Principales conclusiones
- Las empresas que contratan a trabajadores autónomos en el Reino Unido deben asegurarse de que estos sean realmente autónomos, y no trabajadores por cuenta ajena o empleados según la legislación laboral británica.
- Los autónomos en el Reino Unido suelen decidir cómo trabajan, asumen la responsabilidad financiera de su negocio, trabajan de forma independiente de la organización del cliente y se encargan de sus propias obligaciones fiscales.
- Las normas sobre el trabajo fuera de nómina (IR35) pueden aplicarse cuando los contratistas prestan servicios a través de un intermediario, y la responsabilidad de determinar la situación fiscal depende del tamaño y la ubicación del cliente.
Gracias a su amplia mano de obra altamente cualificada, el Reino Unido es una excelente opción para encontrar autónomos. Empresas de todos los sectores contratan a autónomos del Reino Unido para trabajos por proyectos, apoyo estacional, consultoría y conocimientos especializados.
Sin embargo, contratar a un contratista no es tan sencillo como acordar el alcance del trabajo y realizar el pago. Antes de empezar, es necesario comprender cómo se aplican las normas del Reino Unido a la relación laboral.
Lo más importante es que el contratista debe ser un auténtico trabajador autónomo y desarrollar su actividad de forma independiente de tu empresa. Si la relación se asemeja más a una relación laboral, el contratista podría considerarse, en su lugar, un trabajador o un empleado.
Una clasificación errónea puede acarrear graves consecuencias legales y económicas, por lo que conviene repasar primero la clasificación de los contratistas, los pagos, los impuestos y las normas relativas al trabajo fuera de nómina.
¿Es legal contratar a autónomos en el Reino Unido?
Sí. Las empresas pueden contratar a trabajadores autónomos en el Reino Unido, siempre que la relación laboral se base en un auténtico trabajo por cuenta propia.
Una persona contratada como autónomo en el Reino Unido puede encajar en una de estas tres categorías de situación laboral:
- Autónomo: El contratista dirige su propio negocio y asume la responsabilidad de su éxito o fracaso.
- Empleado: Es la persona que trabaja en virtud de un contrato de trabajo y que goza de todos los derechos y protecciones laborales que conlleva la condición de empleado.
- Trabajador: Persona que realiza personalmente trabajos o presta servicios para una empresa en virtud de un contrato u otro acuerdo, pero que goza de menos derechos laborales que un empleado.
Las condiciones del contrato no determinan por sí solas la situación laboral. También es importante cómo se desarrolla la relación laboral en la práctica.
Contratista independiente, trabajador y empleado en el Reino Unido
A la hora de determinar la situación laboral, la Agencia Tributaria y de Aduanas del Reino Unido (HMRC) analiza la relación laboral en su conjunto, y no solo la redacción del contrato.
No hay un único factor que determine si una persona trabaja por cuenta propia. En cambio, la HMRC tiene en cuenta criterios como:
- Control: ¿Quién decide cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo?
- Riesgo financiero: ¿Asume la persona la responsabilidad financiera de su trabajo y su negocio?
- Equipamiento: ¿Quién proporciona las herramientas y los recursos necesarios para el trabajo?
- Relaciones con los clientes: ¿Puede la persona trabajar para otros clientes?
- Servicio personal y sustitución: ¿Está obligado el trabajador a realizar el trabajo personalmente, o puede delegar las tareas a un subcontratista?
- Integración: ¿En qué medida está integrada la persona en la empresa y en su equipo interno?
- Forma de pago: ¿La persona factura por sus servicios o percibe un salario fijo?
- Estructura empresarial: ¿Dirige realmente esta persona una empresa por cuenta propia?
Los autónomos suelen:
- Fijar sus propias tarifas y elegir sus propios proyectos y clientes.
- Controlar cómo realizan su trabajo.
- No trabajes bajo supervisión directa.
- Trabaja para varios clientes.
- Asumir la responsabilidad financiera de su negocio.
- En función del acuerdo, tienes derecho a contratar a un subcontratista.
- Trabajar de forma independiente, en lugar de formar parte del equipo interno de la empresa.
- Presentar las facturas correspondientes a su trabajo.
- No perciben las prestaciones legales a las que tienen derecho los empleados o trabajadores, como las vacaciones pagadas o la prestación por enfermedad.
- Ocuparse de sus propias obligaciones en materia de impuesto sobre la renta y de la Seguridad Social.
Los trabajadores y empleados, por su parte, suelen tener menos autonomía a la hora de desempeñar su trabajo y están más integrados en la empresa. Además, pueden gozar de derechos laborales y de una remuneración legal que no se aplican a los contratistas autónomos.
Si no estás seguro de si una persona debe considerarse autónoma a efectos fiscales, la herramienta «Check Employment Status for Tax» (CEST) de la HMRC puede ayudarte a determinar su situación.
Comprender la norma IR35 y las normas sobre el trabajo fuera de nómina
La normativa del Reino Unido sobre el trabajo fuera de nómina puede aplicarse cuando un contratista independiente presta servicios a través de un intermediario, como su propia empresa de servicios personales (PSC).
Conocidas como IR35, estas normas determinan si el autónomo debe ser considerado como un trabajador por cuenta ajena a efectos fiscales. Si entran en el ámbito de aplicación de la IR35, pagan, en líneas generales, el mismo impuesto sobre la renta y las mismas cotizaciones a la Seguridad Social que los trabajadores por cuenta ajena.
Depende del cliente determinar la condición del colaborador. Las organizaciones del sector público y las empresas del sector privado de tamaño medio y grande deciden si se aplican las normas sobre el trabajo fuera de nómina a un colaborador al que contratan.
En el caso de los pequeños clientes del sector privado, esa responsabilidad recae en el intermediario del contratista. Lo mismo se aplica cuando el cliente tiene su sede íntegramente fuera del Reino Unido.
Cuando el cliente tome la decisión, deberá presentar una declaración de determinación de la situación (SDS) en la que explique su decisión y los motivos que la justifican. Si se considera que el contratista es un trabajador por cuenta ajena a efectos fiscales, la parte responsable de pagar al intermediario del contratista deberá retener el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social mediante el sistema «Pay As You Earn» (PAYE).
Consecuencias de la clasificación errónea de los contratistas en el Reino Unido
Clasificar erróneamente a un empleado o trabajador como autónomo puede dar lugar a una inspección por parte de la HMRC y acarrear importantes consecuencias económicas, entre las que se incluyen:
- Impuestos sobre la renta y cotizaciones a la Seguridad Social pendientes de pago
- Intereses de demora
- Sanciones impuestas por los organismos reguladores
Recuerda que la situación laboral de una persona puede cambiar con el tiempo, a medida que evoluciona su relación laboral o se modifica el alcance de su trabajo. Reevalúa periódicamente tus relaciones con los contratistas para asegurarte de que siguen cumpliendo la definición de auténtico trabajo por cuenta propia.
Cómo contratar a un trabajador autónomo en el Reino Unido
Cuando contratas a un trabajador autónomo en el Reino Unido, debes definir sus responsabilidades, confirmar su condición de trabajador por cuenta propia y redactar un contrato que refleje fielmente vuestra relación.
Asegúrate de que el puesto sea adecuado para un contratista
Piensa en el tipo de trabajo que necesitas realizar y si es más adecuado que lo lleve a cabo un colaborador externo o un empleado. El trabajo por proyectos, la consultoría y el apoyo especializado a corto plazo suelen funcionar bien en el marco de acuerdos con colaboradores externos.
Si necesitas a alguien que trabaje en un horario fijo, asuma responsabilidades en varias áreas, colabore habitualmente con equipos internos o con clientes y forme parte de tu empresa de forma permanente, lo más probable es que un empleado sea la opción más adecuada.
Comprueba los datos del contratista
Una vez que hayas decidido que un contratista es la opción adecuada, recopila la información que necesitarás para preparar el contrato y acordar los pagos. Esto puede incluir los siguientes datos del contratista:
- Denominación social y nombre comercial, si procede
- Dirección e información de contacto
- Datos de registro de la empresa, en caso de que operen a través de una sociedad registrada
- Datos fiscales o relativos al IVA, si procede
- Datos bancarios u otros datos de pago
Firma un contrato por escrito con el contratista
Un acuerdo por escrito por sí solo no determina si una persona es realmente autónoma. No obstante, sí que ayuda a definir la relación laboral y a establecer expectativas claras en torno al trabajo, la remuneración y otras condiciones importantes.
A la hora de redactar el contrato, plantéate incluir:
- Alcance del trabajo y entregables: Enumera los servicios y entregables que proporcionará el contratista.
- Duración del proyecto y plazos: Define el calendario del proyecto y los plazos importantes.
- Pagos y facturación: Especifica las tarifas del contratista y explica cómo y cuándo se presentarán y abonarán las facturas.
- Relación laboral independiente: Detalla la independencia del contratista, incluyendo su control sobre la forma de realizar el trabajo y su capacidad para trabajar con otros clientes.
- Subcontratación: Si el contrato lo permite, explica cuándo y cómo el contratista puede subcontratar trabajos.
- Confidencialidad: Establecer las expectativas relativas al tratamiento de la información confidencial de la empresa, de los clientes y de las actividades comerciales.
- Propiedad intelectual: Aclara quién es el titular de la obra creada por el contratista e incluye las condiciones necesarias en materia de cesión o concesión de licencias.
- Rescisión del contrato: Explica cómo cualquiera de las partes puede rescindir el contrato, los requisitos de preaviso y cómo se gestionarán los trabajos pendientes y las facturas.
- Resolución de controversias: Establecer cómo se gestionarán las controversias y qué legislación rige el acuerdo.
Lo más importante es que el contrato refleje cómo funciona realmente la relación en la práctica. El hecho de calificar a alguien como «colaborador autónomo» sobre el papel no le convierte en autónomo si la relación laboral cotidiana apunta a una situación diferente.
Pago a contratistas en el Reino Unido
Si contratas a autónomos en el Reino Unido, les pagarás según las condiciones de tu contrato de colaboración, en lugar de incluirlos en la nómina de empleados. Antes de realizar el primer pago, acuerda la moneda y la forma de pago, asegúrate de saber qué debe figurar en las facturas del colaborador y conoce cuáles son las obligaciones fiscales aplicables.
Elección de la moneda y la forma de pago
A los contratistas del Reino Unido se les suele pagar en libras esterlinas, pero tú y tu contratista podéis acordar utilizar otra moneda.
A la hora de elegir un método de pago, ten en cuenta los tipos de cambio, las comisiones por transferencia y los plazos de tramitación. Esto cobra especial importancia cuando tu empresa y el contratista utilizan monedas diferentes, ya que las comisiones por conversión y por transferencias internacionales pueden aumentar el coste total.
Entre las opciones de pago más habituales se incluyen:
- Transferencias bancarias: Envía el pago directamente a la cuenta bancaria del contratista. Las transferencias transfronterizas pueden conllevar comisiones de bancos intermediarios, costes de conversión de divisas y plazos de tramitación más largos.
- Servicios de pago: Servicios como Wise y Revolut permiten enviar dinero a autónomos del Reino Unido y se encargan de la conversión de divisas cuando es necesario. Las comisiones y los tipos de cambio varían según el proveedor, por lo que conviene comparar el coste total antes de elegir uno.
- Plataformas de gestión de colaboradores: una plataforma de gestión de colaboradores te permite gestionar las facturas y los pagos desde un único lugar. Muchas de ellas admiten varias divisas, lo que resulta especialmente útil a la hora de pagar a colaboradores en distintos países.
Cómo entender las facturas de los contratistas
Las facturas de los contratistas deben incluir la información necesaria para verificar el trabajo, confirmar el importe adeudado y realizar el pago. Dependiendo del contratista y de los servicios prestados, una factura puede incluir:
- El nombre o la razón social del contratista
- Datos de contacto
- Un número de factura único y la fecha de la factura
- Una descripción de los servicios o productos entregables proporcionados
- El importe a pagar
- Condiciones de pago
- Número de identificación a efectos del IVA y datos pertinentes sobre el IVA, en caso de que el contratista esté registrado a efectos del IVA
Los contratistas deben darse de alta a efectos del IVA si su volumen de negocios sujeto a impuestos supera el umbral de registro del IVA aplicable. También pueden optar por darse de alta de forma voluntaria si su volumen de negocios es inferior a dicho umbral.
Comprender las obligaciones fiscales
Los contratistas autónomos del Reino Unido deben declarar y pagar su propio impuesto sobre la renta y sus cotizaciones a la Seguridad Social. Si un contratista está registrado a efectos del IVA y aplica el IVA a sus servicios, tú pagas el IVA como parte de su factura, y el contratista se encarga de liquidarlo ante la HMRC.
Pueden aplicarse normas diferentes cuando un trabajador autónomo presta servicios a través de un intermediario y se encuentra sujeto a la normativa sobre trabajo fuera de nómina. Cuando tu empresa es responsable de aplicar dicha normativa y el trabajador autónomo se considera empleado a efectos fiscales, el pagador de los honorarios debe retener el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social del empleado a través del sistema PAYE, y abonar las cotizaciones a la Seguridad Social correspondientes al empleador.
Alternativas a la gestión directa de los contratistas del Reino Unido
Contrata a través de tu propia entidad en el Reino Unido
Si tienes pensado formar un equipo más grande en el Reino Unido, plantéate constituir tu propia entidad. La creación de una entidad jurídica te permite contratar empleados directamente y gestionar tú mismo sus condiciones laborales.
Además, conlleva una mayor responsabilidad administrativa. Tu empresa tendrá que gestionar las nóminas, los impuestos, las prestaciones legales y otros requisitos establecidos por la legislación laboral del Reino Unido.
Contrata a empleados del Reino Unido a través de una empresa de gestión de personal
Si no tienes una entidad en el Reino Unido, un «Employer of Record» (EOR) te ofrece otra forma de contratar a alguien de manera legal. El EOR se convierte en el empleador legal del trabajador y se encarga por ti de responsabilidades como los contratos, la nómina, los impuestos y las prestaciones legales.
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Preguntas frecuentes
¿Puede un contratista del Reino Unido trabajar solo para un cliente?
Sí. El hecho de trabajar para un único cliente no convierte automáticamente a alguien en empleado o trabajador por cuenta ajena. Sin embargo, la relación en su conjunto debe seguir respaldando un auténtico trabajo por cuenta propia. También son importantes factores como el grado de control que ejerce el cliente sobre el trabajo, si el contratista opera de forma independiente y si puede trabajar para otros clientes.
¿Puede un trabajador autónomo trabajar a tiempo completo en el Reino Unido?
Sí. No existe ninguna norma que impida a un contratista autónomo trabajar a jornada completa. Sin embargo, exigir a alguien que trabaje un horario fijo de forma continuada puede indicar que se trata de un trabajador por cuenta ajena, sobre todo si ello va acompañado de un mayor control por parte del cliente y de una mayor integración en la empresa.
¿Tienen que darse de alta a efectos del IVA los contratistas del Reino Unido?
No siempre. Los autónomos deben darse de alta a efectos del IVA si su volumen de negocios sujeto a impuestos supera el umbral de registro del IVA aplicable. Los autónomos que se encuentren por debajo de dicho umbral también pueden optar por darse de alta de forma voluntaria.
¿Quién paga los impuestos de los autónomos en el Reino Unido?
Los autónomos auténticos deben declarar y pagar su propio impuesto sobre la renta y sus cotizaciones a la Seguridad Social. Pueden aplicarse normas diferentes cuando un autónomo presta servicios a través de un intermediario y entra dentro del ámbito de aplicación de la normativa IR35 sobre trabajo fuera de nómina.
¿Puede una empresa extranjera contratar a un trabajador autónomo en el Reino Unido?
Sí. Una empresa con sede fuera del Reino Unido puede contratar a un trabajador autónomo del Reino Unido sin necesidad de constituir una entidad local. No obstante, el trabajador autónomo debe ejercer su actividad de forma auténticamente independiente, y la empresa debe conocer la normativa británica aplicable a este tipo de acuerdos, incluidos los requisitos pertinentes relativos al trabajo fuera de nómina.
