Cuando se contrata para un puesto, hay un objetivo universal entre los profesionales de RRHH: encontrar a la mejor persona para el trabajo.
Ahora que el auge del trabajo a distancia ha facilitado más que nunca la contratación de cualquier persona, bueno, en cualquier lugar, muchas empresas están ampliando su contratación más allá de las fronteras de su empresa.
Sin embargo, si un nuevo empleado potencial no está legalmente autorizado a trabajar en su ubicación actual, puede convertirse rápidamente en una pesadilla de cumplimiento.
Hay muchos mitos e información errónea sobre los visados y la inmigración. Las leyes también son complejas y cambian constantemente, y cumplirlas al pie de la letra puede determinar si un empleado puede trabajar legalmente para su empresa, o incluso permanecer en el país.
Esto es lo que necesita saber para obtener los visados adecuados para sus empleados internacionales.
Principales conclusiones:
- Un malentendido de las leyes de visados o inmigración puede acarrear graves trastornos a la empresa, incluidas multas, auditorías e incluso la deportación de los empleados.
- Todas las empresas, desde las grandes hasta las pequeñas, tienen que cumplir las mismas normas de conformidad cuando contratan en el extranjero.
- Las normas de visado y empleo de cada país son diferentes, por lo que trabajar con expertos locales ayuda a evitar costosos errores legales.
Error 1: Trabajar a distancia significa que no se necesita visado
Los empresarios suelen suponer que los empleados a distancia pueden trabajar desde cualquier lugar y no necesitan visado. Sin embargo, un empleado sigue necesitando un derecho legal para trabajar en el país donde reside.
Por ejemplo, si su empresa quiere contratar a un ciudadano estadounidense que vive en España, esa persona debe tener el derecho legal a trabajar en España. Si el empleado potencial es un inmigrante en España o un nómada digital, tendrá que asegurarse de que posee el estatus legal para trabajar allí.
Por eso su proceso de contratación debe incluir la comprobación de que una persona está legalmente autorizada a trabajar en su país de residencia, ya sea por tener la nacionalidad o un visado de trabajo válido.
Si no es el caso, tendrá que identificar qué tipo de visado necesita para trabajar legalmente en su empresa e iniciar el proceso de solicitud de visado. De lo contrario, su empresa podría enfrentarse a multas y el empleado podría ser deportado, por no hablar del trastorno que puede causar a su equipo.
Error 2: Cualquier visado sirve para trabajar
Hay muchos tipos de visados, desde el de estudiante hasta el de turista. Sin embargo, esos visados están vinculados a un fin específico, por ejemplo, asistir a la escuela o viajar. Ser titular de un visado no da automáticamente derecho a trabajar en ese país, aunque se esté allí legalmente.
Algunos países ofrecen visados de trabajo temporales, como el visado de vacaciones con trabajo, pero tienen límites y no pueden utilizarse para un empleo permanente. Por ejemplo, los ciudadanos australianos de entre 18 y 35 años pueden solicitar el visado Youth Mobility Scheme del Reino Unido, que les permite trabajar en el país para cualquier empresa británica, pero sólo por un periodo máximo de dos años.
Aunque un empleado tenga un visado de trabajo válido, eso no significa necesariamente que pueda trabajar para cualquier empresa. Muchos visados están patrocinados por la empresa, lo que significa que el visado está legalmente vinculado a la empresa que lo patrocina. Si el empleado deja esa empresa, el visado deja de ser válido para un nuevo empleo.
En estos casos, el nuevo empleador no puede simplemente "hacerse cargo" del visado existente. Tendrá que solicitar un nuevo patrocinio y volver a expedir el visado a nombre de su empresa antes de que el empleado pueda empezar a trabajar legalmente. Este proceso puede llevar tiempo y puede implicar tasas gubernamentales, documentación y pruebas de que el puesto cumple los requisitos locales de empleo.
Error 3: Los visados de negocios cubren el trabajo a largo plazo
Algunos países conceden visados de negocios que pueden utilizarse para reuniones, conferencias o actividades de corta duración. Alemania, por ejemplo, ofrece un visado de negocios que permite a los titulares del visado realizar negocios en Alemania durante un máximo de 90 días dentro de un periodo de 180 días. India también exige visados de negocios, que suelen ser válidos durante un año y permiten múltiples entradas.
Los visados de negocios no están pensados para un trabajo permanente. Algunos empresarios confían erróneamente en los visados de negocios para proyectos de larga duración en lugar de establecer un empleo directo en el país. El país de acogida puede prohibir expresamente determinados tipos de actividades empresariales mientras se trabaja con un visado de negocios.
Si las empresas hacen un uso indebido o abusivo de los visados de negocios, pueden sufrir graves consecuencias financieras. Por ejemplo, Infosys fue multada en Estados Unidos con 34 millones de dólares por utilizar visados de negocios en lugar de visados de trabajadores profesionales para miles de trabajadores.
Error 4: El cumplimiento sólo es importante para las grandes empresas
Las empresas aparecen de vez en cuando en los titulares por infracciones en materia de inmigración o visados, pero es un error suponer que sólo las grandes empresas tienen que preocuparse por su cumplimiento. En realidad, las autoridades de inmigración aplican estrictamente las leyes de visados y empleo, independientemente del tamaño de la empresa.
Para las empresas más pequeñas, el incumplimiento puede ser especialmente perjudicial y acarrear multas importantes, complicaciones legales y un daño duradero para su reputación.
Una pequeña empresa del Reino Unido fue multada con 40.000 libras esterlinas tras descubrirse que un empleado no tenía la debida autorización para trabajar en el país. El propietario creyó erróneamente que empleaba a la persona legalmente y calificó la multa de "devastadora".
Error 5: Contratar a trabajadores extranjeros como contratistas minimiza los problemas de inmigración
Clasificar a un empleado como contratista independiente puede parecer una forma fácil de evitar problemas de inmigración o visados. Si los contratistas independientes deciden buscar la residencia permanente en otro país, la carga de mantener el derecho a trabajar en ese país recae sobre el contratista.
Sin embargo, la legislación laboral local sigue siendo de aplicación, y la mayoría de los países tienen normas estrictas que regulan la clasificación y clasificación errónea de los empleados. A los ojos de la mayoría de las leyes laborales, los contratistas tienen libertad para gestionar su propio trabajo, a diferencia de los empleados, cuyos horarios y métodos suelen estar fijados por la empresa.
Si clasifica a un trabajador como contratista independiente y más tarde se determina que, de hecho, está trabajando como empleado, puede enfrentarse a multas, tener que pagar impuestos atrasados o deber al trabajador otras prestaciones que se habrían concedido a un empleado.
Error 6: Los ciudadanos de la UE pueden trabajar libremente en cualquier sitio sin papeleos
Los residentes en la UE pueden viajar libremente entre los países miembros, pero trabajar en otro país no siempre es tan sencillo: pueden aplicarse normas y requisitos diferentes.
Según las normas de la UE, los trabajadores sólo deben pagar impuestos de seguridad social en un país a la vez. Para no tener que pagar dos veces al trabajar en otro país, los empleados necesitan un Certificado A1 que demuestre que cotizan en su país de origen. Incluso los viajes de negocios cortos cuentan. Sin el certificado, los trabajadores podrían tener que pagar impuestos locales desde el momento en que entran en otro país de la UE por motivos de trabajo.
Si tiene empleados en la UE, asegúrese de que disponen de la documentación necesaria en todo momento cuando viajen a otro país de la UE. De lo contrario, se arriesga a provocar requisitos fiscales locales, problemas legales y retrasos en los proyectos.
Idea errónea 7: Un visado de trabajo significa que cumple todos los requisitos
La realidad es que obtener un visado de trabajo es sólo el primer paso. El pleno cumplimiento de las normas también exige atenerse a la normativa sobre nóminas, las normas fiscales y las obligaciones en materia de prestaciones de un país, todo lo cual puede cambiar con frecuencia.
Por ejemplo, una empresa puede contratar a un empleado con un visado de trabajo válido pero no darle de alta en los impuestos locales, o no cumplir los requisitos actualizados del visado cuando llega el momento de renovarlo.
Errores como estos pueden acarrear costosas multas e incluso poner en peligro el derecho legal del empleado a trabajar en el país.
Error 8: Las normas de inmigración son las mismas en todas partes
Es fácil dar por sentado que, una vez que se conocen las leyes de inmigración de un país, los demás países seguirán esencialmente el mismo proceso, pero eso no podría estar más lejos de la realidad. Cada país tiene sus propias categorías de visados, normas de elegibilidad y requisitos de documentación.
Incluso dentro de la UE, cada país tiene su propio sistema de visados y su propio proceso de autorización de trabajo. Lo que es aceptable en un país puede no serlo en otro.
Por eso la experiencia local es clave. Saber qué visado solicitar, estar al día de las normas de cumplimiento y verificar el derecho legal de un empleado a trabajar puede ayudar a su empresa a evitar errores costosos y prevenir retrasos innecesarios.
Consecuencias reales de equivocarse
Si se descubre que su empresa ha infringido las leyes locales de inmigración y visados, puede enfrentarse a importantes multas. Suelen aplicarse a cada empleado y pueden oscilar entre cientos y miles de dólares por infracción.
Las sanciones también aumentan para las empresas que infringen repetidamente las leyes. Eso significa que las empresas que emplean a cientos de trabajadores no autorizados pueden enfrentarse a multas millonarias.
Algunas empresas contratan a sabiendas a trabajadores no autorizados y eluden deliberadamente los requisitos de inmigración y visados de trabajo. Si son descubiertas, estas empresas pueden enfrentarse a cargos penales, incluida la cárcel.
Incluso los errores honestos pueden tener graves consecuencias. Un solo desliz puede dar lugar a auditorías o investigaciones gubernamentales que consumen tiempo y recursos.
Y si se corre la voz, puede dañar la reputación de su empresa, dificultando la captación de nuevos negocios o la atracción de los mejores talentos.
Los empleados también pueden sufrir penurias, como la deportación o la prohibición de volver a entrar en un país.
Cómo gestionar correctamente los visados
Si su empresa tiene previsto desplazar talentos a través de las fronteras o contratar a alguien que no es ciudadano del país en el que reside actualmente, la obtención del visado de trabajo correcto debe ser una de las prioridades de su lista de tareas pendientes.
Cuando contrate o traslade a alguien que sabe que va a necesitar un visado de trabajo, es esencial que vuelva a comprobar que podrá trabajar legalmente en ese país, y específicamente para su empresa. Por ejemplo, nunca dé por sentado que un visado existente se traslada automáticamente a su empresa; muchos están vinculados a un empleador o función específicos.
Si el empleado necesita solicitar un nuevo visado, tómese el tiempo necesario para revisar detenidamente su documentación, seguir el proceso de solicitud y completar cualquier comprobación de antecedentes requerida.
Las leyes sobre visados de trabajo e inmigración son tan complejas que no querrá arriesgarse a equivocarse. La mejor manera de garantizar el cumplimiento del proceso de visado es trabajar con un abogado especializado en inmigración, con expertos locales en cumplimiento o a través de un Employer of Record (EOR).
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