Por regla general, los ciudadanos de la Unión Europea (UE) pueden viajar libremente a otros países de la UE, así como a los países del Espacio Económico Europeo (EEE)(Islandia, Liechtenstein y Noruega) y Suiza.
Sin embargo, si el motivo de la visita está relacionado con los negocios, los empleados deben demostrar que están cotizando a la seguridad social de su país de origen.
Los empleados podrían ser doblemente gravados si no pueden aportar la documentación necesaria. O también podrían tener problemas legales, ya que la legislación de la UE establece que los particulares solo pueden pagar impuestos de seguridad social en un país.
Los empresarios pueden evitarlo obteniendo un certificado A1 para los empleados antes de cualquier viaje de negocios. Los trabajadores autónomos también deben obtener un certificado A1 antes de viajar por negocios en esta región.
Veamos qué es un Certificado A1, cuándo se necesita y cómo obtenerlo.
¿Qué es un certificado A1?
Un Certificado A1 es un documento formal que confirma que el titular del certificado cotiza a la seguridad social en otro país europeo. Es necesario para los residentes en la UE o el EEE que viajan a otro país europeo por motivos profesionales, así como para los trabajadores a distancia que operan desde otra nación europea y los profesionales autónomos.
Incluso las personas que se encuentran en otro país europeo para un viaje de negocios de corta duración, como una conferencia o una sesión de formación, deben obtener un certificado A1.
El certificado mantiene las prestaciones de la seguridad social de los trabajadores viajeros en el país donde residen y evita la doble cotización a la seguridad social. Sin un Certificado AI, el viajero puede estar sujeto a las leyes de seguridad social del país que visita.
¿Cuándo se necesita un certificado A1?
El certificado A1 es obligatorio para los trabajadores por cuenta ajena o por cuenta propia que trabajen temporalmente en otro país de la UE o del EEE por motivos profesionales generales. Esto incluye los viajes de negocios iniciados por la propia persona, así como los viajes realizados bajo la dirección de su empleador. Este requisito también se aplica a los viajes de negocios a Suiza o a países con tratado.
De lo contrario, según la Directiva sobre el desplazamiento de trabajadores, un empleado que trabaje temporalmente en otro Estado miembro del EEE o de la UE tendría que pagar los impuestos locales de seguridad social el día de su llegada.
Por ejemplo, si un vendedor en Francia viaja a la oficina de la empresa en Alemania para formar a nuevos empleados durante una semana, necesitará un certificado A1. De lo contrario, el vendedor corre el riesgo de que le descuenten las cotizaciones a la seguridad social tanto en Francia como en Alemania.
¿Es obligatorio el certificado de IA?
Sí, se exige un certificado A1 en todos los Estados miembros de la UE, los países del EEE y Suiza.
Sin uno, el viajero puede tener dificultades para demostrar su situación en la seguridad social y enfrentarse a multas cuantiosas, pérdida de la cobertura de la seguridad social en su país de origen, cotizaciones retroactivas a la seguridad social e incluso posibles restricciones comerciales en el país que visita.
¿Dónde es válido el Certificado A1?
El certificado A1 es válido en la UE, el EEE -es decir, todos los países miembros de la UE más Islandia, Noruega y Liechtenstein- y Suiza.
Aquí tiene la lista completa de los Estados miembros de la UE:
- Austria
- Bélgica
- Bulgaria
- Croacia
- Chipre
- República Checa
- Dinamarca
- Estonia
- Finlandia
- Francia
- Alemania
- Grecia
- Hungría
- Irlanda
- Italia
- Letonia
- Lituania
- Luxemburgo
- Malta
- Países Bajos
- Polonia
- Portugal
- Rumanía
- Eslovaquia
- Eslovenia
- España
- Suecia
Países del EEE no pertenecientes a la UE:
La validez del certificado también se extiende a varios Estados no pertenecientes a la UE que se han integrado en el mercado único europeo, entre ellos:
Aunque los Balcanes Occidentales también forman parte del mercado único europeo, el certificado A1 no es directamente aplicable allí, ya que los países de la región tienen su propia normativa de seguridad social.
Además, es importante tener en cuenta que la lista de países que utilizan certificados A1 puede cambiar a medida que evolucionan los tratados y las políticas.
Cómo obtener un certificado A1
El empresario es responsable de solicitar el certificado A1 en nombre de sus empleados, pero los trabajadores autónomos deben solicitarlo en nombre propio. La empresa o el particular deben solicitar un formulario A1 a la autoridad de seguridad social del país de origen del trabajador, así como informar a las autoridades del país de acogida antes del próximo viaje de negocios.
El proceso de solicitud del A1 puede variar de un país a otro, pero el formulario -que está disponible en línea en el idioma oficial de cada país- suele pedir detalles sobre el empleo, la duración de la misión y otra información específica sobre el viaje de negocios.
Los plazos de tramitación varían, aunque las solicitudes suelen tramitarse en un plazo de 5 a 10 días laborables. Sin embargo, durante los periodos punta, los plazos de tramitación pueden ser más largos. Algunos países ofrecen opciones de tramitación acelerada.
Aunque es posible obtener certificados A1 con carácter retroactivo, se recomienda encarecidamente presentar las solicitudes con antelación para evitar complicaciones.
Una vez aprobada la solicitud A1, el solicitante recibe el certificado A1 en formato digital o en papel. El trabajador debe entregar copias a su empresa y a las instituciones de seguridad social pertinentes del país de acogida.
Conviene tenerlo en cuenta: Un certificado A1 es específico para un viaje de negocios. El empresario o autónomo debe solicitar un nuevo certificado para cualquier viaje de negocios posterior.
¿Durante cuánto tiempo es válido un certificado A1?
El certificado A1 tiene una validez de 24 meses y cubre la duración concreta del viaje del trabajador al extranjero.
Si el trabajador necesita prolongar su viaje, puede solicitar un nuevo certificado A1 antes de que caduque el original. También existe la opción de cambiar al sistema de seguridad social del otro país.
Los empleados que viajan a menudo a otros países europeos también pueden solicitar un certificado A1 de un año si trabajan más allá de las fronteras al menos una vez al mes o al menos cinco días al trimestre.
¿Cuáles son las sanciones por no obtener un certificado A1?
Es obligatorio que los empleados tengan un certificado A1 cuando viajan a otro país de la UE o el EEE por trabajo. Sin él, no podrán demostrar en qué país cotizan a la seguridad social y podrían ser sancionados.
Las sanciones por no obtener un certificado A1 antes de un viaje de negocios pueden incluir:
- Multas: Varían de un país a otro, pero pueden ser de hasta 10.000 euros en Austria, por ejemplo. También pueden imponerse tanto a empresarios como a trabajadores.
- Denegación de entrada: Es posible que no se permita a los viajeros entrar en el país de destino.
- Dificultades en el viaje de vuelta: Los trabajadores también pueden tener problemas al volver a su país de origen.
- Pagos a la seguridad social: Los viajeros de negocios pueden tener que pagar la seguridad social en el país que visitan y en casa por cada día de trabajo en el extranjero.
- Denegación de prestaciones: Los empleados pueden no tener derecho a las prestaciones del seguro de accidentes si sufren un accidente laboral durante su visita.
- Acceso denegado: A los viajeros se les puede impedir el acceso al lugar de trabajo de su empresa en el país que visitan. También se les puede prohibir el acceso a centros de exposiciones y convenciones.
Vea algunos ejemplos de lo costoso que puede resultar realizar viajes de negocios en Europa sin garantizar el cumplimiento de la normativa.
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Como ya hemos establecido, el certificado A1 es obligatorio para los empleados que realicen actividades transfronterizas en Europa, y es responsabilidad del empresario obtenerlo. No hacerlo puede tener graves consecuencias.
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