Tu mejor promotor te acaba de decir que se muda a Grecia. Tu jefa de ventas quiere seguir a su pareja a Nueva Zelanda. ¿Ese candidato prometedor al que has estado cortejando? Ya está viviendo en España con un visado de turista que expira el mes que viene.
Bienvenido a la realidad del trabajo a distancia moderno, donde el talento se mueve libremente, pero el papeleo no. Mientras las empresas se apresuran a contratar en todo el mundo, la mayoría no está preparada para la complejidad de los visados.
La desconexión es evidente. Las empresas prometen flexibilidad de ubicación para atraer a los mejores talentos, pero luego se pelean cuando los empleados se lo creen. Los equipos de RRHH creados para operaciones nacionales se encuentran de repente descifrando leyes de inmigración escritas en idiomas que no conocen. Los fundadores de startups descubren que su política de "trabajo desde cualquier lugar" necesita 47 asteriscos.
Entre visados para nómadas digitales que parecen perfectos pero no lo son, programas para trabajadores cualificados con umbrales de ingresos que excluyen a la mitad de tu equipo y requisitos específicos de cada país que cambian más rápido de lo que puedes buscarlos en Google, conseguir visados de trabajo para empleados remotos se ha convertido en el reto oculto de los equipos distribuidos. Sin embargo, si lo dominas, desbloquearás algo poderoso: el acceso a los mejores talentos del mundo, dondequiera que decidan vivir.
Principales conclusiones:
- Entender cuándo y por qué sus empleados remotos necesitan visados de trabajo le ayuda a abordar de forma proactiva los requisitos legales antes de que se conviertan en problemas de cumplimiento.
- La mayoría de los visados para nómadas digitales prohíben explícitamente trabajar para empresas con sede en el país de acogida, lo que los hace inútiles para trabajar en países donde su empresa tenga presencia legal.
- Asociarse con expertos en inmigración puede agilizar el proceso de solicitud de visados y reducir el riesgo de errores costosos.
Razones por las que un empleado puede necesitar un visado
Las situaciones que dan lugar a requisitos de visado son tan variadas como su plantilla. Comprender estas situaciones le ayuda a anticiparse a las necesidades y a planificar en consecuencia.
Imagínate que se te echa el tiempo encima: Tienes un desarrollador estelar que ha estado trabajando legalmente en Alemania con una tarjeta azul que está a punto de caducar. Necesita ayuda para renovarla o solicitar una nueva categoría de visado. Sin el apoyo adecuado, corre el riesgo de perder un talento valioso por culpa de los obstáculos burocráticos.
La expansión de la empresa también suele exigir visados. Cuando pida a un empleado que se traslade para establecer su presencia en un nuevo mercado, necesitará una autorización de trabajo adecuada si no es ya residente legal permanente en ese país. Esto es especialmente frecuente cuando las empresas prueban nuevos mercados antes de establecer una entidad local.
Las circunstancias personales impulsan muchas solicitudes de visado. El cónyuge de su Director de Operaciones es trasladado a Brasil. Su diseñador jefe quiere cuidar de sus padres ancianos en Filipinas. Un gestor de proyectos busca un cambio de estilo de vida y sueña con trabajar desde las playas de Costa Rica. En todos los casos, para mantener su empleo en la empresa es necesario cumplir los requisitos de visado del nuevo país de residencia.
Luego está la trampa del trabajo a distancia, que pilla desprevenidas a muchas empresas. Un empleado prolonga sus "vacaciones laborales" en Tailandia, suponiendo que su visado de turista le cubre. Spoiler: No le cubre.
Los visados de turista prohíben explícitamente las actividades laborales en la mayoría de los países, incluso el trabajo a distancia para un empleador extranjero. Los visados de negocios pueden parecer una solución, pero suelen tener un alcance limitado: permiten asistir a conferencias o reuniones, no realizar tareas laborales cotidianas.
El auge de los "trabajadores en cualquier lugar" ha creado otra categoría completamente distinta. Se trata de empleados contratados explícitamente con el entendimiento de que trabajarán desde varios lugares a lo largo del año. Cada país en el que pasan mucho tiempo puede tener diferentes requisitos de visado e implicaciones fiscales.
¿Debe el empleado solicitar un visado de nómada digital?
Los visados para nómadas digitales (DNV) han acaparado titulares e imaginación. Unos 70 países ofrecen ya alguna versión de estos visados, que prometen el paraíso a los trabajadores a distancia. Pero antes de animar a los empleados a solicitarlos, asegúrate de que entiendes la letra pequeña.
Las restricciones pueden ser decisivas. La mayoría de los DNV prohíben explícitamente trabajar para empleadores locales o atender a clientes en el país de acogida. Por ejemplo, si su empresa tiene presencia en Croacia, no puede contratar a alguien que viva allí con el visado para nómadas digitales. Lo mismo se aplica a la mayoría de los demás países que ofrecen estos programas.
Las soluciones temporales crean quebraderos de cabeza a largo plazo. Los DNV suelen durar entre seis meses y dos años, y muchos no ofrecen opciones de renovación. El visado para nómadas digitales de Estonia solo dura un año. El Sello de Bienvenida de Barbados ofrece 12 meses con posibilidad de renovación, pero sin posibilidad de residencia permanente. Usted y su empleado volverán al punto de partida cuando expire el visado y tendrán que buscar alternativas.
La confusión en la clasificación añade otra capa de complejidad. Muchos DNV están diseñados para trabajadores por cuenta propia, como autónomos y contratistas independientes, no para empleados tradicionales. El uso de un DNV para una relación de empleado podría desencadenar riesgos de clasificación errónea, exponiendo potencialmente a su empresa a sanciones e impuestos atrasados.
Los requisitos de ingresos pueden excluir a muchos trabajadores. El DNV de Portugal exige demostrar unos ingresos mensuales de 3.480 EUR (cuatro veces el salario mínimo mensual). El visado de trabajo a distancia de Dubai exige unos ingresos de 3.500 USD al mes. Estos umbrales pueden superar lo que pagas a los empleados remotos de nivel medio o junior.
Las implicaciones fiscales siguen siendo turbias. Mientras que algunos DNV ofrecen ventajas fiscales, otros crean complicados escenarios de doble imposición. Sin una planificación cuidadosa, los empleados podrían enfrentarse a facturas fiscales inesperadas en múltiples jurisdicciones.
¿La mejor estrategia? Mirar más allá del nómada digital y explorar las opciones de visado previstas para las relaciones laborales tradicionales.
Investigar las opciones locales de visado y permiso de trabajo
Cada país elabora sus políticas de inmigración de forma diferente, reflejando las necesidades económicas locales y las prioridades políticas. Las empresas inteligentes invierten tiempo en comprender estos matices antes de hacer promesas a sus empleados sobre modalidades de trabajo a distancia.
Visados para traslados dentro de una misma empresa
Si va a trasladar a empleados existentes entre las sedes de su empresa, los visados de traslado dentro de la misma empresa (ICT) suelen ser el camino más fácil. Estos visados eluden muchos requisitos estándar, puesto que la relación laboral ya existe.
- La tarjeta ICT de Alemania es un ejemplo de este planteamiento. Disponible para empleados que hayan trabajado para su empresa al menos seis meses, permite traslados a una sucursal o filial alemana durante un máximo de tres años. El proceso evita la típica prueba del mercado laboral, lo que significa que no es necesario demostrar que ningún candidato local podría ocupar el puesto. Pueden optar a ella directivos y especialistas, así como becarios en algunos casos.
- La ruta de movilidad empresarial global del Reino Unido sustituyó al antiguo visado de transferencia intraempresarial en 2022, ofreciendo múltiples subcategorías. Los trabajadores sénior o especializados pueden quedarse hasta cinco años (o nueve para los que ganan mucho), mientras que los becarios graduados tienen 12 meses. La ventaja radica en la flexibilidad: los empleados pueden trabajar en las instalaciones del cliente y no se exige el inglés para los puestos directivos.
- El sistema de carnés de trabajo de Singapur incluye disposiciones para los trabajadores trasladados dentro de una misma empresa. Los empleados con conocimientos especializados o en puestos directivos pueden obtenerlo más fácilmente que los candidatos externos. El pase tiene una duración inicial de hasta dos años, con posibilidades de renovación de hasta tres años.
Cada programa tiene sus peculiaridades. Los titulares de una tarjeta TIC alemana no pueden cambiar de empresa sin marcharse y volver a solicitarla. Los titulares del visado Global Business Mobility del Reino Unido tienen un periodo de reflexión de 12 meses antes de volver a solicitarlo cuando expira su visado. Singapur vincula la tarjeta de empleo a un empleador concreto y exige una nueva solicitud si el empleado cambia de empresa.
Trabajador cualificado o visados basados en el talento
Los países que compiten por los mejores talentos han creado programas de visados especializados dirigidos a profesionales altamente cualificados. El sector tecnológico es el más beneficiado, pero estos programas abarcan cada vez más la sanidad, la ingeniería y las industrias creativas.
- El Global Talent Stream de Canadá promete dos semanas de tramitación para los trabajadores tecnológicos cualificados. Las empresas deben obtener primero la aprobación de un Plan de Beneficios del Mercado Laboral, que demuestre cómo la contratación de talento extranjero crea oportunidades para los canadienses. Una vez aprobado, pueden traer rápidamente ingenieros de software, científicos de datos y otros profesionales de la tecnología. ¿El truco? Su empresa debe estar presente en Canadá, ya sea directamente o a través de un empleador registrado.
- El visado independiente cualificado de Australia (subclase 189) adopta un enfoque diferente. Los profesionales cualificados pueden obtener la residencia permanente sin el patrocinio de la empresa. La solicitud se basa en los puntos obtenidos por edad, educación, experiencia laboral y dominio del inglés. Una vez concedida, pueden trabajar para cualquier empleador, incluida su empresa remota con sede en cualquier parte del mundo. Es perfecto para los empleados que desean estabilidad a largo plazo en Australia mientras mantienen su trabajo actual.
- El Programa de Inmigrantes Altamente Cualificados de los Países Bajos agiliza los permisos de trabajo para los trabajadores del conocimiento. Las empresas deben registrarse como patrocinadores reconocidos, y luego pueden traer empleados que ganen por encima de los umbrales salariales (3.549 EUR mensuales para trabajadores menores de 30 años). La tramitación sólo lleva dos semanas para los patrocinadores reconocidos. El visado permite a los familiares trabajar sin restricciones, una ventaja significativa para los empleados que se trasladan.
- El visado verde de los EAU representa el impulso de la región para atraer talento mundial. Válido durante cinco años, permite a profesionales cualificados, autónomos e inversores patrocinarse a sí mismos sin vínculos con la empresa. Pueden optar a él los trabajadores del sector tecnológico, los profesionales sanitarios y los de sectores específicos. Una vez aprobado, los titulares pueden trabajar a distancia para empresas de todo el mundo mientras disfrutan del estilo de vida exento de impuestos de Dubai o Abu Dhabi.
Entender estas distinciones es importante. Australia y los EAU permiten a los titulares de visados trabajar para cualquier empleador en todo el mundo. Canadá y los Países Bajos vinculan los visados al empleo local. Si eliges mal, perderás meses en solicitudes que no se ajustan a tus necesidades.
Obtenga ayuda de expertos jurídicos y en inmigración
Las solicitudes de visado no son sólo formularios y tasas. Son documentos legales complejos en los que pequeños errores provocan grandes retrasos.
Un dígito mal colocado en el número de pasaporte puede retrasar la tramitación durante semanas. Los documentos traducidos incorrectamente hacen que las solicitudes sean rechazadas de plano. El incumplimiento de los plazos de solicitud de documentación adicional puede poner en peligro todo el proceso. No se trata de casos extremos, sino de errores comunes que afectan incluso a los equipos de RRHH más experimentados.
La legislación de inmigración cambia constantemente. Lo que funcionaba el año pasado puede no funcionar hoy. El Reino Unido revisó sus requisitos para los visados de trabajo patrocinados el 22 de julio de 2025. Canadá ajusta regularmente su sistema de puntos Express Entry. Mantenerse al día de la normativa de cada país requiere dedicación, experiencia y tiempo, algo que la mayoría de las empresas no poseen.
El apoyo profesional a la inmigración aborda varias áreas críticas:
- La selección de la categoría de visado requiere comprender sutiles distinciones entre programas de apariencia similar.
- La preparación de la documentación implica saber exactamente lo que espera la oficina de inmigración de cada país, que a menudo exige la traducción al idioma del país de acogida.
- La gestión de plazos implica el seguimiento de múltiples fechas límite en diferentes zonas horarias y oficinas gubernamentales.
- La supervisión del cumplimiento garantiza que se cumplen los requisitos de elegibilidad tras la aprobación del visado.
La experiencia jurídica se convierte en esencial cuando surgen complicaciones. ¿Qué ocurre si se deniega la solicitud de visado de un empleado? ¿Cómo se gestiona la autorización de trabajo durante los periodos de renovación? ¿Pueden los empleados viajar al extranjero mientras las solicitudes están pendientes? Los abogados de inmigración ofrecen respuestas respaldadas por la legislación vigente, no por entradas de blog obsoletas o especulaciones en foros.
La cuestión de la responsabilidad debe abordarse desde el principio. ¿Quién paga las solicitudes de visado: la empresa o el empleado? ¿Quién gestiona las renovaciones? ¿Qué ocurre si la situación del visado de un empleado cambia inesperadamente? Una política clara evita confusiones y resentimientos posteriores.
Los Empleadores de Registro (EOR) como RemoFirst se especializan en navegar por las complejidades del empleo internacional. Mantienen relaciones con expertos en inmigración de múltiples países, agilizando los procesos de visado y garantizando el cumplimiento de las leyes locales. Esta experiencia es inestimable a la hora de gestionar las necesidades de visado en varias jurisdicciones simultáneamente.
Tener en cuenta la residencia fiscal y el cumplimiento de la normativa
Conseguir la aprobación de un visado es sólo el primer paso. Una vez que un empleado se traslada, entra en juego un nuevo conjunto de consideraciones de cumplimiento, e ignorarlas puede acarrear costes inesperados o problemas legales.
- Residencia fiscal: Muchos países determinan la residencia fiscal en función del número de días que una persona pasa en el país (a menudo 183 días o más al año). Si su empleado alcanza ese umbral, puede tener que pagar el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social en el país de acogida. Dependiendo de los convenios fiscales, también podría tener que pagar impuestos en su país de origen.
- Riesgo de establecimiento permanente (EP): Si se considera que su empleado lleva a cabo actividades empresariales básicas en nombre de su empresa en el país extranjero, podría considerarse que su empresa tiene un establecimiento permanente allí. Esto puede dar lugar a obligaciones fiscales, aunque no tenga una oficina física.
- Obligaciones de la legislación laboral local: La reubicación suele implicar que las prestaciones de los empleados, la cobertura de los seguros, las horas de trabajo, el derecho a vacaciones y otras condiciones de empleo deben cumplir los requisitos legales del país de acogida.
Una de las formas más seguras de cumplir la normativa y minimizar el riesgo de PE es trabajar con un EOR, que actuará como empleador legal sobre el papel, garantizando que el contrato de trabajo, las nóminas, las prestaciones y la declaración de impuestos cumplen todos los requisitos locales.
Si decide no asociarse con un EOR, es probable que tenga que contratar a un asesor fiscal local o a un abogado laboralista en el país de acogida. Ellos pueden ayudarle a estructurar el acuerdo correctamente, evitar la doble imposición cuando sea posible y asegurarse de que no está activando accidentalmente un EP o incumpliendo la legislación laboral.
RemoFirst puede ayudar a sus empleados a obtener visados
Gestionar las solicitudes de visado al mismo tiempo que se dirige un negocio pone a prueba incluso a los equipos más capaces. Ahí es donde el apoyo integral de RemoFirst marca la diferencia.
RemoFirst permite a las empresas contratar trabajadores a distancia en más de 185 países, con asistencia específica en materia de visados y permisos de trabajo para más de 85 países. No se trata solo de rellenar formularios, sino de una asistencia integral que elimina la complejidad del empleo internacional.
El proceso de solicitud de visado a través de RemoFirst comienza con la consulta de expertos para identificar la categoría de visado más adecuada para cada situación. En lugar de adivinar qué visado podría funcionar, obtendrá recomendaciones basadas en la legislación de inmigración vigente y en tasas de éxito probadas.
RemoFirst coordina la preparación de documentos y la comprobación de antecedentes y se asegura de que todo cumpla los requisitos específicos del país. Hacemos un seguimiento del progreso de la solicitud, respondemos a las peticiones del gobierno y gestionamos las expectativas de plazos durante todo el proceso.
Además de la gestión de visados, RemoFirst gestiona todo el espectro de requisitos de empleo internacional. Esto incluye la gestión de nóminas globales en las monedas locales, la gestión de las retenciones de impuestos de la Seguridad Social en todas las jurisdicciones, la garantía del cumplimiento de la legislación laboral en cada país y la provisión de paquetes de beneficios que cumplan con las normativas locales, incluido el seguro médico.
Como resultado, sus empleados obtienen todo el apoyo que necesitan para trabajar legalmente desde el lugar que elijan. Usted tiene la tranquilidad de saber que el cumplimiento de la normativa se gestiona correctamente. Y su empresa adquiere la capacidad de crear un equipo verdaderamente global sin necesidad de establecer entidades en cada país en el que residan sus empleados.
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