Tu candidata perfecta está sentada en una cafetería de Lisboa. Tiene las habilidades necesarias. Está disponible. Está deseando empezar. Solo hay un pequeño detalle: está allí con un visado de turista y te preguntas si eso es importante.
Sí, bastante, de hecho.
El teletrabajo ha difuminado las fronteras entre el lugar donde viven las personas y el lugar donde pueden trabajar legalmente. Ahora, las empresas suelen encontrar candidatos que están de viaje, estudiando en el extranjero o desplazándose entre países con permisos de nómada digital. Es posible que tu instinto te lleve a contratar rápidamente y ocuparte del papeleo más tarde. Sin embargo, el cumplimiento de los requisitos de visado no es algo que se pueda solucionar de forma retroactiva, y las consecuencias de hacerlo mal recaen tanto sobre el empleador como sobre el trabajador.
Entonces, ¿qué está permitido realmente? Eso depende del tipo de visado, del país y de si se contrata a alguien como empleado o como contratista autónomo. Analicémoslo.
Principales conclusiones:
- Las visas de turista suelen prohibir el empleo en casi todos los países, y sí, eso incluye el trabajo remoto. Las infracciones pueden suponer la deportación, prohibiciones de entrada durante varios años y responsabilidades inesperadas para los empleadores.
- Los visados de estudiante tienen restricciones muy estrictas. La mayoría de los estudiantes limitan su trabajo a empleos en el campus o prácticas relacionadas con un curso específico, con límites en el número de horas que pueden trabajar cada semana. El trabajo a distancia para un empleador internacional rara vez está cubierto.
- Las visas para nómadas digitales parecen ser la solución, pero generan problemas fiscales y de cumplimiento normativo que las hacen prácticas principalmente para los contratistas, no para los empleados.
Comprender la diferencia entre el estatus de visado y la autorización de empleo
Aquí es donde las empresas cometen un error: dan por sentado que un visado que permite a alguien estar en un país también le permite trabajar allí. Se trata de dos permisos distintos. Un visado de turista te permite visitar el país. Un permiso de trabajo te permite ganarte la vida. No son intercambiables.
Piénsalo como una entrada para un concierto. Entrar por la puerta no significa que puedas ir al backstage. Las visas de turista permiten a las personas entrar por motivos de ocio, visitas familiares o negocios breves, como asistir a conferencias o reuniones. Las visas de estudiante se expiden con fines educativos. Ninguna de ellas da acceso al backstage del mercado laboral.
Y aquí está la parte que toma por sorpresa a los empleadores: verificar la autorización para trabajar es su responsabilidad, no la del candidato. No importa que su empresa tenga sede en Dublín o Denver. Si le paga a alguien para que trabaje desde Tokio, los amigos de la Oficina de Normas Laborales de Japón le llamarán. Para ver más de cerca cómo difieren estas categorías, consulte nuestra guía sobre visados frente a permisos de trabajo.
Contratación de trabajadores remotos con visados turísticos
Tu nueva empleada menciona que pasará unas semanas en Tailandia. Tiene un visado de turista, una excelente conexión wifi y toda la intención de seguir siendo productiva. Desde su punto de vista, nada cambia. Desde el punto de vista de la ley de inmigración, todo cambia.
¿Cómo funciona una visa de turista?
Las visas de turista están diseñadas para estancias cortas, como hacer turismo, visitar a familiares, asistir a una boda o ponerse al día con viejos amigos, no para vivir o trabajar en un país. Algunos países amplían esto a actividades comerciales limitadas, como asistir a reuniones o participar en conferencias del sector. ¿Pero empleo? Ni hablar.
La mayoría de los visados turísticos limitan la estancia a entre 30 y 90 días. La letra pequeña prohíbe explícitamente trabajar, y esa prohibición no tiene en cuenta dónde se encuentra tu empleador ni en qué cuenta bancaria se ingresa tu salario. Si realizas un trabajo mientras te encuentras físicamente en el país, se aplica la ley de inmigración local.
El mito del teletrabajo durante una visita a otro país
La pandemia cambió nuestra forma de pensar sobre las oficinas. De repente, «la oficina» podía ser la mesa de la cocina en Austin o un alquiler frente al mar en Bali. Muchos trabajadores remotos llevaron esto a su extremo lógico: si puedo trabajar desde cualquier lugar, ¿por qué no trabajar desde todas partes?
El problema es que las autoridades de inmigración a menudo no están de acuerdo. Para ellos, el trabajo es trabajo. Responder mensajes de Slack desde una hamaca en Costa Rica sigue siendo realizar trabajo en suelo costarricense. El hecho de que tu salario provenga de una empresa alemana no cambia eso.
¿La gente se sale con la suya? A veces. La aplicación de la ley varía enormemente. Sin embargo, «probablemente no me pillarán» no es una estrategia de cumplimiento, y cuando las cosas salen mal, lo hacen rápidamente.
Consideraciones sobre la aplicación y los riesgos
Cuando un empleado con visado de turista es sorprendido trabajando en un país extranjero, se enfrenta a la cancelación inmediata de su visado. A continuación, se inicia un proceso de deportación. Dependiendo del país, se le puede prohibir volver durante tres, cinco o incluso diez años. En Estados Unidos, quedarse más tiempo del permitido o trabajar ilegalmente puede acarrear una prohibición de reingreso de hasta diez años.
Los empleadores tampoco salen indemnes. Si las autoridades determinan que has contratado a alguien sin la autorización adecuada, podrías enfrentarte a multas. Es posible que debas pagar impuestos atrasados o cotizaciones sociales en ese país. Y si la relación se considera un empleo según la legislación local, podrías tener que hacerte cargo de las prestaciones que el trabajador debería haber recibido. El daño a la reputación tampoco es insignificante, especialmente para las empresas que se promocionan como empleadores globales conscientes del cumplimiento normativo.
Guía práctica sobre el empleo con visado de turista
Esto es muy sencillo: no lo hagas. Por muy ingeniosa que sea la estructura, el empleo con un visado de turista no es legal. Utilizar un visado de turista con fines laborales es una infracción, y punto.
Las empresas inteligentes incorporan esto en sus políticas de trabajo remoto. Los empleados necesitan una autorización explícita para trabajar desde cualquier lugar que no sea el designado. No se permiten «vacaciones de trabajo» sin comprobar si el destino lo permite. Si alguien quiere pasar tres meses en Barcelona, la conversación debe incluir si puede trabajar legalmente desde allí.
Contratación de trabajadores remotos con visados de estudiante
Una estudiante de posgrado en Toronto se pone en contacto para ofrecer sus servicios como autónoma. Tiene las habilidades necesarias, se encuentra en una zona horaria conveniente y está muy motivada. ¿El problema? Su permiso de estudios no le permite trabajar como autónoma.
¿Qué tipo de trabajo suelen permitir las visas de estudiante?
Las visas de estudiante están destinadas exclusivamente a fines académicos. Los países las otorgan para que las personas puedan inscribirse en programas de grado, aprender el idioma o completar una formación profesional. La autorización para trabajar suele ser una cuestión secundaria y, por lo general, está muy restringida.
Tomemos como ejemplo Estados Unidos. Los titulares de visados F-1 pueden trabajar en el campus hasta 20 horas a la semana mientras hay clases. A tiempo completo durante las vacaciones, por supuesto. Pero para trabajar fuera del campus hay que pasar por un montón de trámites: formación práctica curricular, formación práctica opcional o excepciones por dificultades especiales. Cada una de ellas conlleva su propio papeleo, aprobaciones y limitaciones. El Reino Unido, Canadá y Australia tienen sus propias versiones de estas normas, cada una con diferentes umbrales y requisitos.
¿Te das cuenta de lo que falta en todo esto? El trabajo remoto para empleadores extranjeros. Las regulaciones sobre visados de estudiante no se redactaron teniendo en cuenta ese escenario.
Cuándo se puede permitir el trabajo limitado con un visado de estudiante
Hay excepciones. Algunos países permiten a los estudiantes trabajar a tiempo parcial durante el curso y a tiempo completo durante el verano. Los estudiantes de posgrado pueden tener más flexibilidad a la hora de buscar puestos de investigación o docencia. Las prácticas vinculadas a los requisitos de titulación suelen estar exentas.
Pero estas excepciones suelen suponer un empleo local. Un visado de estudiante que permite trabajar 20 horas en la librería del campus no se extiende automáticamente a 20 horas de programación freelance para una startup en Singapur. La autorización es limitada, y interpretarla de forma amplia puede acarrear problemas.
Trabajar con un visado de estudiante: riesgos para los empleadores
Contratar a un estudiante para trabajar a distancia parece inofensivo. Ya se encuentran en el país de forma legal. Es evidente que tienen talento, o no habrían sido admitidos en el programa. ¿Qué hay de malo en ello?
El perjuicio es que el empleo no autorizado puede poner en peligro por completo el estatus del visado del estudiante. Revocación. Procedimientos de expulsión. Una mancha en su historial migratorio que les perseguirá durante años. Mientras tanto, el empleador ha creado una relación laboral que las autoridades locales podrían decidir que conlleva obligaciones locales. Impuestos. Prestaciones. Cotizaciones a la seguridad social. El espectro del establecimiento permanente, en el que tener trabajadores en un país suele traducirse en tener una presencia corporativa sujeta a impuestos en ese país.
Guía práctica para contratar trabajadores con visado de estudiante
Lo más seguro es esperar hasta que los estudiantes se gradúen y tengan la autorización de trabajo adecuada. Espera hasta que hayan obtenido la residencia o hasta que les hayas patrocinado para obtener un visado de trabajo. Si es absolutamente necesario contratar a un estudiante actual, habla primero con un abogado especializado en inmigración en su país. Hay demasiado en juego como para dejarlo al azar.
Contratación de trabajadores remotos con un visado para nómadas digitales
Por fin, un visado diseñado para el trabajo a distancia. Los países han puesto en marcha programas para nómadas digitales con el fin de atraer precisamente al tipo de trabajadores que usted desea contratar. Entonces, ¿por qué los asesores fiscales siguen recomendándole que proceda con cautela?
¿Qué es un visado para nómadas digitales?
Después de 2020, los países se volvieron creativos. Vieron una gran cantidad de trabajadores remotos con ingresos estables y ganas de viajar, y pensaron: ¿por qué no invitarlos? Las visas para nómadas digitales permiten a las personas residir en un país mientras trabajan de forma remota para empleadores o clientes con sede en otro. El trabajador obtiene una forma legal de disfrutar de alquileres baratos en Vietnam o de las playas de Croacia. El país anfitrión obtiene a alguien que gasta dinero localmente sin quitarle el trabajo a un residente.
Los requisitos de visado varían, pero la mayoría de los programas exigen un pasaporte válido, una prueba de ingresos (normalmente entre 2500 y 5000 euros al mes), una prueba de empleo, un seguro médico, una verificación de antecedentes y pruebas de que el solicitante trabaja para una empresa fuera del país o como autónomo para clientes internacionales. Los visados para nómadas digitales suelen permitir estancias de entre uno y tres años, y algunos también ofrecen la posibilidad de solicitar la residencia permanente.
Suena perfecto, ¿verdad? Un empleado quiere trasladarse a Portugal, obtiene un visado para nómadas digitales y todos salen ganando.
No del todo.
Lo que suelen permitir los visados para nómadas digitales
El visado autoriza a la persona a permanecer en un país extranjero y a trabajar a distancia. Por lo general, le prohíbe trabajar para empresas locales o aceptar clientes locales. Hasta aquí, todo bien.
Pero esto es lo que la visa no hace: no resuelve las obligaciones del empleador. El estatus migratorio es solo una cuestión. Los impuestos son otra. Y en lo que respecta a los impuestos, las visas para nómadas digitales son sorprendentemente inútiles.
Obligaciones del empleador y zonas grises
Un análisis de Grant Thornton examinó los programas para nómadas digitales en 21 países. Los resultados deberían hacer reflexionar a cualquier equipo de recursos humanos: el 79 % de estos visados no ofrecen ninguna exención del impuesto sobre la renta de las personas físicas, y el 85 % no eximen a los empleadores del impuesto de sociedades. El problema de la inmigración está resuelto, pero el problema fiscal sigue sin resolverse.
¿Qué significa eso en la práctica? Si tu empleado trabaja desde España o Portugal durante más de 183 días al año, es probable que se convierta en residente fiscal. Eso puede implicar requisitos de retención, cotizaciones a la seguridad social y cumplimiento de la legislación laboral para el empleador. Querías dejar que alguien trabajara desde la playa. Has terminado con un establecimiento permanente en un país en el que nunca pensaste operar.
Por eso, los visados para nómadas digitales funcionan mucho mejor para los contratistas que para los empleados. Un autónomo se encarga de sus propios impuestos y del registro de su negocio. Ellos asumen la carga del cumplimiento normativo. Pero con los empleados, esa carga recae sobre usted.
Visados para nómadas digitales: guía práctica
Si contratas a autónomos, los visados para nómadas digitales pueden funcionar a la perfección. El autónomo vive donde quiere, presta servicios a tu empresa de forma legal y gestiona su propio cumplimiento normativo. Limpio y sencillo.
En el caso de los empleados, proceda con precaución. Antes de aprobar los planes de reubicación de cualquier persona, planifique todo: retención de impuestos, riesgo de establecimiento permanente, seguridad social y leyes laborales locales. El estatus migratorio es importante, pero es solo la primera cuestión, no la última.
Alternativas conformes para contratar trabajadores remotos internacionales
Nada de esto significa que no puedas crear un equipo global. Solo significa que debes hacerlo de la manera correcta.
Un empleador oficial (EOR) le permite contratar a personas que ya tienen el derecho legal de trabajar en su país de origen. El EOR actúa como empleador legal. Se encarga de la nómina y la declaración de impuestos, y garantiza que todos los aspectos relacionados con los recursos humanos, desde los contratos hasta las vacaciones pagadas, cumplan con los requisitos locales. Usted obtiene el talento sin depender de un visado que se encuentra en una situación legal inestable ni de la necesidad de establecer una entidad legal.
Los contratistas independientes son una opción viable si la relación comercial se ajusta realmente a ese modelo, pero los riesgos de clasificación errónea hacen que este enfoque no sea adecuado para puestos continuos a tiempo completo.
Para los empleados clave que necesitan una solución a largo plazo, patrocinar un visado de trabajo ofrece una vía clara y conforme a la normativa para acceder al empleo, aunque lleve más tiempo.
Un EOR le ayuda a crear su equipo global de forma conforme con la normativa
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