La contratación de una plantilla global ofrece numerosas ventajas, desde el acceso a diversas reservas de talento a un coste asequible hasta la obtención de una ventaja competitiva en los mercados internacionales.
La contratación global aporta perspectivas y experiencias diferentes, que pueden mejorar la resolución de problemas y la innovación.
Sin embargo, cuando se contrata a trabajadores a distancia en distintos países, navegar por el complejo panorama de las leyes y normativas laborales internacionales puede ser todo un reto.
Esta guía explora los principales riesgos de cumplimiento que deben tener en cuenta las empresas que planean una expansión global, para garantizar que su organización pueda crear equipos remotos globales prósperos y, al mismo tiempo, mantenerse en el lado correcto de las normativas y leyes locales.
Incumplimiento de la legislación laboral
Al crear un equipo internacional, es esencial tener en cuenta que cada país en el que se contrata no sólo tiene sus propias costumbres y diferencias culturales, sino que también tiene su propio conjunto de leyes laborales y requisitos legales.
Por ejemplo, en Francia, la semana laboral estándar es de 35 horas, con normas estrictas sobre la compensación de las horas extraordinarias. En cambio, el 57,1% de los trabajadores del sur de Asia trabajan habitualmente más de 48 horas semanales. Japón ha puesto en marcha recientemente una reforma del estilo de trabajo para hacer frente a su cultura del exceso de trabajo, que incluye permisos pagados obligatorios y límites a las horas extraordinarias.
Las empresas internacionales deben cumplir estas leyes y normativas locales al contratar empleados a distancia, aunque la empresa no tenga presencia física en el país.
Clasificación errónea de los trabajadores
Cada país tiene criterios específicos para determinar la clasificación de los trabajadores, y clasificar incorrectamente a los empleados como contratistas independientes o autónomos es un error común y costoso.
Por ejemplo, en Estados Unidos, el IRS utiliza una prueba de seis factores que tiene en cuenta:
- Beneficios o pérdidas: Potencial de beneficios o pérdidas del trabajador en función de sus habilidades directivas.
- Inversión: Inversiones financieras realizadas tanto por el trabajador como por el empresario.
- Permanencia: Duración y estabilidad de la relación laboral
- Control: Nivel de control que ejerce el empresario sobre las funciones del trabajador.
- Trabajo integral: Si las tareas del trabajador son esenciales para las operaciones empresariales del empresario.
- Aptitudes e iniciativa: Nivel de independencia y pericia del trabajador.
La clasificación errónea puede acarrear importantes consecuencias económicas y problemas legales, como cuando Uber llegó a un acuerdo de 100 millones de dólares en Estados Unidos por clasificar erróneamente a sus conductores como contratistas.
Los empresarios pueden enfrentarse a fuertes sanciones por clasificar erróneamente a los empleados alemanes.
Por ejemplo, pueden tener que devolver las cotizaciones a la Seguridad Social durante un máximo de cuatro años (30 años en caso de clasificación errónea intencionada).
Además, los directivos de la empresa pueden enfrentarse a cargos penales, que pueden conllevar multas o penas de prisión.
Errores en el pago de impuestos
Navegar por la legislación fiscal internacional es complejo y confuso para los empresarios que contratan en un nuevo país.
Entre los problemas más comunes con los que se pueden encontrar los empleadores globales figuran los siguientes
- No retener el importe correcto del impuesto sobre la renta
- No entender los requisitos de cotización a la Seguridad Social
- Pasar por alto las cotizaciones obligatorias al régimen de pensiones
Por ejemplo, en el Reino Unido, las empresas deben inscribir a los empleados que reúnan los requisitos en un plan de pensiones en el lugar de trabajo y realizar unas aportaciones mínimas.
Los empresarios también deben gestionar las cotizaciones PAYE (Pay As You Earn) de sus empleados, lo que implica deducir el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social de los salarios.
Mientras tanto, en Australia, si las empresas no pagan las cotizaciones a tiempo, deben abonar la Superannuation Guarantee Charge (SGC), que incluye las cotizaciones impagadas, una tasa de interés del 10% y una tasa administrativa de 20 dólares por empleado y trimestre.
Infracciones de visados y permisos de trabajo
A medida que se generaliza el trabajo a distancia, las empresas deben asegurarse de que sus empleados internacionales están autorizados a trabajar en el lugar elegido. El incumplimiento puede acarrear graves sanciones tanto para el empresario como para el empleado.
Por ejemplo, contratar a un extranjero sin un visado de trabajo adecuado en Japón puede acarrear multas de hasta 3 millones de yenes para el empleador.
En Francia, los empresarios se enfrentan a mayores sanciones penales y multas administrativas de hasta 20.000 euros por empleado ilegal.
Prestaciones y cotizaciones a la Seguridad Social inexactas
Los derechos y prestaciones de los empleados varían de un país a otro, y equivocarse puede acarrear dolores de cabeza legales.
Entre las prestaciones y cotizaciones típicas que hay que tener en cuenta figuran:
- Vacaciones: En Estados Unidos no hay vacaciones pagadas por ley. Sin embargo, en Madagascar y Perú los empleados tienen derecho por ley a 30 días de vacaciones pagadas al año.
- Permiso parental: Aunque es obligatorio en la mayoría de los países, la cantidad de tiempo libre remunerado para las nuevas madres varía. Por ejemplo, Suiza ofrece 14 semanas de permiso de maternidad remunerado y dos semanas de permiso de paternidad remunerado. Mientras tanto, en Australia, las madres tienen derecho a cuatro semanas de permiso de maternidad, los padres reciben cuatro semanas de permiso de paternidad, y cualquiera de los progenitores puede disfrutar de hasta 14 semanas de permiso parental.
- Seguridad social y primas: En China, los empresarios deben cotizar a varios programas de seguridad social, como el seguro de pensiones, el seguro médico, el seguro de desempleo y el seguro de accidentes laborales. Además de los programas sociales, varios países exigen a los empleadores una paga extraordinaria como bonificación anual, entre ellos Brasil.
Protección de datos y violación de la intimidad
La normativa sobre protección de datos y privacidad varía considerablemente de un país a otro. La falta de cumplimiento puede plantear importantes retos a los empresarios extranjeros, sobre todo si su empresa tiene su sede en un país con una legislación de protección de datos mucho menos estricta o inexistente que aquella en la que están contratando.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea es una de las leyes de protección de datos más completas.
Se aplica a cualquier empresa que procese datos personales de residentes en la UE, independientemente de su ubicación. Las infracciones pueden acarrear multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocios anual global, si esta cifra es superior.
Alemania, en particular, tiene leyes estrictas de protección de datos. La Ley Federal de Protección de Datos (BDSG) complementa el RGPD e incluye requisitos adicionales para el tratamiento de datos de los empleados.
Por ejemplo, los empresarios deben obtener el consentimiento explícito de los empleados para determinados tipos de tratamiento de datos. Sólo pueden recopilarse y tratarse los datos necesarios, y los empleados tienen importantes derechos sobre sus datos, como el acceso, la rectificación y la supresión.
Incumplimiento de los procedimientos de despido
Los procedimientos de rescisión varían drásticamente de un país a otro, y el incumplimiento de los requisitos locales puede dar lugar a costosos litigios y dañar la reputación de su empresa.
Japón, por ejemplo, tiene un concepto de empleo de por vida, lo que dificulta el despido. Los empresarios deben tener motivos objetivamente razonables para el despido y seguir un procedimiento específico, incluido el preaviso de 30 días.
Del mismo modo, despedir a un empleado en los Países Bajos exige atenerse cuidadosamente a los procedimientos legales. Si el empleado está de acuerdo con el despido, la rescisión puede llevarse a cabo de mutuo acuerdo.
No obstante, los empresarios suelen necesitar la autorización de la Agencia de Seguro de los Trabajadores o del juzgado de distrito si el trabajador no está de acuerdo con el despido.
Cumpla la normativa al contratar a su equipo internacional con Remofirst
Dominar el cumplimiento de la normativa global de RRHH en materia de empleo requiere amplios conocimientos y recursos de los que muchas empresas simplemente no disponen internamente.
Sin esa experiencia interna, la ampliación de su plantilla podría exponer a su empresa a problemas y riesgos de cumplimiento de la normativa global sobre nóminas, incluidas multas cuantiosas, litigios legales y daños a su reputación.
Una forma de mitigar los riesgos de la gestión global de la mano de obra es asociarse con un Employer of Record (EOR) como Remofirst.
Un EOR asume la responsabilidad legal de la gestión de la mano de obra internacional y garantiza el cumplimiento de la legislación laboral local, la normativa fiscal, los visados y permisos de trabajo y otros requisitos normativos.
Al trabajar con Remofirst, puede evitar los riesgos de clasificación errónea de los trabajadores, gestionar las obligaciones fiscales internacionales, cumplir la normativa de protección de datos y estar seguro de que su empresa sigue los procedimientos de contratación y rescisión adecuados.
