Así pues, su empresa está buscando ampliar sus esfuerzos de contratación, posiblemente incluso más allá de sus fronteras. Sin embargo, antes de contratar a un empleado a tiempo completo, considere lo siguiente: un contratista independiente podría ofrecer a su empresa el mejor valor y la mayor flexibilidad.
Tanto si está probando un nuevo mercado como si busca nuevas perspectivas para su equipo, los autónomos pueden proporcionarle acceso a talentos globales y la flexibilidad de ampliar o reducir su plantilla en función de las necesidades de la empresa.
Sin embargo, la contratación de mano de obra internacional conlleva ciertos retos. Mantener el cumplimiento y gestionar los pagos puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza complejo y lento sin una entidad legal en el país de origen del contratista extranjero.
Pero, ¿y si hubiera una forma de mitigar estos problemas sin crear una entidad local?
Principales conclusiones:
- Dado que las leyes laborales locales que rigen la clasificación de los trabajadores varían según el país, las empresas deben asegurarse de que están clasificando correctamente a los contratistas.
- Si se descubre que su empresa ha creado un establecimiento permanente, puede verse obligado a pagar cuantiosas multas.
- Por lo general, las empresas no tienen que retener impuestos sobre las nóminas de los contratistas independientes.
¿Necesita abrir una entidad jurídica local para contratar a contratistas?
En primer lugar, aclaremos algunas confusiones. Puede que haya oído que crear una entidad local es la forma más fácil de emplear a un equipo global, pero no es necesariamente así. De hecho, suele ser el método más complicado.
Sin duda, el establecimiento de entidades locales ofrece a las empresas algunas ventajas, entre ellas un mayor control sobre el terreno del talento internacional que contratan.
Pero abrir una entidad también lleva tiempo y es costoso, y puede sumirle en una avalancha de papeleo.
A menos que piense abrir una oficina con unas cuantas docenas de trabajadores, el jugo de establecer una entidad local probablemente no merezca la pena (perdón por nuestra jerga empresarial).
La opción más sencilla, flexible y escalable es ampliar el equipo contratando a contratistas internacionales. Sin embargo, mantener el cumplimiento puede ser un problema.
¿Cuáles son los riesgos de contratar a contratistas internacionales?
Clasificación errónea de contratistas
Las leyes no siempre son complicadas, algunas incluso son bastante sencillas. Pero hay una razón por la que los abogados necesitan licencias para jurisdicciones específicas: lo que es legal en un país puede estar prohibido en otros.
Para las empresas que contratan a escala internacional, esto puede ser un campo de minas legal. Clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas cuando las leyes de su país los definen como empleados puede acarrear graves consecuencias.
Y las sanciones por equivocarse -mantener a alguien en los libros como contratista cuando debería ser un empleado a tiempo completo- pueden ser elevadas.
Aunque hoy tomes la decisión correcta, no significa que siempre vaya a ser así, ya que las leyes pueden evolucionar con el tiempo. Así, aunque lleves años contratando a un equipo de diseño autónomo, las leyes locales que rigen sus derechos laborales y tus obligaciones pueden cambiar.
A menos que quiera convertir a sus autónomos en empleados a tiempo completo, debe mantenerse al día sobre la evolución de las leyes de clasificación de contratistas.
Ya hemos escrito anteriormente sobre la normativa alemana en materia de "Scheinselbstständigkeit"(falsos autónomos). La mayoría de los países tienen leyes similares relativas a la clasificación incorrecta de los trabajadores.
Los acuerdos de contratista bien redactados son una de las mejores defensas contra la clasificación errónea, ya que definen claramente la condición de contratista de un empleado y la naturaleza independiente de la relación.
Pero tenga cuidado. Algunas leyes pueden prevalecer sobre los acuerdos de empleo. La forma más sencilla de garantizar el cumplimiento de la normativa es trabajar con socios jurídicos y/o de RR.HH. locales en los países en los que emplea a contratistas internacionales.
Establecimiento permanente
He aquí una circunstancia potencialmente imprevista. No has establecido una entidad local. Ha contratado autónomos y se ha asegurado de que están correctamente clasificados. Entonces, la administración local se abalanza sobre usted y le impone una sanción fiscal por crear un establecimiento permanente (EP).
El EP es una determinación por parte de las autoridades fiscales locales de que su empresa es un negocio local permanente y en marcha. Esta determinación legal puede hacerse contra su empresa aunque los trabajadores sean contratistas locales.
¿Qué puede atraer la atención y la ira de los recaudadores locales? Entre los comportamientos de alto riesgo de las PE se incluyen:
- Permitir que los autónomos locales firmen contratos en su nombre
- Contratación de talento local para puestos ejecutivos
- Creación de un consejo de administración
Cuanto más tiempo lleve su empresa operando en un país, mayor será el riesgo de que se considere que tiene una EP. Una vez que esto ocurra, puede tener que hacer frente a multas, pagos atrasados, auditorías más frecuentes e incluso sanciones penales.
Vaya. Eso es algo que debes evitar. ¿Pero cómo?
Las empresas que quieran evitar la posibilidad de que se les aplique el régimen de EP tienen dos opciones principales: crear una entidad local (lo que puede tener sentido si su empresa contrata a un gran número de personas en un país) o asociarse con un Employer of Record (EOR), una solución mucho más rentable.
¿Necesita retener impuestos a los contratistas internacionales?
Retener o no retener, esa es la cuestión. Por lo general, las empresas no tienen que preocuparse por la retención de impuestos cuando pagan a contratistas internacionales. Los contratistas suelen ser responsables de sus propios impuestos.
Pero siempre es una buena idea comprobar las leyes de empleo locales, ya que un error de su empresa o del contratista puede dar lugar a obligaciones fiscales inesperadas.
Por ejemplo, en Brasil, los empresarios deben retener y cotizar a la Seguridad Social (INSS) por los contratistas individuales (autônomos), pero no por los contratistas personas jurídicas (PJ), que gestionan sus propias cotizaciones.
En última instancia, sus obligaciones fiscales al pagar a contratistas internacionales dependen de las leyes del país donde vive y trabaja el contratista, no de donde tiene la sede su empresa.
Elegir la mejor forma de pagar a los contratistas internacionales
Pagar a los contratistas de todo el mundo de forma eficiente es clave para que las operaciones se desarrollen sin problemas (y los contratistas estén contentos). Sin embargo, tanto si se opta por plataformas de pago como PayPal o Wise, como por transferencias bancarias, criptomonedas o cheques en papel, cada método de pago presenta sus propias dificultades.
Incluso el sistema de nóminas de su empresa puede no ser el más adecuado, ya que puede estar diseñado principalmente para pagar a empleados, no a contratistas. Y no olvidemos los retos que plantea pagar a trabajadores extranjeros con tipos de cambio fluctuantes. Es mucho a lo que enfrentarse.
Por eso muchas empresas optan por asociarse con un EOR para la gestión de contratistas y pagos internacionales.
Un EOR simplifica la contratación y el pago de empleados internacionales
Un Employer of Record agiliza la gestión de contratistas a escala mundial sin necesidad de que las empresas establezcan una entidad local. Los EOR gestionan el cumplimiento de la normativa local, entre otras cosas:
- Elaborar contratos de trabajo conformes
- Garantizar una clasificación adecuada de los contratistas
- Gestionar la nómina global, navegar por las fluctuaciones monetarias y facilitar el pago en la moneda local del contratista.
- Realización de auditorías periódicas y revisiones reglamentarias para mantener el cumplimiento de la legislación laboral local.
¿El resultado? Una experiencia más fluida para su empresa y sus contratistas.
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