Cuando se crea un equipo global, los términos «visado» y «permiso de trabajo» pueden parecer intercambiables. Sin embargo, en la mayoría de los sistemas jurídicos, representan dos niveles distintos de autorización, y confundirlos puede dar lugar a problemas de cumplimiento normativo, retrasos en las fechas de inicio o incluso situaciones peores.
Comprender la diferencia es fundamental, ya que le permite planificar plazos de contratación realistas, presupuestar los honorarios y el apoyo jurídico adecuados, y evitar poner inadvertidamente a un empleado (o a su empresa) en riesgo de incumplimiento.
La forma más fácil de entender qué opción se necesita es la siguiente:
- Una visa determina si una persona puede entrar y permanecer en un país extranjero, y por cuánto tiempo.
- Un permiso de trabajo determina si esa persona está legalmente autorizada para trabajar allí, y en qué función, para qué empleador y en qué condiciones.
Muchos países exigen ambos. Algunos los agrupan en un único proceso. Y otros utilizan terminología superpuesta que hace que la distinción no quede clara. Analicémoslo.
Principales conclusiones:
- Un visado autoriza a una persona a viajar y permanecer en un país con un fin específico, mientras que un permiso de trabajo le concede el derecho a trabajar en ese país.
- Dependiendo del país, los trabajadores pueden necesitar un visado, un permiso de trabajo o un visado de trabajo combinado. Algunos sistemas requieren un proceso de dos pasos (visado de entrada y autorización de trabajo por separado), mientras que otros utilizan un único documento para ambos.
- Clasificar a alguien como contratista, obtener un visado de negocios o permitir que un empleado trabaje a distancia en otro país no resuelve automáticamente las obligaciones en materia de inmigración o legislación laboral.
¿Qué es una visa?
Una visa es una autorización oficial que permite a un ciudadano de un país viajar y solicitar la entrada a otro país con un propósito específico, como turismo, negocios, estudios, reunión familiar o trabajo. Una visa le permite viajar a un puerto de entrada y solicitar permiso para ingresar, pero no garantiza la entrada ni otorga automáticamente el derecho a trabajar.
En la mayoría de los sistemas de inmigración, los visados se expiden con fines específicos. Los gobiernos crean diferentes categorías de visados (turístico, de negocios, de estudiante, de trabajo, etc.), y cada categoría dicta lo que el titular puede y no puede hacer.
No todas las visas permiten trabajar. Las visas de turista y muchas visas de negocios prohíben explícitamente trabajar en el país, aunque pueden permitir actividades como reuniones, negociaciones o conferencias.
Las visas también tienen estrictos límites de tiempo y de viaje. Las condiciones típicas de las visas incluyen:
- Duración máxima de la estancia por visita
- Validez total (por ejemplo, un visado válido por dos años con estancias de 90 días).
- Privilegios de entrada única frente a privilegios de entradas múltiples
Visados de trabajo como subcategoría
Dentro del amplio universo de visados, existen visados de trabajo temporales que permiten al titular trabajar en el país, normalmente para un empleador específico y en un puesto de trabajo concreto. Algunos ejemplos son:
- Visados para trabajadores cualificados (para puestos que cumplen requisitos específicos en cuanto a cualificación y salario)
- Visados para traslados dentro de la misma empresa (para trasladar a empleados existentes entre entidades de la empresa)
- Visados de trabajo estacionales (para la agricultura, la hostelería y sectores similares)
- Visados para emprendedores o start-ups (para fundadores que establecen negocios a nivel local)
En algunos países, un visado de trabajo es suficiente tanto para entrar como para trabajar en el país. En otros, el visado funciona más bien como un permiso de entrada, y la persona recibe una tarjeta de residencia o de trabajo independiente a su llegada.
La diferencia fundamental es que un visado controla la entrada y la duración de la estancia en un país, no si alguien puede trabajar legalmente allí. En pocas palabras, un visado regula la entrada y la estancia, no los derechos laborales. Que ese propósito incluya el empleo depende del tipo de visado y de la legislación local.
¿Qué es un permiso de trabajo?
Un permiso de trabajo, también conocido como autorización de trabajo, es la aprobación legal que permite a una persona realizar un trabajo remunerado en un país específico. En pocas palabras, un visado determina si se le permite entrar y permanecer en un país, mientras que un permiso de trabajo determina si puede ser empleado legalmente allí y en qué condiciones.
Los permisos de trabajo se centran en el empleo. A menudo especifican el empleador, el puesto de trabajo, la ubicación y la duración del empleo. La mayoría de los permisos de trabajo están vinculados a un empleador específico y solo le permitirán trabajar para ese empleador con el permiso.
Para obtener un permiso de trabajo, normalmente se requiere el patrocinio de un empleador. Dependiendo de la categoría, es posible que el empleador deba:
- Patrocinar la solicitud
- Mostrar una oferta de trabajo válida y un contrato de trabajo conforme a la normativa.
- Cumplir con los umbrales salariales o realizar pruebas del mercado laboral local.
Aunque la mayoría de los permisos de trabajo son específicos para cada empleador, algunos países ofrecen permisos abiertos que no están vinculados a un solo empleador. Por ejemplo, el permiso de trabajo abierto de Canadá, la tarjeta de oportunidad de Alemania y el visado independiente para trabajadores cualificados de Australia permiten a los trabajadores extranjeros que cumplen criterios específicos trabajar para casi cualquier empleador.
En Estados Unidos, el permiso de trabajo se conoce a menudo como Documento de Autorización de Empleo (EAD, por sus siglas en inglés). El USCIS describe el EAD como una prueba de que un ciudadano extranjero está autorizado a trabajar en Estados Unidos durante un periodo específico, independientemente de su estatus de visado. Los EAD son un buen ejemplo de cómo el estatus de visado y la autorización de trabajo pueden ser dos aspectos independientes que deben cumplirse por separado.
Diferencias clave entre visados y permisos de trabajo
Aunque la terminología varía de un país a otro, estos patrones se mantienen en muchos sistemas:
¿Cómo saber si un empleado necesita un visado y un permiso de trabajo?
En muchos países, los empleados necesitarán ambos:
- Un visado (o permiso de entrada) para viajar y entrar en el país.
- Un permiso de trabajo o un permiso de residencia con permiso de trabajo para poder realizar cualquier trabajo.
Una secuencia típica tiene el siguiente aspecto:
- El empleador emite una oferta formal y un contrato.
- El empleador patrocina la solicitud de autorización de trabajo.
- Las autoridades revisan la elegibilidad.
El gobierno también puede exigir pruebas del mercado laboral o documentación adicional para determinar la elegibilidad.
Una vez aprobada la autorización de trabajo (o en paralelo), el empleado solicita el visado correspondiente en un consulado o embajada utilizando la aprobación como documentación. A continuación, el empleado entra en el país con el visado. A su llegada, es posible que tenga que registrar su domicilio, someterse a reconocimientos médicos o controles biométricos y recoger una tarjeta física de residencia o de trabajo.
Los países que suelen exigir tanto un visado como un permiso o autorización de trabajo independiente son Alemania, Australia, el Reino Unido y los Emiratos Árabes Unidos.
Esta estructura de dos pasos es especialmente habitual cuando se traslada a alguien a un país en el que no reside actualmente. Dado que los detalles dependen en gran medida de la jurisdicción, muchos empleadores recurren a asesores de inmigración o socios de Employer of Record (EOR) a la hora de planificar los traslados.
Situaciones en las que basta con un solo documento
Hay casos en los que un documento (o estatus) cubre tanto la estancia como el trabajo, pero son más limitados y matizados de lo que parecen a primera vista.
Sistemas de permiso único o «visado de trabajo»: algunos países utilizan un sistema de permiso único que combina la autorización de residencia y de trabajo en un solo proceso. En la práctica, los empleados suelen referirse a ello como «mi visado de trabajo» , aunque puede implicar dos pasos vinculados: un visado de entrada expedido antes de la llegada, seguido de una tarjeta de residencia o de trabajo expedida localmente después de la llegada. La clave es que el permiso de entrada y el permiso de trabajo se tramitan conjuntamente como parte de un sistema único e integrado.
Viajes de negocios de corta duración: los visados para visitantes de negocios suelen estipular las actividades permitidas (reuniones, negociaciones, conferencias y formación presencial) y las actividades prohibidas (prestación de servicios prácticos a clientes locales y trabajo de producción directo).
Aunque no se requiera un permiso de trabajo independiente para una visita breve, sigue estando sujeto a las restricciones de la categoría de visado. Enviar a alguien para que ayude in situ durante una semana puede difuminar la línea entre una visita de negocios y un empleo no autorizado más rápidamente de lo que muchos equipos esperan.
Visados para nómadas digitales: Los visados para nómadas digitales se han convertido en una forma popular para que los trabajadores remotos vivan en un país mientras trabajan para empleadores con sede en otros lugares. Un visado para nómadas digitales puede legalizar que una persona viva y trabaje de forma remota desde otro país, pero normalmente no le autoriza a ser contratado por un empleador local con sede en ese país.
Trabajar sin la autorización adecuada puede acarrear consecuencias importantes tanto para los empleados como para los empleadores, incluyendo multas, expulsión o deportación, prohibición de solicitar visados en el futuro y pérdida del derecho a patrocinar a trabajadores en el futuro.
Mitos sobre el trabajo internacional, desmentidos
Existen algunos conceptos erróneos comunes que pueden confundir a los empleadores y trabajadores en lo que respecta a las regulaciones de inmigración:
- «Si tienen visado, pueden trabajar». Muchos visados prohíben explícitamente el empleo. Es necesario confirmar si la categoría del visado incluye derechos laborales y en qué condiciones.
- «Los contratistas no necesitan permisos de trabajo». Llamar a alguien contratista no significa automáticamente que no necesite un permiso de trabajo. Las autoridades suelen fijarse en dónde se realiza el trabajo y en el nivel de control que el empleador ejerce sobre el contratista. Un contratista que trabaje in situ en otro país puede seguir necesitando una autorización.
- «Los contratos de corta duración están exentos de autorización». Algunos países exigen autorización laboral incluso para proyectos remunerados de corta duración. Enviar a un empleado al extranjero solo por dos semanas (o incluso dos días) podría acarrear repercusiones legales.
- «Cualquier entidad local puede patrocinar un permiso de trabajo». Los patrocinadores suelen tener que cumplir criterios específicos, como estar debidamente registrados, tener un historial de cumplimiento impecable y demostrar su capacidad para pagar los salarios exigidos.
Cómo pueden prepararse los empleadores para las solicitudes de visado y permiso de trabajo
Ayudar a un empleado con el proceso de obtención del visado y el permiso de trabajo es un proyecto que consta de varios pasos. Rara vez se trata de un formulario rápido que se puede presentar una semana antes de la fecha de inicio.
Normalmente, tendrás que gestionar:
- Documentación de patrocinio
- Prueba del registro de la empresa
- Descripciones de los puestos de trabajo
- Umbrales salariales
- Prueba de los esfuerzos de contratación local en algunos casos.
- Documentación de los empleados
- Pasaporte válido
- CV
- Títulos/certificaciones
- Certificado de antecedentes penales
- Certificados médicos
- Cumplimiento específico por país
- Listas de ocupaciones
- Cuotas sobre los trabajadores
- Requisitos para registrarse ante las autoridades fiscales y de la seguridad social tras la llegada
Los tiempos de tramitación varían mucho, pero la mayoría de las orientaciones oficiales los sitúan en semanas o meses, no en días. Planificar con antelación —y considerar la inmigración como una parte fundamental de su calendario de contratación— ayuda a evitar prisas de última hora y ofertas rescindidas.
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