La contratación de trabajadores internacionales permite a las empresas acceder a competencias especializadas, entrar en nuevos mercados y ampliar su plantilla sin los compromisos a largo plazo que conlleva el empleo tradicional.
Sin embargo, el pago a contratistas internacionales implica mucho más que la simple aprobación de una factura. Las empresas deben elegir el método de pago adecuado, gestionar las conversiones de divisas y las comisiones por transacción, recabar la documentación fiscal pertinente y asegurarse de que los trabajadores estén correctamente clasificados según la legislación local.
La buena noticia es que existen múltiples opciones para las empresas que gestionan los pagos a contratistas internacionales. Desde transferencias bancarias y plataformas de pago hasta soluciones de gestión de contratistas, el enfoque más adecuado depende de tu presupuesto, tus ubicaciones y tus requisitos administrativos.
¿Cómo se paga a los contratistas internacionales?
La mayoría de las empresas pagan a los autónomos mediante transferencias bancarias, plataformas de pago como Wise, PayPal y Payoneer, o soluciones de gestión de autónomos.
La mejor forma de pago para tu empresa depende de factores como las comisiones por transacción, los tipos de cambio, la rapidez del pago, las preferencias de los proveedores y la cobertura por países.
Por qué es importante la clasificación de los contratistas
Antes de elegir una forma de pago, las empresas deben asegurarse de que el trabajador esté debidamente clasificado como autónomo y no sea considerado como un empleado.
Las normas de clasificación de los contratistas varían según el país, y entre los factores que tienen en cuenta las autoridades pueden figurar el nivel de independencia del trabajador, el control que ejerce sobre su horario, la exclusividad, la duración de la colaboración y el grado de integración en la empresa.
Una clasificación errónea puede dar lugar a sanciones, impuestos atrasados, cotizaciones a la Seguridad Social, obligaciones en materia de prestaciones sociales y litigios. Aunque un contrato de colaboración bien redactado puede ayudar a demostrar la naturaleza de la relación, las condiciones reales de trabajo suelen ser tan importantes como el propio contrato.
Las empresas que contratan a nivel internacional deben revisar los requisitos locales antes de incorporar a los contratistas y reevaluar periódicamente los contratos a largo plazo, ya que una relación que comienza como un acuerdo de contratación conforme a la normativa puede convertirse, con el tiempo, en una relación laboral.
¿Necesitas una entidad local para pagar a contratistas internacionales?
En la mayoría de los casos, no.
A diferencia de los empleados, las empresas suelen poder contratar y pagar a trabajadores autónomos en países extranjeros sin necesidad de constituir una entidad jurídica local.
Esta flexibilidad es una de las principales razones por las que muchas empresas optan por trabajar con contratistas a la hora de expandirse a nivel internacional. La apertura de una entidad puede requerir el registro de la empresa, la inscripción en el registro fiscal, la apertura de cuentas bancarias locales, obligaciones de presentación de informes de forma continua y asistencia jurídica.
Para las empresas que trabajan con un número reducido de contratistas en un país, a menudo no es necesario constituir una entidad. No obstante, las empresas deben conocer las normas locales de clasificación de los contratistas, los requisitos fiscales y demás normativa que pueda ser de aplicación.
Las mejores formas de pagar a los contratistas internacionales
A la hora de pagar a contratistas internacionales, las empresas disponen de varias opciones. Cada método presenta diferentes ventajas e inconvenientes en cuanto a coste, rapidez, comodidad y cobertura global.
Antes de elegir un método de pago, ten en cuenta factores como las comisiones por transacción, los tipos de cambio, los plazos de tramitación de los pagos, las divisas disponibles y los países en los que se encuentran tus colaboradores.
Sabio
Wise está diseñado específicamente para pagos internacionales y destaca por sus tipos de cambio competitivos, su política de precios transparente y sus transferencias sencillas.
La empresa admite pagos a numerosos países, suele tramitar las transferencias con rapidez y puede exigir una verificación adicional en el caso de transacciones de mayor cuantía. La cobertura puede variar en función del país de destino.
PayPal
PayPal es una de las plataformas de pago en línea más utilizadas para transacciones internacionales. Admite pagos en numerosas divisas y facilita considerablemente el envío y la recepción de fondos.
Sin embargo, las comisiones por transacción y los costes de conversión de divisas pueden ser considerables, sobre todo en el caso de pagos de mayor cuantía. En algunos casos, los fondos también pueden retenerse temporalmente con fines de verificación.
Payoneer
Payoneer es una herramienta de pago muy utilizada por las empresas que trabajan con autónomos y contratistas en distintos países.
Ofrece varias opciones de pago y una amplia cobertura mundial. Dependiendo del método de pago utilizado, los colaboradores pueden tener que hacer frente a comisiones al recibir fondos, y la verificación de la cuenta puede retrasar en ocasiones el proceso para los nuevos usuarios.
Transferencias bancarias, transferencias electrónicas y pagos SWIFT
Las transferencias bancarias siguen siendo una de las formas más habituales de pagar a los contratistas a nivel internacional.
Las transferencias bancarias nacionales suelen tener comisiones más bajas, pero se limitan a los pagos dentro del mismo país. Para los pagos internacionales, las empresas suelen recurrir a las transferencias electrónicas o a la red SWIFT.
Estos métodos gozan de una amplia aceptación y son muy fiables, aunque pueden conllevar comisiones por transferencia, comisiones de bancos intermediarios y costes de cambio de divisas. A menudo se optan por ellos para pagos de mayor cuantía a contratistas, en los que las empresas dan prioridad a la fiabilidad frente a la rapidez o el coste.
Plataformas de gestión de contratistas
Las soluciones de gestión de colaboradores externos combinan la incorporación, la documentación, la facturación y los pagos en un único sistema. En lugar de gestionar por separado los proveedores de pagos, los formularios fiscales, los contratos con los colaboradores externos y los procesos de aprobación, las empresas pueden gestionar todo desde un único lugar.
Muchas soluciones también permiten realizar pagos en varias divisas, automatizar la aprobación de facturas, recopilar documentación fiscal, gestionar los expedientes de los contratistas y realizar un seguimiento de los pagos.
Por ejemplo, RemoFirst permite a las empresas incorporar, gestionar y pagar a los colaboradores en más de 150 países desde una única plataforma. Las empresas pueden gestionar los contratos de los colaboradores, las facturas, la documentación fiscal y los pagos en varias divisas, al tiempo que mantienen una visión global de su plantilla de colaboradores en todo el mundo.
Para las empresas que trabajan con contratistas en varios países, estas herramientas pueden simplificar las tareas administrativas, mejorar la visibilidad de los costes de los contratistas y del estado de los pagos, y ayudar a mantener la documentación organizada a medida que los equipos crecen.
Formas de pago menos habituales
Aunque la mayoría de las empresas recurren a las transferencias bancarias, las plataformas de pago o las soluciones de gestión de contratistas, en ocasiones se utilizan otros métodos de pago en situaciones concretas.
Xoom
Xoom, un servicio de PayPal, está especializado en transferencias internacionales de dinero y admite pagos a más de 170 países. Puede resultar práctico para transferencias puntuales y ofrece plazos de entrega relativamente rápidos. Sin embargo, las comisiones pueden ser más elevadas que las de otras alternativas, como Wise.
MoneyGram
MoneyGram permite a las empresas enviar dinero al extranjero mediante transferencias en línea y puntos de recogida locales. Esto puede resultar útil en países con una infraestructura bancaria limitada o en los que los destinatarios prefieren recoger el dinero en efectivo. Sin embargo, las comisiones y los recargos en el tipo de cambio pueden convertirla en una opción más cara que las plataformas de pago digitales.
Tarjetas de crédito
Algunos contratistas aceptan pagos con tarjeta de crédito, sobre todo para trabajos por proyectos o encargos puntuales. Las tarjetas de crédito permiten realizar pagos rápidos y ofrecen una mayor protección contra el fraude, pero las comisiones de tramitación suelen ser más elevadas que las de otros métodos de pago, lo que las hace menos prácticas para los pagos recurrentes a contratistas.
Criptomoneda
Algunas empresas y contratistas optan por utilizar criptomonedas como Bitcoin o Ethereum para realizar pagos transfronterizos. Las criptomonedas pueden reducir la dependencia de los sistemas bancarios tradicionales y, en determinadas circunstancias, pueden ofrecer plazos de liquidación más rápidos. Sin embargo, la volatilidad de los precios, la complejidad contable y los distintos requisitos normativos pueden generar riesgos adicionales para ambas partes.
Cheques, giros postales internacionales y efectivo
Los métodos de pago tradicionales, como los cheques en papel, los giros postales internacionales y el efectivo, no suelen utilizarse para los pagos a contratistas internacionales. Estas opciones pueden conllevar plazos de tramitación más largos, una accesibilidad limitada, una mayor carga administrativa y riesgos de seguridad adicionales.
Otras consideraciones al pagar a contratistas internacionales
La elección de un método de pago es solo una parte de la gestión de una plantilla de contratistas internacionales. Las empresas también deben evaluar la documentación fiscal, los costes de pago y los riesgos operativos.
Requisitos de documentación fiscal
Aunque, por lo general, los autónomos son responsables de sus propios impuestos, las empresas pueden seguir teniendo obligaciones administrativas.
Por ejemplo, las empresas estadounidenses suelen solicitar a los contratistas extranjeros que presenten el formulario W-8BEN o W-8BEN-E para acreditar su situación fiscal fuera de Estados Unidos. Las empresas que pagan a contratistas con sede en Estados Unidos también pueden estar obligadas a emitir el formulario 1099-NEC cuando proceda.
Los requisitos de documentación varían según el país, por lo que las empresas deben conocer la normativa aplicable a su plantilla de trabajadores autónomos. Conservar facturas precisas, contratos con los trabajadores autónomos y la documentación fiscal puede ayudar a las empresas a demostrar la legitimidad de las relaciones con los trabajadores autónomos en caso de que surjan dudas posteriormente.
Gastos de pago y cambio de divisas
Los pagos internacionales suelen conllevar comisiones por transferencia, comisiones de bancos intermediarios y costes de cambio de divisas.
Las fluctuaciones del tipo de cambio entre la fecha de facturación y la de pago también pueden afectar tanto a los costes del empresario como a la cantidad que, en última instancia, recibe el contratista.
Las empresas que realizan pagos transfronterizos con frecuencia deben conocer cómo gestiona su proveedor de pagos las comisiones y la conversión de divisas.
Retrasos en los pagos
Los pagos internacionales pueden verse retrasados por los trámites bancarios, las comprobaciones de cumplimiento normativo, las conversiones de divisas, los días festivos y la infraestructura bancaria local.
Conocer los plazos de pago previstos puede ayudar a las empresas a evitar contratiempos y a garantizar una experiencia positiva para los contratistas.
Gestiona los pagos a contratistas internacionales con RemoFirst
Gestionar a un pequeño grupo de contratistas es relativamente sencillo. Sin embargo, cuando entran en juego varios países, divisas y sistemas fiscales, la situación se complica rápidamente.
RemoFirst ayuda a las empresas a incorporar, gestionar y pagar a colaboradores internacionales en más de 150 países desde una única plataforma, al tiempo que mantiene organizados en un solo lugar los contratos de los colaboradores, la documentación fiscal, las facturas y los registros de pago.
Solicita una demostración para descubrir cómo RemoFirst puede simplificar la gestión y los pagos de los colaboradores a nivel internacional. Además, puedes dar de alta y gestionar a tus colaboradores desde hoy mismo de forma gratuita.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pagar a contratistas internacionales a través de la nómina?
En general, no. Los sistemas de nóminas suelen estar diseñados para empleados, no para autónomos. Aunque algunas plataformas globales de gestión de personal admiten tanto a empleados como a autónomos, los pagos a estos últimos suelen gestionarse mediante procesos de facturación, en lugar de mediante los procesos tradicionales de nóminas.
¿Puedo pagar a contratistas internacionales sin tener una entidad local?
Sí. En la mayoría de los casos, las empresas pueden contratar y pagar a contratistas internacionales sin necesidad de constituir una entidad jurídica local en el país del contratista. No obstante, las empresas deben informarse sobre la clasificación de los contratistas, la fiscalidad y los requisitos normativos locales antes de proceder a la contratación.
¿Tengo que retener impuestos a los contratistas extranjeros?
En general, no. Los autónomos suelen ser responsables de gestionar y pagar sus propios impuestos. No obstante, es posible que las empresas tengan que recabar formularios fiscales o facilitar documentación para la declaración de impuestos, dependiendo de la ubicación del autónomo y de la normativa aplicable.
¿Cuál es la mejor forma de pagar a los contratistas internacionales?
No existe un único método de pago que sea el mejor. Las transferencias bancarias, Wise, Payoneer y las soluciones de gestión de colaboradores se encuentran entre las opciones más habituales. Las empresas deben comparar las comisiones por transacción, los tipos de cambio, la rapidez de los pagos, la cobertura por países y las preferencias de los colaboradores antes de elegir una solución.
¿Debo pagar a los contratistas internacionales en dólares estadounidenses o en su moneda local?
Depende. Algunos contratistas prefieren que se les pague en dólares estadounidenses o en otra divisa importante, mientras que otros prefieren su moneda local para evitar comisiones de cambio. Muchos proveedores de pagos y plataformas de gestión de contratistas permiten a las empresas realizar los pagos en una divisa, mientras que los contratistas reciben los fondos en otra.
¿Qué ocurre si se clasifica erróneamente a un contratista?
Una clasificación errónea puede dar lugar a multas, impuestos atrasados, cotizaciones a la Seguridad Social, obligaciones en materia de prestaciones sociales y reclamaciones legales. Dado que las normas de clasificación de los contratistas varían según el país, las empresas deben revisar periódicamente sus relaciones con los contratistas y garantizar el cumplimiento de los requisitos locales.
¿Con qué frecuencia se debe pagar a los contratistas internacionales?
La frecuencia de los pagos suele venir determinada por el contrato con el contratista. Algunos contratistas emiten facturas mensualmente, mientras que otros lo hacen al finalizar el proyecto, semanalmente o según otro calendario acordado. Las empresas deben establecer las condiciones de pago por escrito antes de que comiencen los trabajos.
