¡Bienvenido a RemoLabs! Esta serie de investigaciones presenta perspectivas derivadas de datos anónimos de clientes, utilizando la plataforma de RemoFirst Employer of Record, así como encuestas e investigaciones de mercado de terceros. A continuación, compartimos nuestros hallazgos para ayudarle a contratar de manera más inteligente y navegar por la expansión global.

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Contratar talento internacional aporta ventajas increíbles: acceso a habilidades especializadas, productividad las 24 horas del día y la capacidad de crear equipos verdaderamente globales. 

Pero, entre bastidores, los equipos de RR. HH. y de personal están asumiendo silenciosamente una carga cada vez mayor: cumplir con un mosaico de leyes laborales, sistemas de nóminas y normas de prestaciones.

Según nuestros datos sobre contratación internacional, los equipos de recursos humanos dedican una media de 8,3 horas al mes a tareas relacionadas con el cumplimiento normativo por cada contratación internacional que gestionan. Esa cifra puede no parecer excesiva en sí misma. 

Pero se acumula rápidamente.

¿Contratas a 10 empleados en el extranjero? Ahora tendrás más de 80 horas de trabajo administrativo cada mes. Eso equivale a dos semanas completas de trabajo, solo para cumplir con la normativa.

En este informe de RemoLabs, analizaremos:

• En qué suelen consistir estas 8,3 horas
• Por qué la pérdida de tiempo es más que un simple inconveniente operativo
• Cómo los equipos modernos de RR. HH. están encontrando formas más inteligentes de gestionarlo

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¿Qué se esconde dentro de esas 8,3 horas?

El cumplimiento normativo no es una tarea única, sino un proceso continuo y minucioso. 

A continuación se detallan los tipos de tareas que suelen consumir gran parte del ancho de banda de People Ops cuando se contratan empleados en otros países:

• Creación y localización de contratos: garantizar que el contrato de cada nuevo empleado se ajuste a la legislación laboral local, los períodos de prueba, las condiciones de rescisión y las prestaciones legales.
  
  
• Coordinación de nóminas: gestión de retenciones fiscales locales, cotizaciones sociales y corrección de discrepancias, especialmente cuando se trabaja con diferentes divisas y ciclos de pago.
  
  
• Configuración de prestaciones: Navegación por los requisitos específicos de cada país en materia de asistencia sanitaria, pensiones o permisos remunerados.
  
  
• Documentación sobre el derecho al trabajo: Recopilación de documentos de identidad, visados o formularios gubernamentales exigidos por las autoridades locales.
  
  
• Seguimiento normativo: Mantenerse al día con las leyes laborales, que pueden cambiar con frecuencia en mercados como Francia, Brasil o India.
  
  
• Preparación de auditorías y presentación de informes: Respuesta a auditorías o preparación de documentación para presentaciones ante organismos gubernamentales o revisiones internas.
  
  

Estas tareas suelen ser manuales, repetitivas y urgentes. Esa es una receta para el agotamiento, especialmente en equipos reducidos.

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Por qué esta carga de trabajo genera un riesgo estratégico

El impacto más evidente de la administración del cumplimiento normativo es la pérdida de tiempo. Pero tiene efectos secundarios más profundos para las organizaciones en crecimiento:

🔄 Incorporación más lenta

Cuando se retrasan la localización de contratos o la revisión de documentación, las fechas de inicio se posponen, lo que no causa una buena primera impresión a los nuevos empleados.

🧯 Mayor riesgo de errores

Los pequeños errores de cumplimiento normativo pueden acarrear importantes problemas legales. Por ejemplo, clasificar erróneamente a un empleado como contratista en España podría dar lugar a multas, impuestos atrasados o incluso demandas judiciales.

📉 Menos tiempo para el trabajo estratégico

El mismo equipo de RR. HH. responsable del cumplimiento normativo global suele encargarse también de la retención, la cultura, la diversidad, la equidad y la inclusión, las evaluaciones de rendimiento y el aprendizaje y el desarrollo. Las horas dedicadas al cumplimiento normativo desplazan a las iniciativas estratégicas que realmente impulsan la salud y el crecimiento del equipo.

😓 Agotamiento en las operaciones de personal

Las investigaciones del sector muestran que los profesionales de RR. HH. pueden dedicar una parte significativa de su tiempo, a menudo el 40 % o más — en tareas administrativas y relacionadas con el cumplimiento normativo, lo que les deja menos capacidad para dedicarse a trabajos de mayor valor. 

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¿Qué hacen los equipos líderes en su lugar?

Los equipos con visión de futuro no intentan «trabajar más duro», sino que están rediseñando los flujos de trabajo y los sistemas. A continuación se presentan tres formas en que las empresas están recuperando tiempo sin sacrificar el cumplimiento normativo:

1. Automatizar siempre que sea posible

Muchas tareas rutinarias de cumplimiento normativo, como recopilar documentos, actualizar políticas y realizar un seguimiento de los plazos, pueden optimizarse con las herramientas y los procesos adecuados. 

Algunos equipos de RR. HH. crean sistemas de tareas internos para automatizar los recordatorios y los flujos de trabajo de documentación. Otros utilizan plataformas como RemoFirst, que combinan tecnología y experiencia local para simplificar la incorporación, la nómina y el cumplimiento normativo en varios países.

Pero las herramientas por sí solas tienen sus limitaciones, especialmente cuando hay que interpretar o adaptarse a las normativas específicas de cada país. Lo que nos lleva a...

2. Aprovechar estratégicamente a los expertos externos

Contratar personal en nuevos países no significa que tengas que convertirte en un experto en sus leyes laborales. 

La colaboración con especialistas globales en cumplimiento normativo en materia de recursos humanos o con un empleador oficial (EOR) permite centralizar y descargar la mayor parte del trabajo administrativo.

Las EOR asumen la responsabilidad legal de contratar talento internacional en su nombre. Eso significa que:

• Redactar contratos conformes con la normativa.
• Gestionar las retenciones fiscales locales y las prestaciones
• Gestionar las actualizaciones legales y las auditorías.
• Proteja a su empresa del riesgo de clasificación errónea.

En lugar de dedicar internamente 8,3 horas por contrato al mes, estos procesos son gestionados por expertos locales que realizan este trabajo a gran escala.

Consejo: Si está considerando contratar a un EOR, pregunte por su cobertura en distintos países, su experiencia legal local y cómo gestionan la paridad de prestaciones, especialmente en regiones como Latinoamérica o el Sudeste Asiático, donde las normativas pueden presentar matices.

3. Realizar una auditoría de cumplimiento de horarios.

Antes de revisar tus flujos de trabajo, empieza por hacer un seguimiento del tiempo que tu equipo dedica actualmente al cumplimiento normativo.

Aquí tienes un esquema rápido:

• Seguimiento por tarea: documenta cuánto tiempo se dedica cada semana a revisar contratos, resolver dudas sobre nóminas, configurar prestaciones, etc.
  
  
• Seguimiento por país: algunos países (como Alemania o India) pueden tardar más tiempo debido a la complejidad normativa.
  
  
• Estimación por contratación: si su empresa se está expandiendo a nivel mundial, calcule la carga de tiempo prevista para 5, 10 o 25 nuevas contrataciones.

Si su auditoría muestra que un solo generalista de People Ops dedica entre el 20 % y el 30 % de su tiempo al cumplimiento normativo, es hora de replantearse su enfoque.

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Una breve nota sobre el coste frente al valor

Algunos líderes dudan en invertir en ayuda externa porque asumen que gestionar el cumplimiento normativo internamente es más barato. Pero eso es perder de vista el panorama general:

• ¿Qué es lo que tu equipo de Recursos Humanos no está haciendo porque está ocupado con los formularios fiscales?
  
  
• ¿Cuántos retrasos en la incorporación se podrían evitar con un soporte localizado?
  
  
• ¿Cómo serían tus puntuaciones de retención o compromiso si dedicaras más tiempo a estrategias de RR. HH.?
  
  

En otras palabras: el tiempo también es dinero.

Reflexiones finales

El cumplimiento normativo siempre formará parte de la contratación internacional, pero no tiene por qué ser un obstáculo ni una pérdida de tiempo.

Si tu equipo dedica actualmente 8,3 horas al mes por cada contratación internacional, no eres el único. Pero hay mejores formas de apoyar a tu equipo de Recursos Humanos, optimizar las operaciones y reducir el riesgo.

Ya sea mediante la introducción de la automatización inteligente, la incorporación de expertos locales o la realización de una auditoría de tiempo, el objetivo es el mismo: liberar a su equipo de Recursos Humanos para que se centre en lo que realmente importa: crear una plantilla global próspera y comprometida.

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Preguntas frecuentes

1. ¿Qué tipos de tareas de cumplimiento normativo requieren más tiempo al contratar personal a nivel internacional?

Las tareas como localizar contratos de trabajo, gestionar nóminas en varios países, establecer prestaciones y mantenerse al día con la legislación laboral suelen ser las que más tiempo consumen. A menudo varían según el país y son propensas a actualizaciones frecuentes.

2. ¿Cómo puedo saber si mi equipo está dedicando demasiado tiempo al cumplimiento normativo?

Una auditoría de tiempo es un buen primer paso. Realice un seguimiento de cuántas horas dedica su equipo al mes a cada contratación internacional. Si se encuentra en la media de 8,3 horas o por encima de ella, o si le cuesta priorizar las iniciativas estratégicas, tal vez sea el momento de replantearse sus flujos de trabajo.

3. ¿Qué es un empleador oficial (EOR) y cómo ayuda a reducir la carga de trabajo relacionada con el cumplimiento normativo?

Una EOR como RemoFirst es una organización externa que contrata legalmente a trabajadores internacionales en su nombre. Asume responsabilidades de cumplimiento normativo, como contratos, nóminas, impuestos y prestaciones, para que su equipo interno no tenga que gestionar esas tareas internamente.

4. ¿Puede la automatización sustituir por completo la supervisión del cumplimiento normativo en el caso de las contrataciones internacionales?

La automatización puede ayudar con tareas repetitivas (como la recopilación de documentos o el seguimiento de plazos), pero normalmente no puede interpretar ni adaptarse a normativas complejas específicas de cada país. Por eso muchos equipos combinan la automatización con el apoyo de expertos.

5. ¿Cuál es el riesgo de gestionar el cumplimiento normativo global de forma manual sin ayuda externa?

Los procesos manuales aumentan el riesgo de cometer errores legales, retrasos en la incorporación de nuevos empleados, errores en las nóminas y la insatisfacción de los empleados. Para los equipos reducidos, estos riesgos pueden ser más difíciles de gestionar a medida que la empresa se expande a nivel internacional.

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Acerca de estos datos

Nuestros datos se obtienen de forma anónima a partir de las opiniones y tendencias de los clientes, así como de las encuestas realizadas a cientos de líderes de RR.HH. y People Ops de todo el mundo. Aunque esto no incluye millones de puntos de datos, se recopilan entre miles de empresas de todo el mundo que buscan y están abiertas al talento en países de todo el mundo.