Ahora que el trabajo a distancia forma parte de la vida moderna, muchos empleados se replantean dónde quieren que esté su "hogar". Puede que quieran cumplir su sueño de vivir en una nueva ciudad, acercarse a la familia o buscar un país con un coste de vida más bajo.
Pero la idea de que los empleados remotos pueden trabajar desde cualquier lugar sin afectar a las empresas para las que trabajan es un error muy extendido. La realidad es que la movilidad global plantea a las empresas retos muy reales en materia de cumplimiento, impuestos de sociedades, legislación y funcionamiento.
Por ejemplo, algunas empresas sólo pueden emplear legalmente a trabajadores en regiones específicas, como un solo país (o incluso un estado), debido a la estructura de su negocio. Cuando un empleado se desplaza fuera de esa región, el empresario se enfrenta a un riesgo involuntario, aunque el empleado lo haya hecho sin permiso explícito.
Crear y documentar una política de reubicación puede ayudarle a establecer de forma proactiva las normas básicas para evitar riesgos y errores legales antes de que un empleado decida trasladarse.
Principales conclusiones:
- Las deslocalizaciones no aprobadas pueden crear riesgos empresariales y dar lugar a infracciones fiscales, de inmigración y de la legislación laboral.
- Cada país tiene una normativa única, por lo que los empresarios deben ser proactivos a la hora de establecer políticas internas y revisar cuidadosamente cada solicitud de reubicación de un empleado.
- No todos los traslados pueden aprobarse, debido a restricciones de visado, fiscales o laborales, pero puede haber algunas opciones potenciales.
Por qué los empleados se trasladan sin comunicárselo a RRHH
Hay varias razones por las que un empleado puede querer trasladarse, entre ellas el deseo de:
- Adopta un estilo de vida nómada digital explorando el mundo , trabajando desde una variedad de lugares nuevos y exóticos
- Cumplir con obligaciones personales, como mudarse debido a que el cónyuge acepta un trabajo en otro estado o país, o el deseo de estar más cerca de los miembros de la familia
- Cumplir el sueño de trasladarse a una ciudad costera, a lo alto de una montaña nevada, a un pueblo remoto, etc.
- Buscar un coste de la vida más bajo trasladándose a otro estado - o continente
Si bien todas estas razones son comprensibles, la situación se complica cuando un empleado lo hace sin consultar antes con Recursos Humanos, ya que podría poner en peligro a la empresa.
Riesgos para los empresarios de los traslados internacionales no autorizados
Los empleados que se trasladan sin la aprobación de la empresa pueden exponerse a sí mismos -y a la empresa- al riesgo de cometer infracciones en materia de cumplimiento, impuestos, visados y seguridad.
Riesgos de cumplimiento
Al trasladarse a un país donde su empresa no tiene entidad jurídica, un empleado puede crear inadvertidamente una presencia imponible para su empresa. Este establecimiento permanente (EP) involuntario puede dar lugar a obligaciones locales en relación con el impuesto de sociedades.
Dependiendo de la legislación laboral local, es posible que también tenga que crear una entidad local -un proceso costoso y que requiere mucho tiempo- para emplear legalmente a ese trabajador.
Además, será responsable de cumplir toda la legislación laboral local vigente:
- Contratos de trabajo
- Prestaciones estatutarias a los empleados
- Impuestos
- Plazos mínimos de preaviso
- Indemnización por despido
- Y más
Si el trabajador que se traslada es un contratista, eso plantea sus propios problemas potenciales.
Las leyes locales difieren, y las empresas deben tener cuidado con la clasificación errónea de los trabajadores: tratar a un contratista como empleado, o viceversa.
Si se determina que un trabajador desplazado es un empleado y no un contratista, es posible que tenga que pagar impuestos atrasados y cotizaciones a prestaciones, o arriesgarse a costosos litigios.
Riesgos fiscales
Además de la posibilidad de adeudar el impuesto de sociedades debido a la creación de un establecimiento permanente, es posible que su empresa tenga que registrarse ante las autoridades fiscales locales y retener impuestos sobre las nóminas en el nuevo país de residencia del empleado.
La gestión de las cotizaciones a la seguridad social también se complica, ya que puede ser difícil determinar si la ley obliga a pagar la seguridad social en el país de origen del empleado o en el país en el que vive actualmente. Un error en este sentido puede dar lugar a una doble cotización o a lagunas en la cobertura.
Sin un convenio fiscal válido entre los dos países, los ingresos del trabajador también pueden estar sujetos a doble imposición: una vez por su país de origen y otra por el país extranjero. Reclamar desgravaciones fiscales suele requerir más trámites y documentación.
Por último, las deducciones fiscales de la empresa pueden verse afectadas por el traslado de un empleado. Determinados gastos pueden recibir un tratamiento fiscal diferente en función del lugar donde se realice el trabajo. Conviene confirmar siempre la deducibilidad con los asesores fiscales locales.
Riesgos en materia de visados e inmigración
Cuando los empleados se trasladan al extranjero sin autorización, pueden infringir involuntariamente las leyes sobre visados o inmigración.
Muchos países prohíben realizar trabajos remunerados, incluso para una empresa extranjera, con un visado de turista o de corta duración. Por ejemplo, en el espacio Schengen, los ciudadanos de países no pertenecientes a la UE ni al EEE pueden permanecer un máximo de 90 días dentro de un periodo renovable de 180 días. Sin embargo, se prohíbe cualquier tipo de empleo durante esa estancia.
Las consecuencias de trabajar en otro país sin la debida autorización pueden afectar tanto al empleado como al empresario. El trabajador puede enfrentarse a la deportación, multas o prohibiciones de reingreso a largo plazo, mientras que una empresa puede ser investigada o sancionada por incumplimiento.
En algunos casos, las repercusiones resultantes podrían significar que a su empresa se le prohíba patrocinar futuros visados o contratar en esa región.
Es esencial verificar siempre los requisitos de visado de cualquier país en el que su trabajador pretenda residir y trabajar, y establecer procesos internos claros para aprobar los traslados internacionales.
Riesgos operativos y de seguridad
Si los empleados se trasladan al extranjero sin la debida autorización y los procesos establecidos, su empresa puede enfrentarse a toda una serie de problemas a la hora de gestionar el empleo en esa región.
La logística diaria puede resultar complicada, desde la programación de reuniones en distintos husos horarios hasta el seguimiento del rendimiento y la colaboración en proyectos entre equipos. Esto puede llevar a situaciones en las que los empleados asistan a reuniones locales obligatorias pero se pierdan eventos más amplios de toda la empresa, como All Hands, lo que puede erosionar el compromiso y la lealtad de los empleados.
Los planes de seguros corporativos no suelen cubrir a los empleados que trabajan fuera de las jurisdicciones registradas de la empresa, lo que deja expuestos tanto a la empresa como al empleado en caso de lesión, incidente cibernético o pérdida de bienes.
Las prestaciones legales también varían según el país, y los empleados pueden perder protecciones obligatorias si la empresa no está al corriente de su traslado al extranjero. El incumplimiento de estos requisitos puede crear riesgos legales y privar a los empleados de las prestaciones a las que tienen derecho en su nueva ubicación.
Además, los empleados que manejan datos personales o de clientes pueden desencadenar nuevas obligaciones de protección de datos -como el GDPR- exponiendo potencialmente a la empresa a importantes multas y sanciones reglamentarias si no se mantiene el cumplimiento.
Esto se debe a que incluso si su empresa tiene su sede en un país que no se rige por el GDPR, como los EE. UU., aún puede ser responsable en virtud de las leyes locales de privacidad de datos para los datos procesados por sus empleados en el extranjero.
Evitar la deslocalización encubierta con la tecnología de RR.HH.
Si le preocupa que los empleados intenten ocultar un traslado no autorizado, considere la posibilidad de utilizar herramientas de RR.HH. o de gestión global del personal que permitan supervisar los datos de localización de los empleados y detectar posibles discrepancias.
Aunque las VPN y los problemas de privacidad dificultan la supervisión de los datos de localización, estos sistemas pueden ayudarle a identificar los riesgos en una fase temprana, especialmente en el caso de las funciones sensibles al cumplimiento, como las que afectan a la seguridad de los datos.
Revise las leyes laborales y de privacidad antes de invertir en herramientas de RR.HH. de seguimiento de la ubicación, ya que puede estar sujeto a normativas estatales y federales que requieran el consentimiento informado o limiten el seguimiento a las horas de trabajo o a las necesidades de la empresa.
Cómo establecer políticas de transparencia de las deslocalizaciones
Unas directrices claras para la reubicación, junto con el proceso para obtener permiso para trabajar desde una nueva ubicación, proporcionan la mejor protección contra los problemas legales y de cumplimiento.
Crear un proceso interno de revisión de solicitudes que evalúe:
- Exposición fiscal
- Requisitos de inmigración
- Riesgos jurídicos
- Protección de datos
- Impacto operativo
La política debe especificar qué departamentos, como RR.HH., finanzas y jurídico, deben dar su visto bueno a las reubicaciones; cuándo se aplica el proceso (reubicación internacional frente a reubicación interestatal); y cuál es el plazo de solicitud para garantizar que todas las partes reciban suficiente información para tomar una decisión informada.
A continuación, establezca procedimientos de reubicación que definan:
- Dónde pueden vivir y trabajar los empleados, incluidas las restricciones conocidas
- A quién deben informar los empleados y cuándo (por ejemplo, antes de firmar un contrato de alquiler)
- Qué información deben facilitar (por ejemplo, destino, duración prevista, motivo del traslado)
- Cómo se evalúan y documentan las solicitudes
- Orientación sobre los ajustes de remuneración y prestaciones (por ejemplo, cómo cambiará potencialmente su salario o paquete de prestaciones para seguir cumpliendo la normativa y ser equitativos)
- Consecuencias de los traslados no autorizados (por ejemplo, medidas disciplinarias, incluido el despido).
Establecer estos límites por adelantado ayuda a evitar infracciones accidentales de las leyes laborales, fiscales o de nóminas locales y refuerza la responsabilidad.
Medidas preventivas y buenas prácticas
Aunque cada situación es diferente, algunos empleados pueden trasladarse legalmente y trabajar en el extranjero sin causar problemas de cumplimiento.
Por ejemplo, el empleado puede optar a un visado o permiso de trabajo que le permita vivir y trabajar en un país concreto. Los requisitos de visado varían y dependen de factores como la nacionalidad del empleado, su función y la duración prevista de su estancia.
Si opta por solicitar un visado de trabajo para su empleado, RemoFirst puede ayudarle con el proceso de solicitud en más de 85 países, ayudándole a navegar por los requisitos de documentación, registro y cumplimiento.
También existe el visado para nómadas digitales, disponible en más de 60 países, que permite a los trabajadores a distancia vivir temporalmente en el extranjero mientras siguen trabajando para una empresa extranjera. Estos visados suelen durar de seis meses a dos años y normalmente exigen justificantes de ingresos, seguro médico y acuerdos de empleo a distancia.
Otra opción para una reubicación o expansión internacional es asociarse con un Employer of Record (EOR ). Un EOR le permite contratar legalmente personal en otro país actuando como empleador legal del trabajador. El EOR se encarga de todas las complejidades de RR.HH. -desde la nómina global hasta los impuestos, prestaciones y cumplimiento local- y evita la creación de un EP. El empleador, por su parte, mantiene un control total sobre la carga de trabajo diaria del empleado.
Una advertencia es que el modelo EOR sólo es viable si el empleado que quiere contratar tiene derecho legal a trabajar en el país donde reside.
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Que los empleados puedan trabajar en el extranjero cumpliendo las normas depende de la estructura jurídica de su empresa, sus políticas, los requisitos de visado y su capacidad para cumplir la legislación local, así como de los ajustes necesarios en el paquete de prestaciones y los requisitos fiscales.
Pero si su cultura corporativa apoya la movilidad global, RemoFirst puede ayudarle a usted y a sus empleados a navegar por el proceso.
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