¿Está pensando en aprovechar el talento de España? Una decisión inteligente. Con una mano de obra altamente cualificada y un panorama tecnológico en crecimiento, España ofrece oportunidades excepcionales para la expansión de equipos remotos.
Pero antes de empezar a contratar, primero tiene que entender los requisitos fiscales y de nóminas específicos de España.
Principales conclusiones:
- El sistema de nóminas de España incluye elementos únicos, como las pagas extraordinarias obligatorias y los derechos a vacaciones específicos de cada región, que repercuten significativamente en sus costes totales de empleo.
- En España, los empresarios tienen que hacer frente a importantes cotizaciones obligatorias -hasta un 29,9% sobre el salario base- que cubren desde la Seguridad Social hasta la formación profesional.
- Los empleados españoles están protegidos por una sólida legislación laboral que garantiza generosas prestaciones, incluidos 30 días de vacaciones anuales retribuidas y hasta 16 semanas de permiso parental retribuido.
Registro de Empresarios y Nóminas en España
Cuando decida contratar personal cualificado en España, tiene varias opciones. Una de ellas consiste en constituir una entidad jurídica y registrarse como empleador, un proceso que puede ser largo y costoso. Este enfoque requiere navegar por el intrincado panorama normativo español y gestionar las obligaciones de cumplimiento en curso.
Otra posibilidad es trabajar con contratistas independientes, aunque este sistema conlleva sus propios riesgos de clasificación y limitaciones en el control del trabajo.
Si decide establecer su propia entidad y emplear directamente a trabajadores españoles, debe abrocharse el cinturón para un proceso de registro de varios pasos:
- Darse de alta en Hacienda: Obtenga un código de identificación fiscal (CIF) de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, que servirá como identidad fiscal de su empresa.
- Afiliación a la Seguridad Social: Solicite un Código de Cuenta de Cotización a la Seguridad Social para facilitar los pagos a la Seguridad Social de sus empleados.
- Documentación del empleado: Recopile información completa sobre el empleado, incluidos su nombre completo, nacionalidad, situación de residencia fiscal, puesto de trabajo, número de afiliación a la Seguridad Social y documento nacional de identidad (DNI o NIE).
- Contratos de trabajo: Proporcione contratos de trabajo conformes a la ley antes o en el primer día de trabajo del empleado. Debe registrar los contratos en el Servicio Público de Empleo Estatal en un plazo de 10 días a partir de la fecha de inicio de la nueva contratación.
- Configuración bancaria: Cree una cuenta bancaria española para procesar los pagos de impuestos locales y de la Seguridad Social.
- Administración de nóminas: Calcule, retenga y remita los impuestos y contribuciones de los ingresos de los empleados, proporcionando nóminas detalladas que indiquen el salario bruto, las deducciones y los ingresos netos.
En España, el ciclo normal de las nóminas es mensual, y los empleados suelen cobrar el último día de cada mes. Para 2025, el Salario Mínimo Interprofesional es de 1.184 EUR al mes en 14 pagas (16.576 EUR anuales).
La semana laboral estándar es de 40 horas, de lunes a viernes. La compensación de las horas extraordinarias debe ser como mínimo del 125% de la tarifa horaria ordinaria, aunque los convenios colectivos suelen establecer tarifas más elevadas.
Otras consideraciones sobre la nómina
Si su empresa nunca ha contratado empleados españoles, debe saber que la legislación laboral española ofrece estrictas protecciones a los empleados. Esto es lo que debe saber:
Requisitos para el cese
Los empresarios deben preavisar antes de rescindir un contrato de trabajo. Segúnel Estatuto de los Trabajadores, el plazo de preaviso estándar es de 15 días. Sin embargo, puede ampliarse a 30 días, dependiendo del tipo de contrato y de la duración del servicio. Algunos convenios colectivos pueden especificar periodos de preaviso más amplios.
Derechos de indemnización
Al rescindir un contrato indefinido, el empresario debe abonar una indemnización de 20 días por año de servicio, con un tope salarial de 12 mensualidades, en caso de despido justificado. Para los despidos injustificados, esa cantidad aumenta a 33 días por año de trabajo, con un salario máximo de 24 mensualidades.
Vacaciones anuales
En España, los empleados tienen derecho a un mínimo de 30 días naturales (22 días laborables) de vacaciones anuales retribuidas, que no pueden canjearse por una compensación económica salvo en caso de despido.
Días festivos
En España se celebran varios días festivos al año, tanto nacionales como regionales, que varían según las 17 comunidades autónomas. Por ejemplo, mientras todo el mundo celebra la Navidad (25 de diciembre) y el Día del Trabajo (1 de mayo), en Madrid se festeja San Isidro (15 de mayo) y en Valencia San José (19 de marzo).
Permiso parental
Los permisos de maternidad y paternidad se han equiparado en España en virtud de la legislación reciente. A partir de 2021, ambos progenitores tienen derecho a 16 semanas de permiso totalmente retribuido y están obligados a disfrutar de al menos seis semanas inmediatamente después del nacimiento o la adopción.
Baja por enfermedad
Los trabajadores disfrutan de una baja por enfermedad retribuida a partir del cuarto día de enfermedad. La empresa corre con los gastos de los 15 primeros días (pagados al 60% del salario base del trabajador). Después, la Seguridad Social se hace cargo de los pagos, abonando el 75% del salario base del empleado, aunque muchas empresas siguen complementando estas prestaciones para mantener los niveles salariales completos.
En caso de enfermedad prolongada, los trabajadores pueden recibir prestaciones de baja por enfermedad durante un máximo de un año, con una posible prórroga de 180 días.
Cómo calcular el impuesto sobre la nómina de los empleados españoles
A continuación se explica cómo calcular los impuestos sobre las nóminas de los trabajadores en España:
- Empezar con el salario bruto del trabajador
- Determinar el tipo de retención del IRPF aplicable en función de las circunstancias personales y el nivel de ingresos del trabajador.
- Calcular las cotizaciones a la Seguridad Social utilizando las bases y tipos de cotización establecidos
- Aplicar las cotizaciones obligatorias adicionales
- Procesar las deducciones para llegar al importe neto de la paga
Impuestos obligatorios sobre la nómina en España
España impone varios impuestos y cotizaciones obligatorios sobre las nóminas, tanto a los empresarios como a los trabajadores. Aunque el siguiente resumen abarca las principales obligaciones, no pretende ser una explicación exhaustiva. Consulte siempre a un profesional de la fiscalidad para obtener asesoramiento adaptado a su situación específica.
Tipos de retención del impuesto sobre la renta
Los empresarios deben deducir el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas(IRPF) de los salarios de los empleados y remitirlo a las autoridades fiscales. En lugar de realizar un pago anual, este método garantiza que los empleados cumplan con sus obligaciones de IRPF a lo largo del año.
El impuesto sobre la renta en España sigue una escala de tipos progresivos que oscila entre el 19% y el 47%, dependiendo del nivel de ingresos y de la comunidad autónoma de residencia. El porcentaje exacto de retención se calcula en función de lo siguiente:
- Salario bruto anual
- Circunstancias personales y familiares
- Deducciones y bonificaciones aplicables
Seguridad Social
Tanto los empresarios como los trabajadores contribuyen a financiar las prestaciones a través del sistema integral de la Seguridad Social española, que cubre la asistencia sanitaria, la jubilación, la invalidez, el permiso parental y el desempleo.
En 2025, los tipos de cotización a la Seguridad Social son:
- Empresario: 30,57% del salario bruto
- Empleado: 6,48% del salario bruto
Estos porcentajes pueden variar ligeramente en función del sector, el puesto de trabajo y el nivel salarial. Las cotizaciones obligatorias a la Seguridad Social se aplican a los ingresos dentro de las bases mínimas y máximas establecidas, que se ajustan anualmente.
Seguro de desempleo
El seguro de desempleo está incluido en el marco contributivo de la Seguridad Social. La asignación específica para la protección por desempleo es de:
- Contribución patronal: 5,5% del salario del trabajador
- Contribución del trabajador: 1,55% del salario
Estos fondos proporcionan una ayuda financiera temporal a los trabajadores que reúnen los requisitos necesarios y cuyo empleo ha finalizado.
Fondo de Garantía Salarial
El Fondo de Garantía Salarial ( FOGASA) es una contribución exclusivamente patronal del 0,2% del salario del trabajador. Este fondo garantiza que los trabajadores reciban una compensación por los salarios impagados y la indemnización por despido en caso de insolvencia o quiebra del empresario.
Fondo de Formación Profesional
El Fondo de Formación Profesional financia las oportunidades de desarrollo profesional continuo de los trabajadores. Los porcentajes de cotización son:
- Contribución patronal: 0,6% del salario del trabajador
- Contribución del trabajador: 0,1% del salario
Estos fondos apoyan programas de formación profesional e iniciativas de desarrollo de habilidades que mejoran las capacidades de la mano de obra.
Cuota del seguro de accidentes de trabajo
Esta cotización exclusiva del empresario cubre los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales. A diferencia de las cotizaciones a tanto alzado, el importe de la Cuota del Seguro de Accidentes de Trabajo varía en función del sector, el tamaño de la empresa y el nivel de riesgo.
Impuestos sobre la paga extraordinaria y mensual
La legislación laboral española establece dos pagas extraordinarias anuales, conocidas como paga extraordinaria y paga extraordinaria, que suelen distribuirse en julio y diciembre. Los empresarios tienen dos opciones para gestionar estos pagos:
- Enfoque tradicional: Dividir el salario anual en 14 plazos, con dos meses (normalmente julio y diciembre) que reciben pagos dobles.
- Prorrateo: Distribuir los importes adicionales uniformemente entre las 12 mensualidades.
Independientemente de la forma de pago, estas pagas extraordinarias están sujetas a las mismas retenciones de IRPF y Seguridad Social que los salarios ordinarios.
Cómo pagar a los empleados a distancia en España
A la hora de gestionar la nómina española de los empleados remotos, las empresas suelen elegir entre estos tres enfoques:
Administración interna
Si tiene una entidad española, puede gestionar las nóminas internamente. Pero esto implica estar al tanto de los frecuentes cambios normativos y trabajar con un experto legal/fiscal local.
- Ventajas: Control directo sobre los procesos de nómina y ahorro potencial de costes a largo plazo.
- Contras: Requiere un amplio conocimiento de la legislación laboral española, una importante inversión de configuración y una gestión continua del cumplimiento de la normativa.
Este enfoque funciona mejor para las empresas que planean operaciones sustanciales y a largo plazo en España, pero requiere trabajar con abogados laboralistas y asesores fiscales españoles para garantizar el cumplimiento.
Proveedor local de servicios de nóminas
También puede trabajar con un proveedor local de nóminas que pague a los empleados en su nombre.
- Ventajas: Experiencia especializada en la normativa española sobre nóminas y requisitos fiscales.
- Contras: la empresa debe constituir una entidad jurídica; la coordinación puede ser compleja.
Esta opción ofrece cierta garantía de cumplimiento y requiere menos experiencia interna, pero no elimina la necesidad de crear una entidad local.
Employer of Record
Un Employer of Record (EOR) actúa como empleador legal de los miembros de su equipo español, encargándose de todo, desde los contratos y la contratación hasta la tramitación de nóminas y el pago de impuestos.
- Ventajas: Elimina la necesidad de crear una entidad jurídica, ofrece una gestión integral del cumplimiento y simplifica la contratación global.
- Contras: conlleva comisiones de servicio y un control directo limitado sobre algunos aspectos del empleo.
Esta solución es especialmente valiosa para las empresas que prueban nuevos mercados o contratan pequeños equipos transfronterizos, ya que elimina el tiempo y los gastos de abrir una entidad local.
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