de datos es un proceso torpe que a menudo crea más problemas de los que resuelve. Cada pulsación introduce el riesgo de un error humano, e incluso una pequeña errata puede retrasar la nómina o causar problemas aún mayores en el futuro.
Sin embargo, gestionar las nóminas automatizando los flujos de trabajo y centralizando los datos a través de una plataforma de nóminas unificada ayuda a eliminar errores manuales, garantiza la precisión y crea una única fuente de verdad en tiempo real para la información de los empleados.
La asociación con un EOR lleva las soluciones globales de nóminas aún más lejos, al eliminar la carga administrativa de su equipo. Un EOR centraliza y gestiona todos los datos de los empleados en su sistema, reduciendo el riesgo de errores tipográficos, plazos incumplidos y documentos mal archivados.
Con experiencia en normativa local, flujos de trabajo automatizados e informes precisos y puntuales, un EOR le ofrece la confianza de una única fuente fiable de la verdad sin los quebraderos de cabeza de la introducción manual de datos.
Error 5: Pasar por alto las prestaciones y cotizaciones obligatorias
A estas alturas, ya sabe que las prestaciones y los derechos no son universales. Las indemnizaciones por despido, las bajas por enfermedad, los permisos parentales y las políticas de vacaciones pueden variar significativamente de un país a otro. Pasar por alto estas diferencias crea confusión y puede hacer que los empleados se sientan infravalorados. Por si fuera poco, también puede correr riesgos legales si se descubre que no ofrece las prestaciones que exige la legislación local.
Podría dedicar tiempo a investigar y documentar todos los requisitos legales y las expectativas culturales de cada país en el que opera, o podría simplificar el proceso asociándose con un experto local o un EOR.
Con el socio adecuado, cumplirá todas las obligaciones legales a la vez que gestiona las nóminas y las prestaciones de un modo que se ajusta a la legislación local y a las expectativas de los empleados.
Error 6: Gestionar mal la experiencia del empleado
La nómina no es sólo una cuestión de mover dinero; desempeña un papel fundamental en la forma en que los empleados se sienten en su lugar de trabajo. Si se gestiona mal, puede frustrar al equipo, dañar la confianza y crear problemas innecesarios.
Por ejemplo, un pago tardío o inexacto. No se trata sólo de un error administrativo; puede crear tensión financiera. Y cuando los empleados están sometidos a tensión financiera, su bienestar suele resentirse personal y profesionalmente.
Del mismo modo, las nóminas confusas, la falta de acceso autoservicio a la información salarial y los procesos incoherentes entre países pueden crear confusión y hacer que los empleados se sientan como un número, no como un miembro valioso de su equipo global.
Estos problemas pueden convertirse rápidamente en algo más que quebraderos de cabeza administrativos. Pueden dificultar la atracción y retención de los mejores talentos. Agilice sus nóminas con una plataforma de nóminas global unificada y asegúrese de que todo el mundo cobra correctamente y a tiempo.
Para despreocuparse y garantizar un proceso fluido, puede asociarse con un EOR que se encargue de toda la administración de nóminas en su nombre.
Error 7: Gestionar mal los distintos ciclos de las nóminas
Una petición rápida para los responsables de RRHH: Piensa en tu parte favorita de procesar las nóminas.
¿No le ha venido a la cabeza la gestión de varios ciclos y el cálculo de tipos en distintas divisas para que coincidan? No nos sorprende.
No obstante, cuando se gestiona una nómina global, es probable que, debido a la legislación laboral local, algunos miembros del equipo deban cobrar semanalmente, otros quincenalmente y otros mensualmente. Esto hace que sea fácil incumplir los plazos, cometer errores de cálculo y crear confusión.
Utilice un único sistema para gestionar varios ciclos de nóminas y asegúrese de que los pagos son coherentes y precisos en todas las ubicaciones. Esto reduce la carga de trabajo de los equipos de RRHH y finanzas y genera confianza entre los empleados.
También le ayuda a evitar obstáculos habituales, como el incumplimiento de los plazos locales de pago de nóminas o la imposibilidad de procesar los pagos antes de los días festivos, lo que podría retrasar el pago y crear una frustración innecesaria para sus empleados.
¿Quiere una solución aún más sencilla? Asóciese con un EOR, que puede gestionar por usted todas las complejidades de los distintos ciclos de pago.
Error 8: No tomar medidas para proteger los datos de los empleados
Lo cierto es que los datos de sus nóminas son una mina de oro.
Para hackers.
Esto se debe a que su sistema de nóminas contiene un tesoro de datos confidenciales, como números de la Seguridad Social, fechas de nacimiento e información bancaria, lo que lo convierte en un objetivo prioritario para los piratas informáticos. Una filtración de datos no sólo sería una pesadilla para las relaciones públicas, sino que podría provocar la usurpación de la identidad de sus empleados, multas masivas y una pérdida total de confianza.
Por eso, la utilización de servicios de nóminas conformes con la normativa, con un cifrado sólido y estrictos controles de acceso, es clave para la protección de los datos.
Tomar medidas para garantizar la seguridad de los datos no es solo una buena práctica; es un requisito legal en muchos países con leyes de privacidad estrictas, como el GDPR en Europa.
Más allá de la tecnología, también necesitará procesos internos claros y formación periódica para garantizar que sólo los miembros autorizados del equipo puedan acceder a estos datos. En conjunto, estas medidas protegen la información de tus empleados, mantienen la conformidad de tu empresa y fomentan la confianza entre tus empleados.
Cuando se asocia con un EOR, éste se asegura de que sus datos de nómina estén seguros y cumplan las leyes de protección de datos obligatorias en los países en los que viven sus empleados.
Pague a su equipo global con RemoFirst
La buena noticia es que no tiene que afrontar estos retos solo. Como empleador de registro, RemoFirst puede asumir el riesgo y la complejidad de la gestión de la nómina global para su empresa.
Permitimos a las empresas contratar y pagar a empleados en más de 185 países y a contratistas en más de 150 países. Nos encargamos de todos los aspectos legales complicados, desde la creación de contratos conformes hasta la supervisión de tareas de RRHH como la contratación y la administración de las prestaciones de los empleados, para que no tengas que preocuparte por los riesgos de clasificación errónea o incumplimiento.
También nos aseguramos de que su equipo cobre siempre a tiempo, en su moneda local. Y, gracias a nuestro proceso transparente, no hay comisiones ni recargos sorpresa.
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