Las empresas que se expanden a nivel internacional suelen recurrir a un «empleador de referencia» (EOR) para contratar personal con rapidez, sin tener que invertir el tiempo y el dinero que supone constituir entidades locales en esos países. Aunque un EOR puede simplificar la contratación a nivel mundial, el contrato marco de servicios (MSA) en el que se basa este acuerdo puede contener importantes obligaciones legales, financieras y operativas que merecen un análisis minucioso.
Los equipos jurídicos y financieros suelen centrarse en los precios a la hora de evaluar a un proveedor de servicios de EOR; sin embargo, el contrato marco de servicios (MSA) regula mucho más que las tarifas. La asignación de responsabilidades, las obligaciones en materia de cumplimiento de la normativa laboral, las medidas de protección de la privacidad de los datos, la titularidad de la propiedad intelectual y las cláusulas de rescisión conllevan una exposición a riesgos a largo plazo que solo puede evaluarse mediante un análisis exhaustivo del propio contrato.
Qué deben revisar los equipos jurídicos y financieros antes de firmar un contrato marco de servicios de EOR
Antes de firmar un contrato marco de servicios (MSA) de EOR, los equipos jurídicos y financieros deben asegurarse de que comprenden las disposiciones que determinan cómo se reparten entre la empresa y el proveedor las obligaciones de cumplimiento normativo, el riesgo financiero, las responsabilidades en materia de nóminas y las obligaciones relacionadas con los empleados, tales como:
- Disposiciones sobre responsabilidad y indemnización
- Responsabilidades en materia de clasificación de trabajadores
- Distribución del riesgo de los establecimientos permanentes
- Financiación de nóminas y condiciones de pago
- Obligaciones en materia de protección de datos
- Titularidad de la propiedad intelectual
- Requisitos legales en materia de empleo específicos de cada país
- Procedimientos de despido y traslado de empleados
- Tipos de cambio y costes ocultos
- Límites de responsabilidad y garantías de cumplimiento
Por qué el acuerdo de servicios de ingeniería (MSA) de EOR es más importante de lo que muchas empresas creen
Un MSA es el contrato principal entre una empresa y su proveedor de servicios de gestión de personal (EOR), que regula las responsabilidades laborales, la gestión de nóminas, las obligaciones de cumplimiento normativo, la distribución de responsabilidades, la protección de datos y las condiciones comerciales.
Dado que el acuerdo afecta a todo, desde la nómina y la incorporación de nuevos empleados hasta la titularidad de la propiedad intelectual y el riesgo financiero, debe ser revisado por los responsables de los departamentos jurídico y financiero antes de su firma.
Entre los aspectos clave regulados por el acuerdo se incluyen:
- Responsabilidad en materia de cumplimiento
- Protocolos de gestión del personal
- Plazos para la gestión de nóminas
- Procedimientos de incorporación
- Tratamiento transfronterizo de datos
- Flexibilidad operativa
Un contrato redactado de forma deficiente o revisado de manera inadecuada puede exponer a una empresa a riesgos jurídicos, financieros y operativos innecesarios.
Riesgos de cumplimiento normativo que las empresas deben conocer antes de expandirse a nivel internacional
El uso de un EOR reduce la carga administrativa, pero no elimina por completo el riesgo de incumplimiento normativo.
Riesgos relacionados con la clasificación de los trabajadores
Uno de los riesgos de cumplimiento normativo más importantes en el ámbito laboral a escala mundial es la clasificación errónea de los trabajadores. Incluso cuando se trabaja con un proveedor de servicios de empleo (EOR), las empresas deben asegurarse de que las personas a las que contratan estén correctamente clasificadas como empleados o como autónomos.
Las sanciones por clasificación errónea varían según la jurisdicción, pero suelen incluir el pago retroactivo de:
- Impuestos sobre el empleo
- Cotizaciones sociales
- Prestaciones legales con carácter retroactivo, como las bajas, la pensión y el seguro médico
En algunos países, los directivos de las empresas también podrían incurrir en responsabilidad penal por una clasificación errónea.
Por ejemplo, en Alemania, las empresas pueden verse obligadas a pagar hasta cuatro años de cotizaciones a la Seguridad Social con carácter retroactivo, y los directivos pueden enfrentarse a cargos penales por retener salarios de forma intencionada.
El acuerdo de servicios de EOR debe definir cómo gestiona el proveedor las evaluaciones de la clasificación de los trabajadores, qué ocurre si las autoridades locales reclasifican a un trabajador y qué parte es responsable de las sanciones que puedan derivarse de ello.
Cuestiones relativas al establecimiento permanente
Contratar empleados en un país extranjero puede, en ocasiones, dar lugar a lo que se conoce como «establecimiento permanente», es decir, una presencia empresarial sujeta a impuestos en esa jurisdicción. El riesgo de establecimiento permanente (EP) surge cuando las operaciones de su empresa en otro país se consideran lo suficientemente significativas como para estar sujetas a impuestos.
Aunque las normas sobre la presencia económica varían según el país, las empresas pueden crear accidentalmente una presencia sujeta a impuestos incluso sin haber constituido una entidad local. Esto suele ocurrir cuando los empleados realizan actividades significativas que generan ingresos o tienen autoridad para negociar o firmar contratos en nombre de la empresa.
Aunque una EOR puede ayudar a reducir el riesgo de evasión fiscal al actuar como empleador legal, no elimina el riesgo por completo. Las autoridades fiscales evalúan el fondo de las actividades de una empresa en un mercado, no solo su estructura jurídica.
Antes de entrar en un nuevo país, las empresas deben consultar con asesores jurídicos y fiscales para evaluar su posible exposición al riesgo de establecimiento permanente y comprender cómo el proveedor de servicios de EOR contribuye a una estructuración de la plantilla que cumpla con la normativa. El acuerdo debe definir claramente las responsabilidades de cada parte, así como cualquier orientación que ofrezca el proveedor para ayudar a mitigar el riesgo de establecimiento permanente.
Requisitos de la legislación laboral local
Uno de los aspectos más importantes de un contrato de EOR es cómo aborda las obligaciones laborales específicas de cada país. Aunque la empresa de EOR actúa como empleador legal, la legislación laboral local sigue regulando cuestiones como los procedimientos de despido, los requisitos de indemnización, los períodos de prueba, las prestaciones legales, los derechos de permiso, las normas sobre la jornada laboral y las obligaciones en materia de negociación colectiva.
Estos requisitos pueden afectar de manera significativa a los costes, los plazos y la flexibilidad de la empresa. Los despidos de empleados suelen ser el ejemplo más evidente. Dependiendo de la jurisdicción, las empresas pueden verse obligadas a cumplir con plazos de preaviso, requisitos de indemnización, consultas con el comité de empresa o trámites administrativos. Un empleado contratado a través de un EOR en un país puede ser despedido con unas pocas semanas de preaviso, mientras que un empleado en otra jurisdicción puede tener derecho a meses de preaviso y a una indemnización.
El acuerdo debe asignar claramente la responsabilidad de los costes y obligaciones relacionados con el empleo, incluyendo las indemnizaciones por despido, el pago de las vacaciones no disfrutadas, los honorarios legales y los gastos de resolución de conflictos. Asimismo, debe aclarar qué parte se encarga de gestionar el proceso de rescisión y de tramitar las reclamaciones de los empleados en caso de conflicto.
Las empresas también deben conocer las restricciones específicas de cada país que puedan afectar al propio modelo de EOR.
En Francia, por ejemplo, los acuerdos de portage salarial suelen estar sujetos a una duración máxima de 36 meses. En otras jurisdicciones existen restricciones similares, por lo que el conocimiento del mercado local es un factor importante a tener en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores.
Qué suele cubrir un acuerdo marco de servicios de EOR
Comprender los elementos habituales de un acuerdo de EOR ayuda a los equipos jurídicos y financieros a saber en qué aspectos deben centrar su revisión, y dónde es más probable que las lagunas causen problemas.
Alcance de los servicios
La sección sobre el alcance de los servicios define las responsabilidades contractuales del EOR. En un acuerdo estándar de EOR, el proveedor se convierte en el empleador legal en el país de destino, asumiendo la responsabilidad de:
- Contratos de trabajo
- Procesamiento de nóminas
- Retención fiscal
- Administración de las prestaciones
- Incorporación
- Offboarding
- Asistencia en materia de cumplimiento normativo
Sin embargo, los límites del alcance pueden variar. Algunos proveedores cobran por separado servicios como la tramitación de visados, la verificación de antecedentes, la gestión de equipos, la administración de planes de acciones o la gestión de nóminas fuera de ciclo.
Distribución de responsabilidades
El acuerdo de servicios de EOR debe definir claramente cómo se reparten las responsabilidades entre su empresa, el proveedor de EOR y cualquier socio local que participe en la prestación del servicio.
En la mayoría de los acuerdos de EOR, la empresa cliente mantiene el control sobre el trabajo diario del empleado, lo que incluye la supervisión, la dirección del trabajo, la gestión del rendimiento y las decisiones sobre ascensos. El EOR suele encargarse de la gestión laboral, lo que incluye la gestión de nóminas, la presentación de declaraciones fiscales, las cotizaciones obligatorias, la gestión de prestaciones y el cumplimiento de la legislación laboral local.
Dado que a menudo surgen conflictos cuando las responsabilidades no están claras, los equipos jurídicos deben examinar minuciosamente cualquier disposición que deje en el aire la titularidad o la responsabilidad.
Cobertura por países y modelos de prestación de servicios
La forma en que los proveedores de EOR prestan sus servicios puede variar de uno a otro y de un país a otro. Algunos recurren a sus propias entidades locales, otros colaboran con socios nacionales y otros adoptan un enfoque híbrido, es decir, una combinación de ambos.
Independientemente del modelo que se utilice, es fundamental comprender cómo se prestan los servicios en cada jurisdicción y qué parte es responsable del cumplimiento normativo, la gestión de nóminas, la asistencia a los empleados y la gestión de riesgos. Se debe prestar especial atención a las cláusulas de responsabilidad, los niveles de servicio, las obligaciones en materia de protección de datos y los procedimientos de escalamiento.
Procesos de nómina y condiciones de pago
La sección sobre nóminas de un contrato de EOR describe cómo se financia la nómina, cuándo se emiten las facturas, cómo se gestionan las conversiones de divisas y las responsabilidades de ambas partes a lo largo del ciclo de nóminas.
Entre los aspectos clave que hay que revisar se incluyen:
- Plazos para la aprobación de las nóminas
- Plazos límite para la solicitud de financiación
- Estructuras de las facturas
- Mecanismos de ajuste del tipo de cambio
- Requisitos relativos al depósito de garantía
- Reservas y provisiones para indemnizaciones por despido
Estas disposiciones pueden afectar directamente tanto a los costes como al cumplimiento normativo. Los retrasos en la aprobación de las nóminas o en la transferencia de fondos pueden dar lugar a incumplimientos de los plazos de pago de las nóminas, retrasos en el pago de impuestos u otros problemas de cumplimiento normativo a nivel local. Su equipo financiero debe comprender claramente las consecuencias del incumplimiento de los plazos y cómo se distribuyen las responsabilidades entre el empleador y el EOR.
Los equipos financieros también deben analizar cualquier requisito de financiación inicial. Algunos proveedores exigen cuentas de nóminas prefinanciadas, depósitos de garantía o reservas para cubrir obligaciones legales, como las indemnizaciones por despido. Estos costes deben tenerse en cuenta en los costes laborales totales a la hora de evaluar a los proveedores.
Confidencialidad, protección de datos y propiedad intelectual
La protección de datos y la titularidad de la propiedad intelectual se encuentran entre las disposiciones más importantes —y a menudo más ignoradas— de un contrato marco de servicios de EOR.
La protección de datos suele ser una responsabilidad compartida, ya que tanto la empresa de gestión de personal (EOR) como la empresa cliente están sujetas a las obligaciones que establecen normativas como el RGPD en la Unión Europea y el Reino Unido.
El acuerdo debe especificar cómo se recopilan, tratan, almacenan, comparten y conservan los datos de los empleados, así como las responsabilidades de cada parte en caso de una filtración de datos o una investigación regulatoria.
Las medidas de protección de la propiedad intelectual (PI) revisten la misma importancia, sobre todo para las empresas tecnológicas y aquellas cuyo valor se basa en software, productos, contenidos o procesos propios.
Dado que la EOR actúa como empleador legal, asegúrese de que los contratos de trabajo y los contratos de prestación de servicios incluyan cláusulas claras y exigibles en materia de cesión de derechos de propiedad intelectual.
Dependiendo de la jurisdicción, es posible que la propiedad intelectual creada por los empleados no se transfiera automáticamente a la empresa cliente si no se incluye la cláusula contractual adecuada. El contrato marco de servicios (MSA) debe establecer claramente que todos los productos de trabajo, invenciones y derechos de propiedad intelectual elegibles creados por los empleados se ceden a la empresa cliente en la medida máxima permitida por la ley.
Responsabilidad, indemnización y garantías
Las disposiciones en materia de responsabilidad, indemnización y garantía determinan cómo se distribuye el riesgo financiero cuando surgen problemas relacionados con las nóminas, los impuestos, el empleo o el cumplimiento normativo.
Las cláusulas de limitación de responsabilidad suelen establecer un límite máximo a la cantidad que cualquiera de las partes puede reclamar por incumplimiento de contrato. Dado que las posibles multas administrativas, liquidaciones tributarias o reclamaciones laborales pueden superar con creces el valor de los honorarios de EOR, los equipos jurídicos y financieros deben evaluar si los límites de responsabilidad ofrecen una protección significativa y si los riesgos clave —como el fraude, la conducta dolosa o las infracciones en materia de protección de datos— quedan excluidos de dichos límites.
Las cláusulas de indemnización establecen la responsabilidad en caso de reclamaciones y pérdidas de terceros. Una empresa de gestión de nóminas (EOR) puede indemnizar al cliente por errores en la gestión de nóminas, incumplimientos en la retención de impuestos o infracciones de la legislación laboral que estén bajo su control, mientras que el cliente puede indemnizar a la EOR por reclamaciones derivadas de decisiones relacionadas con el lugar de trabajo, la supervisión de los empleados o la información inexacta facilitada a la EOR.
Muchos contratos también exigen que el cliente indemnice al proveedor por las reclamaciones relacionadas con la rescisión que se deriven de la decisión del cliente de poner fin a la relación laboral.
Las garantías de cumplimiento son compromisos contractuales que aseguran que los servicios se prestarán de conformidad con la legislación laboral, fiscal y en materia de nóminas aplicable. Si un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) incumple estas garantías, el cliente podrá disponer de recursos contractuales para resarcir las pérdidas resultantes.
¿Qué partes de un acuerdo marco de servicios de recuperación mejorada de petróleo (EOR MSA) suelen ser negociables?
Muchas empresas dan por sentado que los acuerdos de EOR son, en gran medida, estandarizados y no negociables. Aunque algunas cláusulas pueden ser difíciles de modificar, los equipos jurídicos y financieros suelen poder negociar condiciones que afectan a la distribución de riesgos, la exposición financiera y la flexibilidad operativa.
Entre las cláusulas que se negocian con mayor frecuencia se incluyen:
- Límites de responsabilidad y exenciones de responsabilidad
- Obligaciones de indemnización
- Requisitos de protección y seguridad de datos
- Cláusulas sobre la titularidad y la cesión de la propiedad intelectual
- Condiciones de pago y requisitos de financiación
- Plazos de preaviso y derechos de rescisión
- Apoyo a la reubicación y la transición de los empleados
- Niveles de servicio y compromisos de tiempo de respuesta
Incluso los cambios más pequeños en estas disposiciones pueden afectar de manera significativa a la exposición financiera, el riesgo de incumplimiento y la flexibilidad operativa de una empresa a lo largo del tiempo.
El grado de negociabilidad varía en función del proveedor, el volumen del contrato, el número de contrataciones y los requisitos de cobertura por países. Los proyectos de mayor envergadura suelen ofrecer más margen de negociación que los contratos que abarcan un solo país o los de menor volumen.
En lugar de centrarse únicamente en el precio, las empresas deberían evaluar si el acuerdo distribuye adecuadamente el riesgo entre las partes. Una tarifa de servicio ligeramente superior puede merecer la pena si va acompañada de mayores garantías en materia de responsabilidad civil, compromisos de indemnización más amplios o cláusulas de rescisión y transición más favorables.
No todas las disposiciones son negociables, pero los equipos jurídicos y financieros deben revisar minuciosamente cualquier cláusula relacionada con la responsabilidad, las obligaciones de cumplimiento, la propiedad intelectual, la protección de datos, las condiciones de pago y la rescisión de contratos de los empleados antes de firmar.
Derechos de rescisión y procedimientos de salida de la empresa
El contrato debe especificar los plazos de preaviso para la rescisión del contrato, cómo se gestionan las transiciones de los empleados, quién se encarga de calcular y abonar las indemnizaciones por despido, así como las obligaciones de cada parte tras la rescisión.
El acuerdo debe detallar las condiciones en las que cualquiera de las partes puede rescindir el contrato, así como el proceso de transición de los empleados, que puede implicar su traslado a otro proveedor de servicios de EOR, a una entidad local de nueva creación o su despido de conformidad con la legislación laboral local.
Términos que los equipos financieros deben analizar detenidamente
Modelos de fijación de precios y costes totales de personal
Las estructuras de precios de los servicios de selección de personal varían considerablemente de un proveedor a otro, y la diferencia entre la tarifa anunciada y el coste real de la contratación puede ser considerable si no se revisa el contrato con detenimiento.
Los dos modelos de tarificación más habituales son las tarifas fijas por empleado y la tarificación basada en un porcentaje de la nómina. Sin embargo, la tarifa del servicio EOR es solo uno de los componentes de los costes totales de personal. Asegúrate de que tu equipo financiero tenga en cuenta también las cotizaciones legales a cargo del empleador, las prestaciones obligatorias, los impuestos sobre las nóminas y cualquier otra obligación laboral específica de cada país.
Es posible que se apliquen tarifas adicionales por la incorporación y la baja de empleados, la conversión de contratistas a empleados, el patrocinio de visados, la gestión de prestaciones, la gestión de participaciones, las solicitudes urgentes de nómina o los pagos de nómina fuera de ciclo.
Antes de firmar, los equipos financieros deben solicitar un desglose detallado de los costes y confirmar exactamente qué servicios están incluidos en la tarifa presupuestada.
Aspectos relacionados con la moneda y el cambio de divisas
Para las empresas que contratan personal a nivel internacional, la gestión de los tipos de cambio puede influir de manera significativa en los costes laborales a lo largo del tiempo. Los equipos financieros deben comprender cómo se determinan los tipos de cambio, si se aplican recargos por cambio de divisas, con qué frecuencia se actualizan los tipos y si a los empleados se les paga utilizando un modelo de tipo de cambio fijo o variable.
En los países con monedas volátiles, las fluctuaciones del tipo de cambio pueden afectar considerablemente a los costes salariales mensuales y a las previsiones presupuestarias.
Cumplimiento de la normativa laboral y responsabilidad financiera
El MSA también debería definir claramente la responsabilidad financiera en relación con las actividades de cumplimiento en materia de nóminas, incluidas las declaraciones de impuestos sobre las nóminas, las cotizaciones obligatorias y las obligaciones de información locales.
Los equipos financieros deben tener claro quién asume el coste de corregir los errores en las nóminas, los pagos insuficientes de impuestos, las sanciones o los intereses de demora en caso de que surjan problemas de cumplimiento normativo. Se debe prestar especial atención a cualquier limitación contractual de la responsabilidad, a las cláusulas de indemnización o a los límites máximos de la responsabilidad financiera del proveedor de servicios de gestión de nóminas (EOR).
Lista de comprobación para la revisión del acuerdo de servicios de EOR
Antes de firmar, compruebe que se han revisado los siguientes aspectos:
☐ Las responsabilidades en materia de clasificación de los trabajadores están claramente definidas
☐ Se han evaluado los aspectos relacionados con el establecimiento permanente (EP)
☐ Se abordan las obligaciones legales en materia de empleo específicas de cada país
☐ Se aceptan los límites de responsabilidad y las cláusulas de indemnización
☐ Se incluye la cláusula de cesión de derechos de propiedad intelectual
☐ Se han documentado las obligaciones en materia de protección de datos y notificación de violaciones
☐ Los plazos de financiación de las nóminas y los procesos de aprobación están bien definidos
☐ Se indican la metodología de cambio de divisas y los costes de conversión de divisas
☐ Los procedimientos de despido, indemnización y traslado de empleados están documentados
☐ Se han indicado todas las tarifas, depósitos, reservas y costes de servicios opcionales
Cualquier duda que quede sin resolver debe aclararse antes de firmar, ya que muchas de estas cláusulas pueden resultar difíciles o costosas de renegociar una vez que los empleados ya se hayan incorporado a la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Se puede negociar un contrato de servicios de gestión de personal (MSA) de EOR?
Sí. Aunque la mayoría de los proveedores de EOR utilizan plantillas de contrato estándar, muchos están dispuestos a negociar las cláusulas relativas a los límites de responsabilidad, las obligaciones de indemnización, las condiciones de pago, los requisitos de protección de datos, la titularidad de la propiedad intelectual, los derechos de rescisión y los niveles de servicio. El grado de flexibilidad suele depender del volumen de contratación, la cobertura por países y la envergadura de la relación comercial.
¿El uso de un EOR elimina el riesgo de crear un establecimiento permanente?
No. Una EOR puede ayudar a reducir el riesgo de establecimiento permanente (EP) al actuar como empleador legal, pero no lo elimina por completo. Las autoridades fiscales evalúan el fondo de las actividades de una empresa en un país, incluyendo si los empleados generan ingresos, negocian contratos o realizan actividades que dan lugar a una presencia fiscal.
¿A quién pertenece la propiedad intelectual creada por los empleados contratados a través de un EOR?
La titularidad de la propiedad intelectual depende de la legislación local y de la redacción contractual utilizada en el acuerdo de EOR. Las empresas deben asegurarse de que los contratos de trabajo y los contratos de prestación de servicios incluyan cláusulas claras y exigibles sobre la cesión de la propiedad intelectual, a fin de garantizar que los productos de trabajo creados por los empleados que cumplan los requisitos se transfieran debidamente a la empresa cliente.
¿Quién es responsable del cumplimiento de la legislación laboral en el marco de un acuerdo de EOR?
La responsabilidad es compartida. Por lo general, la empresa de servicios de personal (EOR) se encarga de la gestión de nóminas, las retenciones fiscales, las prestaciones legales y el cumplimiento de la legislación laboral local, mientras que la empresa cliente sigue siendo responsable de dirigir el trabajo diario del empleado. El acuerdo de servicios de gestión (MSA) debe definir claramente cómo se reparten las obligaciones de cumplimiento entre las partes.
¿Qué ocurre si una empresa quiere trasladar a sus empleados de una empresa de gestión de personal (EOR) a su propia entidad?
La mayoría de los proveedores de servicios de EOR admiten el traslado de empleados cuando una empresa establece su propia entidad local. Sin embargo, el proceso varía según el país y puede implicar el consentimiento de los empleados, modificaciones contractuales, traspasos de nóminas, traspasos de prestaciones y el cumplimiento de la legislación laboral local. Los procedimientos de traslado deben quedar reflejados en el contrato de EOR antes de la incorporación de los empleados.
¿Qué gastos no suelen estar incluidos en el precio de la recuperación mejorada de petróleo (EOR)?
Además de la tarifa por el servicio de EOR, las empresas pueden incurrir en gastos relacionados con las cotizaciones patronales obligatorias, las prestaciones obligatorias, las comisiones por cambio de divisas, las nóminas fuera de ciclo, la tramitación de visados, la incorporación o la baja de empleados, la conversión de contratistas a empleados y los gastos relacionados con el cese de la relación laboral. Solicitar un desglose detallado de los costes antes de firmar el contrato puede ayudar a evitar cargos inesperados.
Cómo el socio adecuado en EOR contribuye al crecimiento internacional
Un acuerdo de servicios de personal (MSA) de EOR no es simplemente un contrato de contratación. En él se establece cómo se reparten entre el empleador y el proveedor la responsabilidad legal, la gestión de nóminas, el cumplimiento de la normativa laboral, la protección de datos y el riesgo financiero. Las empresas que dedican tiempo a revisar estas disposiciones antes de firmar el contrato están en mejores condiciones para evitar sorpresas costosas a medida que se expanden a nivel internacional.
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