Puntos clave
- Es habitual que las empresas que se expanden a nivel internacional cambien de proveedor de EOR a medida que evolucionan sus necesidades de contratación.
- Los aspectos laborales más importantes que hay que revisar son los contratos, los plazos de pago de las nóminas, la continuidad de las prestaciones y los requisitos de cumplimiento de la normativa local.
- Una transición a EOR bien gestionada debería evitar interrupciones en el pago de nóminas y minimizar las molestias para los empleados.
Cambiar de proveedor de servicios de «empleador de referencia» (EOR) puede parecer arriesgado, sobre todo porque los EOR suelen gestionar aspectos fundamentales de las operaciones de contratación internacional, entre los que se incluyen:
- Verificación de antecedentes
- Contratos de trabajo locales
- Dotación de equipos
- Procesamiento global de nóminas
- Retenciones e informes fiscales
- Gestión de prestaciones legales
- Prestaciones opcionales, como el seguro médico privado
- Cumplimiento de la legislación laboral local
- Incorporación y salida de empleados
- Asistencia en materia de inmigración y visados
Sin embargo, para muchas empresas, a veces resulta necesario cambiar de proveedor de servicios de EOR a medida que evolucionan sus necesidades de contratación internacional y surgen nuevos retos.
La buena noticia es que el cambio de EOR suele ser mucho más sencillo de lo que las empresas esperan, sobre todo si se planifica con cuidado y se cuenta con la estrategia de transición adecuada.
Por qué las empresas cambian de proveedor de servicios de EOR
La mayoría de las empresas no cambian de proveedor de servicios de EOR por un solo motivo. Lo más habitual es que la decisión se tome como consecuencia de problemas recurrentes relacionados con el funcionamiento, el cumplimiento normativo, los precios o la atención al cliente.
Entre los motivos más habituales por los que las empresas cambian de proveedor de servicios de EOR se encuentran:
Cobertura limitada por países
Algunos proveedores de EOR obtienen buenos resultados en un número limitado de países, pero tienen dificultades para llevar a cabo una expansión internacional más amplia. A medida que las empresas comienzan a contratar personal en nuevas regiones, pueden descubrir que su proveedor carece de la cobertura, la infraestructura local o la experiencia necesarias en los mercados específicos a los que desean acceder.
Esto puede dar lugar a inconsistencias entre países, sobre todo cuando los procesos de incorporación, los flujos de trabajo de nóminas o las normas de cumplimiento varían de una región a otra. En algunos casos, las empresas pueden incluso verse obligadas a trabajar con varios proveedores a la vez, lo que aumenta la complejidad administrativa.
Las empresas que se expanden a nivel internacional suelen buscar un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) que pueda dar respuesta tanto a sus necesidades actuales de contratación como a sus planes de crecimiento a largo plazo.
Atención al cliente lenta o irregular
La contratación internacional suele plantear cuestiones urgentes. Los retrasos a la hora de obtener respuestas precisas pueden provocar rápidamente problemas con las nóminas, incumplimientos normativos, retrasos en los procesos y una experiencia frustrante para los empleados.
Muchas empresas empiezan a plantearse un cambio tras haber tenido que hacer frente a problemas como:
- Tiempos de respuesta lentos
- Orientaciones contradictorias por parte de distintos representantes
- Procesos de escalado deficientes
- Falta de un gestor de cuentas específico
- Asistencia limitada durante el horario comercial local
- Dificultad para resolver problemas urgentes relacionados con las nóminas o el cumplimiento normativo
A medida que los equipos internacionales crecen, contar con un apoyo fiable cobra cada vez más importancia a la hora de gestionar a empleados repartidos por varios países y zonas horarias.
Aumento de los costes o comisiones ocultas
Las estructuras de precios de los servicios de EOR pueden variar considerablemente de un proveedor a otro. Aunque algunas empresas anuncian tarifas iniciales competitivas, las tasas adicionales pueden hacer que los costes aumenten considerablemente con el tiempo.
Por ejemplo, algunos proveedores cobran un suplemento por:
- Procesos de nómina fuera de ciclo
- Conversiones de divisas
- Pagos de última hora
- Modificaciones del contrato
- Incorporación de empleados
- Rescisiones
- Administración de las prestaciones
- Correcciones en las nóminas
Estos costes suelen hacerse más evidentes a medida que aumenta el número de contrataciones. Es posible que una empresa que solo gestiona a unos pocos empleados internacionales no note el impacto al principio, pero los gastos adicionales pueden acumularse rápidamente en equipos internacionales más grandes.
En consecuencia, muchas empresas se replantean si su proveedor actual sigue siendo rentable, sobre todo si las comisiones excesivas se hacen más evidentes a medida que crece su plantilla internacional.
Cuestiones relacionadas con el cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo en materia laboral a nivel mundial se vuelve cada vez más complejo a medida que las empresas contratan personal en más países. La legislación laboral, los requisitos en materia de nóminas, las normas sobre rescisión de contratos, las obligaciones fiscales y las prestaciones obligatorias pueden variar considerablemente de una jurisdicción a otra, y la normativa cambia con frecuencia.
Las empresas pueden decidir cambiar de proveedor si consideran que su actual proveedor de servicios de EOR carece de la experiencia local necesaria, de un asesoramiento proactivo en materia de cumplimiento normativo o de una comunicación clara sobre los requisitos legales.
Esto cobra especial importancia en países con:
- Leyes estrictas en materia de despido
- Convenios colectivos obligatorios
- Sistemas complejos de impuestos sobre las nóminas
- Amplias medidas de protección para los trabajadores
- Requisitos obligatorios en materia de prestaciones
- Cambios frecuentes en la legislación laboral
Las empresas suelen buscar un proveedor que les ayude a adelantarse a las novedades en materia de legislación laboral, en lugar de limitarse a reaccionar una vez que surgen los problemas.
Experiencia deficiente de los empleados
Los empleados experimentan la relación con el proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) de forma directa a través de la incorporación, la gestión de nóminas, la administración de prestaciones, la documentación laboral y las interacciones de asistencia. Incluso cuando surgen problemas entre bastidores, los empleados suelen ser los primeros en notar las consecuencias.
Problemas recurrentes como retrasos en el pago de nóminas, contratos poco claros, una comunicación irregular, respuestas lentas del servicio de asistencia o una gestión deficiente de las prestaciones pueden afectar negativamente a la confianza y la retención de los empleados.
Esto cobra especial importancia para las empresas que compiten por atraer talento internacional altamente cualificado, ya que la experiencia laboral global puede influir tanto en la retención del personal como en la percepción de la marca del empleador.
Qué hay que tener en cuenta al elegir un nuevo proveedor de EOR
No todos los proveedores de servicios de EOR funcionan de la misma manera. Las empresas que estén evaluando diferentes opciones de EOR deben centrarse en la calidad operativa, la experiencia en materia de cumplimiento normativo, la escalabilidad, la transparencia en los precios y la rapidez de respuesta del servicio de asistencia.
Cobertura mundial
Las empresas que tengan previsto expandirse a nivel internacional deben asegurarse de que el proveedor dé cobertura tanto al mercado laboral actual como al futuro. Una cobertura limitada puede generar fragmentación si resulta necesario recurrir a varios proveedores en diferentes regiones.
Precios transparentes
Busca estructuras de precios claras que incluyan:
- Costes laborales mensuales
- Gestión de divisas
- Comisiones por gestión de nóminas
- Comisiones por pagos fuera de plazo
- Gastos de cancelación
- Costes derivados de la modificación del contrato
Una política de precios transparente facilita la previsión de los costes de contratación internacional a medida que los equipos crecen.
Experiencia en materia de cumplimiento normativo a nivel local
Los proveedores líderes en EOR ofrecen asesoramiento específico para cada país sobre:
- Legislación laboral
- Requisitos en materia de nóminas
- Rescisiones
- Beneficios
- Obligaciones fiscales
- Contratos de trabajo
Esto resulta fundamental en países con una legislación laboral estricta o con requisitos complejos en materia de nóminas.
Asistencia rápida y fiable
La gestión personalizada de cuentas y un servicio de asistencia ágil cobran cada vez más importancia a medida que las empresas se expanden a nivel internacional. Los retrasos en la resolución de cuestiones relacionadas con las nóminas, el cumplimiento normativo o los empleados pueden generar rápidamente problemas en los equipos distribuidos.
Gestión de contratistas y empleados
Algunas empresas necesitan asistencia tanto para sus empleados a tiempo completo como para sus contratistas internacionales. Gestionar ambos tipos de trabajadores a través de una única plataforma puede simplificar las operaciones y ayudar a reducir los riesgos de incumplimiento normativo.
Qué hay que tener en cuenta antes de cambiar de proveedor de servicios de EOR
Una vez tomada la decisión de cambiar a un nuevo EOR, las empresas deben llevar a cabo una revisión detallada de los aspectos operativos y de cumplimiento antes de que comience la incorporación.
El objetivo es identificar cualquier riesgo, obligación legal o dependencia que pueda afectar a los empleados, la continuidad de la nómina, las prestaciones o la situación migratoria durante la transición.
Contratos de trabajo
Revisa detenidamente todos los contratos de trabajo internacionales vigentes antes de la migración.
Entre los aspectos clave que hay que evaluar se incluyen:
- Plazos de preaviso
- Estructuras de remuneración
- Condiciones de la bonificación
- Acuerdos de participación
- Acumulación de vacaciones pagadas
- Cláusulas de no competencia
- Protección de la propiedad intelectual
- Obligaciones en caso de rescisión
Algunos países imponen restricciones sobre cómo pueden llevarse a cabo los traslados de empleados, lo que hace que la estructura del contrato sea especialmente importante durante una migración a un modelo EOR.
Continuidad de las prestaciones
Las prestaciones suelen ser uno de los aspectos más delicados del proceso de implantación de un sistema EOR.
Las empresas deben confirmar:
- Las prestaciones actuales pueden reproducirse o mejorarse
- Los empleados no perderán los derechos acumulados
- La cobertura del seguro no se interrumpe
- Las cotizaciones a la pensión se siguen abonando correctamente
- Los saldos de vacaciones retribuidas se transfieren correctamente cuando la ley lo permite
En algunos países, los empleados acumulan prestaciones en función de su antigüedad, lo que hace que la planificación de la continuidad sea especialmente importante.
Plazos de pago de nóminas y facturación
Antes de cambiar de proveedor, las empresas deberían revisar cómo se gestionan actualmente las nóminas y la facturación en los distintos países.
Entre los elementos importantes que hay que revisar se incluyen:
- Calendarios de nóminas
- Plazos de facturación
- Condiciones de pago
- Requisitos en moneda local
- Gestión de divisas
- Necesidades de información
Detectar estas dependencias con antelación ayuda a reducir el riesgo de que se produzcan interrupciones en la gestión de nóminas durante el cambio a un nuevo proveedor.
Inmigración y permiso de trabajo
Las cuestiones relacionadas con la inmigración deben analizarse en una fase temprana del proceso, sobre todo si el empleador actual (EOR) patrocina visados o permisos de trabajo.
Dependiendo del país, es posible que se exija a los empleados:
- Transferencias de visados
- Documentación de patrocinio actualizada
- Nuevas solicitudes
- Expedientes laborales revisados
En algunas jurisdicciones, los permisos de trabajo no pueden transferirse directamente de un empleador a otro, lo que puede alargar los plazos de transferencia.
Requisitos legales laborales específicos de cada país
Cada país gestiona los traspasos de empleo de forma diferente, lo que significa que cambiar de proveedor de EOR suele implicar consideraciones legales y de nóminas específicas de cada país.
La normativa local puede afectar a:
- Dimisiones de empleados
- Plazos de preaviso obligatorios
- Obligaciones por indemnización por despido
- Cálculos finales de la nómina
- Procedimientos de rescisión de contratos
- Requisitos de consentimiento de los empleados
- Transferencias de derechos de vacaciones pagadas
- Requisitos para la continuidad de las prestaciones
Un socio cualificado en EOR debería ayudar a identificar los requisitos específicos de cada país antes de que comience el proceso.
Cómo suele funcionar el proceso de transición de EOR
Aunque cada cambio de proveedor es ligeramente diferente, la mayoría de las migraciones de EOR siguen una estructura similar. El objetivo es minimizar las molestias para los empleados, al tiempo que se garantiza que la gestión de nóminas, las prestaciones, los contratos y las obligaciones de cumplimiento normativo continúen sin interrupciones.
Paso 1: Realizar una comparación entre proveedores
El primer paso consiste en comparar el proveedor actual con la nueva solución EOR para identificar las diferencias operativas, los posibles riesgos y los aspectos que puedan requerir una planificación adicional durante la migración prevista.
Esta revisión suele incluir:
- Condiciones de empleo
- Paquetes de prestaciones
- Procesos de nóminas
- Asistencia en materia de cumplimiento normativo
- Capacidades en materia de inmigración
- Flujos de trabajo
- Condiciones comerciales
- Funcionalidad de la plataforma
Esta fase también ayuda a establecer los plazos de transición, las expectativas de incorporación y las responsabilidades de los distintos equipos internos.
Paso 2: Elaborar una estrategia de transferencia y un calendario
Una vez finalizada la revisión, las empresas deben elaborar un plan detallado en el que se especifiquen las responsabilidades, los procesos de aprobación, la comunicación y los plazos de incorporación.
Planificación con las partes interesadas internas
Por lo general, en el proceso de cambio de proveedor participan varios equipos internos, entre ellos:
- RRHH
- Finanzas
- Legal
- Nómina
- Supervisores directos
Unos procesos de responsabilidad y aprobación bien definidos ayudan a evitar retrasos durante la incorporación y la activación de la nómina.
Comunicación con los empleados
Los empleados deben comprender:
- ¿Por qué se está produciendo esta transición?
- Qué cambios cabe esperar
- Lo que no cambiará
- Si cambiarán los contratos o las prestaciones
- A quién dirigirse en caso de dudas
Una comunicación clara ayuda a mantener la confianza de los empleados durante todo el proceso.
Estructura de traslados de empleados
Muchas migraciones de EOR implican:
- Dimisión y recontratación
- Despido formal y reincorporación
Por lo general, la estructura adecuada se determina durante la fase de revisión jurídica y de cumplimiento normativo, antes de que comience la incorporación.
Coordinación de nóminas y fechas de incorporación
Una vez que se hayan concretado los plazos de incorporación, las fechas de activación de las nóminas deben coordinarse cuidadosamente en todos los países para evitar interrupciones.
Esto incluye coordinar:
- Ciclos de nómina
- Fechas de incorporación de los empleados
- Activación de prestaciones
- Plazos para la presentación de declaraciones fiscales
Una coordinación minuciosa es especialmente importante cuando los empleados se encuentran repartidos por varios países con diferentes calendarios de nómina y requisitos legales.
Paso 3: Incorporación con el nuevo EOR
Una vez formalizados los acuerdos, comienza el proceso de incorporación con el nuevo proveedor de servicios de gestión de personal (EOR). Esta fase se centra en garantizar que los empleados estén plenamente integrados en los nuevos sistemas de nóminas, prestaciones y cumplimiento normativo.
Este proceso suele incluir:
- Redacción de nuevos contratos de trabajo
- Revisión de los costes finales de personal
- Confirmación de la configuración de las prestaciones
- Sesiones de incorporación de empleados
- Ejecución del contrato
- Activación de la nómina
Un proceso de incorporación bien coordinado ayuda a minimizar las molestias y, al mismo tiempo, ofrece a los empleados claridad sobre sus nuevos contratos, los procesos de nómina y los canales de asistencia.
Riesgos habituales durante una transición de EOR
Cambiar de proveedor de EOR suele ser sencillo si se planifica adecuadamente, pero el proceso sigue entrañando ciertas complejidades de carácter jurídico, salarial, operativo y relacionadas con los empleados.
Algunos de los riesgos más habituales al cambiar de sistema de recuperación mejorada de petróleo (EOR) son:
Retrasos en el pago de las nóminas
Una mala coordinación entre los proveedores puede dar lugar a retrasos en los pagos, errores en la nómina o problemas con las retenciones fiscales, sobre todo cuando se trata de varios países con calendarios de nómina diferentes.
Lagunas en las prestaciones
Las interrupciones en la cobertura del seguro, las transferencias incorrectas de derechos acumulados o los retrasos en la inscripción en las prestaciones pueden generar frustración entre los empleados y posibles problemas de cumplimiento normativo para los empleadores.
Cuestiones de inmigración
Los cambios en el patrocinio de visados pueden requerir documentación adicional, notificaciones a las autoridades o solicitudes completamente nuevas, dependiendo del país. En algunas jurisdicciones, los plazos de tramitación de los trámites de inmigración pueden alargar considerablemente el proceso global si no se abordan con antelación.
Confusión entre los empleados
Una comunicación poco clara puede generar incertidumbre en torno a las nóminas, los contratos, las prestaciones o la continuidad del empleo. Una comunicación temprana y la designación de personas de contacto a las que acudir ayudan a reducir la confusión entre los empleados.
Errores de cumplimiento específicos de cada país
Las transferencias de contratos inadecuadas, los procedimientos de rescisión incorrectos o el incumplimiento de los requisitos de la legislación laboral local pueden suponer un riesgo de incumplimiento normativo en determinados países.
Cómo llevar a cabo la transición sin afectar al equipo
Cambiar de proveedor de servicios de EOR requiere una coordinación entre los departamentos de nóminas, cumplimiento normativo, contratos, prestaciones y comunicación con los empleados. Sin embargo, con un proceso de planificación adecuado, las empresas pueden llevar a cabo el cambio sin contratiempos y manteniendo la continuidad del negocio.
Las migraciones de EOR más exitosas suelen incluir:
- Revisiones tempranas del cumplimiento
- Comunicación clara con los empleados
- Planificación detallada de las nóminas
- Orientación jurídica específica para cada país
- Plazos de incorporación bien definidos
A medida que la contratación internacional se va generalizando, muchas empresas acaban replanteándose si su proveedor actual de servicios de EOR sigue encajando en su estrategia de crecimiento a largo plazo.
Cómo ayuda RemoFirst en la contratación internacional
RemoFirst ayuda a las empresas a contratar, incorporar, gestionar y pagar a empleados internacionales en más de 185 países, sin necesidad de abrir sucursales locales.
Los servicios incluyen:
- Gestión global de nóminas
- Contratos de trabajo localizados
- Administración de las prestaciones
- Asistencia en materia de cumplimiento normativo
- Asistencia para la obtención de visados y permisos de trabajo en más de 110 países.
- Apoyo en materia de recursos humanos y de incorporación
RemoFirst también ofrece servicios de gestión de contratistas internacionales en más de 150 países mediante contratos que cumplen con la normativa local y están diseñados para ayudar a reducir los riesgos de clasificación errónea.
Para las empresas que estén considerando cambiar de proveedor, una planificación minuciosa y un apoyo sólido pueden hacer que el cambio de EOR resulte mucho menos problemático de lo esperado.
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Preguntas frecuentes sobre cómo cambiar de proveedor de EOR
¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar de proveedor de EOR?
El plazo para cambiar de proveedor de EOR depende de los países implicados, del número de empleados que se vayan a trasladar, de los calendarios de pago de nóminas y de si hay que tramitar visados o permisos de trabajo. Algunas transiciones pueden completarse en unas pocas semanas, mientras que las migraciones más complejas que abarcan varios países pueden llevar más tiempo.
¿Pueden los empleados conservar sus prestaciones durante la transición a un EOR?
En muchos casos, sí. Una transición bien planificada en el ámbito de la EOR debería mantener las prestaciones básicas de los empleados y minimizar las interrupciones en la cobertura de los seguros, las aportaciones a los planes de pensiones y la acumulación de vacaciones pagadas, siempre que sea legalmente posible. Las empresas deben analizar detenidamente la continuidad de las prestaciones antes de que comience la incorporación.
¿Tendrán que firmar los empleados nuevos contratos de trabajo?
Por lo general, sí. Dado que el nuevo EOR pasa a ser el empleador legal, los empleados normalmente tendrán que revisar y firmar contratos de trabajo actualizados que se ajusten a la legislación laboral local y a la estructura laboral del nuevo proveedor.
¿Se pueden transferir los visados de trabajo entre proveedores de servicios de EOR?
Depende del país y del marco normativo en materia de inmigración. Algunos países permiten la transferencia del patrocinio del visado entre empleadores, mientras que otros pueden exigir nuevas solicitudes, documentación de patrocinio actualizada o autorizaciones gubernamentales. Es recomendable revisar los plazos de inmigración en una fase temprana del proceso de transición.
¿Es posible cambiar de proveedor de EOR sin que se vea afectado el proceso de nóminas?
Sí, pero requiere una planificación y coordinación minuciosas. Los calendarios de nóminas, los plazos de incorporación, los ciclos de facturación y las fechas de presentación de declaraciones fiscales deben coordinarse con antelación para evitar retrasos en los pagos o problemas en la tramitación de las nóminas.
¿Qué ocurre con los días de vacaciones acumulados o los saldos de permisos durante una transición?
Esto depende de la legislación laboral local y de las condiciones de la transferencia del empleado. En algunos países, los días de vacaciones acumulados pueden transferirse al nuevo empleador, mientras que en otros es posible que deban liquidarse antes de incorporarse al nuevo EOR.
¿Por qué cambian las empresas de proveedor de EOR?
Las empresas suelen cambiar de proveedor de servicios de gestión de empleados en el extranjero (EOR) para mejorar la calidad de la asistencia, reducir costes, expandirse a otros países, contar con una mayor experiencia en materia de cumplimiento normativo o mejorar la experiencia de los empleados de sus equipos internacionales.
