A medida que las empresas crecen, es posible que los equipos de RR.HH. tengan que ir más allá de los procesos tradicionales y adoptar sistemas más flexibles para seguir el ritmo de las necesidades cambiantes.
Desde el cumplimiento de los requisitos locales hasta el mantenimiento de procesos de RR.HH. coherentes en todas las regiones, las herramientas tradicionales y los sistemas manuales pueden convertirse rápidamente en ineficaces.
Un sistema global de información de recursos humanos (SIRH) que ofrezca soluciones para ayudar a las empresas a agilizar las operaciones, garantizar el cumplimiento y tomar decisiones basadas en datos a gran escala puede ser de gran ayuda.
En este artículo, exploraremos qué es un SIRH, cómo permite una gestión global eficaz de los RR.HH., destacaremos las plataformas líderes en este ámbito y aclararemos en qué se diferencian los sistemas SIRH de otras soluciones de empleo globales como las OPE y los EOR.
Principales conclusiones:
- Los procesos manuales de RR.HH. pueden convertirse rápidamente en ineficaces y arriesgados a medida que las empresas crecen, especialmente en lo que se refiere a cuestiones de cumplimiento.
- Un HRIS centraliza las funciones de RR.HH. como la incorporación, las nóminas, los beneficios para los empleados y los informes en una sola plataforma, lo que reduce la carga de trabajo administrativo y mejora la precisión.
- Las soluciones HRIS, EOR y PEO tienen diferencias clave: HRIS es un software para la gestión interna de RRHH, EOR es un empleador legal para la contratación global, y PEO es un socio de co-empleo para la externalización nacional de RRHH.
¿Qué es un SIRH?
Un sistema de información de recursos humanos es un software que ayuda a los departamentos de RR.HH. a gestionar los flujos de trabajo, los datos de los empleados y los procesos de personal. En esencia, un SIRH consolida las funciones clave de RR.HH. -desde la adquisición de talentos y la incorporación hasta el procesamiento de nóminas y la administración de las prestaciones de los empleados- en un único sistema unificado.
Las funcionalidades básicas de un SIRH incluyen:
- Adquisición y contratación de talentos: Muchas plataformas HRIS incluyen un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para agilizar la búsqueda de candidatos, la revisión de currículos y mucho más. También ayudan a la incorporación automatizando el papeleo, las listas de comprobación de la formación y la asignación de tareas.
- Registros de empleados y autoservicio: El SIRH actúa como una completa base de datos de empleados, almacenando información sobre los trabajadores, compensaciones, evaluaciones de rendimiento y mucho más. La mayoría del software HRIS también incluye portales de autoservicio para que los empleados puedan ver los talones de pago, enviar solicitudes de permisos, actualizar datos personales y gestionar los beneficios de forma independiente.
- Administración de nóminas y prestaciones: Los módulos automatizados de nóminas calculan los ingresos, las deducciones y las retenciones fiscales, y un sistema de información de recursos humanos genera los recibos de pago, a menudo con el cumplimiento localizado incorporado. La administración de beneficios permite a los empleados inscribirse o modificar los planes, mientras que RRHH supervisa la elegibilidad y el uso.
- Informes, análisis y gestión de datos: Las plataformas HRIS generan informes personalizables sobre métricas como el coste por contratación, las tasas de rotación, la asistencia, los costes laborales, etc., con cuadros de mando que apoyan la planificación estratégica de RR.HH. y la contratación basada en datos.
Ventajas de utilizar un SIRH
- Eficacia: La automatización y los portales de autoservicio reducen la carga de trabajo manual de los administradores de RRHH. Por ejemplo, el 72% de los generalistas de RR HH que utilizan un SIRH de autoservicio afirman tener una carga de trabajo más ligera, y las tareas administrativas pueden reducirse entre un 40% y un 60%, lo que supone un ahorro de hasta dos horas al día.
- Mayor precisión: el SIRH garantiza una mayor precisión en las nóminas, las prestaciones y los informes normativos al eliminar la introducción manual de datos e integrar los sistemas.
- Datos para una visión estratégica: Con una plataforma unificada, los equipos de RR.HH. obtienen acceso a los datos de la plantilla en tiempo real, lo que permite tomar decisiones basadas en datos sobre contratación, retención, rendimiento y costes laborales.
- Mejor experiencia del empleado: El autoservicio del empleado y los flujos de trabajo automatizados hacen que las interacciones de RR.HH. sean más rápidas y fáciles de usar, lo que aumenta el compromiso de los empleados. Y las experiencias de incorporación habilitadas por el SIRH pueden quintuplicar el compromiso y reducir la rotación en un 30%.
- Escalabilidad: los sistemas HRIS evolucionan con su empresa, apoyando el crecimiento sin aumentar el personal de RR.HH. ni la complejidad.
¿Cuál es la diferencia entre un HRIS, un EOR y un PEO?
SIRH
Como ya hemos explicado, un SIRH es un proveedor de servicios de software de RR.HH. que ayuda a las empresas a agilizar las operaciones diarias de RR.HH. con varias soluciones de RR.HH., incluida la gestión mejorada de los empleados, la incorporación y la expulsión, el análisis de datos y las funciones de nómina. Aunque los sistemas SIRH pueden simplificar la mayoría de las tareas de RR.HH., entre sus posibles desventajas se incluyen una posible curva de aprendizaje muy pronunciada para los administradores y un precio que podría resultar prohibitivo para las empresas más pequeñas.
EOR
Mientras que un HRIS suele ser una plataforma independiente para gestionar las tareas de RRHH, un Employer of Record (EOR) permite a las empresas contratar a los mejores talentos en varios países sin necesidad de establecer una entidad local en cada país en el que contratan.
Es posible que las empresas que se asocian con un EOR no necesiten adquirir un sistema HRIS independiente, ya que los servicios del EOR incluyen la creación de contratos de trabajo, la administración general de RR.HH., el procesamiento global de nóminas y mucho más.
La mayoría de los EOR también incluyen un SIRH como parte de su oferta, integrando un SIRH (o una funcionalidad similar a la de un SIRH) en su plataforma para que los clientes puedan gestionar los datos de los empleados, la incorporación, el tiempo libre y otras tareas de RR.HH. en un único lugar.
El componente SIRH complementa los servicios básicos del EOR, facilitando a las empresas la gestión de los aspectos administrativos y jurídicos del empleo a través de un único sistema.
Cuando se asocia con un EOR, éste asume toda la responsabilidad legal, por lo que puede estar seguro de que su empresa cumplirá plenamente la legislación laboral local, incluida cualquier normativa relacionada con la privacidad y la protección de datos en todos los países en los que contrate.
Los EOR también desempeñan un papel fundamental en la gestión de nóminas en varios países y en el cumplimiento de las leyes fiscales, garantizando que las empresas paguen a sus empleados con exactitud, puntualidad y en la divisa que prefieran.
Un EOR también ofrece la posibilidad de gestionar los beneficios globales diseñando paquetes localizados de retribución y beneficios, incluido el seguro médico privado.
PEO
Una Organización Profesional de Empleadores (OPE) ofrece servicios de RR.HH. externalizados a las empresas que desean racionalizar sus operaciones y reducir el tiempo y los recursos necesarios para gestionar los RR.HH. internamente.
Mientras que un SIRH es una plataforma tecnológica para la gestión interna de las tareas de RR.HH., una OPE es un socio de externalización que se encarga de las funciones administrativas y complejas de RR.HH., como las nóminas, los beneficios y el cumplimiento normativo, y que a menudo proporciona herramientas de SIRH como parte de sus servicios.
Las empresas suscriben un acuerdo de relación de empleo conjunto con el proveedor de la OPE, con responsabilidades claramente definidas por ambas partes. Básicamente, la OPE asume todas las tareas de RRHH, como nóminas y prestaciones, mientras que la empresa se encarga de la gestión diaria de los empleados.
Uno de los inconvenientes de los servicios de OPE es que no siempre son adecuados para los equipos remotos, especialmente los que tienen empleados internacionales.
La escala de los procesos de RRHH se hace más compleja cuando se contrata personal en varios países. Las OPE requieren el registro de la empresa o el establecimiento de una entidad jurídica en cada país en el que una empresa contrata personal, lo que no es factible para muchas pequeñas empresas. Una OPE tampoco asume responsabilidades jurídicas ni de gestión de riesgos.
Por qué las startups no pueden ignorar la tecnología de RRHH
Hoy en día, una solución HRIS es esencial para ayudar a las empresas a operar de manera más eficiente y escalar más fácilmente, especialmente las nuevas empresas, que a menudo tienen recursos limitados.
De hecho, el 57% del personal de RR.HH. de las organizaciones dedica hasta un 57% de su tiempo a tareas administrativas, muchas de las cuales podrían ser gestionadas por un SIRH. Así que no es de extrañar que más del 90% de los empleadores utilicen una plataforma tecnológica como un HRIS para gestionar aspectos de sus funciones de RRHH o beneficios - un 70% más que hace cinco años, según el 12º Estudio Anual de Beneficios en el Lugar de Trabajo de Guardian.
Los puntos débiles de las startups en materia de RRHH
- Sobrecarga de hojas de cálculo: La gestión de RR.HH. mediante hojas de cálculo manuales se vuelve rápidamente inviable. Actualizar la información de los empleados, los saldos de vacaciones, los salarios y los registros de rendimiento en tiempo real resulta abrumador, por lo que es fácil que se produzcan errores.
- Riesgo de cumplimiento: Leyes laborales, normas de retención de impuestos, regulaciones de beneficios... las startups son vulnerables. El incumplimiento de un plazo o la presentación de un formulario incorrecto pueden dar lugar a auditorías o sanciones.
- Ineficacia: Cuando los pequeños equipos de RR.HH. dedican horas al papeleo, la incorporación, las correcciones de nóminas, etc., es tiempo que no dedican a otras tareas esenciales.
- Mala experiencia del empleado: Una incorporación desorganizada o errores en los beneficios pueden contribuir a bajar la moral, y los primeros empleados pueden sentirse ignorados o infravalorados, dañando la cultura de empresa que las startups intentan construir.
Cómo la tecnología de RRHH soluciona estos problemas
- Centralización y automatización: La incorporación, las nóminas, el seguimiento del tiempo libre, las revisiones del rendimiento, etc. se gestionan -y automatizan cuando es posible- en una sola plataforma.
- Cumplimiento integrado: Las actualizaciones normativas automatizadas, los recordatorios y los informes ayudan a evitar errores legales.
- Aumento de la eficiencia: Con un SIRH, las tareas que antes llevaban horas o incluso días ahora se realizan en minutos, ya que la incorporación es más fluida, las nóminas son precisas y RRHH puede dedicar más tiempo a tareas importantes como la contratación y el compromiso de los empleados.
- Mejor experiencia del empleado: La claridad, la coherencia y las opciones de autoservicio para los empleados ayudan a generar confianza y refuerzan una cultura empresarial sólida.
Los 5 mejores sistemas SIRH
Existen múltiples sistemas de información sobre recursos humanos en el mercado. Aunque todos ellos realizan funciones de RRHH necesarias, muchos se centran en un nicho concreto como diferenciador. Por ejemplo, un SIRH puede centrarse en herramientas de compromiso de los empleados, mientras que otro ofrece una funcionalidad de cumplimiento mejorada.
A continuación, echamos un vistazo a algunas de las principales plataformas globales de SIRH que existen actualmente en el mercado.
BambooHR
BambooHR, una buena opción para pequeñas y medianas empresas, automatiza las tareas operativas y libera el tiempo de RRHH para proyectos de gran envergadura. Cuenta con una interfaz fácil de usar que permite a las organizaciones migrar los datos de su sistema actual a una opción más robusta con capacidades mejoradas, entre las que se incluyen:
- Sistema de seguimiento de candidatos
- Incorporación de empleados
- Base de datos centralizada de empleados
- Gestión del rendimiento
- Servicios de información sobre nóminas
- Generación de informes
HolaBob
HiBob es una plataforma personalizable que ofrece una variedad de características e integraciones - como Slack, Jira y Okta - para mejorar la eficiencia de los procesos de RRHH. Incluye soluciones para:
- Incorporación
- Compromiso de los empleados
- Gestión del rendimiento
- Análisis de RRHH
- Gestión de la remuneración
- Autoservicio del empleado
- Seguimiento y soluciones DEI integradas
A saber
Centrado en la gestión del cumplimiento, Namely simplifica las tareas básicas de RRHH, como la administración de nóminas y prestaciones. Algunas de sus funciones esenciales son:
- Incorporación de empleados
- Gestión y administración de prestaciones
- Informes de nóminas
- Fijación de objetivos y seguimiento
- Generación de informes personalizados
- Encuestas a los empleados
Workday
La plataforma Workday organiza las herramientas administrativas y de usuario necesarias para gestionar los recursos humanos, la planificación, el talento, las finanzas, las nóminas y los análisis en un sistema integral, y ayuda en lo siguiente:
- Contratación
- Gestión del talento
- Nómina
- Incorporación
- Remuneración y prestaciones
- Tiempo, asistencia y gastos
- Contabilidad y planificación financiera
- Informes y análisis
RemoFirst
Ideal para empresas de todos los tamaños, RemoFirst es una plataforma todo en uno que le permite emplear talento remoto desde cualquier parte del mundo. A partir de 199 $ por persona y mes, puede hacer crecer su equipo en más de 185 países sin necesidad de establecer entidades locales. Como empleador de registro (EOR), RemoFirst tiene su propia plataforma HRIS para la gestión de su equipo global de recursos humanos y funciones de nómina, y su solución incluye:
- Empleo legal del talento global
- Incorporación de talentos internacionales de conformidad con la legislación local
- Gestión global de empleados y contratistas
- Administración internacional de prestaciones, incluidas opciones localizadas
- Pagos a contratistas en moneda local
- Visados y permisos de trabajo
- Informes y análisis
"¿Realmente necesito ya un SIRH?" - La prueba de fuego de un fundador
Depende de las necesidades de su empresa. ¿Cuántas de las siguientes afirmaciones se aplican a su caso?
- Tiene más de cinco empleados.
- Estás contratando o incorporando personal a distancia.
- Dedica más de cinco horas semanales a la administración de nóminas o RRHH.
- Los datos de sus empleados se almacenan en múltiples hojas de cálculo, carpetas o correos electrónicos.
- Tiene requisitos de cumplimiento (declaraciones de impuestos, leyes laborales, informes de beneficios) que controla manualmente.
- En el último año se le ha pasado algún plazo importante de RR.HH., como la inscripción a las prestaciones o las revisiones anuales del rendimiento.
- Los recién contratados suelen pedir ayuda con el papeleo o actualizaciones de estado durante la incorporación.
- Necesitas hacer un seguimiento del PTO, los días de enfermedad y los horarios en un solo lugar.
- Ha tenido problemas para encontrar o actualizar los documentos de la póliza a tiempo.
- Tiene que contratar a varias personas a la vez.
- Desea que los empleados actualicen su propia información personal sin la intervención de RRHH.
Puntuación:
- Si ha respondido "sí" a cero o tres de las afirmaciones anteriores, probablemente esté de acuerdo con los procesos manuales, al menos por ahora.
- Si ha respondido "sí" a las preguntas cuatro a siete, las tareas de RR.HH. le están ralentizando y es hora de empezar a explorar las opciones del SIRH.
- Si ha respondido "sí" a ocho o más preguntas, es probable que una solución SIRH le ahorre tiempo, reduzca errores y mejore el cumplimiento de las normativas.
HRIS, EOR, PEO u hojas de cálculo: ¿Qué es mejor para las nuevas empresas?
Gestione a sus empleados globalmente con un SIRH y un EOR
Al centralizar los datos de los empleados, agilizar el cumplimiento transfronterizo y automatizar los procesos clave, una solución SIRH permite a los equipos de RR.HH. centrarse en las personas y no en el papeleo. Y para las empresas con equipos distribuidos por todo el mundo, combinar un SIRH con una solución EOR puede simplificar aún más las complejidades del empleo internacional.
Un EOR como RemoFirst gestiona el cumplimiento local, la nómina y los beneficios para que su equipo pueda contratar y gestionar fácilmente el talento en más de 185 países.
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