Una incorporación satisfactoria determina la forma en que los contratistas internacionales se conectan y colaboran con su empresa. Un proceso bien estructurado aclara las expectativas, proporciona a los contratistas acceso a las herramientas de colaboración necesarias y les ayuda a sentirse parte del equipo, independientemente de dónde trabajen.
Una experiencia de incorporación coherente también ayuda a garantizar que se cumplen los requisitos laborales y fiscales locales. Es la mejor manera de definir el estatus de un contratista desde el principio y evitar costosos problemas de clasificación errónea en el futuro.
Dado que las empresas prevén contratar a más autónomos en los próximos años, ahora es el momento de perfeccionar y estandarizar el proceso de incorporación de contratistas.
Principales conclusiones:
- Redactar un contrato claro, conforme y bien definido sienta las bases de una relación laboral satisfactoria con un contratista independiente.
- Asegurarse de que los trabajadores están correctamente clasificados como empleados o contratistas independientes permite a los empresarios minimizar los riesgos legales y financieros.
- Establecer de antemano las expectativas de comunicación ayuda a garantizar que las entregas se realicen en el plazo previsto.
1. Confirme las credenciales del contratista
Antes de contratar a un nuevo contratista, es importante asegurarse de saber con quién va a trabajar. Aunque no tiene por qué realizar una comprobación de antecedentes tan exhaustiva como la que haría con un empleado a tiempo completo, dedicar tiempo a verificar las credenciales de un contratista ayuda a reducir el riesgo.
Piense en este paso como una forma de confirmar tanto la credibilidad como la capacidad. Algunas formas de hacerlo son:
- Comprobar las referencias: Una rápida conversación con antiguos clientes o colegas puede darle una idea de la profesionalidad, fiabilidad y capacidad de cumplimiento de plazos del contratista.
- Realizar una comprobación "Conozca a su cliente" (KYC): Una comprobación K YC ayuda a verificar la identidad de un contratista internacional y a evaluar posibles riesgos financieros o legales.
- Revisar ejemplos de trabajos anteriores: Las carteras, los estudios de casos prácticos o las muestras de proyectos muestran si sus habilidades se ajustan a lo que estás buscando.
- Verificación de cualificaciones o certificaciones: Esto puede ser esencial en campos especializados que requieren credenciales específicas y habilidades especializadas.
Confirmar la identidad, la experiencia y las cualificaciones le ayuda a evitar problemas de cumplimiento y le da la tranquilidad de saber que está trabajando con alguien digno de confianza.
2. Asegúrese de que sus contratistas están debidamente clasificados
La clasificación de los trabajadores implica algo más que afirmar que alguien es un contratista o un empleado. Se trata de definir la naturaleza de cómo encajan y se relacionan con su empresa.
Por ejemplo, los empleados a tiempo completo suelen trabajar bajo la supervisión directa de una empresa, tienen un horario fijo y utilizan el equipo proporcionado por la empresa. La empresa también se encarga de administrar los impuestos sobre las nóminas, la seguridad social y otras prestaciones.
En cambio, los contratistas independientes trabajan por cuenta propia. Esto les permite controlar cómo, cuándo y dónde realizan su trabajo. Por regla general, los contratistas utilizan su propio equipo y son responsables de sus propios gastos e impuestos.
No cometa el error de suponer que las normas de clasificación de contratistas de su país de origen se aplican en todas partes. Los distintos países se basan en leyes diferentes para determinar el estatus de un trabajador.
Por ejemplo, un trabajador considerado contratista en Estados Unidos podría ser considerado empleado en Alemania o el Reino Unido, dependiendo de la naturaleza del acuerdo laboral y de la posibilidad de que el trabajador obtenga beneficios o pérdidas.
Clasificar erróneamente a un trabajador como contratista si luego se determina que es un empleado puede exponer a una empresa a riesgos significativos. Incluso si la clasificación errónea no es intencionada, las consecuencias pueden incluir el pago de multas e impuestos atrasados e incluso enfrentarse a acciones legales.
Investigue la legislación laboral local de cada país en el que contrate a contratistas extranjeros para garantizar su cumplimiento, o trabaje con un experto en empleo que pueda guiarle a través del panorama normativo de cada país.
3. Redactar un contrato claro y conforme
Los contratos bien redactados son la base de cualquier relación profesional. Un contrato sólido debe definir claramente las condiciones de empleo, incluido el alcance del trabajo y las condiciones de pago (más información a continuación), para evitar malentendidos y problemas legales en el futuro.
El contrato también debe especificar cualquier información que el contratista deba mantener confidencial, y estipular que su empresa mantiene la propiedad de cualquier propiedad intelectual que el contratista produzca para su negocio.
Por último, pero no por ello menos importante, el contrato debe incluir las condiciones de rescisión. Incluya las condiciones en las que cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo en caso necesario, y defina una estrategia de salida clara que ofrezca seguridad tanto a usted como al contratista.
4. Definir claramente el alcance del trabajo y las expectativas
Un alcance del trabajo (SOW) claramente definido ayuda a garantizar que todo el mundo esté de acuerdo desde el principio, fijando las expectativas y ayudando a evitar posibles disputas.
Cada pliego de condiciones debe describir los objetivos del proyecto, las tareas específicas que deben realizarse y los hitos y plazos clave. Estos detalles ayudan al contratista a entender exactamente lo que se espera de él y le permiten planificar su trabajo en consecuencia.
Por ejemplo, no escribas simplemente que el contratista debe "construir un sitio web". En su lugar, especifique que se espera que "construya un sitio web de cinco páginas con un formulario de contacto y una galería de productos, y que las maquetas del diseño se presenten antes del 1 de mayo".
Recuerda que la mayoría de los contratistas esperan tener autonomía sobre cómo y cuándo completar el trabajo que les asignes. Esto significa que debes abstenerte de:
- Establecer horarios de trabajo específicos
- Microgestión de su trabajo
- Exigirles que trabajen in situ
La atención debe centrarse en los resultados y los productos, no en el proceso. Este enfoque ayuda a mantener la independencia del contratista y reduce el riesgo de clasificación errónea.
5. Establecer las condiciones de pago y la divisa
Las condiciones de pago son otro componente clave de un contrato. Deben incluirse las tarifas, los honorarios totales del proyecto, el calendario de pagos y los detalles sobre el proceso de facturación del trabajo del contratista.
Para pagar a los contratistas hay que decidir un calendario de pagos (semanal, mensual, etc.) y elegir un método de pago cómodo para ambas partes.
Las empresas pueden pagar a los contratistas en la moneda nacional de la empresa o en la moneda local del contratista. Aunque los contratistas suelen preferir cobrar en su moneda nacional, la fluctuación de los tipos de cambio puede plantear problemas. Para evitar sorpresas, lo mejor es establecer en el contrato un tipo o importe de pago fijo y especificar que no cambiará con las fluctuaciones monetarias.
Por lo general, las empresas no son responsables de retener los impuestos de los pagos de los contratistas independientes. No obstante, debes confirmar la situación fiscal del contratista.
Asegúrese también de conocer los requisitos fiscales de su propio país para los contratistas internacionales.
Por ejemplo, las empresas estadounidenses que emplean a trabajadores autónomos internacionales necesitarán que el contratista rellene el formulario W-8BEN para confirmar que A. No es residente en Estados Unidos y B. No está sujeto a retenciones fiscales en Estados Unidos.
Para el método de pago propiamente dicho, tiene varias opciones:
- Transferencias bancarias internacionales (SWIFT): Este método es seguro y ampliamente aceptado. Sin embargo, puede ser lento, ya que las transferencias tardan varios días y requieren comisiones más elevadas tanto para el remitente como para el destinatario.
- Plataformas de pago en línea: Servicios como Wise o Payoneer son populares porque suelen ser más rápidos y tienen estructuras de comisiones más transparentes que los bancos tradicionales. También pueden ofrecer mejores tipos de cambio.
- Monederos digitales: Plataformas como PayPal u otras son cómodas para pagos pequeños, pero pueden tener comisiones más altas y tipos de cambio menos favorables.
6. Garantizar el cumplimiento legal y fiscal
Es importante recordar que los acuerdos con contratistas deben cumplir la legislación laboral y fiscal del país de residencia del contratista. Lo que funciona en un país puede no ser legal en otro, y las obligaciones fiscales pueden variar.
Navegar por estas normativas puede ser complejo, especialmente cuando se trabaja con contratistas de varios países.
Para simplificar este proceso, muchas empresas utilizan herramientas o servicios especializados. Por ejemplo, una plataforma global de pagos puede automatizar la recogida de los formularios fiscales necesarios y gestionar los pagos en las monedas locales, contribuyendo a reducir las cargas administrativas.
Muchas empresas optan por asociarse con un Employer of Record (EOR ). Los EOR pueden gestionar la contratación de contratistas en su nombre, crear un contrato que cumpla las normas locales, gestionar las nóminas y los impuestos locales (si es necesario).
7. Facilitar el acceso a las herramientas y establecer expectativas de comunicación
Para asegurarse de que el nuevo contratista está listo para empezar a trabajar, es fundamental proporcionarle todos los recursos necesarios para realizar su trabajo.
El primer día, proporcione al contratista acceso a todo el software, los inicios de sesión y las aplicaciones relacionadas con el proyecto que vaya a necesitar, como:
- Software de gestión de proyectos como Asana o Trello
- Plataformas de comunicación, como Slack o Teams
- Correo electrónico de la empresa y sistemas para compartir archivos como Google Drive o Dropbox
- Cualquier otro software o plataforma específicos relacionados con su función
Presénteles a su principal punto de contacto -la persona a la que deben dirigirse con preguntas o actualizaciones-, así como a cualquier miembro del equipo con el que vayan a colaborar estrechamente.
Por último, establezca un ritmo regular de visitas. ¿Tendrán una videollamada semanal o sólo se reunirán cuando se alcance un hito?
Establecer un calendario concreto ayuda a todos a mantenerse alineados y hace que el proyecto avance sin necesidad de interrupciones imprevistas en el flujo de trabajo general.
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