Principales conclusiones
- Las empresas que contraten a trabajadores autónomos en España deben comprobar primero que estos estén dados de alta como autónomos.
- Los autónomos en España deciden cómo, dónde y cuándo trabajan, y son responsables de pagar sus propios impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social.
- Las empresas deben asegurarse de que sus contratistas españoles sigan siendo verdaderamente independientes, sobre todo si cambia su función o la relación laboral.
España cuenta con una mano de obra altamente cualificada en sectores como la tecnología, la ingeniería, el diseño y los servicios profesionales, lo que la convierte en un mercado atractivo para las empresas que buscan cubrir necesidades a corto plazo sin tener que contratar personal fijo.
Sin embargo, en España existen normas estrictas en materia de clasificación de los trabajadores, y los autónomos deben ser verdaderamente independientes de las empresas con las que colaboran.
Para las empresas que contratan a autónomos en España, conocer la normativa relativa a la clasificación, los contratos, los pagos y los impuestos puede ayudar a reducir el riesgo de clasificación errónea.
¿Se puede contratar legalmente a autónomos en España?
En España, los contratistas se consideran trabajadores por cuenta propia, o autónomos, que operan de forma independiente de las empresas a las que prestan sus servicios. La legislación laboral española permite a las empresas contratar a contratistas independientes, pero la relación laboral debe reflejar una auténtica actividad por cuenta propia.
A diferencia de los empleados, los trabajadores autónomos suelen:
- Establecer sus propias condiciones de trabajo y tarifas
- Pagar sus propios impuestos y sus cotizaciones a la Seguridad Social
- No perciben las prestaciones legales de los trabajadores
- Decidir cómo y cuándo realizan su trabajo
Estas características diferencian a los trabajadores autónomos de los empleados, pero la distinción no siempre es clara. Las autoridades españolas tienen en cuenta varios aspectos de la relación laboral a la hora de determinar la condición de un trabajador.
Trabajador autónomo frente a empleado en España
Según la normativa española sobre el trabajo por cuenta propia, las autoridades evalúan varios aspectos, como la independencia del contratista, la forma en que se realiza el trabajo y si el contratista opera como una empresa independiente.
Entre los factores que se han tenido en cuenta figuran:
- Supervisión y control: Los contratistas trabajan de forma independiente y no están sujetos al mismo nivel de dirección o supervisión que los empleados.
- Horario y métodos de trabajo: Por lo general, los autónomos gestionan su propio horario y deciden cómo realizar su trabajo.
- Relaciones con los clientes: Trabajar con varios clientes puede ser un indicio de independencia, aunque tener un cliente principal no convierte automáticamente a alguien en empleado.
- Independencia financiera y riesgo empresarial: Los autónomos gestionan sus propios negocios y asumen los riesgos financieros asociados a su trabajo.
- Equipamiento y recursos: Por lo general, los contratistas aportan sus propias herramientas e invierten en los recursos necesarios para realizar su trabajo, como programas informáticos o servicios de asistencia subcontratados.
- Integración operativa: Los contratistas operan de forma independiente del personal interno de la empresa, en lugar de estar integrados en su estructura organizativa y en sus operaciones cotidianas.
- Forma de pago: A los contratistas se les suele pagar por proyecto o por trabajo entregado y no tienen derecho a las prestaciones sociales de los empleados.
No hay un único factor que determine si una persona es un trabajador por cuenta ajena o un autónomo. En cambio, las autoridades valoran la relación en su conjunto.
Consecuencias de la clasificación errónea de los trabajadores
Clasificar erróneamente a un empleado como autónomo puede hacer que la empresa tenga que asumir los costes y obligaciones laborales que debería haber cubierto desde el principio. Dependiendo de las circunstancias, esto puede incluir:
- Multas administrativas por no dar de alta al trabajador como empleado
- Cotizaciones a la Seguridad Social atrasadas, junto con los recargos e intereses correspondientes
- Responsabilidad por los salarios y las prestaciones laborales que el trabajador debería haber percibido en su calidad de empleado
- Sanciones adicionales cuando las infracciones afecten a varios trabajadores o se trate de infracciones más graves
- Posible responsabilidad penal en casos graves de fraude deliberado a la Seguridad Social
Las sanciones en España varían en función de la naturaleza y la gravedad de la infracción, y las multas relacionadas con la Seguridad Social también pueden calcularse en función de las cotizaciones impagadas.
La condición de contratista no es algo que deba tenerse en cuenta únicamente al inicio de la relación. Una relación laboral que comience como trabajo por cuenta propia puede cambiar con el tiempo si el contratista asume nuevas responsabilidades o se integra más en la empresa.
Las empresas deberían revisar el acuerdo cuando el alcance o la relación laboral cambien de forma significativa.
Cómo contratar a un trabajador autónomo en España
Para contratar a un autónomo en España, lo primero es determinar si el trabajo se presta a una relación de colaboración, comprobar su situación legal y redactar un contrato en el que se especifiquen el alcance del trabajo y la naturaleza de la relación.
Asegúrate de que el puesto sea adecuado para un contratista
Antes de contratar a un contratista, valora si, de forma realista, el trabajo puede ser realizado por alguien que opere de forma independiente de tu empresa.
Si el puesto va a ser fundamental para el día a día de tu empresa, quizá sea más adecuado contratar a un empleado, sobre todo si la persona tiene que trabajar en un horario fijo, colaborar estrechamente con los equipos internos o necesita supervisión continua.
Por lo general, los contratistas son más adecuados para:
- Trabajo por proyectos
- Trabajos de corta duración
- Conocimientos especializados
- Labor de consultoría o asesoramiento
Para necesidades a corto plazo o especializadas, un contratista puede aportarte los conocimientos técnicos que necesitas sin que tengas que incorporar a un empleado fijo a tu equipo.
Comprobar la condición de trabajador autónomo del contratista
Antes de que comiencen los trabajos, comprueba que el contratista esté debidamente dado de alta como autónomo en España.
Los autónomos deben dar de alta su actividad ante las autoridades fiscales españolas y afiliarse al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) a través de la Seguridad Social.
Para confirmar su situación, pide al contratista que te facilite:
- Datos de identificación fiscal: su Número de Identificación Fiscal (NIF) o Número de Identificación de Extranjero (NIE), según corresponda
- Justificante de alta como trabajador autónomo: documentación que acredite que actualmente está dado de alta como autónomo en la Seguridad Social en el régimen RETA
Comprobar estos datos ayuda a confirmar que el contratista está debidamente dado de alta como autónomo. Sin embargo, el mero hecho de estar dado de alta no determina por sí solo si una persona que trabaja para ti está correctamente clasificada como contratista.
Firma un contrato por escrito con el contratista
En España no es obligatorio disponer de un contrato por escrito para todas las relaciones con autónomos, aunque hay excepciones.
Si contratas a un TRADE (Trabajador Autónomo Económicamente Dependiente) —un trabajador autónomo que obtiene al menos el 75 % de sus ingresos de un único cliente y cumple una serie de requisitos legales adicionales—, el contrato debe formalizarse por escrito e inscribirse en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).
Aunque no sea obligatorio, recurrir a un contrato sigue siendo una decisión acertada. Ofrece a ambas partes un registro claro de las expectativas, las condiciones de pago y lo que ocurre si surge algún problema.
Un contrato de subcontratación suele incluir:
- Alcance del trabajo y resultados esperados: Definir los servicios que prestará el contratista y los resultados específicos de los que será responsable.
- Pago y facturación: Especifica las tarifas del contratista, los requisitos de facturación y el calendario de pagos.
- Calendario del proyecto: Establece los plazos pertinentes, los hitos o la duración prevista del proyecto.
- Relación laboral: Describe la independencia y las responsabilidades del contratista sin imponer requisitos que entren en conflicto con su condición de trabajador autónomo.
- Confidencialidad: Explica cómo debe gestionar el contratista la información confidencial de la empresa, de los clientes y de la actividad comercial.
- Propiedad intelectual: Especifica quién es el titular o quién tiene derecho a utilizar los trabajos creados durante la colaboración e incluye las condiciones necesarias relativas a la cesión o la concesión de licencias.
- Rescisión: Establecer cuándo cualquiera de las partes puede rescindir el contrato, los requisitos de preaviso y qué ocurre con los trabajos pendientes y los pagos.
- Resolución de litigios: Especifica cómo se gestionarán los litigios y qué legislación y tribunales de qué país, u otros procedimientos de resolución de litigios, serán de aplicación.
Un acuerdo por escrito por sí solo no basta para determinar la condición de contratista. La relación laboral también debe reflejar los términos del acuerdo.
Pago a autónomos en España
A diferencia de los empleados, los autónomos no se incluyen en tu nómina. Por lo general, facturan a tu empresa por sus servicios y son responsables de pagar sus propios impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social en España.
Antes de que comiencen los pagos, deberás acordar la moneda y la forma de pago, saber qué información deben incluir las facturas del contratista y determinar si tu empresa tiene alguna obligación fiscal en España.
Elección de la moneda y la forma de pago
En España se utiliza el euro, por lo que pagar a los contratistas en euros suele ser la opción más sencilla. No obstante, tanto tú como el contratista tenéis la opción de utilizar otra divisa, como dólares estadounidenses o libras esterlinas.
Sea cual sea la moneda que elijas, inclúyela en el contrato con el contratista junto con el calendario de pagos. Si tu empresa opera en otra moneda, ten en cuenta los tipos de cambio y las comisiones de conversión a la hora de calcular los costes del encargo.
Entre las formas habituales de pagar a los contratistas en España se encuentran:
- Transferencias bancarias internacionales: Las empresas pueden ingresar dinero directamente en la cuenta bancaria española del contratista. Las empresas que se encuentran dentro de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA) suelen poder realizar transferencias denominadas en euros sin necesidad de recurrir a una transferencia internacional tradicional, mientras que las empresas de otros países pueden utilizar transferencias SWIFT.
- Servicios de pago: Los servicios de pago internacionales, como Wise o Payoneer, pueden gestionar la conversión de divisas y las transferencias a cuentas bancarias españolas. Compara los tipos de cambio, las comisiones por transacción y los plazos de tramitación antes de elegir un proveedor.
- Plataformas de gestión de colaboradores: una plataforma de gestión de colaboradores permite centralizar las facturas y los pagos, y admite pagos en varias divisas, lo que resulta especialmente útil si trabajas con colaboradores en distintos países.
La mejor opción dependerá de dónde tenga su sede la empresa, de cuántos autónomos pague y de qué divisas utilice.
Cómo interpretar las facturas de los contratistas españoles
Las facturas de los contratistas en España deben incluir cierta información obligatoria, como por ejemplo:
- Un número de factura único y secuencial
- La fecha de la factura
- El nombre completo o la razón social del contratista, su dirección y su número de identificación fiscal (NIF o NIE)
- El nombre, la dirección y los datos de identificación fiscal del cliente (cuando sea necesario)
- Descripción de los servicios prestados
- El importe que se cobra por los servicios
- El IVA y la retención del IRPF que correspondan
- El importe total a pagar
No todas las facturas de los contratistas incluyen los mismos impuestos o retenciones. Lo que figura en la factura depende de factores como la actividad del contratista y el lugar donde tiene su sede la empresa cliente.
Comprender tus obligaciones fiscales
En España, los autónomos son responsables de declarar y pagar sus propios impuestos sobre la renta y sus cotizaciones a la Seguridad Social.
El hecho de que la empresa contratante tenga o no obligaciones fiscales depende de las circunstancias. Factores como el lugar de establecimiento de la empresa, si tiene presencia jurídica o fiscal en España y la naturaleza de los servicios prestados por el contratista pueden influir en que se apliquen o no los requisitos españoles en materia de retenciones o declaración de impuestos.
Una empresa extranjera que no tenga una entidad ni un establecimiento permanente (EP) en España no suele tener las mismas obligaciones de retención que una empresa española. No obstante, las empresas deben confirmar el tratamiento fiscal aplicable a su situación concreta, en lugar de dar por sentado que no les incumben obligaciones fiscales en España.
Las empresas que cuenten con una entidad en España u otra forma de presencia fiscal pueden estar obligadas a retener el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) de determinados pagos a contratistas y a comunicar dichos importes a la Agencia Tributaria.
Alternativas a la gestión directa de contratistas en España
Contratar y pagar directamente a los trabajadores autónomos ofrece flexibilidad a las empresas, pero también las hace responsables de la correcta clasificación de los trabajadores y de los riesgos que conlleva una clasificación errónea. Sin embargo, existen alternativas.
Contrata al trabajador como empleado a través de tu propia empresa
Si el puesto es fundamental para el día a día de tu empresa o exige que la persona trabaje más bien como un empleado, la contratación directa puede ser la opción más adecuada.
Sin embargo, a menos que ya dispongas de una entidad jurídica española, no puedes contratar empleados directamente. Puede merecer la pena constituir una si tienes previsto formar un equipo más amplio o establecer una presencia a largo plazo en España.
Sin embargo, cuando el número de contrataciones es menor, puede resultar más difícil justificar el tiempo y la inversión necesarios para constituir y mantener una entidad.
Otra opción es contratar a empleados en España a través de una empresa de gestión de personal (EOR).
Contrata a trabajadores españoles a través de una empresa gestora de nóminas
Una organización de recursos externos (EOR), especialmente una que preste apoyo tanto a los contratistas como a los empleados, puede reducir considerablemente el riesgo de clasificación errónea de los contratistas, al ayudar a determinar la forma adecuada de contratar a un trabajador.
Si la relación se ajusta a la figura del contratista independiente, el proveedor de servicios de EOR puede ayudar a garantizar que el trabajador esté correctamente clasificado, redactar un contrato que cumpla con la legislación vigente y gestionar las facturas y los pagos.
Si el puesto se adapta mejor a una relación laboral, una empresa de gestión de personal (EOR) puede contratar legalmente al trabajador como empleado en nombre de tu empresa, encargándose de todas las responsabilidades de recursos humanos, como la nómina, las prestaciones, etc.
En RemoFirst, ayudamos a las empresas a contratar y gestionar a trabajadores autónomos en España y en más de 150 países, así como a empleados en más de 185 países.
Reserva una demostración para descubrir cómo RemoFirst puede ayudarte a contratar, gestionar y pagar a tus colaboradores y empleados cumpliendo con la normativa.
