Cómo realizar una auditoría global de nóminas

La gestión global de nóminas ya es bastante compleja cuando todo funciona a la perfección. Pero las consecuencias financieras y jurídicas pueden ser devastadoras cuando surgen discrepancias, ya sea por errores de cálculo, descuidos en el cumplimiento o, peor aún, actividades fraudulentas.

Las auditorías periódicas de las nóminas no son una simple tarea administrativa. Son su red de seguridad financiera, ya que detectan errores en las nóminas y otros fallos antes de que se conviertan en problemas de seis cifras y garantizan que su equipo internacional cobre con exactitud y puntualidad.

Principales conclusiones: 

• La realización periódica de auditorías de nóminas ayuda a detectar lagunas de cumplimiento, errores de cálculo y posibles fraudes antes de que se conviertan en costosas responsabilidades legales.
• Las auditorías globales de nóminas requieren un conocimiento especializado de la legislación fiscal local, la normativa laboral y las consideraciones monetarias en múltiples jurisdicciones.
• La implantación de procesos de auditoría sistemáticos y el aprovechamiento de la tecnología pueden reducir significativamente la complejidad y la inversión de tiempo necesarias para realizar revisiones exhaustivas de las nóminas.

¿Por qué es importante realizar auditorías periódicas de las nóminas?

Piense en una auditoría de nóminas como un chequeo médico financiero para sus operaciones globales. Del mismo modo que no se saltaría los exámenes médicos anuales, las auditorías periódicas de las nóminas pueden detectar los problemas antes de que se conviertan en una amenaza para la empresa.

Lo que está en juego es especialmente importante para las empresas internacionales. Un error en las nóminas que cueste 5.000 USD en un país puede ascender a 50.000 USD si se tienen en cuenta las sanciones, los impuestos atrasados y los honorarios de abogados en varias jurisdicciones. Las empresas que descubren años de errores acumulados a menudo se enfrentan a problemas de cumplimiento que pueden desencadenar investigaciones gubernamentales y dañar su reputación.

La mayoría de los expertos en gestión de nóminas recomiendan realizar auditorías exhaustivas al menos una vez al año, con comprobaciones puntuales trimestrales de las áreas de alto riesgo. Las empresas que experimentan una rápida expansión internacional o que operan en países con frecuentes actualizaciones de la normativa sobre nóminas pueden necesitar realizar auditorías internas de las nóminas con mayor frecuencia.

Además de reducir el riesgo de incumplimiento, la exactitud de las nóminas repercute directamente en la satisfacción y retención de los empleados. Los pagos atrasados o incorrectos generan un estrés inmediato en los miembros de su equipo, especialmente en aquellos que viven al día. Cuando los errores en las nóminas persisten, erosionan la confianza en su organización y pueden dar lugar a mayores tasas de rotación, lo que puede ser especialmente costoso cuando se traduce en la necesidad de sustituir talento global especializado.

Cuestiones comunes de fraude en las nóminas que hay que tener en cuenta

La naturaleza global del trabajo a distancia ha creado nuevas oportunidades para la actividad fraudulenta. He aquí algunas formas habituales de fraude en las nóminas:

• Empleados fantasma: Trabajadores falsos añadidos al sistema de nóminas para desviar fondos (por ejemplo, Linda Johnson, gerente de Wendy's en Pensilvania, que robó 20.000 dólares a través de un empleado falso llamado William Bright).
• Fichaje de compañeros: cuando un empleado ficha por otro para inflar las horas trabajadas.
• Manipulación salarial: Alterar las tarifas salariales o las horas trabajadas en beneficio propio.
• Bonificaciones o deducciones no autorizadas: Cambios realizados en la remuneración de los empleados sin aprobación ni justificación.

En un caso notable, una administradora de nóminas utilizó información de otros empleados para presentar solicitudes de pago falsas, que se embolsó ella misma, por un total de 1,6 millones de dólares en fraude de nóminas.

Los controles internos estrictos y las auditorías periódicas de las nóminas pueden ayudar a detectar a tiempo estas señales de alarma.

¿Quién debe encargarse de la auditoría global de nóminas?

Si una agencia gubernamental o una autoridad fiscal desencadena su auditoría, es probable que la lleve a cabo un auditor o contable externo. Pero si revisas de forma proactiva tus procesos de nóminas internamente, la responsabilidad puede recaer en ti:

• Un equipo interno de nóminas o finanzas (si dispone de los conocimientos y recursos necesarios).
• Un auditor o consultor externo (ideal para equipos pequeños o cuando se trata de países nuevos).
• Un proveedor global de nóminas o un empleador de registro que pueda ayudar a garantizar el cumplimiento transfronterizo.

La complejidad de las auditorías globales de nóminas suele determinar quién debe dirigir el proceso. Los auditores externos con experiencia específica en legislación laboral internacional suelen encargarse de la revisión de las auditorías exigidas por los gobiernos o de las investigaciones desencadenadas por problemas de cumplimiento.

En el caso de las auditorías internas proactivas, la decisión depende de los recursos y la experiencia de su organización. Las grandes empresas con equipos dedicados a la nómina global pueden tener la capacidad interna para llevar a cabo auditorías exhaustivas. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones se benefician de la experiencia externa, sobre todo cuando se trata de códigos fiscales y normativas laborales de varios países.

Las pequeñas y medianas empresas deberían considerar seriamente la posibilidad de externalizar las auditorías de nóminas a especialistas. El coste de contratar expertos suele ser mucho menor que las posibles sanciones por errores no detectados. Los auditores externos también aportan objetividad y pueden identificar problemas que los equipos internos podrían pasar por alto o sentirse reacios a comunicar.

Considere la posibilidad de utilizar un enfoque híbrido: los equipos internos se encargan de la recopilación rutinaria de datos y las revisiones preliminares, mientras que los expertos externos se centran en cuestiones complejas de cumplimiento y verificación final. Este enfoque equilibra el control de costes con una supervisión exhaustiva.

Cómo preparar una auditoría de nóminas eficaz

Antes de sumergirse en el proceso de auditoría, reúna todos los registros y documentación de nóminas pertinentes. Estos pueden incluir:

• Información sobre los empleados, incluidos los contratos y la documentación de incorporación
• Control del tiempo y registros de asistencia
• Informes y nóminas del programa de nóminas
• Declaraciones fiscales y retenciones
• Registros de cotizaciones a la Seguridad Social o a la pensión
• Formularios de inscripción a las prestaciones sociales
• Extractos bancarios

Preste mucha atención a los elementos específicos de cada país que pueden no ser necesarios en un país pero sí en otro: por ejemplo, las cotizaciones al CPF en Singapur y los formularios del impuesto sobre la renta en la India.

Verificar la clasificación como empleados de todos los trabajadores. Reúna contratos y acuerdos de trabajo para confirmar si las personas deben clasificarse como empleados o como contratistas independientes. En muchos países, los problemas de clasificación errónea pueden dar lugar a importantes sanciones y a la exigencia de pagos retroactivos.

En qué hay que fijarse durante una auditoría de nóminas

Respuesta corta, que los números coinciden, todo parece en orden, etc.

Al realizar la auditoría, su principal objetivo es asegurarse de que las cifras -y los procesos que las sustentan- concuerdan. He aquí una lista de comprobación para la auditoría de nóminas:

• Errores fiscales y de cumplimiento: ¿Está calculando y remitiendo correctamente el impuesto sobre nóminas en todas las jurisdicciones?
• Incoherencias en el registro del tiempo: ¿Son exactos los registros horarios? ¿Hay indicios de que los compañeros fichen?
• Discrepancias en el pago a los empleados: ¿Los empleados cobran de más, de menos o con retraso?
• Indicadores de fraude: ¿Ajustes inusuales, pagos duplicados o cambios no autorizados?
• Datos sobre prestaciones y PTO: ¿Se hace un seguimiento correcto de los saldos de vacaciones, la paga de vacaciones y las cotizaciones sanitarias?
• Cuestiones de clasificación de trabajadores: ¿Está clasificando erróneamente a sus empleados como contratistas para evitar impuestos o prestaciones?
• Errores en las retenciones: ¿Están yendo todas las retenciones (impuestos, seguridad social, pensiones) a las entidades gubernamentales apropiadas?

Además, si gestionas nóminas de empleados en la Unión Europea o el Reino Unido, asegúrate de que tu proceso cumple con el GDPR y otras normativas de privacidad de datos.

Cómo simplificar el proceso global de auditoría de nóminas

Cuanto más desordenado y caótico sea su sistema de nóminas, más compleja será probablemente la auditoría. He aquí cómo hacerlo más fácil:

• Manténgase organizado: Utilice sistemas digitales centralizados para hacer un seguimiento de todos los registros de empleo y nóminas en todas las jurisdicciones. Cree listas de comprobación estandarizadas para cada país en el que opere, teniendo en cuenta los requisitos y plazos locales.
• Establezca una cadencia regular: Incorpore auditorías a sus procesos anuales o trimestrales para no tener que apresurarse en el último minuto.
• Utilice software global de nóminas: Los sistemas de nóminas modernos pueden señalar transacciones inusuales, aplicar flujos de trabajo de aprobación y generar informes completos para fines de auditoría. La inversión inicial en un software de nóminas de calidad suele amortizarse gracias a la reducción de errores y costes de auditoría.
• Asóciese con un Empleador de Registro (EOR): Un EOR como RemoFirst puede reducir significativamente su carga de auditoría mediante el manejo de cumplimiento local, impuestos sobre nóminas, contratos de trabajo, y más.

Sin las herramientas adecuadas, incluso un pequeño error, como una tasa de pago de horas extraordinarias mal calculada en Alemania, puede pasar desapercibido durante meses.

Asegúrese de que su nómina global es precisa con RemoFirst

La gestión de nóminas globales en múltiples países, manteniendo el cumplimiento y la precisión, requiere una experiencia especializada que la mayoría de las empresas no tienen internamente. RemoFirst gestiona nóminas globales para clientes con empleados en más de 185 países y contratistas en más de 150 países, garantizando la precisión y el cumplimiento al tiempo que paga al personal en sus monedas locales.

Como empleador de registro, nos encargamos del trabajo pesado del cumplimiento global de las nóminas. Esto incluye procesar las nóminas, garantizar las retenciones fiscales adecuadas, cumplir la legislación laboral local y proteger los datos de los empleados.

Cuando se asocia con RemoFirst, no sólo está externalizando la nómina; está ganando un socio de cumplimiento que ayuda a prevenir los problemas que hacen que las auditorías de nómina sean estresantes y costosas.

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