Principales conclusiones: 

• La mayoría de las empresas extranjeras constituyen una sociedad de responsabilidad limitada (Ltd), lo que les ofrece protección en materia de responsabilidad limitada y les permite operar y contratar personal de forma legal en el Reino Unido.
  
  
• El registro de una empresa en el Reino Unido suele implicar la preparación de los documentos de constitución, el registro en el Registro Mercantil (Companies House), la inscripción a efectos del impuesto de sociedades y la apertura de una cuenta bancaria empresarial.
  
  
• Tras su constitución, las empresas deben cumplir con la normativa mediante la presentación de informes anuales, la creación de una nómina en el Reino Unido y el cumplimiento de las normas locales en materia de contratación y fiscalidad.

El Reino Unido resulta atractivo para la expansión internacional. Antes de contratar personal o generar ingresos, las empresas deben establecer primero una presencia jurídica. Para aquellas que tengan previsto contratar a varios empleados o mantener una actividad a largo plazo, la creación de una entidad jurídica es el paso habitual. 

Esta guía explica cómo registrar una empresa en el Reino Unido, así como una alternativa a la constitución de una sociedad para aquellas empresas con necesidades de contratación más modestas.

¿Por qué tantas empresas deciden expandirse al Reino Unido?

El Reino Unido es uno de los entornos empresariales más consolidados del mundo y un destino muy popular para la expansión internacional.

Las empresas que se incorporan al mercado se benefician de:

• Un marco jurídico y normativo estable
• Acceso al capital y a las instituciones financieras a nivel mundial
• Una plantilla altamente cualificada
• Un ecosistema de startups bien desarrollado

La sólida infraestructura y el sector financiero del Reino Unido, con Londres como centro neurálgico, lo convierten en un centro mundial de negocios e inversión. Sectores clave como los servicios financieros, la tecnología, el software, la industria farmacéutica, la industria manufacturera y el sector creativo impulsan el crecimiento.

Las empresas tienen acceso a talento diverso tanto en el ámbito técnico como en el empresarial. Ciudades como Londres, Mánchester, Birmingham, Cambridge y Edimburgo cuentan con profesionales cualificados y prósperas comunidades de startups, lo que ofrece a las empresas flexibilidad a la hora de formar sus equipos.

Una vez que haya evaluado el atractivo del mercado, el siguiente paso es considerar cuál es la estructura jurídica más adecuada para la presencia de su empresa en el Reino Unido.

Cómo elegir la forma jurídica adecuada en el Reino Unido

Las empresas que deseen aprovechar las ventajas de contratar a trabajadores británicos deben elegir primero la estructura jurídica adecuada para constituir una entidad en el Reino Unido con el fin de poder contratarlos legalmente.

Sociedad de responsabilidad limitada (Ltd)

Una sociedad de responsabilidad limitada (Ltd) es la opción más adecuada para las empresas extranjeras que desean constituir una entidad en el Reino Unido, debido a su flexibilidad y a la protección que ofrece en materia de responsabilidad. Una Ltd es la opción ideal para las empresas que tienen previsto contratar personal, generar ingresos a nivel local o establecer operaciones a largo plazo.

Entre las principales ventajas de esta vía se incluyen:

• Es una entidad jurídica independiente de la empresa matriz.
• Los accionistas se benefician de la protección que ofrece la responsabilidad limitada.
• La sociedad limitada puede contratar empleados y generar ingresos en el Reino Unido.
• Esto genera una gran credibilidad entre los clientes y socios.

Una vez constituida, la sociedad existe de forma independiente de la empresa matriz y debe cumplir con los requisitos de presentación de documentos de forma continua.

Sucursal en el Reino Unido

Una sucursal permite a una empresa extranjera operar en el Reino Unido sin necesidad de constituir una filial independiente. Esta opción suele ser utilizada por empresas que desean sondear el mercado o llevar a cabo proyectos a corto plazo.

Entre los puntos clave que hay que saber se encuentra que la sucursal:

• Es una filial de la empresa matriz extranjera
• Aún debe inscribirse en el Registro Mercantil

Además, la sociedad matriz sigue siendo plenamente responsable de las deudas y obligaciones de la sucursal.

Las sucursales suelen ser más fáciles de establecer que las filiales, pero entrañan un mayor riesgo. Una filial protege a la empresa matriz, mientras que una sucursal la expone a riesgos locales, como demandas judiciales, pérdidas o incumplimientos normativos.

Oficina de representación

Las oficinas de representación suelen utilizarse durante las primeras fases de exploración del mercado.

Estas oficinas pueden llevar a cabo actividades tales como:

• Estudios de mercado
• Desarrollo empresarial
• Divulgación entre socios
• Marketing y promoción

Sin embargo, las oficinas de representación no pueden dedicarse a actividades comerciales ni a actividades empresariales generadoras de ingresos, por lo que suelen ser una opción temporal antes de dar el paso a la constitución de una entidad completa.

Requisitos clave antes de la constitución

Antes de completar el registro mercantil en el Reino Unido, las empresas deben cumplir varios requisitos legales. 

Aprobación del nombre de la empresa

En primer lugar, una empresa debe elegir un nombre. Los nombres son revisados y aprobados por el Registro Mercantil durante el proceso de inscripción. El nombre de la empresa debe:

• Sé único y no te parezcas demasiado a las empresas ya existentes
• Sigue las normas oficiales de nomenclatura
• Evita utilizar términos restringidos o delicados sin autorización previa

Las empresas también deben asegurarse de que su nombre no infrinja ninguna marca registrada existente.

Dirección del domicilio social

Todas las empresas deben indicar una dirección de domicilio social en el Reino Unido, y dicha dirección debe:

• Debe ser una dirección física dentro del Reino Unido (un apartado de correos por sí solo no es suficiente)
• Estar ubicado en la jurisdicción en la que está registrada la empresa
• Se utilizará para la correspondencia oficial y figurará en el registro mercantil

No es necesario que esta dirección sea la del lugar donde desarrollas tu actividad diaria. Las empresas pueden recurrir a un proveedor de servicios profesionales o a una oficina si no disponen de una dirección propia.

Consejeros y accionistas

Para constituir una sociedad en el Reino Unido, se debe nombrar al menos a un administrador y a un accionista. Una misma persona o entidad puede desempeñar ambas funciones.

No es necesario que los administradores residan en el Reino Unido, lo que simplifica los trámites para los fundadores internacionales.

Personas con control significativo

Para mejorar la transparencia y la rendición de cuentas corporativas, las empresas deben identificar a las personas con control significativo (PSC), que suelen ser aquellas que poseen o controlan más del 25 % de las acciones o de los derechos de voto. Puede tratarse del fundador o de un socio.

La información relativa al PSC debe presentarse y mantenerse actualizada como parte del cumplimiento normativo continuo.

Capital social

No existe un requisito mínimo estricto de capital social para una sociedad limitada del Reino Unido.

Muchas empresas se constituyen con una sola acción emitida a nombre del fundador o de la sociedad matriz.

Guía paso a paso para constituir una sociedad en el Reino Unido

Constituir una entidad jurídica en el Reino Unido es un proceso sencillo. En muchos casos, las empresas pueden realizar todo el trámite en línea.

A continuación se ofrece una descripción general simplificada del proceso necesario para constituir una entidad jurídica en el Reino Unido:

Paso 1: Elige la forma jurídica de la empresa

Empiece por elegir la forma jurídica. La mayoría de las empresas internacionales optan por una sociedad de responsabilidad limitada (Ltd), ya que ofrece protección frente a la responsabilidad civil, flexibilidad operativa y credibilidad en el mercado británico.

Paso 2: Preparar los documentos de constitución

A continuación, reúne la documentación necesaria para tu solicitud de inscripción.

Esto suele incluir:

• Escritura de constitución
• Estatutos
• Información sobre los consejeros y accionistas
• Dirección del domicilio social
• Datos sobre el capital social

Estos documentos son importantes para definir cómo funcionará la empresa. Muchas empresas utilizan plantillas estándar, especialmente para los estatutos sociales.

Paso 3: Inscríbase en el Registro Mercantil

Las empresas deben presentar su solicitud de constitución ante el Registro Mercantil del Reino Unido.

Esto suele incluir:

• Nombre de la empresa
• Dirección del domicilio social
• Datos de los administradores y accionistas
• Información sobre la PSC
• Código SIC que describe la actividad empresarial

La mayoría de las solicitudes se presentan en línea y se tramitan rápidamente si están completas. Una vez aprobadas, la empresa recibe una escritura de constitución como prueba legal de su constitución.

Paso 4: Darse de alta a efectos del impuesto de sociedades

Las empresas de reciente constitución deben darse de alta en la Agencia Tributaria y Aduanera del Reino Unido (HMRC) a efectos del impuesto de sociedades. Por lo general, este trámite debe realizarse en un plazo de tres meses desde el inicio de las actividades empresariales, como la contratación de empleados o la obtención de ingresos.

Paso 5: Abrir una cuenta bancaria empresarial en el Reino Unido

Se requiere una cuenta local para realizar pagos, gestionar las nóminas y llevar a cabo las transacciones financieras cotidianas. Los bancos exigen pruebas de la actividad empresarial y la verificación de la identidad de los administradores.

Para los fundadores extranjeros, abrir una cuenta bancaria en el Reino Unido suele ser el trámite más largo debido a los controles de identidad.

Algunos fundadores internacionales recurren a alternativas fintech debido a que el proceso de incorporación es más rápido.

Requisitos de cumplimiento y presentación de informes de carácter continuo

La constitución de una entidad jurídica en el Reino Unido es solo el primer paso; las empresas deben garantizar el cumplimiento normativo de forma continua, lo que incluye lo siguiente:

Documentación corporativa anual

Las empresas del Reino Unido deben presentar documentos periódicamente para mantener su situación regular ante el Registro Mercantil. Entre ellos se incluyen:

• Cuentas anuales
• Una declaración de confirmación en la que se verifican los datos de la empresa

Los plazos de presentación son estrictos. Las presentaciones fuera de plazo conllevan sanciones más severas, y el incumplimiento reiterado puede dar lugar a la baja del registro.

Contabilidad e informes financieros

Las empresas deben llevar registros financieros precisos y elaborar informes formales, entre los que se incluyen:

• Llevar registros contables detallados
• Elaboración de los estados financieros anuales
• Llevar un registro de las transacciones, los activos y los pasivos

Estos registros sirven de base para cumplir con los requisitos fiscales y de presentación de documentos corporativos. Debido a su complejidad, muchas empresas recurren a contables locales para garantizar la precisión y el cumplimiento normativo.

Cumplimiento tributario

En el Reino Unido, el impuesto de sociedades se aplica a los beneficios de las empresas, no a sus ingresos. Las empresas que operan en el Reino Unido deben:

• Inscríbase en el impuesto de sociedades ante la HMRC en un plazo de tres meses desde el inicio de sus actividades empresariales
• Presentar las declaraciones anuales del impuesto de sociedades
• Pagar el impuesto de sociedades sobre los beneficios imponibles
• Llevar registros financieros y fiscales precisos

Es posible que las empresas también tengan que darse de alta en otros impuestos, dependiendo de sus actividades. Por ejemplo, es obligatorio darse de alta en el IVA cuando una empresa supera el umbral de ingresos aplicable.

Dado que los requisitos fiscales pueden variar en función de la estructura y las actividades de una empresa, muchas empresas recurren a contables locales para garantizar el cumplimiento normativo en todo momento.

Costes y plazos para constituir una sociedad en el Reino Unido

Cronología típica

La constitución de una sociedad en el Reino Unido es un proceso relativamente rápido, pero los plazos pueden variar en función de los requisitos documentales y bancarios.

• Registro de la empresa: suele completarse en un plazo de 24 a 48 horas tras la presentación de la documentación
• Inscripción en el impuesto de sociedades: debe realizarse en un plazo de tres meses desde el inicio de la actividad empresarial y suele tardar unos días.
• Configuración de la cuenta bancaria: puede tardar entre varios días y varias semanas, dependiendo del proveedor y del proceso de verificación

En la práctica, la apertura de una cuenta bancaria suele ser el paso más largo y más impredecible, sobre todo para los fundadores internacionales.

Costes habituales

La constitución y el mantenimiento de una sociedad en el Reino Unido suponen un gasto inicial relativamente asequible, pero los requisitos continuos pueden suponer un gasto considerable con el paso del tiempo.

Entre los gastos comunes se incluyen:

• Cuotas de inscripción
• Servicios jurídicos o de asesoramiento
• Configuración de la contabilidad y la nómina
• Costes continuos de cumplimiento normativo y presentación de documentos

Las tasas de inscripción son relativamente bajas, pero los servicios profesionales y el cumplimiento normativo continuo pueden aumentar considerablemente los gastos totales.

Si solo vas a contratar a unos pocos empleados a nivel local, el coste puede superar fácilmente las ventajas de constituir una sociedad.

Retos habituales a la hora de constituir una entidad en el Reino Unido

Algunos de los problemas operativos más habituales a los que pueden enfrentarse los empresarios al entrar en el mercado británico son:

• Cumplimiento de los requisitos normativos locales
• Abrir una cuenta bancaria empresarial, lo que puede llevar semanas debido a los controles de cumplimiento normativo
• Comprender la legislación laboral del Reino Unido, que puede resultar compleja
• Gestionar el cumplimiento normativo en materia de nóminas y prestaciones, lo que requiere conocer el sistema PAYE y los requisitos de presentación de informes
• Cumplimiento de las obligaciones de información vigentes

Estas complejidades suelen aumentar la carga administrativa que supone la expansión internacional.

Contratación de empleados a través de una entidad del Reino Unido

Una vez que hayan constituido con éxito una entidad jurídica en el Reino Unido, las empresas pueden empezar a contratar a empleados locales.

No obstante, los empleadores deben cumplir con la legislación laboral y la normativa sobre nóminas del Reino Unido.

Contratos de trabajo y legislación laboral

Las empresas del Reino Unido deben cumplir una serie de normas laborales que regulan la contratación, la remuneración y la gestión de los empleados. Uno de los requisitos fundamentales es facilitar una declaración por escrito con los detalles del contrato de trabajo desde el primer día.

Por lo general, los contratos de trabajo deben incluir condiciones fundamentales como:

• Salario y remuneración
• Horario y condiciones de trabajo
• Plazos de preaviso
• Condiciones de rescisión

Además de los contratos, los empleadores deben cumplir con la legislación laboral del Reino Unido en materia de salario mínimo, normativa sobre la jornada laboral, medidas contra la discriminación y derechos de los trabajadores. El incumplimiento de estos requisitos puede dar lugar a litigios y sanciones económicas.

Nómina y obligaciones fiscales

Las empresas deben gestionar las nóminas a través del sistema «Pay As You Earn», lo que implica la presentación de informes en tiempo real a la HMRC en cada ciclo de pago.

Esto incluye:

• Retención del impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados
• Pagar las cotizaciones a la Seguridad Social tanto del empleador como del empleado
• Envío de datos de nóminas a la HMRC

La presentación de informes precisos y puntuales sobre las nóminas es fundamental para cumplir con la normativa fiscal del Reino Unido.

Prestaciones obligatorias y obligaciones del empleador

Los empleadores también deben proporcionar las prestaciones legales previstas en la legislación laboral del Reino Unido. Entre ellas se incluyen:

• Vacaciones anuales remuneradas
• Subsidio por enfermedad previsto en la legislación
• Permiso de maternidad y paternidad
• Aportaciones a planes de pensiones mediante la inscripción automática (incluidas las aportaciones mínimas del empleador)

Estas prestaciones no son opcionales y deben gestionarse de conformidad con la normativa local. El incumplimiento puede dar lugar a multas, pagos atrasados y otras consecuencias legales.

Cuándo tiene sentido constituir una sociedad en el Reino Unido

La decisión suele depender de la envergadura, los plazos y el compromiso a largo plazo. 

Constituir una entidad jurídica en el Reino Unido puede resultar beneficioso si su empresa:

• Planea una expansión a largo plazo en el Reino Unido
• Tiene como objetivo generar ingresos locales
• Es necesario tener una sede social para firmar contratos
• Quiere consolidar una fuerte presencia de marca en el mercado británico

Sin embargo, constituir una entidad local puede no ser la opción más adecuada si:

• Tienes pensado contratar solo a uno o dos empleados
• Solo estás tanteando el terreno
• Necesitas contratar personal en el Reino Unido con urgencia

En estos casos, las empresas suelen buscar soluciones de contratación alternativas, como asociarse con un empleador oficial.

Contratar personal en el Reino Unido sin constituir una sociedad 

Es importante saber que no siempre es necesario constituir una entidad local en el Reino Unido. Para las empresas con necesidades de contratación más modestas, existe una alternativa más rápida: trabajar con un «Employer of Record» (EOR).

Un proveedor de servicios de EOR permite a las empresas contratar personal en el Reino Unido sin el compromiso de tiempo y el gasto que supone constituir una entidad jurídica. El proveedor de servicios de EOR actúa como empleador legal de los trabajadores y se encarga, en su nombre, del cumplimiento normativo, la gestión de nóminas y las responsabilidades de recursos humanos, lo que elimina la necesidad de constituir una sociedad, establecer una sede local y realizar tareas administrativas continuas.

Con RemoFirst, las empresas pueden:

• Contrata personal en el Reino Unido rápidamente sin necesidad de constituir una sociedad local
• Cumpla con la legislación laboral, los requisitos de nóminas y los requisitos fiscales del Reino Unido
• Gestiona las nóminas, las prestaciones y las vacaciones en una sola plataforma
• Ofrecer prestaciones competitivas, incluida la cobertura sanitaria privada

En lugar de tener que lidiar con complejos trámites de constitución de sociedades, RemoFirst facilita la contratación rápida, garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento de la legislación laboral del Reino Unido.

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