Principales conclusiones
- Cumplir con los requisitos laborales es una responsabilidad permanente que abarca todo el ciclo de vida del empleado. A medida que cambian las leyes y normativas, las empresas deben revisar y actualizar periódicamente sus políticas y procesos.
- La contratación de personal internacional añade complejidad, ya que las empresas deben lidiar con diferentes legislaciones laborales, normas fiscales y requisitos en materia de nóminas en varios países.
- Contar con la tecnología y los sistemas de apoyo adecuados puede reducir la carga administrativa y, al mismo tiempo, ayudar a las empresas a cumplir con la normativa.
La contratación a nivel internacional permite a las empresas acceder a un mercado global de talento, pero también implica tener que lidiar con la legislación laboral, las normas sobre nóminas, los requisitos fiscales y las obligaciones de información de cada país.
Para los equipos de recursos humanos, jurídico y financiero, estas responsabilidades no terminan tras la incorporación. Algunas tareas se realizan trimestral o anualmente, pero muchas requieren un seguimiento continuo, documentación y actualizaciones a medida que cambian las leyes locales.
Saber qué responsabilidades son las que más tiempo consumen puede ayudar a optimizar los procesos, reducir las tareas administrativas y contribuir a una gestión global de RR. HH. más eficiente.
Las tareas que más tiempo consumen a los equipos de RR. HH. a nivel mundial
Las empresas internacionales tienen incorporadas varias capas adicionales de complejidad administrativa en sus operaciones diarias. Las siguientes responsabilidades en materia de cumplimiento normativo suelen ser las que requieren más tiempo y atención:
1. Clasificación de los empleados
Clasificar correctamente a los trabajadores como empleados o autónomos es uno de los aspectos más importantes en materia de cumplimiento normativo para las empresas internacionales. Una clasificación adecuada ayuda a las empresas a evitar costosas sanciones, al tiempo que garantiza que los trabajadores reciban las protecciones y prestaciones a las que tienen derecho.
La clasificación requiere una mayor supervisión que la revisión de un contrato. Los empleadores también deben evaluar cómo funciona la relación laboral en la práctica. Cada país aplica criterios jurídicos, requisitos de documentación y normas de aplicación diferentes.
Por ejemplo, los contratistas de los Países Bajos deben:
- Controlar cómo y cuándo realizan su trabajo
- Ser capaz de trabajar para varios clientes
- Tener la capacidad de contratar a subcontratistas
Con el paso del tiempo, si un contratista neerlandés se integra en exceso en las operaciones diarias de una empresa y empieza a actuar más como un empleado, aumenta la probabilidad de que se impongan sanciones por clasificación errónea en concepto de falso trabajo por cuenta propia.
Estrategias para optimizar la clasificación
- Designa a alguien para que se encargue de estar al tanto de las novedades legales relativas a la clasificación de los trabajadores en los países donde residen los contratistas.
- Crear un proceso de revisión estandarizado para las relaciones con los contratistas.
- Recurre a un agente oficial (AOR) o a un empleador oficial (EOR) para contratar a autónomos y minimizar el riesgo de incumplimiento normativo.
Adoptar un enfoque proactivo en la clasificación de los trabajadores puede ayudar a evitar, desde el principio, problemas costosos derivados de una clasificación errónea.
2. Contratos de trabajo y documentación de contratación
La contratación y la incorporación del personal comienzan con una de las tareas de cumplimiento normativo más importantes: la elaboración de un contrato de trabajo que se ajuste a la legislación laboral local.
Los contratos de trabajo suelen incluir:
- Denominación del puesto, categoría y funciones
- Tipo de contrato (de duración determinada, indefinido, etc.)
- Período de prueba
- Remuneración y prestaciones
- Disposiciones sobre confidencialidad
- Titularidad de la propiedad intelectual
- Obligaciones en materia de protección de datos
- Requisitos de notificación
La incorporación de nuevos empleados exige que las empresas recopilen y conserven información confidencial, como por ejemplo:
- Documentos de verificación de identidad
- Formularios fiscales
- Documentos de autorización de trabajo
- Datos bancarios
- Contratos de trabajo firmados y declaraciones de aceptación de las políticas
Contar con las herramientas y los procesos adecuados puede hacer que la gestión de la documentación laboral resulte mucho más eficiente.
Estrategias para simplificar los contratos de trabajo y los trámites administrativos
- Elaborar plantillas estandarizadas de contratos de trabajo para cada país.
- Utiliza un sistema digital seguro para recopilar, almacenar y organizar los documentos de los empleados.
- Utiliza las firmas electrónicas para agilizar la cumplimentación y la aprobación de documentos.
- Colabora con una empresa de gestión de personal (EOR) para gestionar los contratos locales, la documentación de incorporación y el mantenimiento de registros.
Invertir desde el principio en procesos de contratación coherentes facilita enormemente la gestión de los expedientes laborales a medida que crece la plantilla.
3. Nóminas internacionales
La gestión de nóminas es una de las responsabilidades más complejas para las empresas con presencia internacional. Cada ciclo de pago requiere cálculos precisos, la presentación puntual de la documentación y una coordinación minuciosa entre varios países.
La gestión de las nóminas exige a los empresarios:
- Calcular la remuneración en el extranjero. Los impuestos, las retenciones legales, las horas extras, las primas, los requisitos del salario mínimo y la normativa local influyen en la forma en que se remunera a los empleados.
- Cumple con los plazos de presentación y pago. Los equipos de nóminas deben presentar los formularios fiscales, efectuar los pagos y cumplir con los plazos de presentación locales para evitar sanciones.
- Gestiona los pagos en varias divisas. La gestión de nóminas a nivel internacional suele implicar tipos de cambio, costes por transacciones en el extranjero y proveedores de nóminas específicos de cada país.
Las plataformas modernas de gestión de nóminas y los socios con experiencia pueden automatizar muchas tareas rutinarias relacionadas con la gestión de nóminas.
Estrategias para reducir la gestión de nóminas
- Automatiza los cálculos de las nóminas siempre que sea posible.
- Utiliza una plataforma centralizada de gestión de nóminas a nivel mundial.
- Colabora con una empresa de gestión de personal (EOR) para gestionar las nóminas, las declaraciones fiscales y los pagos obligatorios.
Un proceso de gestión de nóminas bien organizado reduce la carga administrativa y facilita la gestión de cada ciclo de nóminas.
4. Gestión de prestaciones
La gestión de las prestaciones de los empleados exige cumplir con los requisitos legales de cada país. A menudo, las empresas están obligadas a proporcionar o contribuir a prestaciones como el seguro médico, las vacaciones anuales retribuidas, la baja por enfermedad retribuida, los planes de pensiones, la seguridad social y el seguro de desempleo.
Algunos países también exigen programas adicionales, como el Fondo de Previsión para la Vivienda de China o el decimotercer mes de salario obligatorio de Filipinas.
Además de las prestaciones previstas por la ley, las empresas suelen ofrecer prestaciones adicionales para atraer y retener a los empleados. Entre ellas pueden figurar el seguro médico, los planes de jubilación, la participación en el capital social, el reembolso de los gastos de desplazamiento, las ayudas para el desarrollo profesional, las ayudas para el teletrabajo y los programas de bienestar, todos los cuales requieren una gestión y un apoyo continuos.
Los procesos estandarizados y la tecnología pueden simplificar considerablemente la gestión de las prestaciones.
Estrategias para simplificar la gestión de las prestaciones
- Estandarizar los procesos relacionados con las prestaciones, teniendo en cuenta al mismo tiempo los requisitos específicos de cada país.
- Recurre a un «empleador de referencia» (EOR) para que se encargue de la gestión de las prestaciones, lo que te liberará de la carga que supone gestionar múltiples proveedores y procesos locales.
Un proceso de prestaciones bien organizado permite a los equipos de RR. HH. dedicar más tiempo a apoyar a los empleados en lugar de ocuparse del papeleo.
5. Gestión de las bajas
Las bajas remuneradas son obligatorias en la mayoría de los países. Es posible que las empresas tengan que conceder vacaciones anuales, bajas por enfermedad, permisos parentales, permisos para el cuidado de familiares, permisos por fallecimiento, permisos por servicio militar, días festivos y otros derechos de baja establecidos por la ley. Cada tipo de baja tiene sus propias normas en cuanto a requisitos de acceso, duración, remuneración, acumulación y plazos de preaviso, y algunas de ellas pueden variar según la región o la ciudad.
La gestión de las bajas implica mucho más que simplemente autorizar los días libres. Las empresas deben llevar un control de los derechos de los empleados, mantener registros precisos, coordinar la nómina y cumplir con la normativa local. A medida que la plantilla crece en varios países, estas responsabilidades se vuelven cada vez más complejas, lo que exige a los equipos de RR. HH. gestionar diferentes normas en materia de bajas, al tiempo que mantienen al día la nómina, la dotación de personal y los registros de bajas.
La tecnología permite automatizar gran parte del trabajo administrativo que conlleva la gestión de las bajas.
Estrategias para mejorar la gestión de las bajas
- Utiliza un programa de gestión de permisos para automatizar los saldos de permisos, las acumulaciones y las autorizaciones.
- Ofrece a los empleados un portal de autoservicio para solicitar permisos, subir documentación y consultar el saldo de días de permiso.
- Colabora con una empresa de gestión de personal (EOR) para gestionar los permisos legales, llevar los registros obligatorios y coordinar los permisos con la nómina.
Un proceso estructurado de gestión de bajas ayuda a los empleados a disfrutar de los días libres a los que tienen derecho, al tiempo que reduce la carga administrativa de los equipos de RR. HH. y de nóminas.
La tecnología adecuada reduce las tareas de cumplimiento normativo y los riesgos
La gestión manual del cumplimiento normativo ya no resulta viable para la mayoría de las empresas. La tecnología ayuda a automatizar las tareas repetitivas, a organizar la documentación y a garantizar que los equipos cumplan con los plazos, lo que reduce tanto el trabajo administrativo como la probabilidad de cometer errores costosos.
Hay cuatro tipos de tecnología que resultan especialmente útiles para garantizar el cumplimiento normativo:
- Plataformas de recursos humanos y nóminas: Estos sistemas agilizan muchas tareas cotidianas relacionadas con el cumplimiento normativo, como la recopilación de documentos, los flujos de trabajo de aprobación, los cálculos de nóminas, las retenciones fiscales y la presentación de informes.
- Sistemas de gestión documental: Los sistemas centralizados de gestión documental facilitan la recopilación, organización, almacenamiento y recuperación de los expedientes laborales a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado. Además, ayudan a los equipos a gestionar las versiones de los documentos, mantener registros de auditoría, recabar firmas electrónicas y almacenar de forma segura contratos, formularios fiscales y demás documentación necesaria.
- Software de gestión del cumplimiento normativo: Estas plataformas ayudan a las organizaciones a supervisar las políticas internas, realizar un seguimiento de la documentación necesaria, gestionar los plazos, generar informes de auditoría e identificar posibles problemas de cumplimiento antes de que se conviertan en problemas más graves.
- Herramientas de cumplimiento normativo basadas en la inteligencia artificial: la inteligencia artificial puede ayudar a reducir el trabajo manual al resumir la normativa, revisar las políticas, redactar documentos, buscar novedades legales, identificar posibles deficiencias en el cumplimiento normativo y automatizar los flujos de trabajo rutinarios. La supervisión humana sigue siendo esencial a la hora de tomar decisiones legales o laborales.
Por qué el cumplimiento normativo a nivel mundial lleva tanto tiempo
El cumplimiento normativo no es una tarea que se pueda marcar como completada una sola vez en una lista de tareas pendientes. Afecta a todos los ámbitos de una organización, ya que determina qué leyes locales, nacionales e internacionales son de aplicación y cómo funciona la empresa.
Hay varios factores que hacen que el proceso lleve más tiempo de lo que muchos empresarios esperan:
1. Los requisitos cambian constantemente
La legislación laboral, la normativa fiscal, los importes del salario mínimo, la normativa sobre nóminas, los requisitos en materia de prestaciones, la legislación sobre protección de datos y las obligaciones de información se actualizan con frecuencia, a menudo una vez al año.
Mantenerse al día de esos cambios lleva tiempo. Los equipos de RR. HH. deben estar al tanto de las novedades legislativas en todos los países en los que cuentan con trabajadores, evaluar cómo afectan los nuevos requisitos a la empresa y realizar los ajustes necesarios antes de que entren en vigor las nuevas normas.
Esto suele obligar a las empresas a:
- Seguir de cerca los cambios legales y normativos en todos los países en los que cuentan con trabajadores.
- Revisar las políticas internas, los manuales para empleados y la documentación laboral.
- Actualizar los procesos de nóminas, los contratos, la gestión de prestaciones y otros flujos de trabajo de RR. HH. para cumplir con los nuevos requisitos legales.
- Informa a los directivos y a los empleados sobre los nuevos requisitos que afectan a sus funciones.
- Prepárate para los próximos cambios legislativos y normativos.
Para adelantarse a los cambios normativos es necesario llevar a cabo un seguimiento continuo, una coordinación constante y actualizaciones periódicas en toda la empresa.
2. El cumplimiento normativo abarca múltiples funciones empresariales
El cumplimiento normativo no es responsabilidad de un solo departamento. Los equipos de RR. HH., nóminas, asuntos jurídicos, finanzas y TI pueden verse afectados por la legislación laboral local, nacional e internacional, así como por las normativas específicas del sector.
Incluso las modificaciones normativas más insignificantes suelen requerir una actuación coordinada entre varios departamentos. El cumplimiento normativo eficaz depende de que los equipos trabajen juntos para:
- Coordinar los cambios en las políticas y los procesos entre varios departamentos.
- Compartir información entre los departamentos de Recursos Humanos, nóminas, asuntos jurídicos, finanzas y TI.
- Actualizar los flujos de trabajo internos, los sistemas y la documentación para que se ajusten a los nuevos requisitos legales.
- Definir a quién corresponden las responsabilidades relacionadas con el cumplimiento normativo.
- Revisa y aprueba los cambios antes de que se apliquen.
Una asignación clara de responsabilidades y una buena coordinación entre los equipos pueden facilitar considerablemente la gestión del cumplimiento normativo.
3. La complejidad del cumplimiento normativo aumenta con cada nuevo país
Cada país tiene su propia legislación laboral, su propio sistema fiscal, sus propias prestaciones legales, sus propias normas en materia de nóminas, sus propios plazos de presentación de informes y sus propios requisitos de documentación. A medida que las empresas se expanden a nuevos mercados, esas obligaciones se acumulan en lugar de sustituirse unas a otras.
En lugar de seguir un único marco de cumplimiento normativo, los equipos de RR. HH. deben mantener procesos específicos para cada país y, al mismo tiempo, adaptarse a los cambios en los requisitos legales.
Al expandirse, las empresas suelen tener que:
- Gestionar las políticas, los contratos y los expedientes de los empleados específicos de cada país.
- Lleva un control de los calendarios de nóminas, los plazos fiscales y los requisitos de presentación de informes.
- Gestionar los registros, las presentaciones y los programas de prestaciones obligatorias ante las autoridades públicas.
- Mantener la documentación y los registros de auditoría correspondientes a cada jurisdicción.
A medida que las empresas contratan personal en más países, los procesos escalables se vuelven esenciales para poder hacer frente a las crecientes exigencias administrativas.
Cómo un empleador oficial (EOR) ayuda a garantizar el cumplimiento normativo
Una EOR actúa como empleador legal en nombre de otra empresa, lo que permite a las empresas contratar a empleados sin necesidad de constituir una entidad jurídica local.
Además de gestionar la relación laboral desde el punto de vista jurídico, una empresa de gestión de personal (EOR) se encarga de muchas de las responsabilidades administrativas que conlleva la contratación de trabajadores en otro país.
Un EOR suele encargarse de:
- Preparación de contratos de trabajo conformes con la normativa local
- Incorporación de nuevos empleados
- Gestión de nóminas y retenciones fiscales
- Gestión de las prestaciones obligatorias
- Gestión de las bajas
- Seguimiento de los cambios en la legislación laboral y garantía del cumplimiento normativo de forma continua
Al hacerse cargo de estas tareas, un EOR reduce la carga de trabajo administrativo de los equipos internos de RR. HH. y nóminas, al tiempo que ayuda a las empresas a mantenerse al día de los requisitos laborales en constante evolución.
En RemoFirst, ofrecemos servicios de «empleador oficial» en más de 185 países y gestión de autónomos en más de 150 países. Tanto si se trata de contratar a un solo empleado como de formar un equipo internacional, nos encargamos de la gestión diaria de las relaciones laborales para que los equipos internos puedan centrarse en su personal en lugar de en el papeleo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué tareas relacionadas con el cumplimiento normativo son las que más tiempo requieren a los equipos de RR. HH. internacionales?
La clasificación de los empleados, los contratos de trabajo y la documentación de contratación, la gestión global de nóminas, la administración de prestaciones y la gestión de permisos suelen ser las responsabilidades en materia de cumplimiento normativo que más tiempo requieren. Cada una de ellas exige un seguimiento continuo, el mantenimiento de registros y actualizaciones para cumplir con la legislación laboral local.
¿Por qué es más complicado el cumplimiento normativo a nivel mundial que a nivel nacional?
Las empresas internacionales deben cumplir con diferentes legislaciones laborales, requisitos fiscales, normas de nóminas, prestaciones legales y obligaciones de información en cada uno de los países en los que contratan a trabajadores. A medida que las empresas se expanden a nuevos mercados, esas responsabilidades se acumulan en lugar de sustituirse unas a otras.
¿Cómo pueden las empresas reducir la carga administrativa que supone el cumplimiento normativo?
Los procesos estandarizados, la tecnología de recursos humanos, los sistemas de gestión documental, las plataformas de nóminas y el software de cumplimiento normativo pueden automatizar muchas tareas rutinarias. Muchas empresas también recurren a un «empleador de referencia» (EOR) para gestionar las nóminas, los contratos de trabajo, las prestaciones legales, la administración de las bajas y el cumplimiento normativo en materia laboral.
¿Cuándo debería una empresa recurrir a un empleador oficial?
Un «empleador oficial» (EOR) puede ser una buena opción a la hora de contratar a empleados en otro país sin necesidad de constituir una entidad jurídica local. El EOR se convierte en el empleador legal y se encarga de gestionar muchas de las responsabilidades administrativas relacionadas con el empleo, lo que permite a los equipos internos dedicar menos tiempo al cumplimiento normativo y más tiempo a apoyar a los empleados.
¿Puede la IA sustituir a los equipos de cumplimiento normativo de RR. HH.?
No. La IA puede ayudar a resumir la normativa, revisar documentos, identificar posibles deficiencias en el cumplimiento normativo y automatizar las tareas administrativas repetitivas. Sin embargo, la supervisión humana sigue siendo necesaria para la interpretación jurídica, las decisiones en materia de empleo y para garantizar el cumplimiento de la legislación local.
