Principales conclusiones:
- Dar por sentado que las normas laborales son las mismas en todos los países es uno de los errores más costosos en la contratación internacional.
- Las empresas que operan en varios países se enfrentan a un mayor riesgo de sanciones relacionadas con la nómina y de problemas de cumplimiento normativo.
- El cumplimiento normativo exige una supervisión continua, ya que la legislación laboral, la normativa fiscal y los requisitos de presentación de informes pueden cambiar con frecuencia.
El cumplimiento normativo en materia de contratación internacional puede resultar complicado, ya que la legislación laboral varía de un país a otro. Una empresa que cumpla plenamente con la normativa en un mercado puede infringir involuntariamente las leyes o normativas de otro. Esto puede dar lugar a multas, sanciones salariales, litigios o retrasos.
Contratar personal a nivel internacional permite acceder a talento y generar crecimiento. Sin embargo, el cumplimiento normativo se vuelve mucho más complejo cuando los empleados trabajan en diferentes países.
Por lo general, el incumplimiento no es intencionado. El error radica en dar por sentado que las prácticas laborales y de nóminas son iguales en todas partes. Las empresas suelen seguir la legislación de su país de origen y solo se dan cuenta demasiado tarde de que las normas relativas a los contratos, las nóminas, las prestaciones y el despido son diferentes.
Según los datos internos de RemoFirst, las empresas dedican una media de 8,3 horas al mes por cada empleado internacional a tareas de cumplimiento normativo. A medida que los equipos se expanden a otros países, la carga administrativa aumenta. Esto hace que el proceso requiera más tiempo y aumenta el riesgo de pasar por alto detalles importantes.
Por qué el cumplimiento normativo en materia de empleo a nivel mundial se vuelve tan complejo
El cumplimiento normativo en materia de empleo a nivel internacional va más allá de los contratos y la nómina. Abarca la inscripción fiscal, las prestaciones, la clasificación de los trabajadores, la tramitación de visados, la presentación de informes sobre nóminas, la protección de datos y la rescisión de contratos. Cada país regula estas áreas de forma diferente, por lo que los empleadores deben cumplir la normativa local desde el primer día.
Una empresa estadounidense que se expanda a Francia puede encontrarse con que la legislación laboral francesa impone protecciones más estrictas en materia de despido, prestaciones obligatorias y plazos de preaviso más largos, mientras que las empresas que contraten personal en Portugal se enfrentarán a prestaciones obligatorias para los empleados diferentes.
Las normas de cumplimiento normativo cambian con el tiempo. Los gobiernos suelen actualizar la legislación laboral, los umbrales fiscales y las normas sobre permisos. A medida que las empresas se expanden a más países, puede resultar difícil estar al tanto de los cambios sin contar con expertos locales especializados o con el apoyo de un empleador oficial (EOR).
A continuación se enumeran 10 de los problemas más habituales en materia de cumplimiento normativo laboral internacional a los que se enfrentan las empresas cuando contratan personal a nivel mundial.
1. Clasificación errónea de los contratistas
Las normas de clasificación de los trabajadores varían considerablemente de un país a otro. Es posible que los requisitos legales para trabajar como autónomo en un mercado no sean aplicables en otro. En muchos lugares, un autónomo que trabaja a tiempo completo para una sola empresa durante un período prolongado se considera legalmente un empleado, independientemente de lo que establezca el contrato.
Las consecuencias de cometer un error son graves. Las empresas pueden verse obligadas a pagar impuestos atrasados, prestaciones retroactivas, multas y enfrentarse a litigios.
Por ejemplo, se calcula que entre el 10 % y el 30 % de las empresas estadounidenses clasifican erróneamente al menos a un trabajador. Aunque sea involuntaria, la clasificación errónea de los empleados puede suponer un gran problema para cualquier empresa con presencia internacional.
Muchas empresas recurren a un proveedor de servicios de gestión de contratistas (EOR) para reducir el riesgo asociado a la clasificación de los trabajadores y garantizar que los contratos se ajusten a la legislación laboral local.
2. Dar por sentado que los contratos de trabajo son universales
Un contrato de trabajo válido en un país puede no ser exigible o no cumplir con la normativa en otro. La legislación laboral local suele exigir disposiciones relativas a la rescisión, el preaviso, el período de prueba, la jornada laboral, las prestaciones y las cláusulas de no competencia.
Incluso las diferencias aparentemente más insignificantes pueden suponer un riesgo legal. Por ejemplo:
- Un plazo de preaviso que se considere habitual en un país puede infringir las garantías laborales mínimas en otro.
- En algunos casos, la titularidad de la propiedad intelectual se transfiere automáticamente al empleador. En otros, es necesario incluir una cláusula explícita en el contrato.
- Algunos países exigen que los contratos de trabajo estén redactados en el idioma local y/o cumplan los requisitos de formato establecidos por el gobierno.
En resumen: no existe un modelo universal de contrato de trabajo internacional. Las empresas deben redactar contratos que cumplan con la legislación local y se adapten a cada país en el que contraten personal.
3. Incumplimiento de la obligación de proporcionar las prestaciones obligatorias
Las prestaciones obligatorias son aquellas que los empleadores están obligados a ofrecer por ley. Los requisitos varían según la región y pueden incluir:
- Mínimos de vacaciones pagadas
- Requisitos para la paga extra
- Obligaciones en materia de seguro médico
- Contribuciones a la pensión
Las empresas se meten en problemas cuando dan por sentado que lo que ofrecen en su país de origen cumple con los requisitos de un nuevo mercado. Las bajas remuneradas son un ejemplo clave, ya que pueden incluir vacaciones, bajas por enfermedad o permisos parentales.
Un paquete de prestaciones que resulta competitivo en un país puede no alcanzar el mínimo legal en otro. El incumplimiento de la obligación de ofrecer las prestaciones obligatorias expone a la empresa a multas, demandas y daños a su reputación como empleador.
4. Subestimar la complejidad de las nóminas y los impuestos
El cumplimiento normativo en materia de nóminas a nivel mundial es mucho más que una simple conversión de divisas. Cada país establece sus propias normas en cuanto a retenciones fiscales, distribución de cotizaciones, plazos de presentación y registro de nóminas. Los errores en la conversión de divisas también pueden dar lugar a pagos excesivos o insuficientes.
Entre los problemas habituales relacionados con el cumplimiento normativo en materia de nóminas a nivel mundial se incluyen:
- Retención fiscal incorrecta
- Incumplimiento de los plazos de presentación de las nóminas
- Errores en la conversión de divisas
- Cálculos incorrectos de las cotizaciones patronales
- No haberse inscrito en las autoridades fiscales locales
Los pequeños errores se acumulan rápidamente. Dos tercios de las empresas que operan en entre dos y cinco países han sido multadas por errores en la gestión de nóminas. Corregir los errores tras una auditoría resulta más costoso y supone una mayor interrupción de la actividad que prevenir los problemas desde el principio.
Una empresa de gestión de nóminas (EOR) puede centralizar el cumplimiento de las obligaciones en materia de nóminas y garantizar el pago correcto de los impuestos locales y las cotizaciones patronales en cada país.
5. Riesgo de establecimiento permanente
El establecimiento permanente (EP) es un concepto fiscal que se utiliza para determinar si una empresa extranjera ha establecido una presencia comercial sujeta a impuestos en otro país.
Una presencia económica (PE) implica que, a efectos fiscales, se considera que tu empresa opera a nivel local. Si las autoridades fiscales así lo determinan, deberás pagar el impuesto de sociedades, darte de alta a efectos del IVA y cumplir con las obligaciones de información correspondientes.
Entre los factores desencadenantes más comunes se encuentran:
- Empleados que generan ingresos
- Los empleados que firman contratos en nombre de la empresa
- Los empleados que llevan mucho tiempo en la empresa
A medida que la contratación a distancia y la contratación internacional se han ido generalizando, las autoridades fiscales han intensificado su control sobre estas modalidades.
La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), una organización internacional integrada por 38 países miembros, actualizó su Modelo de Convenio Fiscal en 2025. Ahora, si un empleado pasa al menos el 50 % de su tiempo en otro país a lo largo de un año, puede ser necesario realizar una revisión para determinar si existe un establecimiento permanente.
Algunas empresas recurren a la figura del «empleador oficial» para reducir el riesgo de incurrir en un establecimiento permanente al contratar personal en el extranjero.
6. Incumplimiento de la legislación local en materia de rescisión
El contrato de trabajo a voluntad es poco habitual fuera de Estados Unidos. La mayoría de los países exigen una causa justificada, documentación y un preaviso para el despido.
Las normas de despido suelen ser, además, favorables para los trabajadores, y los requisitos pueden variar considerablemente de un país a otro.
En algunas regiones, la indemnización por despido se calcula según fórmulas específicas que tienen en cuenta el salario y la antigüedad. En otras, se exigen plazos de preaviso, trámites administrativos o el cumplimiento de procedimientos definidos. En determinadas regiones, es posible que los empleadores tengan que consultar al comité de empresa antes de despedir a un empleado.
Una práctica habitual en un mercado, como el despido por motivos de rendimiento, puede ser ilegal en otros lugares. Los errores en este ámbito pueden dar lugar a reclamaciones, a la reincorporación forzosa o a costosos acuerdos extrajudiciales.
Dado que las normas en materia de despido varían considerablemente de un país a otro, muchas empresas recurren a expertos locales en recursos humanos y en asuntos jurídicos, o a un socio de EOR, para gestionar los procesos de baja del personal de conformidad con la normativa.
7. Derecho al trabajo y cumplimiento de la normativa en materia de visados
El hecho de que alguien viva en un país no significa automáticamente que esté autorizado a trabajar allí. A menudo, los empleadores son los responsables de comprobar la autorización para trabajar en el país donde reside el empleado.
Es posible que tengan que asegurarse de que el puesto cumple los requisitos mínimos de salario o cualificación, presentar solicitudes de visado y abonar las tasas oficiales. El empleado también debe mantener la autorización legal para trabajar en el país durante toda la duración de su contrato.
El incumplimiento de las obligaciones del empleador puede acarrear multas, la revocación de los permisos de trabajo, restricciones en futuros patrocinios y daños a la reputación. Además, el proceso de obtención del visado puede prolongarse durante meses, por lo que los empleadores deben tenerlo en cuenta a la hora de planificar sus plazos de contratación.
Debido a su complejidad, muchas empresas de EOR ofrecen ayuda con el proceso de solicitud de visados y permisos de trabajo.
8. Protección de datos y tratamiento de los datos de los empleados
Los datos de los empleados —desde la información sobre nóminas hasta los expedientes de rendimiento— están sujetos a una estricta regulación en muchas partes del mundo.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE es el marco normativo más conocido, pero países como Israel, Corea del Sur y China cuentan con sus propias leyes de protección de datos, con normas específicas sobre cómo se puede recopilar, almacenar, transferir y tratar la información de los empleados. Incluso dentro de la UE, países como Alemania aplican normas de protección de datos de los empleados más estrictas que muchos de sus mercados vecinos.
Las transferencias transfronterizas de datos se encuentran entre los riesgos de cumplimiento normativo más habituales para las empresas internacionales. Por ejemplo, la transferencia de datos de empleados fuera de la UE puede requerir una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo (SCC) u otras garantías aprobadas, dependiendo del destino de los datos.
Las empresas también deben asegurarse de que sus sistemas de recursos humanos, sus plataformas de nóminas y sus prácticas internas en materia de datos se ajusten a los requisitos locales de protección de datos. En algunas jurisdicciones, es posible que los empleados deban dar su consentimiento explícito sobre cómo se almacena o utiliza su información personal, especialmente cuando los datos se comparten entre varios países o con sistemas de terceros.
9. Requisitos locales de registro y configuración
En la mayoría de los países, las empresas no pueden gestionar legalmente las nóminas ni contratar a empleados hasta que hayan cumplido con los requisitos de registro como empleador. A menudo se trata de un proceso de varios pasos que puede incluir:
- Inscripción en las autoridades fiscales locales
- Darse de alta en los sistemas de la Seguridad Social o de pensiones
- Realización de los trámites de registro en materia de seguridad laboral
- Obtención de los números de identificación fiscal de la empresa o de la nómina
Si se omiten o se retrasan estos pasos, se puede ralentizar el proceso de contratación, retrasar la configuración de la nómina y generar riesgos de incumplimiento normativo desde el primer momento.
Los requisitos de registro varían considerablemente de un país a otro, y a veces incluso de una región a otra dentro de un mismo país. En algunos mercados, el proceso puede tardar semanas o meses en completarse y puede requerir la ayuda de expertos locales en materia jurídica, de nóminas o de contabilidad para garantizar que todo se gestione correctamente.
10. El cumplimiento normativo no termina una vez que se contrata a un empleado
Muchas empresas consideran que el cumplimiento normativo en materia de personal internacional es una tarea que se limita a la contratación y la incorporación. Sin embargo, el mayor riesgo suele surgir una vez que el empleado ha comenzado a trabajar. Las leyes laborales cambian. Las normativas fiscales se actualizan. Entran en vigor nuevos requisitos de información. Una contratación que inicialmente cumple con la normativa puede convertirse rápidamente en un problema si no se realiza un seguimiento continuo de las obligaciones de cumplimiento normativo en materia de empleo transfronterizo.
Entre los requisitos actuales se incluyen:
- Declaraciones anuales de nóminas, impuestos y empleo
- Actualización de contratos y pólizas cuando cambia la legislación laboral
- Gestionar y/o llevar un control preciso de las bajas legales, las prestaciones y las horas extras
- Mantener los registros de nóminas y de empleados listos para una auditoría
- Seguimiento de los cambios normativos y de presentación de informes que se están produciendo
Estos detalles pueden pasar fácilmente desapercibidos para cualquier empresario que no esté al tanto de los cambios en la legislación local. El hecho de no aplicar cualquiera de estas actualizaciones puede dar lugar a correcciones con carácter retroactivo, sanciones o auditorías.
Cómo se traduce esto en la vida real
Cualquiera de estas cuestiones puede suponer un quebradero de cabeza para una empresa con presencia internacional. Por ejemplo, una startup con sede en Estados Unidos contrata a un único desarrollador en Singapur y no se da cuenta de que la legislación laboral de Singapur exige contratos de trabajo por escrito con cláusulas específicas de rescisión. Cuando la empresa intenta poner fin a la relación laboral, se enfrenta a una demanda por despido improcedente y debe abonar los salarios atrasados de varios meses.
O bien, una empresa clasifica a un trabajador con una relación laboral de larga duración en Brasil como autónomo, pero posteriormente un tribunal laboral determina que dicha relación equivalía a una relación laboral por cuenta ajena. Dos años después, la empresa podría verse obligada a pagar prestaciones retroactivas, cotizaciones sociales y sanciones correspondientes a toda la duración de la relación laboral.
En todos los casos, el empresario no infringió la ley de forma intencionada. Simplemente subestimó lo diferentes que pueden ser las normas laborales y los requisitos de cumplimiento de un país a otro.
Por lo general, las empresas disponen de tres opciones para garantizar el cumplimiento normativo a la hora de contratar personal en el extranjero.
- Desarrollar competencias internas en materia jurídica y de recursos humanos en cada país, ya sea contratando a especialistas o colaborando con asesores jurídicos y financieros locales.
- Constituir sociedades locales (lo cual requiere mucho tiempo y es costoso)
- Trabaja con una empresa de gestión de personal (EOR)
Una empresa de gestión de personal (EOR) actúa como empleador legal de un equipo internacional, encargándose del cumplimiento normativo y de la gestión de nóminas en nombre de la empresa. En lugar de recurrir a personal especializado interno o de constituir una entidad en otro país, la empresa puede recurrir a una EOR para garantizar el cumplimiento normativo.
Cómo evitar estas sorpresas en materia de cumplimiento normativo
La mayoría de los problemas de cumplimiento normativo a nivel internacional se deben a que las empresas dan por sentado que la legislación laboral es igual en todos los países. En realidad, cada país tiene requisitos distintos en materia de nóminas, contratos, impuestos, prestaciones, despidos y clasificación de los trabajadores.
Como «empleador oficial», RemoFirst actúa como empleador legal de su plantilla internacional. Ayudamos a las empresas a contratar, incorporar y pagar a sus empleados de forma conforme a la normativa en más de 185 países, al tiempo que prestamos apoyo en la gestión global de los colaboradores externos.
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Preguntas frecuentes sobre el cumplimiento normativo en la contratación internacional
¿Qué es el cumplimiento normativo en materia de empleo internacional?
El cumplimiento normativo en materia de empleo internacional se refiere a las obligaciones legales, de nóminas, fiscales, de derecho laboral y de recursos humanos que las empresas deben cumplir al contratar a empleados en otro país.
¿Cuáles son los principales riesgos de cumplimiento normativo a la hora de contratar personal en el extranjero?
Entre los riesgos más comunes se encuentran la clasificación errónea de los trabajadores, los errores en los impuestos sobre nóminas, la exposición a la figura del establecimiento permanente, los contratos de trabajo que incumplen la normativa, las infracciones en materia de visados y las demandas por despido improcedente.
¿Contratar a un empleado en otro país puede generar obligaciones fiscales?
Sí. En algunos casos, el mero hecho de contratar a un solo trabajador en el extranjero puede dar lugar a un riesgo de establecimiento permanente, lo que puede generar obligaciones en materia de impuesto de sociedades o de presentación de informes a nivel local.
¿Cómo se aseguran las empresas de cumplir con la normativa al contratar personal a nivel internacional?
Por lo general, las empresas garantizan el cumplimiento normativo desarrollando conocimientos jurídicos y de recursos humanos a nivel interno, creando entidades locales o asociándose con un «empleador de referencia» (EOR) que se encarga de gestionar la nómina, los contratos, las prestaciones y el cumplimiento de la legislación laboral local en su nombre.
¿Cómo ayuda un empleador oficial a garantizar el cumplimiento normativo?
Un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) actúa como empleador legal en nombre de la empresa y se encarga de la gestión de nóminas, contratos, prestaciones legales, retenciones fiscales y el cumplimiento de la legislación laboral local.
