Es la depresión postvacacional y la temporada de impuestos está en pleno apogeo. Si usted es una empresa estadounidense que contrata a trabajadores internacionales, probablemente se esté preguntando: «¿Tengo que emitir un formulario 1099 a mis trabajadores extranjeros?».
La respuesta corta: probablemente no necesite emitir formularios 1099 a sus contratistas extranjeros. Pero la respuesta más larga depende del estatus de residencia de sus trabajadores, del lugar donde se realizó el trabajo y de los formularios que sus contratistas deben presentar.
Las normas fiscales estadounidenses son complejas y difíciles de entender: desde los pagos transfronterizos hasta los requisitos del teletrabajo, todo añade complejidad a la lógica fiscal básica. Además, la contratación internacional introduce conceptos fiscales adicionales, como la residencia, la fuente de ingresos y los requisitos de documentación.
Esta guía de cumplimiento para empleadores explica cuándo se aplica el formulario 1099, qué formularios pueden ser necesarios en su lugar y las prácticas de contratación proactivas que se deben seguir para simplificar la temporada de impuestos.
Nota: este artículo tiene fines educativos y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Los empleadores deben consultar a profesionales fiscales o legales cualificados para obtener orientación específica.
Qué es un 1099 (y qué no es)
El sistema de declaración 1099 tiene por objeto ayudar al Servicio de Impuestos Internos (IRS) a realizar un seguimiento de determinados pagos realizados a personas que no son empleados.
En primer lugar, un formulario 1099 no es un pago de impuestos, una prueba de la situación laboral ni un requisito para todos los contratistas. Esto es especialmente cierto en el caso de los pagos a contratistas internacionales que no son residentes fiscales en Estados Unidos y no han trabajado en ese país.
En cambio, un formulario 1099 simplemente informa los ingresos que pueden estar sujetos a impuestos según la legislación estadounidense. Exige a los ciudadanos estadounidenses y a los residentes fiscales que comuniquen al IRS cuántos ingresos se han pagado a un contratista, de modo que el IRS pueda verificar que el contratista declara esos ingresos en su declaración de impuestos.
¿Cuándo deben los empleadores emitir un formulario 1099?
Los empleadores suelen emitir formularios 1099 cuando pagan a contratistas estadounidenses por ingresos obtenidos en Estados Unidos.
Estas son las normas básicas del formulario 1099 para contratistas extranjeros: debe emitir un formulario 1099-NEC si ha pagado a un contratista al menos 600 dólares estadounidenses durante el año fiscal y el contratista se considera una persona estadounidense a efectos fiscales. Esto incluye a los ciudadanos estadounidenses, los residentes estadounidenses (incluidos los titulares de la tarjeta verde), las sociedades constituidas en los Estados Unidos, las empresas constituidas en los Estados Unidos y los patrimonios o fideicomisos nacionales.
Por lo tanto, si el contratista que ha contratado no es una persona estadounidense y no ha prestado servicios en los Estados Unidos, por lo general no es necesario emitir un formulario 1099.
El IRS utiliza los formularios 1099 para la presentación de informes y el cumplimiento de la normativa, por lo que es importante hacerlo correctamente. Emitir un formulario incorrecto o emitir uno innecesariamente puede dar lugar a sanciones, correcciones y exposición a auditorías.
Formulario 1099-NEC frente a formulario 1099-MISC: ¿cuál es la diferencia?
Para complicar aún más las cosas, hay dos formularios 1099 diferentes: el 1099-NEC y el 1099-MISC, y las normas que se aplican a cada uno de ellos han cambiado en los últimos años.
Antes de emitir cualquier formulario 1099, asegúrese de que está emitiendo la versión correcta:
Formulario 1099-NEC: Compensación a personas que no son empleados
El formulario 1099-NEC se utiliza para informar sobre los pagos por servicios prestados por personas que no son empleados, incluyendo:
- Autónomos
- Consultores
- Contratistas independientes
- Otros proveedores de servicios
Debe emitir el formulario 1099-NEC antes del 31 de enero si pagó a un contratista estadounidense 600 USD o más durante el año fiscal anterior.
Formulario 1099-MISC: para qué se utiliza hoy en día
El formulario 1099-MISC ya no se utiliza para la mayoría de los servicios de contratistas. En su lugar, se utiliza para declarar determinados ingresos diversos, tales como:
- Alquiler
- Premios y galardones
- Pagos médicos y sanitarios
- Ciertos acuerdos legales
- Otros ingresos no vinculados a servicios
Los empleadores suelen utilizar erróneamente los formularios 1099-MISC para los pagos a contratistas internacionales, lo que genera riesgos de incumplimiento normativo.
Importante:
- El formulario 1099-MISC no es una opción alternativa para los contratistas extranjeros.
- Los contratistas estadounidenses deben recibir el formulario 1099-NEC, no el 1099-MISC.
- Los empleados reciben el formulario W-2, no el 1099.
¿Emite un formulario 1099 para los contratistas extranjeros?
No, en la mayoría de los casos, no es necesario enviar un formulario 1099 a los contratistas extranjeros.
No importa dónde se encuentre el empleador. Por lo general, el IRS solo exige formularios 1099 a las personas estadounidenses, por lo que la ubicación y la residencia fiscal del contratista determinan las obligaciones de declaración.
Aquí es donde los empleadores suelen confundirse. Asumen que, por ser una empresa estadounidense, deben emitir formularios 1099 a todas las personas a las que pagan. Pero no es así como funciona. No importa si les pagas en dólares estadounidenses o si transfieres el dinero desde tu cuenta bancaria estadounidense; esos factores no activan los requisitos del formulario 1099.
A veces, los empleadores se preocupan por casos extremos, como los contratistas que se mudan a mitad de año o tienen doble nacionalidad. Pero, en última instancia, es la residencia fiscal, y no la nacionalidad, lo que determina si se requiere un formulario 1099.
Es obligación del empleador tener clara la residencia fiscal de los trabajadores:
- Un ciudadano extranjero que vive en los Estados Unidos puede ser residente fiscal estadounidense.
- Un ciudadano estadounidense que vive en el extranjero puede seguir siendo residente fiscal en Estados Unidos.
- Un contratista extranjero que vive fuera de los Estados Unidos y que no es ciudadano estadounidense, por lo general, no es residente fiscal en los Estados Unidos.
¿Qué formularios necesitan realmente los empleadores al contratar a contratistas extranjeros?
Los empleadores siguen teniendo obligaciones de documentación con respecto a los contratistas extranjeros.
Debe recopilar los formularios correspondientes del IRS para certificar la condición de extranjero y la residencia fiscal del contratista. De hecho, no recopilar estos formularios es uno de los motivos más comunes por los que se somete a auditoría a las empresas que contratan a trabajadores internacionales.
Los formularios que necesitas dependen de si trabajas con una persona física o con una entidad empresarial.
Formulario W-8BEN: Para contratistas extranjeros individuales
El formulario W-8BEN es utilizado por contratistas extranjeros individuales para certificar que no son personas estadounidenses a efectos fiscales.
Desde la perspectiva del empleador, este formulario cumple tres funciones:
- Confirma la condición de extranjero.
- Establece la residencia fiscal en un país.
- Determina si se aplica la retención fiscal estadounidense (y, en caso afirmativo, a qué tipo impositivo).
Los formularios W-8BEN solo tienen una validez de tres años, por lo que debe llevar un control de sus fechas de caducidad y solicitar formularios actualizados a sus contratistas cuando sea necesario.
Evite errores comunes, como recopilar el formulario W-8BEN después de haber comenzado a pagar a sus trabajadores, o no revisar el país de residencia indicado para asegurarse de que sea correcto y coincida con el lugar donde realmente vive el contratista. Además, asegúrese de tener esta documentación a mano para fines de auditoría.
Formulario W-8BEN-E: Para empresas y entidades extranjeras
El formulario W-8BEN-E tiene la misma finalidad que el formulario W-8BEN, pero se aplica a entidades extranjeras en lugar de a personas físicas.
Esta distinción es importante, especialmente cuando los contratistas operan a través de empresas extranjeras o sociedades de servicios personales. La condición de entidad afecta a la declaración y la retención. Identificar erróneamente a una persona física como entidad (o viceversa) provoca errores en la declaración y la retención.
Los empleadores no deben utilizar por defecto el formulario W-8BEN-E simplemente porque un contratista haya constituido una entidad jurídica; los empresarios individuales y las empresas no constituidas en sociedad deben utilizar el formulario W-8BEN.
Cómo afectan los tratados fiscales a los pagos a contratistas extranjeros
Los tratados fiscales son acuerdos entre países diseñados para evitar la doble imposición.
Sin un tratado, un contratista podría estar sujeto a doble imposición sobre los mismos ingresos: una vez en el país donde vive y trabaja, y otra vez en los Estados Unidos.
Los tratados fiscales pueden afectar a la obligación de retener impuestos estadounidenses de los pagos, pero no cambian la obligación de presentar el formulario 1099.
En el caso de un tratado fiscal para contratistas extranjeros reclamado en su formulario W-8, asegúrese de aplicar estos beneficios correctamente y conserve la documentación en caso de una auditoría. No disponer de la documentación adecuada puede exponerle a un riesgo de incumplimiento.
¿Qué sucede si un empleador emite el formulario incorrecto?
Emitir un formulario 1099 de forma incorrecta puede generar más riesgos de incumplimiento fiscal para los contratistas extranjeros que no emitirlo en absoluto.
Puede enfrentarse a sanciones del IRS por presentar informes incorrectos. Mientras tanto, su contratista puede recibir un formulario que no necesita, lo que podría confundir su declaración de impuestos. Esto le supondrá más trabajo, ya que el empleador es responsable de presentar una declaración modificada para corregir el error.
Si accidentalmente emite el formulario incorrecto, el IRS permite a los empleadores presentar formularios corregidos, pero es importante realizar la corrección de forma proactiva.
Mejores prácticas para empleadores que contratan a contratistas extranjeros
La temporada de impuestos es sin duda confusa, pero los empleadores pueden adelantarse a estos requisitos de cumplimiento durante el proceso de contratación.
Los empleadores que contraten a contratistas extranjeros deben:
- Recopile los formularios W-8 antes del primer pago.
- Mantenga registros centralizados y accesibles.
- Revisar la documentación anualmente.
Las prácticas de cumplimiento normativo escalables evitan problemas. Aunque solo contrates a uno o dos contratistas internacionales, contar con un proceso claro facilita la escalabilidad a medida que tu equipo crece.
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Preguntas frecuentes
1099 frente a W-8: ¿Tengo que emitir un formulario 1099 a un contratista que reside en otro país?
Por lo general, no. Si el contratista no es residente fiscal en EE. UU. y no prestó servicios en Estados Unidos, no es necesario emitir un formulario 1099. En su lugar, debe recopilar el formulario W-8BEN o W-8BEN-E para documentar su condición de extranjero.
¿Cuál es la diferencia entre el formulario W-8BEN y el formulario W-8BEN-E?
El formulario W-8BEN es para contratistas extranjeros individuales. El formulario W-8BEN-E es para empresas y entidades comerciales extranjeras. Asegúrese de utilizar el formulario correcto según si está pagando a un individuo o a una empresa.
¿Alguna vez tengo que proporcionar un formulario 1099 a un contratista extranjero?
Sí, si el contratista es residente fiscal en EE. UU. (por ejemplo, un ciudadano estadounidense o un titular de la tarjeta verde que vive en el extranjero) o si ha prestado servicios físicamente en Estados Unidos, puede considerarse una persona estadounidense a efectos fiscales y debe recibir un formulario 1099.
¿Cuánto tiempo es válido el formulario W-8BEN?
El formulario W-8BEN tiene una validez de tres años. Transcurrido ese plazo, deberá solicitar al contratista un formulario actualizado para mantener la documentación en regla.
¿El pago en dólares estadounidenses modifica los requisitos de presentación de informes?
No. La moneda y los métodos de pago no determinan si se requiere un formulario 1099.
¿Qué sucede si no recojo un formulario W-8?
No recopilar la documentación adecuada puede dar lugar a auditorías, problemas de retención y sanciones por incumplimiento.
