¿Es usted una empresa estadounidense que amplía su equipo con contratistas? Debe dominar dos formularios fiscales esenciales: el W-8 y el W-9. Hacerlos bien desde el principio le ahorrará quebraderos de cabeza con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) (y mantendrá contentos a sus contratistas).
Principales conclusiones:
- Recoja los formularios W-9 de los contratistas estadounidenses antes de su primer pago, especialmente si van a ganar más de 600 dólares anuales.
- Obtenga el formulario W-8 correcto de los contratistas internacionales para reducir o eliminar potencialmente los requisitos de retención.
- Controle estratégicamente las fechas de caducidad de los formularios: los W-8 caducan a los tres años, mientras que los W-9 duran indefinidamente a menos que cambie la información.
¿Qué es un formulario fiscal W-9?
El formulario W-9 (Solicitud de Número de Identificación Fiscal y Certificación) es un documento fiscal fundamental que las empresas estadounidenses deben recabar de sus contratistas, incluidos ciudadanos, residentes y empresas estadounidenses.
Como empresario, el formulario W-9 le garantiza que dispone de todos los datos necesarios para declarar los pagos de sus contratistas a Hacienda.
Cuando usted contrata a residentes en EE.UU. como contratistas, el formulario W-9 tiene varias finalidades esenciales:
- Verifica el número de identificación fiscal (NIF) del contratista.
- Documenta la clasificación fiscal y la situación fiscal del contratista
- Establece su certificación como persona o entidad estadounidense a efectos fiscales
- Proporciona la información necesaria para la declaración 1099-NEC
El número de identificación fiscal que figura en el formulario W-9 se presenta de dos formas: un número de la Seguridad Social (SSN) para los contratistas individuales o un número de identificación patronal (EIN) para las entidades empresariales. Este número es crucial porque los contratistas son responsables de sus propias obligaciones fiscales, a diferencia de los empleados a tiempo completo.
Su empresa paga a los contratistas el importe total acordado -sin retenciones- y los contratistas deben calcular y pagar sus impuestos de autónomos mediante pagos trimestrales estimados del impuesto sobre la renta al IRS. Sin la documentación adecuada del NIF, su empresa podría enfrentarse a sanciones por declarar erróneamente los pagos a los contratistas.
La función más importante del W-9 para su empresa está relacionada con la declaración anual de impuestos. Cuando pague a un contratista estadounidense 600 dólares o más al año, la normativa del IRS le obliga a declarar estos pagos mediante el formulario 1099-NEC (Remuneración de no empleados).
El W-9 proporciona toda la información necesaria para la preparación precisa de los 1099, que deben distribuirse al contratista y al IRS antes del 31 de enero del año fiscal siguiente.
Las empresas no presentan el formulario W-9 directamente a Hacienda, pero deben mantenerlo archivado a efectos de declaración de impuestos.
Piense en el W-9 como su póliza de seguro contra las complicaciones del IRS cuando trabaje con contratistas estadounidenses. Esta poderosa herramienta de una sola página hace algo más que recopilar un número de identificación fiscal: es la prueba de que has actuado con la diligencia debida en la documentación del contratista.
¿Qué es un formulario de impuestos W-8?
El formulario W-8 es utilizado por empresas estadounidenses que emplean a contratistas no estadounidenses y entidades extranjeras. Los formularios W-8 garantizan el cumplimiento de los pagos globales a contratistas al establecer la condición de extranjero de un contratista.
Los formularios también ayudan a determinar los porcentajes de retención de impuestos apropiados según la normativa fiscal estadounidense. Sin una documentación W-8 válida, su empresa puede verse obligada a retener el 30% de los pagos en concepto de impuestos estadounidenses.Los dos formularios W-8 más utilizados por las empresas que se expanden por todo el mundo son:
- Formulario W-8BEN: Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner para particulares
- Formulario W-8BEN-E: Certificado de condición de extranjero del beneficiario efectivo para entidades
Obtener el formulario W-8 correcto puede:
- Desbloquear las ventajas de los convenios fiscales que podrían reducir o eliminar los requisitos de retención
- Documentar el cumplimiento de la normativa fiscal estadounidense
- Establecer procesos de pago eficaces
- Ayude a su empresa a preparar los informes de fin de año
Al cierre del ejercicio fiscal, las empresas deben declarar los pagos a contratistas no estadounidenses mediante el formulario 1042-S. La información recopilada en los formularios W-8 constituye la base para la declaración precisa de los pagos internacionales y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Formulario W-8BEN
El formulario W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting - Individuals) es específico para contratistas individuales no estadounidenses. Al recoger este formulario, preste especial atención a:
- País de residencia del contratista
- Reclamaciones de convenios fiscales que podrían reducir los requisitos de retención
- El número de identificación fiscal del contratista, si es necesario
- Certificación adecuada mediante firma y fecha
Por defecto, debe retener el 30% de los pagos a personas físicas no estadounidenses, a menos que tengan derecho a una retención reducida en virtud de un convenio fiscal. El formulario W-8BEN le ayuda a determinar y documentar el porcentaje de retención correcto. Sus contratistas se lo agradecerán.
W-8Formulario BEN-E
Cuandotrabaje con entidades comerciales no estadounidenses en lugar de con personas físicas, tendrá que recoger el formulario W-8BEN-E. Este documento más complejo ayuda a establecer la clasificación fiscal de la entidad y su elegibilidad para reclamar los beneficios del tratado fiscal.
El formulario W-8BEN-E requiere más documentación que la versión individual, por ejemplo
- Clasificación fiscal de la entidad
- Requisitos de información de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA)
- Disposiciones específicas del tratado que se reclaman
- Detalles sobre la estructura de propiedad de la entidad
Otros formularios W-8
Aunquela mayoría de las empresas manejan principalmente los formularios W-8BEN y W-8BEN-E, debe conocer otras tres variantes del W-8:
- W-8 ECI: se utiliza cuando una persona o entidad extranjera tiene ingresos efectivamente relacionados con operaciones comerciales en EE.UU.
- W-8 IMY: Obligatorio para los intermediarios extranjeros que realizan pagos por cuenta ajena
- W-8 EXP: Específico para gobiernos extranjeros y organizaciones exentas de impuestos
Recogida del formulario W-9 o W-8
Hagaque la recogida de formularios del IRS forme parte del proceso de incorporación de contratistas:
- En primer lugar, determine la situación fiscal de su contratista: ¿Estados Unidos o internacional? ¿Persona física o jurídica?
- Solicite el formulario correspondiente antes de enviar el primer pago
- Revisar minuciosamente la exactitud, especialmente los NIF y las solicitudes de convenios.
- Guárdelo de forma segura para facilitar el acceso durante la temporada de impuestos
Implantar un sistema para verificar que todos los campos obligatorios se rellenan correctamente antes de aceptar los formularios.
Para los formularios W-9, asegúrese de que dispone del nombre legal del contratista, la razón social (si procede), la clasificación fiscal y el NIF correcto. Para los formularios W-8, preste especial atención a la residencia fiscal, las reclamaciones de convenios y los números de identificación fiscal extranjeros.
¿Durante cuánto tiempo son válidos los formularios W-8 y W-9?
Estodepende de la forma:
- Los formularios W-9 son válidos indefinidamente a menos que cambien los datos del contratista.
- Los formularios W-8 deben renovarse cada tres años
- Cualquier cambio de información requiere la actualización inmediata del formulario
Para aclarar, los W-8 son válidos desde la fecha en que se firma el formulario hasta el último día del tercer año natural siguiente.
Por ejemplo, un W-8 firmado en marzo de 2024 estará en vigor hasta el 31 de diciembre de 2027. Establece recordatorios al menos un mes antes de la fecha de caducidad para evitar tener que pelearte por las renovaciones.
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