Expandirse a nuevos países solía suponer meses de trámites legales, montones de papeleo y elevados costes iniciales antes de poder contratar a un solo empleado. Para muchas empresas, estas barreras ralentizaron el crecimiento internacional (o lo frenaron por completo).
Hoy en día, el software de recursos humanos ha cambiado esa situación. Las herramientas adecuadas ayudan a las empresas a gestionar la contratación internacional, la incorporación de nuevos empleados y la nómina de forma más rápida y con mucho menos riesgo. En lugar de crear todo desde cero en cada país, las empresas pueden recurrir a plataformas que gestionan el cumplimiento normativo, la nómina y los equipos internacionales desde un único lugar.
Pero no todas las herramientas de recursos humanos tienen la misma finalidad. Comprender para qué está diseñada cada una y cómo encaja en tus planes de contratación a nivel global facilita mucho la elección de aquellas que realmente se adaptan a tu empresa.
Por qué la expansión internacional resulta compleja sin las herramientas adecuadas
Cada país tiene su propia legislación laboral, su propio código fiscal y sus propios requisitos de presentación de informes. Lo que funciona en un país puede plantear problemas en otro, y si no se dispone del tiempo necesario para estar al día de todas las normas, es fácil cometer errores.
Esto suele afectar sobre todo a los equipos pequeños de recursos humanos y finanzas. Por lo general, estos equipos deben desempeñar múltiples funciones y no cuentan con expertos jurídicos o locales especializados en los que apoyarse.
Algunos de los retos habituales a los que se enfrentan las empresas a la hora de contratar personal en el extranjero son:
- Cómo orientarse en la legislación laboral local y los requisitos de cumplimiento
- Establecimiento de entidades locales en varios países
- Gestión de nóminas en diferentes divisas y sistemas fiscales
- Gestión de contratos, prestaciones y incorporación a distancia
- Garantizar una experiencia coherente para los empleados en todas las regiones
Los errores, como calcular mal las nóminas o incumplir un plazo de presentación de declaraciones fiscales, pueden acarrear multas o demandas judiciales. Incluso podrías enfrentarte a una congelación de la contratación en ese país. Además, el cumplimiento normativo a nivel mundial no es algo que se haga una sola vez; es un compromiso continuo, ya que las leyes y normativas locales cambian constantemente.
La demanda de software de recursos humanos refleja esta realidad. El mercado mundial de la tecnología de recursos humanos tiene un valor superior a los 157 000 millones de dólares, impulsado en gran medida por empresas que necesitan ayuda para gestionar el cumplimiento normativo en varios países. Invertir desde el principio en las herramientas adecuadas ayuda a las empresas a evitar costosas soluciones posteriores.
¿Qué tecnologías de RR. HH. se utilizan habitualmente en la contratación internacional?
Las herramientas tecnológicas de RR. HH. para la contratación internacional se dividen en varios grupos, cada uno de ellos diseñado para resolver un conjunto específico de problemas. Algunas se ocupan de los aspectos legales de la contratación. Otras se centran en la gestión de nóminas, la selección de personal o el seguimiento de los datos de los empleados. La mayoría de las empresas utilizan una combinación de ellas, en función de su fase de crecimiento y del número de países en los que contratan personal.
Entre los tipos más comunes se encuentran:
- Empleadores de referencia (EOR): Actúan como empleador legal en países en los que no dispones de una entidad local, encargándose de los contratos, el cumplimiento normativo, la nómina y las prestaciones
- Plataformas globales de gestión de nóminas: gestiona las nóminas en numerosos países, ocupándote de las retenciones fiscales, las deducciones y los pagos en diferentes divisas
- Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS): gestiona el proceso de selección, incluyendo la publicación de ofertas de empleo, la preselección y las cartas de oferta
- Sistemas de información de recursos humanos (SIRH): una solución única para gestionar los expedientes de los empleados, las prestaciones, las bajas y el seguimiento del cumplimiento normativo
- Herramientas de gestión de contratistas: facilitan la incorporación, la clasificación y el pago de autónomos y contratistas de distintos países
- Cumplimiento normativo y gestión documental: realizar un seguimiento de las normas y reglamentos, almacenar los expedientes laborales y gestionar las declaraciones fiscales en distintos países
No todas las empresas necesitan todos los tipos de herramientas tecnológicas de recursos humanos. Tus prioridades dependerán del número de países en los que contrates personal, de si contratas a empleados o a autónomos, y de qué parte del proceso pueden gestionar tus herramientas actuales.
Herramientas tecnológicas clave de RR. HH. para la expansión internacional
Cada tipo de herramienta abarca un aspecto diferente de la contratación internacional. A continuación, explicamos qué hace cada una y cuándo puede serte útil.
Empleadores oficiales (EOR)
Un «Employer of Record» (EOR) actúa tanto como plataforma tecnológica como proveedor de servicios. El EOR se convierte en el empleador legal en un país en tu nombre. Tú sigues gestionando las tareas diarias del trabajador, mientras que el EOR se encarga de los trámites legales y administrativos.
Entre las características comunes de la tecnología de recuperación mejorada de petróleo (EOR) se incluyen:
- Creación de contratos de trabajo que cumplan con la normativa local
- Gestión de nóminas, impuestos y retenciones
- Gestión de prestaciones y cumplimiento de los requisitos locales
- Asegurarse de que su empresa cumpla con la legislación laboral local
Los EOR son una de las formas más rápidas de entrar en un nuevo mercado, ya que no es necesario constituir primero una entidad local. Esto puede acortar en semanas, o incluso meses, el plazo de contratación. Además, reducen el riesgo de cometer errores habituales, como no retener los impuestos correctos o clasificar erróneamente a los empleados.
Para las empresas que desean probar un nuevo mercado antes de comprometerse a establecer una presencia local, un EOR es una forma de empezar con un riesgo mínimo.
Plataformas globales de nóminas
La gestión de nóminas a nivel mundial es uno de los aspectos de mayor riesgo de la contratación internacional, ya que conlleva auditorías, multas y problemas legales. Estas plataformas ayudan a las empresas a gestionar las nóminas en varios países, incluyendo las retenciones fiscales, las deducciones y los pagos a las autoridades locales. Por lo general, ofrecen:
- Gestión de nóminas en varias divisas
- Cálculos y presentación de impuestos locales
- Conversiones de divisas y pagos
- Informes y registros de auditoría.
Las plataformas de gestión de nóminas automatizan las partes más complejas de la gestión de nóminas a nivel internacional, garantizando que los empleados reciban su salario de forma precisa y puntual. Además, se mantienen al día de las constantes modificaciones en la legislación fiscal.
Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)
Los sistemas ATS te ayudan a gestionar el proceso de contratación a nivel mundial de principio a fin. Estas plataformas:
- Coordinar la contratación en varias regiones
- Estandarizar el proceso de entrevistas
- Vuelve la pantalla
- Redactar cartas de oferta
Además, te ayudan a garantizar el cumplimiento de la legislación local en materia de transparencia salarial, los requisitos de diversidad, etc.
Algunas herramientas de ATS van más allá y ofrecen candidatos preseleccionados y funciones de entrevista por vídeo, de modo que los equipos pueden buscar, evaluar y contratar talento sin necesidad de reunirse en persona.
Además, gestionan los datos de los solicitantes de manera que cumplan con la legislación local en materia de privacidad, como el RGPD, lo cual es importante cuando se recopilan datos personales a nivel internacional.
Sistemas de información de recursos humanos (SIRH)
Un sistema de información de recursos humanos (HRIS ) reúne todos los datos de tus empleados en un solo lugar, incluyendo:
- Perfiles y documentación de los empleados
- Control de ausencias y asistencia
- Remuneración y experiencia laboral
- Informes y análisis
Los equipos internacionales deberían buscar una plataforma integral que incluya el seguimiento del cumplimiento normativo y alertas sobre la legislación laboral. De este modo, su equipo de RR. HH. estará al tanto de cualquier cambio en la normativa de un país.
La mayoría de los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) permiten a los empleados actualizar sus propios datos (como una nueva dirección), lo que reduce la carga administrativa del departamento de RR. HH. Además, envían recordatorios sobre plazos (que varían según el país), como las renovaciones de contrato o los plazos de inscripción en los planes de prestaciones.
En lugar de que los datos de los empleados estén dispersos en hojas de cálculo y sistemas locales, un sistema de información de recursos humanos (HRIS) los reúne todos en un solo lugar y ofrece una visión general clara de tu equipo global.
Herramientas de gestión de contratistas
Muchas empresas emergentes contratan a autónomos antes de incorporar personal a tiempo completo, lo que hace que este tipo de herramienta sea fundamental en las primeras etapas del crecimiento de una empresa.
Contratar a contratistas internacionales es diferente a contratar a empleados, pero las empresas deben seguir cumpliendo con la normativa.
Las herramientas para contratistas facilitan las siguientes tareas:
- Creación y gestión de contratos con proveedores
- Pagos internacionales en la moneda del país de origen del contratista
- Seguimiento de facturas y aprobaciones
Clasificar erróneamente a un contratista como empleado supone un riesgo legal cada vez mayor. Muchos países cuentan con leyes estrictas que regulan la diferencia entre la clasificación de un empleado y la de un contratista independiente. Si un contratista trabaja en un horario fijo o utiliza material de la empresa, por ejemplo, un auditor o un tribunal podrían considerarlo un empleado. Si eso ocurre, podría acarrear multas, impuestos atrasados y prestaciones adeudadas.
Las herramientas para contratistas hacen un seguimiento de la normativa de cada país y señalan los riesgos antes de que se conviertan en problemas costosos.
Cumplimiento normativo y gestión documental
Cada país tiene sus propios requisitos en materia de registros de empleados. Las herramientas de cumplimiento normativo y gestión documental ofrecen:
- Almacenamiento seguro y conforme a la normativa de la información laboral
- Flujos de trabajo automatizados para contratos y aprobaciones
- Seguimiento de los requisitos normativos por país
- Mantenimiento de registros listos para una auditoría
Todo esto te ayuda a estar al tanto de los requisitos de cada país y a evitar tener que buscar documentos a toda prisa o subsanar deficiencias en el momento más crítico.
Muchas plataformas de EOR y HRIS incluyen estas funciones como parte de su oferta básica, por lo que es posible que no necesites una herramienta independiente.
Cómo elegir la tecnología de RR. HH. adecuada para tu expansión internacional
Si estás pensando en incorporar nuevas herramientas para facilitar la contratación a nivel internacional, hay algunos pasos que debes seguir.
Evalúa tu infraestructura tecnológica actual
Hacer un balance de lo que ya tienes te ayuda a evitar comprar herramientas que se solapan, al tiempo que te muestra dónde podrías encontrarte con riesgos a medida que te expandes a nuevos mercados.
Si tu software de nóminas solo funciona en tu país de origen, no será suficiente cuando empieces a contratar personal a nivel internacional. Necesitarás una solución capaz de gestionar nóminas a nivel mundial. Si tu actual sistema de información de recursos humanos (HRIS) no tiene en cuenta la legislación laboral local ni envía alertas de cumplimiento normativo, necesitarás uno que sí lo haga.
Adapta tus necesidades tecnológicas en materia de recursos humanos a tus planes de contratación
Pregúntate: ¿con qué rapidez quieres contratar personal a nivel internacional? Si vas a entrar en un país por primera vez sin tener una entidad local, probablemente necesites ayuda para cumplir con la normativa. En ese caso, un proveedor de servicios de EOR es la vía más rápida y directa. En algunos casos, las empresas empiezan con herramientas para autónomos y luego añaden herramientas para empleados internacionales.
Revisa el modelo de precios de cada herramienta. ¿Se cobra por empleado, por colaborador externo o se aplica una tarifa plana? ¿Hay algún cargo oculto, como comisiones por cambio de divisa o costes adicionales por funciones que necesites? Una estructura de precios clara facilita la planificación de tu presupuesto a medida que tu equipo crece.
Identificar las integraciones con los sistemas existentes
Antes de incorporar una nueva herramienta, piensa en cómo encajará en tu infraestructura tecnológica actual. Cuando las herramientas no se integran entre sí, acabas duplicando el trabajo, introduciendo los mismos datos en varios sistemas e intentando mantenerlo todo sincronizado. Esto no solo supone una pérdida de tiempo, sino que también aumenta el riesgo de cometer errores que pueden afectar a la nómina o al cumplimiento normativo.
Las herramientas que se integran resuelven este problema manteniendo todo alineado automáticamente. Algunas plataformas ofrecen integraciones incorporadas, mientras que otras se basan en API cuya configuración puede requerir más esfuerzo.
Crear una base escalable para el crecimiento global
La tecnología de recursos humanos es mucho más que un conjunto de herramientas para mantener tus operaciones en marcha. Las decisiones tecnológicas que tomes deben constituir una parte fundamental de tu estrategia de crecimiento. Estas herramientas influirán en la rapidez con la que puedas acceder a nuevos mercados, en la seguridad con la que puedas contratar personal y en la eficacia con la que puedas gestionar el talento a nivel internacional. Una infraestructura tecnológica adecuada te permite actuar con rapidez sin dejar de cumplir con la normativa.
Los servicios de EOR, como RemoFirst, reducen las dificultades al eliminar la necesidad de constituir entidades locales antes de poder contratar personal. Contar con una base sólida desde el principio significa menos correcciones costosas más adelante.
Por qué las empresas eligen RemoFirst como parte de su conjunto de soluciones tecnológicas de RR. HH. a nivel mundial
RemoFirst ayuda a las empresas a sentar esas bases. Como empleador oficial (EOR), RemoFirst permite a las empresas contratar legalmente a trabajadores en más de 185 países y gestionar a los colaboradores en más de 150 países, todo ello sin necesidad de constituir entidades locales.
La plataforma se encarga de la elaboración de contratos, la incorporación de empleados, la gestión de nóminas, los impuestos, las prestaciones y el cumplimiento normativo. Las empresas pueden ofrecer a sus empleados acceso a un seguro médico privado a través de RemoHealth. También se ofrece apoyo para la verificación de antecedentes y asistencia en la tramitación de visados y permisos de trabajo.
RemoFirst ofrece asistencia en directo a cargo de personas reales en todas las zonas horarias, para que no tengas que esperar cuando surja alguna duda.
Los precios comienzan en 199 dólares al mes por persona para los empleados y 25 dólares al mes por colaborador, sin cargos ocultos.
Para obtener más información sobre cómo RemoFirst puede ayudar a tu equipo a crecer más allá de las fronteras, solicita una demostración.
