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Por regla general, los ciudadanos de la Unión Europea (UE) pueden viajar libremente a otros países de la UE, así como a los países del Espacio Económico Europeo (EEE) (Islandia, Liechtenstein y Noruega) y Suiza. Sin embargo, si el motivo de la visita está relacionado con los negocios, los empleados deben demostrar que cotizan a la seguridad social de su país de origen. Los empleados podrían ser doblemente gravados si no pueden aportar la documentación necesaria. También podrían enfrentarse a problemas legales, ya que la legislación de la UE establece que las personas sólo pueden pagar impuestos de seguridad social en un país.
Los empresarios pueden evitarlo obteniendo un certificado A1 para los empleados antes de cualquier viaje de negocios. Los trabajadores autónomos también deben obtener un certificado A1 antes de viajar por negocios en esta región.
Veamos qué es un certificado A1, cuándo se necesita y cómo obtenerlo.
Un certificado A1 es un documento formal que confirma que el titular del certificado está cubierto por el sistema de seguridad social de su país de origen. Es necesario para los residentes en la UE o el EEE que viajen a otro país europeo por motivos profesionales, aunque se trate de un viaje de negocios corto. El certificado mantiene las prestaciones de seguridad social de los trabajadores que viajan en el país donde viven y evita la doble cotización a la seguridad social.
El certificado A1 es obligatorio para los trabajadores por cuenta ajena o por cuenta propia que trabajen temporalmente en otro país de la UE o del EEE por motivos profesionales generales. Esto incluye los viajes de negocios iniciados por la propia persona, así como los viajes realizados bajo la dirección de su empleador. Este requisito también se aplica a los viajes de negocios a Suiza o a países con tratado.
De lo contrario, según la Directiva sobre el desplazamiento de trabajadores, un empleado que trabaje temporalmente en otro Estado miembro del EEE o de la UE tendría que pagar los impuestos locales de seguridad social el día de su llegada.
Por ejemplo, si un vendedor en Francia viaja a la oficina de la empresa en Alemania para formar a nuevos empleados durante una semana, necesitará un certificado A1. De lo contrario, el vendedor corre el riesgo de que le descuenten las cotizaciones a la seguridad social tanto en Francia como en Alemania.
El empresario es responsable de solicitar el certificado A1 en nombre de su empleado. El empresario debe solicitar un formulario PD A1 a la institución de seguridad social del país de origen del empleado e informar a las autoridades del país de acogida antes del próximo viaje de negocios.
El empresario o el trabajador deben cumplimentar el formulario de solicitud, en el que se piden detalles sobre el empleo, la duración de la misión y otra información específica sobre el viaje de negocios.
Los plazos de tramitación varían, por lo que las empresas deben solicitar el certificado con suficiente antelación a cualquier viaje previsto. Una vez aprobado, el solicitante recibe el certificado A1 en formato digital o en papel. El trabajador debe entregar copias a su empresa y a las instituciones de seguridad social pertinentes del país de acogida.
Los autónomos deben solicitar ellos mismos el certificado A1.
Conviene tenerlo en cuenta: Un certificado A1 es específico para un viaje de negocios. El empresario o autónomo debe solicitar un nuevo certificado para cualquier viaje de negocios posterior.
El certificado A1 es válido durante dos años. Si el empleado necesita quedarse más tiempo, tendrá que solicitar un nuevo certificado A1 o pagar a la seguridad social del país donde trabaja.
Es obligatorio que los empleados tengan un certificado A1 cuando viajan a otro país de la UE o el EEE por trabajo. Sin él, no podrán demostrar en qué país cotizan a la seguridad social y podrían ser sancionados.
Las sanciones por no obtener un certificado A1 antes de un viaje de negocios pueden incluir:
Una forma de evitar multas por no obtener un certificado A1 u otras posibles infracciones de la legislación laboral es asociarse con un Employer of Record (EOR) como Remofirst. Un EOR asume la responsabilidad legal de contratar y gestionar a los empleados en nombre de una empresa que se expande por todo el mundo. El EOR asume todas las tareas formales de empleo, incluida la nómina global, y garantiza el cumplimiento de la legislación laboral local.
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