¿Cómo garantiza un EOR el cumplimiento de la legislación laboral local en distintos países?

La contratación transfronteriza de empleados le permite acceder a los mejores talentos de todo el mundo, pero también conlleva desafíos. Sin una entidad legal en cada país en el que opera, garantizar el cumplimiento de la legislación laboral local puede ser complejo, e incluso pequeños errores pueden exponer a su empresa a riesgos legales y financieros.

Una forma de proteger su empresa durante una expansión global es asociarse con un Empleador de Registro (EOR ). Los servicios de EOR simplifican la contratación global, ya que el EOR actúa como empleador legal de los empleados internacionales de una empresa. Los EOR se encargan de todo, desde la contratación y las nóminas hasta la administración de las prestaciones y el pleno cumplimiento de la legislación laboral local.

Principales conclusiones: 

• Los EOR son expertos en la legislación laboral local de otros países, por lo que se asegurarán de que su empresa siga cumpliendo la normativa aunque las leyes evolucionen y cambien.
• No es infrecuente que las empresas clasifiquen inadvertidamente a sus empleados de forma errónea, lo que da lugar a cuantiosas multas, pero los EOR ayudan a garantizar que sus empleados estén clasificados correctamente.
• Los EOR gestionan los contratos de los empleados, las nóminas internacionales, la administración de las prestaciones, etc., y asumen la responsabilidad al actuar como empleador legal de los empleados internacionales.

Cumplimiento de la legislación en el empleo internacional

Cada país tiene una normativa local que lo regula todo, desde los derechos y prestaciones de los trabajadores hasta los procedimientos de despido y las leyes y obligaciones fiscales. Comprender y cumplir estas leyes y normativas puede resultar complicado y abrumador para las empresas que contratan por primera vez en un nuevo mercado.

Y las consecuencias del incumplimiento pueden ser costosas.

Las empresas que no respetan las normas de empleo locales pueden enfrentarse a problemas legales, multas cuantiosas e incluso restricciones en futuras contrataciones. También existe el riesgo de dañar la marca de una empresa, dificultando la contratación de talentos en ese país si se cometen errores.

Como expertos en empleo global, EOR ayuda a mitigar estos problemas gestionando tareas esenciales en pleno cumplimiento de la legislación laboral local, como la redacción de contratos de trabajo, la incorporación de empleados y la gestión de nóminas globales y retenciones fiscales.

Cómo garantizan el cumplimiento los empleadores registrados (EOR)

Las EOR operan según uno de estos tres modelos: directo, indirecto o híbrido. O bien establecen una entidad jurídica en cada país en el que están presentes (directo), o trabajan con socios que poseen experiencia local (indirecto), o combinan estos métodos (híbrido).

Independientemente del formato que sigan, los EOR pueden ayudar a las empresas asumiendo la responsabilidad de gestionar lo siguiente:

Legislación laboral local

Ante todo, un EOR garantiza el pleno cumplimiento de la legislación laboral de cada país. Esto incluye:

• Jornada laboral y salario mínimo
• Permisos (vacaciones, festivos, enfermedad, maternidad, paternidad, etc.)
• Indemnización por despido
• Asistencia en la solicitud de visados y permisos de trabajo para que los trabajadores estén empleados de forma legal.

Clasificación adecuada de los empleados

Los gobiernos dan prioridad a garantizar que los trabajadores estén correctamente clasificados para proteger sus derechos y asegurar unas contribuciones fiscales adecuadas.

La clasificación errónea de un empleado, algo que se sospecha que hacen entre el 10% y el 30% de las empresas o de lo que han sido declaradas culpables, puede acarrear multas, impuestos atrasados, trastornos operativos e incluso penas de cárcel en casos extremos.

Las leyes de clasificación de los empleados varían significativamente de un país a otro, y cada jurisdicción utiliza sus propias pruebas y criterios para determinar si un trabajador puede considerarse empleado o contratista independiente. Por ejemplo, el gobierno de la India tiene dos pruebas para determinar la función de un trabajador: la prueba de control y la prueba de integración.

En algunos casos, estas normas pueden incluso diferir según la región dentro del mismo país, lo que añade otra capa de complejidad y aumenta el riesgo de incumplimiento. Por ejemplo, en Estados Unidos, el IRS se basa en una prueba de derecho consuetudinario para clasificar a los trabajadores, mientras que estados como California aplican la prueba ABC, más estricta.

Gestión de nóminas y cumplimiento de obligaciones fiscales

A menos que su equipo de RR.HH. esté preparado para la carga administrativa que supone dominar los requisitos de cumplimiento de la normativa sobre nóminas e impuestos para una plantilla internacional, tendrá que tomar medidas como la contratación de una empresa local de nóminas, un contable o asesores jurídicos.

O puede optar por asociarse con un EOR que sí lo haga:

• Gestionar los requisitos de nómina específicos de cada país, como la emisión de nóminas con el formato adecuado.
• Pagar a los empleados en su moneda local para evitar fluctuaciones salariales.
• Retener correctamente los impuestos, las cotizaciones a la Seguridad Social y otras deducciones
• Garantizar la presentación de informes precisos a las autoridades fiscales locales y emitir formularios fiscales para los empleados, como los P60 en el Reino Unido y los W2 en Estados Unidos.

Gestión de las prestaciones obligatorias

Cada país tiene sus propias prestaciones obligatorias. No ofrecer estas prestaciones obligatorias puede acarrear graves consecuencias, como litigios, multas, sanciones y una reputación dañada.

Un socio de EOR ayuda a mitigar estos problemas:

• Proporcionar una administración de prestaciones conforme a la ley, como vacaciones, seguro médico, baja por maternidad y paternidad, y pensiones.
• Adaptación de las prestaciones a la legislación laboral de cada país
• Adaptar los paquetes de prestaciones para ir más allá de los requisitos legales mínimos de un país, como ofrecer seguro médico privado, prestaciones de bienestar, vacaciones y bajas por enfermedad adicionales, etc.

Redacción de contratos de trabajo conformes

Conseguir que todo quede por escrito es clave a la hora de contratar a alguien, pero redactar contratos de trabajo para trabajadores internacionales puede ser todo un reto si no se conocen a fondo las leyes laborales y las normas de empleo locales.

Por eso muchas empresas optan por trabajar con un proveedor de EOR, ya que son expertos en:

• Estructuración de contratos para adaptarlos a la legislación local, la normativa específica del sector y las normas y expectativas culturales.
• Incluir disposiciones que aclaren las funciones del puesto, las horas de trabajo, los salarios, las políticas de despido, los seguros, las vacaciones anuales y las prestaciones.
• Integrar las políticas de cada empresa, como los códigos de conducta y los acuerdos de confidencialidad, sin contradecir los requisitos locales.
• Estipular condiciones de rescisión e indemnización por despido específicas para cada país

Mantenerse al día de los cambios legislativos

Las leyes no son estáticas; evolucionan constantemente. Para su equipo de RRHH puede resultar desalentador estar al día de las normativas laborales de varias regiones diferentes. Sin embargo, si contratas a un EOR, ellos lo harán:

• Supervisar los cambios legales, incluida la nueva legislación laboral, las actualizaciones de las declaraciones fiscales, los cambios en las prestaciones obligatorias de los empleados y las actualizaciones de las normas sobre períodos de prueba y despidos. 
• Informar a los clientes de cualquier actualización de la legislación laboral que pueda afectar a su equipo global.
• Actualizar las políticas y los contratos de los empleados para mantener el cumplimiento de las nuevas prácticas laborales legales a medida que entran en vigor.

Ventajas de utilizar un EOR para el cumplimiento de la normativa

En resumen, utilizar los servicios de Employer of Record para sus necesidades de contratación internacional tiene muchas ventajas, ya que el EOR:

• Reducir los riesgos jurídicos, financieros y de reputación
• Asumir toda la responsabilidad como empleador legal de los empleados internacionales
• Racionalizar y estandarizar los procesos de RR.HH. y nóminas sin dejar de cumplir los requisitos laborales propios de cada país.
• Simplificar el empleo global permitiendo a las empresas expandirse por todo el mundo sin crear entidades locales.
• Ahorre tiempo y dinero a su empresa gestionando las complejidades jurídicas del empleo internacional para que pueda centrarse en el crecimiento de su negocio.

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