Principales conclusiones:
- La clasificación errónea de los trabajadores es uno de los riesgos más importantes de la contratación en el extranjero, y uno que muchas empresas subestiman.
- Las empresas que no adaptan las prestaciones al país de origen de los empleados corren el riesgo no solo de infringir la ley, sino también de perder la confianza de sus empleados.
- Las empresas que deseen evitar asumir el importante riesgo que conlleva el empleo internacional deberían considerar la posibilidad de asociarse con una EOR.
El trabajo remoto ha cambiado para siempre la forma en que crecen las empresas. El talento ya no está limitado por la geografía y, para muchos equipos, contratar a nivel internacional es la norma y no la excepción. Un diseñador en México, un ingeniero en Polonia, un gestor de éxito de clientes en Australia... Todos trabajan para la misma empresa, a menudo sin que esta posea una sola entidad extranjera.
A primera vista, esto parece un avance. Contrataciones más rápidas, mayor variedad de talentos, menores costes y más flexibilidad para todos los implicados.
Pero el empleo global introduce una serie de riesgos que muchos equipos subestiman. No porque sean descuidados, sino porque los riesgos laborales más peligrosos rara vez son evidentes. El trabajo se realiza. Se paga a los empleados. Todo parece ir bien... hasta que deja de ser así.
Clasificación errónea que parece «de bajo riesgo»
La clasificación errónea de los trabajadores es uno de los riesgos laborales más comunes a nivel mundial, pero sigue siendo un tema muy malinterpretado. Suele surgir cuando una empresa comienza a incorporar contratistas a su plantilla.
Muchas empresas optan por contratar a trabajadores internacionales como contratistas porque les resulta más fácil. La incorporación de contratistas es más rápida. Hay menos papeleo. No hay que gestionar prestaciones. Hay menos obligaciones a largo plazo. Especialmente para equipos en fase inicial o reducidos, esto puede parecer una solución razonable.
El problema es que la clasificación de los trabajadores no viene determinada por cómo se denomine a alguien en un contrato. Viene determinada por cómo realizan realmente el trabajo, especialmente a ojos de las autoridades de ese país.
A la hora de determinar la situación laboral, los organismos reguladores evalúan diversos factores, tales como:
- ¿La persona trabaja en horario fijo establecido por la empresa?
- ¿Dependen de un gerente?
- ¿Dependen económicamente de una sola empresa?
- ¿Están utilizando herramientas, sistemas o marcas de la empresa?
- ¿Desempeñan funciones empresariales básicas?
Si la respuesta a la mayoría de estas preguntas es afirmativa, es probable que esa persona sea considerada un empleado según la legislación local, independientemente de lo que diga el contrato. Y, lo que es más importante, la responsabilidad suele recaer en la empresa, no en el trabajador.
Si se descubre que una empresa ha clasificado erróneamente a sus trabajadores, podría tener que pagar impuestos atrasados, cotizaciones sociales impagadas, intereses y multas.
Muchos equipos asumen que la clasificación errónea solo es un problema cuando el trabajador presenta una queja. En realidad, las auditorías, las revisiones normativas, las adquisiciones o incluso las solicitudes de visado pueden sacar a la luz estos problemas años más tarde.
Contratos laborales que no se pueden trasladar al extranjero
Los contratos son otro aspecto del empleo en el que las empresas suelen dar por sentado que lo que es legal en un país lo es en todas partes. Se equivocan.
Un contrato que es perfectamente legal en un país puede ser parcialmente inválido o no conforme en otro. La legislación laboral es muy local, y cada detalle es importante.
Algunos de los riesgos más comunes relacionados con los contratos incluyen:
- Cláusulas de rescisión que no cumplen con los requisitos locales de preaviso o indemnización por despido.
- Períodos de prueba que exceden lo permitido legalmente.
- Incumplimiento de la obligación de proporcionar prestaciones o subsidios obligatorios
- Cláusulas de no competencia o confidencialidad que no son aplicables a nivel local.
- Condiciones relativas a la jornada laboral y las horas extras que entran en conflicto con los códigos laborales locales.
Estas deficiencias suelen pasar desapercibidas porque no siempre hay señales de advertencia inmediatas. El empleado firma en la línea punteada y comienza a trabajar.
El riesgo suele aparecer cuando se produce algún cambio. Un despido, un problema de rendimiento, una reestructuración o un conflicto. En ese momento, las empresas se dan cuenta de que el contrato no ofrece la protección que creían.
En algunos casos, una cláusula inválida no solo no protege al empleador, sino que también puede exponerlo a responsabilidades legales.
El cumplimiento de las obligaciones salariales es más que simplemente pagar a los empleados.
Cuando las empresas piensan en los riesgos relacionados con las nóminas, suelen centrarse en si se paga a los empleados a tiempo. Y sí, obviamente, pagar a tiempo es importante, pero hay muchos otros escollos ocultos en las nóminas globales.
Además de realizar los pagos puntualmente, es fundamental garantizar la precisión en otros aspectos, entre los que se incluyen:
- Retención del impuesto sobre la renta
- Contribuciones patronales a la seguridad social
- Pagos obligatorios de pensiones o seguros
- Bonificaciones legales, como el decimotercer o decimocuarto mes de salario.
- Informes y presentaciones específicos por país
En muchos países, estas obligaciones pueden cambiar anualmente a medida que varían los tipos y surgen nuevos requisitos de información.
Un error común es suponer que una plataforma de pago o un proveedor de nóminas se encarga automáticamente del cumplimiento normativo de principio a fin. En realidad, algunos proveedores solo procesan los pagos, dejando las declaraciones, los cálculos o las actualizaciones legales en manos del empleador.
Cuando se producen errores, rara vez se activan alertas inmediatas. Las sanciones suelen acumularse silenciosamente hasta que una autoridad local revisa los registros o un empleado señala un problema.
Para cuando se descubre, el problema puede abarcar meses o años de ciclos de nómina, y el empleador podría verse obligado a pagar miles de dólares en concepto de pagos atrasados, además de multas y sanciones.
Las deficiencias en las prestaciones que socavan la retención
Las prestaciones suelen considerarse opcionales para los empleados internacionales, especialmente cuando estos trabajan a distancia. O bien, reciben el mismo paquete de prestaciones que los empleados de la sede central de la empresa.
Desde un punto de vista legal, eso puede ser arriesgado. Desde el punto de vista de la retención, es aún más arriesgado.
En muchos países, prestaciones como el seguro médico, las cotizaciones a la pensión, las vacaciones pagadas o las dietas para comidas no son ventajas adicionales, sino que están obligadas por ley o, como mínimo, forman parte de las normas laborales locales.
Cuando las empresas no ofrecen este tipo de beneficios, los empleados lo notan. Esto crea una sensación de inferioridad en comparación con sus colegas de otros países.
En este caso, el riesgo no se traduce en una multa o una demanda. Se manifiesta en forma de desmotivación, menor lealtad y mayor rotación de personal.
Riesgo de establecimiento permanente: oculto a plena vista
El establecimiento permanente (PE) es uno de los riesgos laborales globales menos comprendidos, pero puede tener un impacto significativo en los resultados financieros de una empresa.
En pocas palabras, el riesgo de PE surge cuando se considera que las actividades de una empresa en un país han creado una presencia imponible, incluso sin haber establecido una entidad formal.
Muchas empresas dan por sentado que el riesgo de PE solo afecta a las grandes corporaciones. En realidad, se trata de la actividad, no del tamaño de la empresa.
El simple hecho de contratar empleados no necesariamente desencadena la PE, pero ciertas actividades pueden aumentar significativamente el riesgo, tales como:
- Empleados sénior que toman decisiones estratégicas o generadoras de ingresos a nivel local.
- Equipos de ventas que negocian y cierran contratos
- Operaciones centralizadas a largo plazo en un solo país.
Lo que hace peligroso al riesgo de PE es que puede ser prácticamente invisible. Las empresas pueden operar durante años sin darse cuenta de que han cruzado un umbral.
Sin embargo, las consecuencias pueden ser graves si se descubre que una empresa ha creado un establecimiento permanente, aunque sea de forma involuntaria. Esto puede acarrear impuestos corporativos retroactivos, sanciones, intereses y el registro obligatorio.
Supuestos sobre la privacidad de los datos que no se cumplen a nivel mundial
Los distintos países tienen normas diferentes sobre cómo se pueden recopilar, almacenar, transferir y acceder a los datos de los empleados. Algunas regiones, como la UE, tienen requisitos especialmente estrictos, sobre todo cuando los datos cruzan fronteras.
El incumplimiento de las leyes de protección de datos puede acarrear sanciones severas.
Los empleadores deben plantearse varias preguntas para garantizar la integridad de los datos de los empleados, tales como:
- ¿Dónde se almacenan los datos de los empleados?
- ¿Quién tiene acceso a él?
- ¿Se ha documentado adecuadamente el consentimiento?
- ¿Cumplen los proveedores con la normativa local en materia de tratamiento de datos?
La seguridad de los datos no es precisamente una prioridad para muchas empresas hasta que se produce una queja, una infracción o una investigación regulatoria. En ese momento, es probable que la empresa tenga que apresurarse a mitigar los daños y, además, podría enfrentarse a multas y a un deterioro de su reputación.
Horas de trabajo, horas extras y desfase horario
No es ningún secreto que el teletrabajo puede, en ocasiones, difuminar el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados, especialmente cuando estos se encuentran repartidos por diferentes zonas horarias. Pero, ¿sabías que también puede convertirse en un problema de cumplimiento normativo?
En muchos países, las leyes laborales regulan:
- Máximo de horas de trabajo
- Períodos de descanso obligatorios
- Compensación por horas extras
Es bastante habitual que se produzcan infracciones involuntarias de estas leyes entre equipos remotos a nivel mundial. Por ejemplo, si un empleado trabaja habitualmente hasta altas horas de la noche para coincidir con otra zona horaria, eso puede dar lugar a obligaciones o infracciones en materia de horas extras, incluso si el empleado ha aceptado ese horario.
Para evitar infringir las leyes laborales internacionales, las empresas deben realizar un seguimiento minucioso de las horas de trabajo y asegurarse de que cumplen todos los requisitos locales, como la ley francesa sobre el derecho a la desconexión.
Políticas de RR. HH. únicas para todos
Crear políticas de RR. HH. centralizadas tiene sentido desde el punto de vista operativo, ya que promueven la coherencia y la eficiencia. El problema surge cuando una empresa asume que las políticas pueden aplicarse de manera uniforme en todos los países.
Las empresas que gestionan un equipo internacional se darán cuenta rápidamente de que no es viable crear políticas generales de recursos humanos, ya que la mayoría de los países tienen leyes que regulan:
- Vacaciones
- Permiso retribuido
- Contribuciones a la pensión
- Bonificaciones obligatorias, como la paga extra del decimotercer mes.
- Períodos de prueba
- Terminación
- Indemnización por despido
Cuando las empresas intentan implementar políticas de recursos humanos universales, esto puede generar rápidamente problemas legales. Igualmente importante es que frustra a los empleados que conocen sus derechos locales, como los vales de transporte en Brasil o las contribuciones del empleador para las gafas graduadas en Polonia, y esperan que esos beneficios se reflejen claramente en la política de la empresa.
El riesgo a largo plazo de una salida inconsistente
Los equipos remotos suelen subestimar la complejidad que puede tener el proceso de salida de un empleado internacional, especialmente cuando no es algo que ocurra con frecuencia.
Cuando llega el momento de despedir a un empleado, hay múltiples aspectos del proceso de separación en los que un empleador puede encontrarse con problemas legales si no está al día con las leyes laborales locales.
Los procesos de despido, los plazos de preaviso, los cálculos de indemnizaciones, los plazos de pago final y los requisitos de documentación varían mucho según el país, y una gestión inadecuada del proceso de salida es una de las formas más rápidas de provocar disputas o llamar la atención de las autoridades reguladoras.
El riesgo no es solo legal. También afecta a la imagen de marca del empleador, especialmente en mercados de talento más pequeños, donde las noticias se difunden rápidamente.
Por qué es tan fácil pasar por alto estos riesgos
La mayoría de estos riesgos no provocan una interrupción inmediata de la actividad empresarial. Los equipos pueden contratar, incorporar y operar en varios países, y todo puede parecer que va bien, al menos al principio.
Los problemas suelen surgir durante:
- Una rescisión o reestructuración
- Una ronda de financiación o una diligencia debida de adquisición.
- Una queja de un empleado
- Una auditoría gubernamental
Cuando una empresa se da cuenta de que existe un problema, el coste de solucionarlo es considerablemente mayor que el coste de prevenirlo desde el principio, por lo que es fundamental adoptar un enfoque proactivo en materia de cumplimiento normativo internacional.
Reducir el riesgo sin ralentizar el proceso
La contratación global debería dar a su empresa la oportunidad de crecer sin ralentizarla ni acumular riesgos innecesarios. Una solución: asociarse con un empleador oficial.
Un EOR asume la responsabilidad de todos los detalles legales y de recursos humanos relacionados con la contratación global, incluyendo:
- Clasificación de los trabajadores
- Creación de contratos que cumplan con la normativa local
- Material de transporte
- Incorporación
- Nómina
- Prestaciones a los empleados
- Cumplimiento de las leyes regionales
En lugar de aprender las leyes laborales locales por las malas, los equipos obtienen una base estructurada y conforme desde el primer día y evitan posibles problemas legales, ya que el EOR asume el riesgo como empleador oficial de los empleados internacionales.
La contratación global ya no es competencia exclusiva de las grandes corporaciones. Para muchos equipos en crecimiento, es fundamental para sus operaciones. Trabajar con una EOR como RemoFirst permite a estas empresas actuar con rapidez, cumplir con la normativa y reducir la exposición legal a medida que se expanden.
¿Desea obtener más información sobre cómo un EOR puede ayudarle a expandirse más allá de las fronteras? Solicite una demostración con RemoFirst hoy mismo.
