Tal vez haya creado su propia empresa desde cero. O puede que se haya unido a una empresa ya establecida para encabezar sus esfuerzos de expansión, ampliando estratégicamente las operaciones a medida que surgen nuevas demandas.
Lo más probable es que haya empleado (o siga empleando) a contratistas independientes. Y ahora, te preguntarás, ¿es el momento adecuado para convertir a algunos de estos contratistas en puestos a tiempo completo?
Si desempeñan un papel vital en su empresa y necesita que realicen un trabajo continuo, esa conversión podría ser beneficiosa. Y, si quiere evitar el riesgo de clasificación errónea y cumplir la legislación laboral, puede ser legalmente necesario.
Principales conclusiones:
- Convertir a los contratistas en empleados a tiempo completo puede beneficiar al empresario y al empleado.
- Habrá que redactar un nuevo contrato en el que se especifique el nuevo cargo del trabajador y su remuneración.
- Cambiar el título de un trabajador internacional de contratista a empleado puede requerir establecer una entidad local o asociarse con un Empleador de Registro.
¿Cuándo debe plantearse convertir a un contratista?
Le considera un miembro más de su equipo
Cada contratista independiente que contrate tiene un propósito específico. Digamos que necesita un autónomo para escribir el contenido de su blog. O que diseñe su logotipo. O que gestione las funciones de RRHH de tu empresa en sus inicios.
A medida que crece, los contratistas pueden integrarse más en su plantilla. Escribir blogs puede hacer que un redactor se dedique a la creación de textos de UX. Su diseñador también puede tener conocimientos de programación y pasar a trabajar en el front-end de su sitio web. Su trabajador de RRHH contratado puede haberse convertido en un miembro indispensable del equipo, y el único que conoce sus sistemas administrativos por dentro y por fuera.
Puede planteárselo de esta manera: ¿depende constantemente del trabajo de un contratista? Si es así, es probable que haya llegado el momento de hablar con el contratista sobre la posibilidad de contratarlo a tiempo completo.
Quiere un mayor control sobre su trabajo
No hay duda. Una de las razones por las que se les llama autónomos es porque tienen más libertad sobre cómo y cuándo trabajan. Si quieres tener más poder de decisión sobre cuándo y cómo realizan su trabajo los contratistas, puede que haya llegado el momento de iniciar el proceso de convertirlos en empleados.
Hacer el cambio dará a su empresa un mayor control sobre su trabajo al permitirle establecer expectativas claras en torno a las responsabilidades laborales, las horas de trabajo y las normas de rendimiento.
A diferencia de los contratistas, que suelen trabajar de forma independiente y gestionar sus propios horarios, los empleados están legalmente obligados a seguir las políticas de la empresa, rendir cuentas a los jefes y priorizar las tareas según se les indique.
Puede haber riesgos de clasificación errónea o su situación jurídica puede haber cambiado.
¿Conoce el significado de"Scheinselbstständigkeit"? Si no es así, tómese un momento para echarle un vistazo a este artículo si alguno de sus contratistas trabaja en Alemania. Adelante. Le esperamos.
¿Ha vuelto? Excelente, como ya sabes, significa "falso autónomo". Básicamente, se refiere a los trabajadores que la legislación alemana considera incorrectamente clasificados como contratistas cuando en realidad son empleados.
La clasificación errónea de un trabajador se produce cuando se descubre que un contratista funciona más como un empleado que como un autónomo. En ese caso, es posible que tenga que reclasificarlos. De lo contrario, podrías enfrentarte a fuertes sanciones.
Leyes como la alemana contra los falsos autónomos o las directrices IR35 del Reino Unido, que incluyen normas específicas para los contratistas, pueden ser estrictas en esta materia.
Incluso puede haber límites sobre el tiempo que un trabajador puede estar clasificado como contratista antes de que su empresa esté obligada a iniciar el proceso de conversión.
Podrían tener derecho a prestaciones
En algunos países, los contratistas a largo plazo pueden tener derecho legal a prestaciones después de un determinado periodo, o técnicamente ya estar clasificados como empleados sin que usted (o ellos) lo sepan.
Como dice un viejo refrán: "Si parece un pato, nada como un pato y grazna como un pato, probablemente sea un pato". Es decir, que si su contratista trabaja para su empresa a tiempo completo y en exclusiva, tiene un horario fijo y/o utiliza equipos de la empresa, podría ser considerado fácilmente un empleado y tener derecho a prestaciones a ojos de la ley.
Convertirlos en empleados a tiempo completo podría ser una solución más segura y sencilla y ayudarle a evitar posibles sanciones legales y riesgos de cumplimiento en el futuro.
Quiere una mayor protección para la propiedad intelectual de su empresa
No estamos diciendo que no deba confiar en sus contratistas, pero las protecciones de la propiedad intelectual (PI) son generalmente más fuertes cuando el trabajo de la empresa es creado por un empleado. Esto se debe a que, en la mayoría de las jurisdicciones, el marco jurídico por defecto concede automáticamente la propiedad del trabajo creado por el empleado al empleador.
La propiedad intelectual creada por un empleado suele pertenecer a la empresa sin necesidad de acuerdos adicionales.
En cambio, los contratistas suelen conservar los derechos de propiedad intelectual a menos que un acuerdo claro y jurídicamente vinculante transfiera la propiedad a la empresa.
Muchos países tienen normativas estrictas sobre cómo y cuándo pueden reasignarse estos derechos, y no establecer contratos adecuados puede hacer que los contratistas conserven el control legal sobre sus creaciones.
Convertir a los contratistas en empleados a tiempo completo garantiza una mayor protección de la propiedad intelectual, proporcionando a las empresas la propiedad automática y una mayor seguridad jurídica sobre cualquier trabajo creado.
Cómo convertir a un contratista en trabajador por cuenta ajena
¿Ha decidido que es hora de convertir a su contratista en empleado a tiempo completo? ¿Ellos están de acuerdo? Estupendo, es hora de dar los siguientes pasos.
Revisar el contrato existente
Comprueba si tu contrato actual con el autónomo incluye las condiciones y el proceso de reclasificación al estatus de empleado. Puede que no, y no pasa nada.
Pero debe asegurarse de que tanto usted como su (futuro) nuevo empleado están de acuerdo en cómo se va a producir el cambio de situación.
Determine si necesita contratar un EOR o abrir una entidad
¿Su empresa funciona oficialmente en el país donde trabaja su contratista? Si no es así, tendrá que abrir una entidad jurídica, lo que puede llevar mucho tiempo (meses o, en algunos casos, un año o más) y dinero.
O bien, puede contratar a un Employer of Record (EOR ) para emplear legalmente a su contratista como trabajador por cuenta ajena.
Un EOR actúa como empleador legal de los empleados internacionales y se ocupa de todas las cuestiones jurídicas y financieras sobre el terreno que pueden hacer tan compleja la contratación internacional.
En pocas palabras, los EOR minimizan su riesgo y estrés asumiendo la responsabilidad legal y garantizando el cumplimiento.
Negociar la transición
Una vez que usted y el trabajador autónomo acuerdan convertir su puesto en uno de empleado a tiempo completo, es hora de entrar en detalles:
- Negociar su nuevo paquete retributivo
- Describir las responsabilidades, el cargo, la estructura jerárquica, etc.
- Informarles de las prestaciones a las que tienen derecho como empleados a tiempo completo, como el PTO, el seguro médico, etc.
También es esencial asegurarse de que el nuevo empleado entiende lo que significa la transición de la vida de autónomo.
Por ejemplo, ¿cuál será su horario de trabajo oficial si vive en una zona horaria distinta a la de los demás miembros del equipo? ¿Cuál es el plan para programar las horas de trabajo sincrónicas y asincrónicas?
Como autónomo, es posible que tampoco haya tenido que asistir a muchas reuniones (o a ninguna). Pero es probable que eso cambie cuando se incorpore al equipo a tiempo completo. Aclarar estas expectativas con antelación facilitará el proceso para todos.
Redactar un nuevo contrato de trabajo
Puede ser necesario un contrato de trabajo formal para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local.
El contrato de trabajo debe incluir:
- Cargo y responsabilidades
- Estructura salarial y de compensación
- Beneficios (como asistencia sanitaria, pensiones, tiempo libre, beneficios de bienestar, etc.)
- Cláusulas de propiedad intelectual y acuerdos de no competencia
- Condiciones de empleo, como fecha de inicio y periodo de prueba, y cláusulas de rescisión (tanto voluntaria como involuntaria).
Por último, definir las estructuras de rendición de cuentas y las expectativas de rendimiento puede ayudar a garantizar una transición fluida al empleo a tiempo completo.
Recopilación de los documentos necesarios y actualización de los sistemas de nóminas y prestaciones
Al convertir a un contratista en empleado, es importante saber qué documentación debe obtener para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local.
Además del contrato de trabajo, esto incluye:
- Formularios fiscales: Dependiendo del país, es posible que el empleado tenga que rellenar formularios de registro fiscal o documentos de declaración de impuestos.
- Formularios de inscripción en la Seguridad Social y prestaciones: Esto incluye la inscripción en cualquier prestación obligatoria del gobierno, como asistencia sanitaria, pensiones y seguro de desempleo.
También tendrá que actualizar sus sistemas de nóminas y prestaciones. Esto incluye:
- Clasificación de la nómina: Actualice su designación de contratista a empleado para garantizar las retenciones fiscales adecuadas.
- Información bancaria y nómina: Los empleados deben facilitar los datos de su cuenta bancaria para cobrar mediante ingreso directo.
- Salario y calendario de pagos: Ajuste la frecuencia de pago (si es necesario) e incluya beneficios, bonificaciones y deducciones según sea necesario.
- Impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social: Registre al empleado para la retención de impuestos sobre la nómina, las contribuciones del empleador y los beneficios exigidos por el gobierno.
- Inscripción en prestaciones: Inscribir al empleado en las prestaciones patrocinadas por la empresa, como el seguro médico y los planes de jubilación.
Su equipo de RRHH debe colaborar estrechamente con su nuevo empleado para que esta experiencia sea lo más fluida posible y responder a cualquier pregunta que tenga por el camino.
Incorporar al empleado
Al incorporar a un contratista que pasa a ser empleado a tiempo completo, las empresas deben tratar el proceso como lo harían con cualquier nuevo empleado, incluso si ha trabajado para la empresa como contratista durante algún tiempo.
El proceso de incorporación debe incluir formación sobre las políticas de la empresa y las expectativas de rendimiento. El nuevo empleado también debe tener acceso a herramientas y sistemas internos que no haya utilizado como contratista.
Los directivos deben hablar de las oportunidades de desarrollo profesional, la cultura de la empresa y cualquier cambio en las expectativas laborales.
Contratar y convertir contratistas con RemoFirst
Si usted está contratando contratistas, necesita contratar empleados, o está listo para convertir un contratista internacional a la condición de empleado, RemoFirst puede ayudarle en cada paso del camino.
Nos encargaremos de todas las tareas administrativas, incluyendo:
- Envío del material necesario
- Creación de contratos conformes (con protección de la propiedad intelectual)
- Gestión de nóminas
- Administración de las prestaciones de los empleados
También garantizaremos el pleno cumplimiento de todas las leyes laborales locales.
Programeuna demostración hoy mismo para saber cómo podemos ayudarle con sus necesidades globales de empleo en más de 185 países.
